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Lección 3: Utilizar Fórmulas

Utilizar Fórmulas
Operadores matemáticos

Lección 3: Aprender a usar fórmulas


En este ejercicio aprenderá cómo usar algunas capacidades de las fórmulas de Excel.

Con Declaración de ingresos trimestral Fórmulas abierto.

1. Usar la fórmula SUMA

1 En la hoja de cálculo Trimestre 1, seleccione la celda C8 y teclee: =c6+c7 (pero aún no presione Intro).

Excel ahora muestra cuales celdas seleccionó como parte de la fórmula. Puede usar esta herramienta
para ver lo que sucede en la pantalla cuando configure una fórmula.

2 Presione Intro para terminar la fórmula.

3 Seleccione la celda C8 nuevamente.

En la celda C8, Excel muestra el número 6050, el cual es la suma de los números en las celdas C6 y C7.
Observe que la formula aparece en la Barra de fórmulas.
Fórmula visualizada en
la Barra de fórmulas

2. Cambiar el valor en una celda con referencia

1 En la celda C7, introduzca: 125

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Excel ha recalculado automáticamente el valor de la celda C8 ya que contiene una fórmula que hace
referencia a los valores en las celdas C6 y C7 y un cambio en cualquiera de las celdas (o ambas) causará
que Excel actualice el total en la celda C8. Esto le demuestra la ventaja de usar fórmulas en una hoja de
cálculo y usar una referencia de celda en lugar del contenido de la celda.

2 En la celda D6, introduzca: 6100.

Esta vez, el valor de la celda C8 no cambia cuando modifica el valor en la celda C6. Recuerde que la
fórmula en la celda C8 tiene la referencia a la celda C6, no a la de D6.

3. Copiar una fórmula que utiliza direccionamiento relativo

Después de ingresar una fórmula en la hoja de cálculo, puede copiarla a otra ubicación si la operación de la
fórmula en la nueva ubicación será la misma. Por ejemplo, puede utilizar la misma fórmula para calcular el
total de ingresos para los siguientes dos meses, solo considere que debe usar las celdas respectivas para
cada uno de esos dos meses. En lugar de introducir la fórmula en cada una de las dos celdas, puede
simplemente copiarla.

1 Seleccione la celda C8 y en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

2 Seleccione las celdas de D8 a E8 y en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Si cambia un valor en una celda a la que se hizo referencia, todas las celdas que dependan de ese valor
también cambiarán.

3 Seleccione cada una de las celdas en el rango de C8 a E8.

Note que Excel ha ajustado la fórmula en cada una de estas celdas. A esto se le conoce como
direccionamiento relativo .

4. Introducir una fórmula

Ahora introduzca una fórmula similar, esta vez agregando tres columnas.

1 Seleccione la celda F4 e introduzca: Total.

2 Seleccione la celda F6 e introduzca: =C6+D6+E6.

5. Copiar una fórmula

1 Seleccione la celda F6 nuevamente y copie esta fórmula a las celdas de F7 a F8.

6. Recalcular fórmulas

Si un valor cambia en una celda, Excel recalculará automáticamente todas las fórmulas que hagan
referencia directa o indirecta a esta celda.

1 En la celda E7, introduzca: 80.

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2 En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Deshacer para que los valores en las celdas
E7, E8, F7 y F8 cambien de vuelta a sus valores anteriores.

3 En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en Rehacer para volver a aplicar el cambio en
la celda E7.

7. Copiar fórmulas desde una hoja de cálculo a otra hoja

Repita estas mismas fórmulas en las otras hojas de cálculo trimestrales.

1 Seleccione la celda C8 y en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

2 Seleccione la hoja de cálculo Trimestre 2, luego seleccione las celdas de C8 a E8 y en la pestaña Inicio,
en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

3 Seleccione la hoja de cálculo Trimestre 1, luego seleccione las celdas de F4 a F8 y en la pestaña Inicio,
en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

4 Seleccione la hoja de cálculo Trimestre 2, luego seleccione la celda F4 y en la pestaña Inicio, en el


grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

La serie de pasos anteriores muestran una manera de copiar fórmulas de una hoja de cálculo hacia otras. El
mismo resultado se puede lograr más rápido sabiendo que puede pegar las mismas celdas tantas veces
como lo necesite hasta que haga algo distinto.

5 Seleccione la hoja de cálculo Trimestre 3, luego seleccione la celda F4 y en la pestaña Inicio, en el


grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

6 Seleccione la hoja de cálculo Trimestre 4, luego seleccione la celda F4 y en la pestaña Inicio, en el


grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Ahora copie el otro conjunto de fórmulas.

7 Seleccione la hoja de cálculo Trimestre 1, luego las celdas de C8 a E8 y en la pestaña Inicio, en el grupo
Portapapeles, haga clic en Copiar.

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8 Seleccione la hoja de cálculo Trimestre 3, luego seleccione la celda C8 y en la pestaña Inicio, en el
grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

9 Seleccione la hoja de cálculo Trimestre 4, luego seleccione la celda C8 y en la pestaña Inicio, en el


grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

Análisis de hipótesis

Lección 3: Aprender a utilizar fórmulas para


análisis de hipótesis
Este ejercicio muestra las capacidades de las fórmulas de Excel para ayudar en los análisis de
hipótesis.

Con Presupuesto personal abierto.

1. Guardar el libro de trabajo

Imagine que es un comprador potencial de una vivienda por primera vez. Esta hoja de cálculo en el
siguiente ejercicio le ayudará a determinar la magnitud de la hipoteca que puede asumir dado su actual
nivel de ingresos y prioridades de gastos. Muchas instituciones financieras se basan en dos cálculos para
decidir si aprueban una solicitud hipotecaria: el servicio de la deuda bruta y el servicio total de la deuda. El
servicio de la deuda bruta es el porcentaje del ingreso bruto que se requiere para cubrir los gastos básicos
de una casa, incluyendo los pagos de la hipoteca (principal e intereses), impuestos sobre la propiedad,
calefacción y gastos de condominio. El total de este cálculo no puede exceder el 32% del ingreso bruto del
comprador. El servicio de la deuda total es el porcentaje del ingreso bruto requerido para cubrir la casa y
todas las otras deudas, tales como pagos con tarjeta de crédito y préstamos para automóviles. Este
porcentaje no puede exceder el 40% del ingreso bruto del comprador.

1 Guarde el libro como Mi presupuesto personal en la carpeta


Documentos\Jasperactive\MisProyectos.

2. Usar una fórmula para realizar una multiplicación


Primero calcule su salario neto mensual reduciendo el salario bruto mensual un 25%. Este cálculo asume
que los impuestos y otras deducciones de nómina aumentan un 25% su sueldo bruto. Necesita tanto su
sueldo bruto como el sueldo neto para estos cálculos.

1 Seleccione la celda B4, introduzca: =b3*0.75.

3. Usar una fórmula para realizar una resta


Ahora calcule el exceso de su sueldo neto con respecto a sus gastos, el cual acumula como ahorro en una
cuenta bancaria.

1 Seleccione la celda B22, introduzca: =b4-b20.

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A primera vista, parece estar listo para solicitar una hipoteca para comprar su primera casa. Parece muy
razonable que su pago de renta actual se convierta en el nuevo pago mensual de la hipoteca y puede
entonces permitirse una casa en ese rango de precios.

2 Seleccione la celda A7, introduzca: Pagos de la hipoteca.

4. Introducir valores de celda


Después de ver algunas casas, ahora puede calcular los impuestos de su propiedad y los gastos de
condominio.

1 Seleccione la celda B8, introduzca: 125.

2 Seleccione la celda B9, introduzca: 100.

5. Editar valores de celda


Sus ingresos ya no pueden cubrir todos sus gastos. Tendrá que recortar algunos de sus gastos.

1 Seleccione la celda B17, introduzca: 100.

2 Seleccione la celda B14, introduzca: 100.

Su reducción de costos tendrá que incluir obtener una hipoteca más pequeña.

3 Seleccione la celda B7, introduzca: 1285.

6. Referencia a celda que contienen valores de texto


Con sus gastos mensuales ahora bajo control, calcule los coeficientes de calificación para la hipoteca.

1 Seleccione la celda D3, introduzca: =A7.

Note que puede hacer una referencia a la celda que contiene un valor de texto, como se demostró en
este ejercicio.

2 Seleccione la celda E3, introduzca: =B7.

De otra manera, puede copiar la fórmula de la celda D3 a la celda E3. Excel ajustará automáticamente
la fórmula para hacer referencia a la siguiente celda a la derecha.

3 Introduzca las siguientes fórmulas en las celdas especificadas:


D4 =A8
D5 =A9
D6 =A15
D7 Gastos totales de la casa
D8 Relación (máximo 32%)
7. Copiar fórmulas
Los tres pasos anteriores muestran el uso de fórmulas para copiar valores de una celda en otra. En este
grupo de celdas, los números seleccionados se toman del presupuesto personal y se utilizan en otro
cálculo en una fórmula introducida en un paso anterior. Si los números en el presupuesto personal
cambian, estos cálculos se actualizarán automáticamente al mismo tiempo.

1 Seleccione las celdas de D4 a D6 y en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

2 Seleccione la celda E4 y en la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar.

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8. Introducir fórmulas
1 Introduzca las siguientes fórmulas en las celdas especificadas:
E7 =E3+E4+E5+E6
E8 =E7/B3

Se calcula el servicio de la deuda bruta como 39% (0,39), que es superior al máximo permitido de 32%.
Ahora calcule la relación total del servicio de la deuda.

2 Introduzca las siguientes fórmulas en las celdas especificadas:


D12=D7
D14=A11
D15=A18
D16=A19
D17Costos totales de la deuda
D18Relación (máximo 40%)

9. Copiar el contenido de la celda


1 Copie el contenido de la celda D12 a la celda E12.

2 Seleccione las celdas de D14 a D16, luego haga clic en el controlador de Autorrelleno ( ) en la
esquina inferior derecha de este bloque y arrástrelo hasta la columna E.

10. Introducir fórmulas


1 Introduzca las siguientes fórmulas en las celdas especificadas:
E17 =E12+E14+E15+E16
E18 =E17/B3

Se calcula la relación de la deuda total como 55.25% (0.5525), mucho más alto que el 40% máximo
permitido. Tiene demasiados pagos de la deuda (y otros obligatorios) por realizar cada mes como para
calificar para esta hipoteca. Necesitará hacer más ajustes en su estilo de vida para calificar para una
hipoteca, como reducir o pagar la deuda de su tarjeta de crédito, préstamos estudiantiles y pagos del
coche. También debería considerar buscar maneras de incrementar su ingreso mensual, como
cambiarse a otro trabajo con un sueldo más alto.

Esta es una sorpresa inesperada: su presupuesto personal indica que se puede permitir los pagos de la
hipoteca, pero su institución financiera requiere dos cálculos adicionales para determinar su elegibilidad.
Estos cálculos no parecen razonables, pero de hecho están diseñados para evitar que los posibles
compradores de vivienda obtengan una deuda más alta que la que puedan pagar, lo que podría dar lugar a
serios problemas financieros en el futuro e inclusive la bancarrota personal o un embargo.

11. Editar valores de celda


Supongamos que retrasa la compra de su nueva casa durante varios meses y se concentra en pagar sus
deudas. También fue capaz de mejorar sus ingresos en otros $ 100 al mes. Por último, a regañadientes
redujo sus expectativas para su nueva casa, decidiéndose por una menos costosa.

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1 Introduzca los siguientes valores en las celdas especificadas:
B19 100
B18 0
B7 1000
B3 4100

Este nivel de ingresos aun no es suficiente. Su relación de servicio de deuda bruta (celda E8) es del
31%, el cual está debajo del máximo permitido del 32%. Sin embargo, su relación de servicio de deuda
total (celda E18) es del 40.85%, el cual es más alto del máximo permitido del 40%.

Asumamos que capaz de incrementar sus ingresos por otros $100 al mes.

2 Cambie el contenido de la celda B3 nuevamente a: 4200.

Con este cambio puede observar cómo puede utilizar referencias de celda de manera muy efectiva en
análisis de hipótesis. La hoja de cálculo contiene muchas fórmulas, pero estas se calculan muy
rápidamente por lo que puede ver los resultados cuando realiza ajustes. Con estos cambios, será capaz
de solicitar una hipoteca y estar seguro de que su proceso de aprobación será satisfactorio.

La hoja de cálculo terminada debería parecerse a lo siguiente:

3 Guarde y cierre el libro.

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Hacer referencia a otras hojas de cálculo

Lección 3: Aprender a hacer referencia a celdas


en otras hojas de cálculo
Este ejercicio muestra cómo crear fórmulas que hacen referencia a celdas ubicadas en otras
hojas de cálculo.

Con Declaración de ingresos trimestral Referencias abierto

1. Hacer referencia a otras hojas de cálculo


1 Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Compañía para hacerla la hoja de cálculo activa.

2 En la celda C4, introduzca: Tri 1.

3 En la celda C6, teclee: = (pero aún no presione Intro).

4 Haga clic en la hoja de cálculo Trimestre 1 y seleccione la celda F6.

Note que una marquesina ahora aparece alrededor de la celda F6 y la Barra de fórmulas muestra
=’Trimestre 1’!F6 con comillas sencillas alrededor del nombre de la hoja de cálculo.

5 Presione Intro.

2. Usar Autorrelleno
1 Copie el contenido de la celda C6 (en la hoja de cálculo Compañía) a las celdas de C7 a C8 usando su
método preferido.

Note que Excel ajusta automáticamente solamente la parte de la referencia de celda, mientras
mantiene el componente de la referencia de la hoja de cálculo sin cambios.

2 Seleccione la celda C4. Luego haga clic en el controlador Autorrelleno ( ) en la esquina inferior
derecha y arrástrela por la hoja de cálculo a la columna F.

3. Hacer referencia a celdas en otras hojas de cálculo


1 Repita los pasos anteriores para la columna D, pero haciendo referencia a las celdas en la hoja de
cálculo Trimestre 2.

De otra manera, puede configurar las primeras fórmulas que hagan referencia a las distintas hojas de
cálculo y luego utilizar el comando Copiar en varias celdas.

2 Repita los pasos para la columna E, pero haciendo referencia a las celdas en la hoja de cálculo
Trimestre 3.

3 En la celda F6, introduzca: =’Trimestre 4’!F6 (asegúrese de evitar introducir algún espacio en blanco
dentro de esta fórmula excepto entre las dos comillas sencillas).

Ahora use la muy útil herramienta Autorrelleno para copiar estas fórmulas a las celdas restantes.

4 Seleccione las celdas de E6 a F6 y arrastre el controlador de Autorrelleno ( ) en la esquina inferior


derecha hasta la celda F8.

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Utilizar funciones matemáticas y estadísticas
Usar la función SUMA

Lección 3: Aprender a calcular la suma total


Este ejercicio muestra cómo calcular la suma total de una fila y una columna de números.

Con Declaración de ingresos trimestral SUMA abierto.

1. Usar Autosuma para insertar una función SUMA


1 Haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Trimestre 1 y seleccione la celda C19.

2 En la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma.

Note que la celda ahora muestra =SUMA(C11:C18), con el rango de celdas C11:C18 resaltado y una
marquesina alrededor de ese rango de celdas. Excel también le recuerda de otras maneras para
ingresar esta fórmula usando valores de datos individuales.

3 Presione Intro para aceptar la fórmula que se le muestra.

2. Copie la función SUMA a otras celdas


Excel siempre incluye la celda inmediatamente por encima de la celda activa, aun si está en blanco y
extiende la columna actual hasta que encuentra una celda en blanco. Existen más números en las celdas
arriba del rango seleccionado, pero no se incluyen automáticamente porque existe al menos una celda en
blanco entre ellas. Puede extender manualmente el rango para incluir celdas adicionales.

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1 Seleccione la celda C19 nuevamente y cópiela a las celdas de D19 a E19.

3. Inserte y copie una función SUMA


1 Seleccione la celda F11 y teclee: =SUMA( pero no presione Intro aún.

Nota: Puede ingresar referencias de celda y el nombre de la función en mayúsculas o minúsculas. Excel las
convertirá en mayúsculas.

2 Use el ratón para seleccionar el rango de celdas de C11 a E11. Luego presione Intro.

En este caso, Excel le permite omitir el último paréntesis para esta función. Sin embargo, Excel no
siempre lo permite y además es una mala práctica.

3 Seleccione la celda F11 nuevamente y cópiela a las celdas de F12 a F19.

4. Use una etiqueta inteligente


Pueden realizarse otras operaciones aritméticas en una fórmula, como una multiplicación. Si una celda
contiene una fórmula que es diferente a las celdas que la rodean (si las hay), Excel mostrará un símbolo
marcador.

1 Seleccione la celda F14.

2 Introduzca: =C14+D14+E14.

La hoja de cálculo debería parecerse al siguiente ejemplo:

Observe el símbolo en la celda F14. Este marcador es un aviso de que esta celda contiene una
fórmula que es diferente de las celdas que la rodean (en este caso arriba y abajo). No es un símbolo de
error debido ya que la fórmula diferente puede ser intencional. Para quitar el símbolo, haga clic en la
etiqueta inteligente.

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3 Seleccione la celda F14 nuevamente, coloque el ratón sobre la etiqueta inteligente, haga clic en la
flecha y seleccione Omitir error.

5. Copiar datos de una hoja de cálculo a otra


1 Seleccione la celda C19 nuevamente y cópiela a las celdas de C19 a E19 en las hojas de cálculo
Trimestre 2, Trimestre 3 y Trimestre 4.

2 Seleccione la celda F11 en la hoja de cálculo Trimestre 1 nuevamente y cópiela a las celdas de F11 a
F19 en las hojas de cálculo Trimestre 2, Trimestre 3 y Trimestre 4.

3 Guarde y cierre el libro.

No necesita preocuparse por la apariencia de su hoja de cálculo. En este punto, es importante asegurarse
que los datos sean correctos. Mejorar la apariencia de la hoja de cálculo puede llevarse a cabo después.
Veremos cómo dar formato en la próxima lección.

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Utilizar funciones estadísticas

Lección 3: Aprender a utilizar las funciones


estadísticas
Este ejercicio muestra cómo utilizar algunas funciones estadísticas.

Con Informe semanal de gastos Estadísticas abierto

1. Guardar un libro
1 Guarde el libro como Mi reporte de datos semanales en la carpeta
Documentos\Jasperactive\MisProyectos.

2. Usar la función SUMA para calcular los valores subtotales


Use la función SUMA estándar para calcular los valores subtotales en la columna C.

1 Seleccione la celda C6 y luego en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma.
Verifique que solo la celda C5 esté seleccionada como argumento para la función SUMA y presione
Intro.

2 Seleccione la celda C9 y luego en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma.
Verifique que solo la celda C8 esté seleccionada como el argumento para la función SUMA y presione
Intro.

3. Usar la función SUMA


1 Seleccione la celda C13 y luego en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma.
Verifique que ambos valores de gastos en las celdas de arriba estén seleccionados y presione Intro.

2 Repita cualquier paso anterior (dependiendo de si son uno o dos valores los que se van a sumar) para
cada una de las celdas de subtotales restantes en las celdas C17, C21, C24, E6, E9, E13, E17, E21 y E24.

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4. Usar la función SUMA
Hasta este punto, tanto la columna C como la E han sido idénticas. Los valores subtotales se calcularon
para cada oficina de viajes. Ahora intentará calcular el gran total de todas las oficinas.

Para hacerlo, creará deliberadamente un gran total incorrecto en la columna C, el cual usará con propósitos
comparativos.

1 Seleccione la celda C25 y luego, en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar haga clic en Autosuma.
Seleccione las celdas C5:C24 y presione Intro.

5. Introducir fórmulas
1 Introduzca las siguientes fórmulas:
Celda Fórmula
C26 =PROMEDIO(C5:C24)
C27 =CONTAR(C5:C24)
C28 =MAX(C5:C24)
C29 =MIN(C5:C24)
Introduzca dos fórmulas más para contar el número de celdas que contengan texto (los nombres de los
directores de viajes) y el número de celdas sin ningún dato en la columna B.

2 Introduzca las siguientes fórmulas:


Celda Fórmula
B30 =CONTARA(B5:B24)
B31 =CONTAR.BLANCO(B5:B24)

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6. Introducir totales en base solamente de los valores subtotales
Ahora introduzca las fórmulas correctas para la columna E. El gran total de =SUMA(E6,E9,E13,E17,E21,E24)
se calcula tomando solamente los valores subtotales.

1 Seleccione la celda E25 y luego, en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma.

Para seleccionar celdas individuales en lugar de todo el rango como lo hizo en un paso anterior, debe usar
la tecla CTRL.

2 Seleccione la celda E6, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en cada una de las celdas
E9, E13, E17, E21 y E24. Libere la tecla CTRL y presione Intro.

Observe que el gran total en la columna E es la mitad del gran total en la columna C. Esto demuestra
que el valor posterior es el doble de todo lo de la columna C.

7. Introducir fórmulas
Ahora calcule el gasto promedio semanal para todos los empleados utilizando el botón Autosuma en la
Cinta de opciones.

1 Seleccione la celda E26 y luego, en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en la flecha al
lado de Autosuma y haga clic en Promedio para seleccionar esta función.

2 Seleccione la celda E5, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en cada una de las celdas
E8, E11, E12, E15, E16, E19, E20 y E23. Libere la tecla CTRL y presione Intro.

Note que las celdas en esta función PROMEDIO no son las mismas que para la función SUMA que
realizó con anterioridad. El promedio se calcula utilizando cada gasto individual, no el subtotal de la
oficina.

3 Introduzca el resto de las fórmulas de suma (ya sea introduciendo toda la fórmula o usando el ratón
para seleccionar las celdas):
Celda Fórmula
E27 =CONTAR(E5,E8,E11,E12,E15,E16,E19,E20,E23)
E28 =MAX(E5,E8,E11,E12,E15,E16,E19,E20,E23)
E29 =MIN(E5,E8,E11,E12,E15,E16,E19,E20,E23)

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Como puede observar, ingresar estas funciones de suma, promedio, contar, máximo y mínimo fue
complicado, fueron tediosas y propensas a errores porque tuvo que elegir individuamente cada uno de
los números de los subtotales en la columna.

Consejo: Los usuarios experimentados sabrán que el paso anterior pudo llevarse a cabo más fácilmente
convirtiendo las referencias de celda en la fórmula PROMEDIO a referencias absolutas de celda. Después
podría copiar esta fórmula de la celda E26 a estas celdas y solo cambiar el nombre de la función. Las
referencias de celda absolutas se revisarán posteriormente en esta lección.

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Usar la función subtotales

Lección 3: Aprender a usar la función


subtotales
Este ejercicio muestra el uso de la función SUBTOTALES.

Con Informe semanal de gastos Subtotales abierto

1. Usar la función SUBTOTALES

1 Seleccione la celda G6 e introduzca: =SUBTOTALES(9,G5).

2. Introducir fórmulas de SUBTOTALES


1 Ahora introduzca las fórmulas de subtotales restantes:
Celda Fórmula
G9 =SUBTOTALES(9,G8)
G13 =SUBTOTALES(9,G11:G12)
G17 =SUBTOTALES(9,G15:G16)
G21 =SUBTOTALES(9,G19:G20)
G24 =SUBTOTALES(9,G23)

Observe que puede seleccionar la celda o rango de celdas en lugar de teclear las direcciones de
referencia de celdas en la función, lo que resulta más sencillo.

3. Introducir fórmulas de SUBTOTALES


1 Seleccione la celda G25 e introduzca: =SUBTOTALES(9,G5:G24).

Introduzca las funciones estadísticas restantes usando SUBTOTALES.

2 Introduzca las siguientes fórmulas:


Celda Fórmula
G26 =SUBTOTALES(1,G5:G24)
G27 = SUBTOTALES (2,G5:G24)
G28 = SUBTOTALES (4,G5:G24)
G29 = SUBTOTALES (5,G5:G24)

Este paso fue mucho más sencillo que utilizar las funciones PROMEDIO, CONTAR, MIN y MAX
utilizadas en la columna E ya que simplemente seleccionó un rango continuo de celdas en la columna.
La función SUBTOTALES simplemente ignora la presencia de cualquier otra función SUBTOTALES
dentro de ese rango de celdas. Como resultado, la columna G muestra el mismo resultado que la
columna E. Si utilizó el rango continuo de celdas con SUMA, PROMEDIO y otras funciones como se
mostró en la columna C para introducir esas fórmulas, el resultado sería incorrecto.

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Usar la función SI

Lección 3: Aprender a usar la función SI


Este ejercicio muestra cómo usar la función SI y anidar una función dentro de otra función.

Con Premios Km aéreos Puntos abierto.

1. Guardar el libro
Utilizará una hoja de cálculo que calculará la cantidad de puntos de viaje otorgados a los clientes en base a
la cantidad que gasten. Por cada dólar que gaste un cliente, el programa recompensara con 100 puntos de
kilómetros aéreos. Además, el programa recompensará a los clientes con 20 puntos adicionales por cada
dólar si la cantidad total supera los $500.

1 Guarde el libro como Mis Premios Km aéreos Puntos en la carpeta


Documentos\Jasperactive\MisProyectos.

2. Introducir fórmulas
Primero, calcule el número de puntos por dólar.

1 Seleccione la celda D5, introduzca: =C5*100.

2 Seleccione la celda D5 nuevamente y cópiela a las celdas de D6 a D20.

3. Usar la función SI

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Ahora calcule los puntos extra por dólar, pero hágalo solo cuando la cantidad sea mayor que 500.

1 Seleccione la celda E5 y haga clic en Insertar función.

2 En la lista O seleccionar una categoría, haga clic en Lógica.

3 En la lista Seleccionar una función, haga clic en SI y haga clic en Aceptar.

Excel muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función para ayudarle a introducir los argumentos
correctos para esta función. Basará la prueba lógica en el costo del viaje, el cual se encuentra en la
celda C5 y debe ser mayor a 500.

4 En el campo Prueba_logica, teclee: C5>500 pero no presione Intro.

La siguiente sección es la sección Valor_si_verdadero. Si el resultado de la prueba condicional (C5 > 500 en
este caso) es verdadero, Excel colocará el valor de este cuadro en la celda de la hoja de cálculo. En este
caso, el valor se tiene que calcular.

5 En el campo Valor_si_verdadero, teclee: C5*20.

La última parte de la función es la sección Valor_si_falso. Si el resultado de la prueba condicional es falso,


Excel devolverá este valor. En este caso, el valor sería cero.

6 En el campo Valor_si_falso, teclee: 0.

7 Haga clic en Aceptar.

Note que la fórmula resultante es =SI(C5>500,C5*20,0).

Como el valor calculado podría resultar en un valor decimal, puede utilizar además la función de redondeo
para cerrar el valor hacia arriba o abajo al número entero más cercano. Esto lo puede realizar insertando la
función SI dentro de la función REDONDEAR.

4. Usar la función REDONDEAR


1 En la celda E5, presione F2.

2 Mueva el cursor dentro de la celda a la izquierda, a una ubicación entre el = y SI y teclee:


REDONDEAR(.

3 Presione la tecla Fin, teclee: ,0) y presione Intro.

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Esta técnica de usar una función dentro de otra función es conocida como anidar. Cuando anida funciones,
Excel realizará primero las funciones más profundas y luego usará esos resultados como argumentos para
el siguiente nivel exterior de funciones hasta que toda la fórmula sea calculada. Puede anidar hasta siete
niveles de funciones.

5. Copie la fórmula
1 Copie la fórmula desde la celda E5 a las celdas E6:E20.

Los puntos extra ahora se calculan solo si la cantidad en la columna B es mayor a $500.

2 Guarde el libro.

Utilizar funciones de suma condicional

Lección 3: Aprender a utilizar funciones de


suma condicional
Este ejercicio muestra el uso de funciones de suma condicional.

Con Premios Km aéreos Corporate abierto.

1. Introducir etiquetas de texto


Introduzca texto en las celdas para ayudarlo a identificar la función del primer conjunto de fórmulas
condicionales.

1 Introduzca el siguiente texto en las celdas:


Celda Texto
G5 Ventas superiores a $500
G6 Total de ventas superiores a $500
G7 Promedio de ventas superiores a $500

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2. Introducir fórmulas de suma condicional
Ahora introduzca las fórmulas de suma condicional.

1 Introduzca las siguientes fórmulas en las celdas:


Celda Texto
H5 =CONTAR.SI(C2:C20,">500")
H6 =SUMAR.SI(C2:C20,">500")
H7 =PROMEDIO.SI(C2:C20,">500")

Si desea habilitar una herramienta avanzada de estas funciones de suma condicional, puede ingresar la
prueba lógica en las celdas de la hoja de cálculo en lugar de en cada una de las fórmulas. Por ejemplo,
suponga que la celda H5 tiene la fórmula=CONTAR.SI(C2:C20,G15) y la celda G15 contiene la cadena de
texto >500. Al hacer referencia a una celda que contenga los criterios de la prueba será más fácil cambiar la
prueba lógica y le evitará olvidar cambiar una función que contenga los criterios de la prueba.

Observe que las fórmulas condicionales SUMAR.SI y PROMEDIO.SI que se utilizaron en este ejemplo,
realizan sus cálculos en la misma columna en la cual se aplicaron los criterios de la prueba. En otras
palabras, estas fórmulas seleccionan solo aquellas celdas que cumplan los criterios y luego realizan la
función CONTAR, SUMA y PROMEDIO solamente en esas celdas. La importancia de esto se hará más clara a
medida que examine el siguiente conjunto de fórmulas condicionales.

3. Introducir fórmulas de suma condicional


Ahora ingrese las fórmulas de suma que pertenezcan solamente a las filas donde el tipo de ventas sea
“Corporativas.”

1 Introduzca el siguiente texto en las celdas:


Celda Texto
G9 Ventas corporativas
G10 Total de ventas corporativas
G11 Promedio de ventas corporativas

2 Introduzca las siguientes fórmulas en las celdas:


Celda Texto
H9 =CONTAR.SI(B2:B20,"Corporativas")
H10 =SUMAR.SI(B2:B20,"Corporativas",C2:C20)
H11 =PROMEDIO.SI(B2:B20,"Corporativas",C2:C20)

Estas son las mismas fórmulas condicionales utilizadas con anterioridad, excepto que se ha agregado
un argumento adicional a SUMAR.SI y PROMEDIO.SI. En esta variante, los criterios de prueba se aplican
a las celdas de la columna B (= “Corporativas”), pero la SUMA y el PROMEDIO se aplican a las celdas de
la columna C, que es donde están localizadas las cantidades de las ventas. El valor promedio se puede
verificar dividiendo el valor de la Suma con el valor de Contar.

La hoja de cálculo debería parecerse a lo siguiente:

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Utilizar funciones de texto

Lección 3: Aprender a usar funciones de texto


Este ejercicio está diseñado para mostrar cómo utilizar las funciones de texto para cambiar
cadenas de caracteres.

Excel sin libros abiertos.

1. Introducir valores de texto

1 Cree un nuevo libro en blanco.

2 Introduzca los siguientes valores (asegúrese de usar mayúsculas y minúsculas como se especifica aquí):
Celda Valor
A1 JuaNa
B1 mOreNO-vilLa

2. Usar una función de texto CONCATENAR


1 Aumente el ancho de las columnas A, B y C a 22.

2 Seleccione la celda C1 e introduzca: =CONCATENAR(A1," ",B1) y asegúrese de colocar un espacio en


blanco entre las comillas.

El espacio entre las comillas se requiere para separar nombres y apellidos.

3. Usar la función de texto MINUSC


1 Seleccione la celda A2 e introduzca: =MINUSC(A1).

4. Usar una función de texto MAYUSC


1 Seleccione la celda A3 e introduzca: =MAYUSC(A1).

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5. Usar una función de texto NOMPROPIO
1 Seleccione la celda A4 e introduzca: =NOMPROPIO(A1).

2 Copie las celdas A2:A4 a B2:C4.

Observe que Excel inserta las mayúsculas en las ubicaciones correctas, inclusive después del guion.

Ahora utilice otras funciones de texto para extraer partes de la cadena de texto o unirlas de diferentes
maneras.

6. Usar las funciones de texto IZQUIERDA y DERECHA


1 En la celda A6, introduzca: CUMPLEAÑOS.

2 En la celda B6, introduzca: =IZQUIERDA(A6,5).

3 En la celda C6, introduzca: =DERECHA(A6,3).

7. Usar una función CONCATENAR


1 En la celda B7, introduzca =CONCATENAR(IZQUIERDA(A6,4),EXTRAE(A6,6,1)).

8. Usar las funciones de texto con el operador &


Descubrirá que el operador & es más fácil de usar que la función CONCATENAR y crea el mismo resultado.

1 En la celda C7, introduzca: =IZQUIERDA(A6,3)&EXTRAE(A6,6,1).

Utilizar referencias absolutas y relativas


Utilizar referencias absolutas de celda
Utilizar referencias absolutas y relativas de celda mezcladas

Lección 3: Aprender a utilizar referencias


absolutas de celda
Este ejercicio muestra el uso de referencias de celda absolutas.

1. Usar Autosuma
1 Si es necesario, haga clic en la pestaña de la hoja de cálculo Compañía.

Primero cree una nueva columna de totales.

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2 Seleccione la celda G4 e introduzca: Total.

3 Seleccione las celdas de C6 a G8 y en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Autosuma.

2. Hacer referencia a celdas en otra hoja


1 En la celda C11, teclee: = luego haga clic en la hoja de cálculo Trimestre 1 y seleccione la celda F11 y
presione Intro.

3. Hacer referencia a celdas en otra hoja


1 Repita el paso anterior para las otras celdas en esta fila:
Celda Origen
D11 Hoja de cálculo Trimestre 2 celda F11
E11 Hoja de cálculo Trimestre 3 celda F11
F11 Hoja de cálculo Trimestre 4 celda F11

4. Usar referencias relativas de celda


1 Seleccione las celdas de C11 a G11 y en la pestaña Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en
Autosuma.

2 Copie el contenido del rango de celdas de C11 a G11 hasta las celdas de C12 a G19.

La herramienta de direccionamiento relativo en Excel le ha ahorrado mucho tiempo para configurar


esas fórmulas.

5. Introducir datos de celda


1 Seleccione la celda A21 e introduzca: Ganancia.

2 Seleccione la celda C21 e introduzca: =C8-C19.

3 Copie la celda C21 a través de las celdas de D21 a G21.

6. Copiar el contenido de la celda


1 Seleccione la celda A22 e introduzca: Margen trimestral.

2 Seleccione la celda C22 e introduzca: =C21/G8.

3 Copie la celda C22 a través de las celdas de D22 a G22.

Al principio, parecería como si copiara la fórmula en las otras celdas en la fila 22. Sin embargo, el
resultado se ve de la siguiente manera:

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Claramente, las respuestas proporcionadas son incorrectas, Excel muestra un mensaje de error #DIV/0!
(división por cero) en las otras celdas. Ahora examine las fórmulas que ha copiado en la columna C.

7. Usar referencias absolutas de celda


1 Seleccione la celda D22 y revise la Barra de fórmulas.

Como puede observar, Excel ha ajustado la dirección de la celda utilizando un direccionamiento


relativo para cada celda donde copió la fórmula. Este proceso de ajuste, el cual fue muy útil cuando
creó y copió otras fórmulas, ahora está causando un problema: dividir un valor en la celda D21 por el
valor en la celda H8. El problema es que la celda H8 está vacía, lo cual se interpreta como si tuviera un
valor de cero. Si divide cualquier número por cero, obtendrá un mensaje de error de “división por
cero”.

Puede resolver este problema regresando a la celda C22 y editando la fórmula. La fórmula debe usar
una referencia de celda absoluta para la referencia de la celda G8. Por lo tanto, la fórmula en la celda
C22 debería ser =C21/$G$8 o =C21/$G8.

2 Seleccione la celda C22 y presione F2 para activar el modo de edición.

3 Presione F4 para poner los signos de valor absoluto alrededor de la referencia de celda más cercana en
la fórmula (G8).

4 Presione Intro para aceptar esta fórmula.

Note que la cantidad en la celda C22 no cambia.

8. Usar referencias absolutas de celda


1 Copie la fórmula de la celda C22 a las celdas D22 hasta G22.

Su hoja de cálculo debería parecerse al siguiente ejemplo:

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Compruebe las fórmulas que introdujo en la columna C:
C22 contiene=C21/$G$8
D22 contiene =D21/$G$8
E22 contiene =E21/$G$8
F22 contiene =F21/$G$8
G22 contiene =G21/$G$8
Cuando la referencia a la celda G8 es absoluta, se ancla a la celda de ingresos totales.

Ver fórmulas

Lección 3: Aprender a ver fórmulas


Este ejercicio muestra cómo ver las fórmulas en las celdas de la hoja de cálculo o ver los
resultados de las fórmulas.

Con Declaración de ingresos trimestral Mostrar Fórmulas abierto.

1. Visualizar fórmulas en las celdas


1 En la pestaña Fórmulas, en el grupo Auditoria de fórmulas, haga clic en Mostrar fórmulas.

Consejo: Una forma alterna de activar esta herramienta es con el método abreviado de teclado CTRL+`
(Acento grave).

2. Desactivar la visualización de fórmulas


1 Si es necesario, incremente el tamaño de la ventana del libro de forma que pueda ver las columnas de
A a G.

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También puede imprimir esta hoja de cálculo mostrando todas las fórmulas.

Para desactivar la visualización de las fórmulas, simplemente haga clic en el botón Mostrar fórmulas
nuevamente en la Cinta de opciones. Un método alterno es con la pantalla de Opciones de Excel.

2 Haga clic en la pestaña Archivo, luego haga clic en Opciones.

3 Haga clic en Avanzadas en el panel izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Excel.

4 Desplácese hacia abajo hacia el grupo Mostrar opciones para esta hoja y desactive el cuadro de
verificación Mostrar fórmulas en celdas en lugar de los resultados calculados. Haga clic en Aceptar.

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