Proceso y tecnología del suministro

Proceso de administración del suministro

El proceso de administración del suministro empieza con el reconocimiento y termina con la

supervisión de los proveedores y de las relaciones los procesos que todo administrador debe
seguir: reconocer y describir la necesidad, identificar las fuentes potenciales, seleccionar la
fuente o las fuentes, determinar el precio y los términos, dar seguimiento y facilitar, recibir,
pagar la factura y supervisar.

Alineación de estrategias y metas

El primer paso para optimizar el proceso de suministro se concreta en la formación de

consenso interno en torno a las oportunidades para añadir valor a la organización.

Es necesario alinear vertical y horizontalmente la estrategia y las metas para que el área de
suministro contribuya plenamente a la organización.

Aseguramiento del cumplimiento del proceso

Una estructura organizacional influye sobre el cumplimiento del proceso; en una organización
altamente descentralizada donde las decisiones de suministro se toman a nivel de la unidad de
negocios, puede ser útil implantar consejos de suministro formados por líderes del sitio.

Flujos de información

FLUJOS HACIA EL INTERIOR: la información que proviene del interior de la organización,

incluye declaraciones sobre las necesidades de materiales y servicio, y se envía al área de
suministro.

FLUJOS HACIA EL EXTERIOR: la información que surge del área de suministro, por ejemplo,
fijación de precios de los proveedores, condiciones de mercado y pronósticos de suministro
para los presupuestos del flujo de efectivo, se envía a otras unidades de la organización.

Pasos del proceso del suministro

el proceso del suministro es de comunicaciones; determinar qué es lo que necesita

comunicarse con los proveedores y con las áreas que apoyan para lograr un proceso efectivo y
eficiente de administración del suministro.

Los pasos esenciales del proceso de suministro son

1.Reconocimiento de la necesidad.

En el área de suministros el reconocimiento de la necesidad ayuda a anticipar las necesidades

de los departamentos usuarios; las políticas fijar los procedimientos para las órdenes
especiales o inusuales y limitar el uso de los pedidos de emergencia.

2. Descripción de la necesidad.

Es esencial tener una descripción exacta y clara comprensión de los requerimientos de la

necesidad, las descripciones poco claras acaban por generar costos innecesarios.
PROPÓSITOS Y FLUJO DE UNA REQUISICIÓN

Una requisición es un documento que se usa para comunicar internamente las necesidades
entre los usuarios o las personas que determinan las especificaciones.

El flujo de una requisición está determinado por quién necesita tener acceso a la información
para ejecutar sus tareas. el flujo de información a través de tres barreras.

Barrera 1: autoridad.

Barrera 2: claridad. interna la forma más efectiva de asegurar esta uniformidad son los
esquemas de codificación

Barrera 3: autorización interna. Las descripciones se deben revisar antes de preparar la

documentación para comunicarse con los posibles proveedores externos.

Tipos de requisiciones

Número (identificación). Departamento de origen. Cuenta a la que deberá cargarse.

Descripción completa del material o servicio que se desea y cantidad. Fecha en la que se
necesitará el material o el servicio.

Emisión de un RFX

Cuando los artículos no están cubiertos por un contrato, el comprador tiene cuatro opciones
para comunicarse con los proveedores potenciales.

1. emitir una solicitud de información (RFI).

2. 2.Solicitud de cotización (RFQ)
3. 3.Solicitud de propuesta (RFP)
4. 4.Solicitud de oferta (RFB o IFB)

Selección del proveedor y determinación de los términos

Selección del proveedor y determinación de los términos
El análisis y la selección del proveedor conducen a la colocación de la orden o pedido; las
herramientas aplicables van desde un análisis simple de las ofertas hasta la realización de
negociaciones complejas.

Recepción e inspección

Los principales propósitos del área de recepción son: 1. Confirmar que la orden colocada llegó.
2. Comprobar que el embarque se entregó en buenas condiciones. 3. Asegurar la recepción de
la cantidad solicitada.

En conclusión, el proceso de administración y tecnología ayuda a procesar con eficiencia la

información que permite a las organizaciones conectarse con socios importantes dentro de sus
redes de la cadena de suministro.

Los sistemas de información y la tecnología de la información capacitan al área de suministros

para que contribuya de una manera eficiente y efectiva a las metas y estrategias
organizacional.