Materiales y equipo

Desarrollo de programas de abastecimiento

La planeación, el diseño, la adquisición, la distribución de materiales y

equipo electorales, además de la contratación de personal y de la
selección de mesas de votación, son algunas de las tareas más
importantes que tiene que realizar el organismo electoral para
garantizar que todo este en orden para el día de las elecciones.

Al desarrollar programas de abastecimiento, se debe tomar en cuenta

que los materiales y el equipo:

 Sean adquiridos de acuerdo al programa de adquisiciones

planeadas (es esencial que exista una planeación previa y
completa de todas las necesidades de equipo y material);
 Sean apropiados para el entorno.
 Cumplan las expectativas que dicta el marco legal sobre las
elecciones;
 Otorguen la seguridad y transparencia adecuadas para todos los
procesos electorales;
 Sean adquiridos bajo estándares de costo-efectividad;
 Sean fáciles de usar, y en caso de que sean utilizados por los
electores, que se enfatice la simplicidad de su formato;
 Que puedan monitorearse de forma comprensiva y regular, para
que garanticen el asesoramiento continuo sobre la preparación
para el día de las elecciones, y el uso de planes de contingencia
para atender las deficiencias.

Es extremadamente importante que los materiales y equipo se

manejen eficazmente durante la elección, de forma que mantengan la
confianza pública en la integridad de los procesos electorales y para
que otorguen un servicio de calidad a los electores. La falta de entrega
de los materiales esenciales a los electores, su demora, así como falta
de seguridad para su manejo, podría ocasionar serios problemas en la
percepción pública sobre la integridad electoral, cuestión que podría
derivar en el rechazo de los resultados de la elección.

Sería prudente que el cuidado del equipo y de los materiales fuera

responsabilidad de un administrador con experiencia. También es vital
que los gerentes de abastecimiento tomen parte en las políticas de la
logística electoral y en la toma de decisiones, para garantizar que los
procedimientos se desarrollen con la funcionalidad, confiabilidad y
temporalidad necesarias.

La importancia de contar con datos confiables

La planeación sobre los materiales, el equipo y la logística, no puede

realizarse eficazmente si no se dispone de datos puntuales sobre el
desempeño de otras áreas de la administración electoral. La asesoría
previa sobre el número de personas en el registro de electores, sobre
la ubicación de las mesas electorales y sobre cualquier cambio en el
procedimiento de la logística electoral, es esencial si se quiere realizar
una elección económica. Algunas cuestiones importantes son:

 Cambios en la legislación o en los procesos electorales que

pudieran afectar los tipos, las cantidades o las fechas de entrega
de los suministros. Dados los largos periodos de tiempo que se
requieren para la adquisición de ciertos artículos (y los efectos
subsecuentes en la educación al votante y en la capacitación del
personal), es conveniente que se instituyan plazos moratorios
para cualquier cambio legislativo o logístico que afecte la
votación. Esto deberá llevarse a cabo preferentemente tres
meses antes de la jornada electoral.
 Se debe tener acceso a la cifra de electores que tiene el registro
en el ámbito nacional, distrital, y por mesa, para estimar las
cantidades de cada tipo de material y de equipo que necesitarán,
ya que la carencia de este dato dificultará el suministro
adecuado.
 Tener una logística para le planeación que sea eficaz, dependerá
del conocimiento que se tenga sobre el lugar donde se ubicarán
las mesas electorales. Determinar de forma tardía la ubicación
de las mesas afectará no sólo el cálculo de las cantidades
totales requeridas, sino que también podría ocasionar que se
necesiten formas de transporte más costosas.
El anuncio tardío de las elecciones normalmente se da en sistemas
que no tienen un período determinado para realizarlas,
incrementándose la necesidad de que se tenga un flujo constante y
preciso de datos para tener listos los materiales y el equipo
necesarios.

Medidas de control

Mantener el control sobre la adquisición, la distribución, el uso y la

entrega de materiales y equipo después de las elecciones es necesario
para garantizar:

 La integridad financiera y la capacidad para prevenir cualquier

pérdida de bienes.
 La preparación para que los administradores electorales tengan
conocimiento en todo momento de la ubicación, cantidad, y
estatus de todo el equipo y materiales, pudiendo tomar medidas
de contingencia para manejar las deficiencias.

Entre los elementos esenciales para el control de materiales y equipo

se incluyen:

 Especificaciones claras sobre todos los materiales y equipo que

deben adquirirse;
 Aprobar programas para pruebas y mantenimiento;
 Un sistema de numeración de todo el material y equipo para
ayudar a su identificación.
 Sistemas para autorización de gastos en materiales y equipo.
 Sistemas sencillos para registrar, enviar, y examinar los envíos y
la recepción de información durante cada etapa de
abastecimiento, desde la manufactura hasta el regreso,
embodegado, o destrucción de materiales.
 Sistemas para restringir el acceso a personas no autorizadas a
los suministros;
 El mantenimiento puntual del registro de los bienes mostrando
cantidades, ubicaciones, responsabilidades, y condición de los
materiales y equipo para la logística electoral;
 Sistemas para autorizar la destrucción de equipos o materiales.
Todos aquellos involucrados en la adquisición y distribución de
suministros (proveedores, trabajadores de transporte y de bodegas,
funcionarios de mesa, personal del organismo electoral) deben recibir
instrucciones claras sobre el mantenimiento del registro de los
materiales.

Es importante que las copias de los archivos de suministro y

distribución, estén a disposición de los gerentes a nivel local, regional,
y central para que todos tengan conocimiento de los perfiles de
preparación y esto los capacite para un monitoreo efectivo del
abastecimiento de materiales y de su distribución.

La falta de control y de pruebas a los materiales y equipo, puede

causarle graves problemas al organismo electoral. Con frecuencia, la
adquisición urgente conlleva falta de control o un control inadecuado.
El no tener conocimiento sobre el cumplimiento de las órdenes de
abastecimiento, sobre el arribo de los suministros a sus destinos, o
sobre la calidad y condición de las provisiones, podría dificultar que la
logística electoral sea efectiva.

La falta de controles y de responsabilidades para la distribución y

control de los suministros, podría afectar la integridad de las
elecciones, si se extraviaran materiales se podría provocar una pérdida
financiera seria. Muchos materiales que usa la logística electoral tales
como teléfonos celulares, equipo de cómputo, y vehículos, son
portátiles y por ende, susceptibles a pérdida o al robo.

Control de fuentes de suministro

Se tienen que controlar las fuentes de suministro de equipo y de

materiales, para que se pueda comprobar que las adquisiciones son
efectivas y económicas. Estos controles deberán incluir:

 Procedimientos de licitación entre los proveedores para

asegurar adquisiciones económicas y transparentes;
 La revisión cuidadosa sobre las desventajas que tienen los
suministros internacionales en términos de sustentabilidad,
confiabilidad, durabilidad y costos;
 Recurrir solo a proveedores que estén dispuestos a otorgar
garantías