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Asignatura
Adquisiciones y abastecimientos
Unidad 8. Control de existencias
Clave: EA2005
 Unidad 8. Control de existencias

Índice

Presentación de la unidad 3
Propósito 3
Caso práctico 4
8.1. Control estadístico de consumos 5
8.2. Programas de resurtido del proveedor 6
8.3. Demandas cíclicas de la producción 7
8.4. Análisis y control de calidad 7
8.5. Exactitud y oportunidad en la información al departamento de 8
compras para la eficiente toma de decisiones
8.6. Herramientas de clase mundial para la administración de 9
inventarios y almacenes
8.6.1. El modelo de cero defectos 9
8.6.2. El sistema Justo a Tiempo (JIT) 9
8.6.3. Filosofía Kaizen 9
8.6.4. El método Kamban 9
Escenarios de aplicación 10
Para saber más 11
Cierre de la unidad 11
Fuentes de consulta 12

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 Unidad 8. Control de existencias

Presentación de la unidad

¡Bienvenido a la unidad 8!
En esta unidad conocerás la función de los controles estadísticos de consumo, programas
de resurtido, análisis y control de calidad y algunas herramientas para la administración
de inventarios y almacenes, ya que llevar estos controles son vitales para la empresa
con el fin de prevenir una crisis por falta de insumos o una saturación de los mismos
ocasionado pérdidas.

Propósito

Al término de esta unidad lograrás:

Analizar la importancia del control de existencias en una empresa y la relevancia del uso
de algunas herramientas para la administración de inventarios y almacenes.

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 Unidad 8. Control de existencias

Caso práctico
Rodrigo Soria está encargado de gestionar el reabastecimiento de lámparas para la
empresa y tiene la indicación, por parte de su jefe, de revisar con Armando Espinoza,
encargado de Almacén, el stock actual, los modelos vigentes y el comportamiento de
consumo del año en curso.

Como Rodrigo tiene diferencias con Armando, decide no preguntarle y buscar en el

registro de órdenes de compra la última que se generó y con esos datos levantar el
pedido.

Lo que Rodrigo no sabe es que:

a) Los modelos de las lámparas ya cambiaron por uno más reciente.

b) En almacén aún hay stock suficiente para seis meses más.
c) Armando ya hizo llegar un correo al jefe de Rodrigo donde informa que requiere una
reunión con el Departamento de Compras para revisar los nuevos modelos de las lámparas.
d) El proveedor salió mal evaluado por su servicio y Armando solicitará su cambio.

Preguntas de reflexión:
¿Cuál será el principal problema
al que se enfrentará Rodrigo por
no acatar las indicaciones de su
jefe?
¿Cuál es la importancia de tocar
base con Armando para el tema
del pedido?
¿Qué debe hacer Rodrigo antes
de generar la orden de compra?
¿Cuáles serán las consecuencias
que traerá consigo esta mala
decisión?
¿Cómo debe arreglar Rodrigo el
problema?

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8.1. Control estadístico de consumos

El principal objetivo de este control es el vigilar constantemente el abastecimiento por
parte del Departamento de Compras para evitar las adquisiciones excesivas, que como
hemos visto en unidades anteriores, no es adecuado porque afecta el presupuesto de la
empresa.

Del Río señala que el control estadístico de existencias se elabora con base en los registros
cronológicos de los movimientos en el almacén. Se deben llevar a cabo estudios de
frecuencia de uso y cantidades con el objetivo de brindar datos confiables al Departamento
de Compras y coordinar con ellos las futuras adquisiciones (2012, X-3).

Uno de los parámetros a cuidar dentro del control estadístico de consumo es mantener un
nivel óptimo en los inventarios, es decir, tener un límite mínimo de existencias adecuado
para asegurar la continuidad de las operaciones y un límite máximo determinado por el
volumen de ventas, la capacidad productiva, las limitaciones de espacio y, principalmente,
por los límites de gastos.

Este tipo de controles son elaborados por los responsables

de almacén o de las compras, ya sea de manera individual
o en conjunto. Lo importante es no perder el seguimiento No olvides
de los inventarios en el almacén y con ello mantener un que...
adecuado ciclo de procesos sin el riesgo de que las
operaciones se detengan por alguna falla. Es vital para la salud de
la empresa contar con
un control estadístico
de consumo, pues de lo
contrario, no sólo se afecta
el stock en los almacenes,
sino que también se
afecta directamente a
las finanzas, pues no
es sano sobrepasar el
presupuesto asignado
por departamentos ni
tampoco dejar una fuerte
cantidad de presupuesto
sin gastar. Los extremos
nunca son buenos.

Por su parte, Sangri señala que el control es

una actividad de suma importancia para evitar
duplicidades en las compras y por lo general ahorran
tiempo, dinero y como consecuencia una efectividad
del cien por ciento (2014, pág. 258).

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8.2. Programas de resurtidos del proveedor

Del Río comenta que a los programas de resurtidos del
proveedor también se les conocen como calendarización de
proveedores, la cual se hace con base en el comportamiento
de los insumos registrados en el control estadístico de
consumo visto en el tema anterior (2012, X-3).

El Departamento de Compras, en conjunto con Almacén,

deben establecer claramente los periodos de consumo de
artículos como papelería o limpieza, y con ello, acordar con
los proveedores al momento de la negociación cuáles serán
las fechas y cantidades aproximadas a adquirir para que
tengan preparados los artículos en su almacén y surtirlos
en cuanto reciban la orden de compra.

Uno de los principales errores que se comete por parte

del Departamento de Compras y del Almacén es confiarse
del stock con el que se cuenta o no dar seguimiento al
consumo, y cuando surge alguna necesidad de resurtido,
se envían órdenes de compra urgentes a los proveedores y
en ocasiones con cantidades erróneas que ponen en riesgo
el nivel óptimo de los inventarios.

Uno de los objetivos de calendarizar las entregas

es que los responsables de almacén de la empresa Idea clave
tengan conocimiento de la fecha en que llegarán los
proveedores para tener un espacio en la agenda y
recibir la mercancía. Con esto se reducen los tiempos Como puedes darte
de espera de los proveedores, se agilizan las entregas cuenta, no sólo se trata
y los procesos fluyen adecuadamente. de gestionar las compras
que los departamentos
dentro de la empresa
requieran, sino que
deben existir periodos
programados para las
adquisiciones y entregas
y un estricto control por
parte del Departamento
de Compras y Almacén,
sin olvidar una
comunicación efectiva
y constante, pues de no
hacerlo, no se obtendrán
los resultados deseados.

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 Unidad 8. Control de existencias

8.3. Demandas cíclicas de la producción

La demanda cíclica se refiere al uso continuo o de
consumo regular de artículos base como los de
papelería, limpieza o mantenimiento, por lo que
se deben tomar medidas, entre el Departamento
de Compras y Almacén, que aseguren el puntual
abastecimiento de los insumos dentro de la
empresa.

8.4. Análisis y control de calidad

Johnson (2012) resalta que la calidad ha sido siempre una preocupación importante para
el Departamento de Compras, pues el producto o servicio debe cumplir con los estándares
de calidad requeridos por la empresa (pág. 144).

En otras palabras, define a la calidad como la capacidad del proveedor para proporcionar
bienes y servicios conforme a las especificaciones establecidas que juega un papel muy
importante en el control estadístico de consumo, pues en caso de que el almacén reciba
productos dañados o defectuosos, se tendrán que devolver y esperar nuevamente el
tiempo de entrega por parte del proveedor, por lo que se corre el riesgo que en caso de
que se necesite un artículo de papelería, limpieza o mantenimiento, no se cuente con él
de manera inmediata.

Por ello, es de vital importancia que cuando se reciban materiales por parte del proveedor
en almacén, los responsables de éste lleven a cabo un análisis minucioso de lo que les
están entregando y pasarlos por controles de calidad, los cuales pueden ser:

Revisión de empaques
Que los productos no estén
golpeados
Tamaño de los artículos
Fechas de caducidad
Color
Diseño
Cantidades
Coherencia entre lo que se pidió
y lo que se entregó

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 Unidad 8. Control de existencias

Es importante que cuando un proveedor esté entregando

los artículos solicitados en la orden de compra se lleve a cabo
una revisión detallada de los productos, pues en caso de
que no cumplan con los estándares de calidad requeridos,
se tendrán que regresar al proveedor y esto implica que
posiblemente los procesos dentro de la empresa se vean
afectados.
En ocasiones, los insumos pueden no ser tan relevantes como es el caso de la papelería,
pero cuando son artículos de limpieza o para el mantenimiento de una maquinaría es
riesgoso no contar con el stock necesario.

8.5. Exactitud y oportunidad en la información al departamento de

compras para la eficiente toma de decisiones
Otro de los aspectos importantes dentro del proceso de adquisiciones por parte del
Departamento de Compras es recibir la información, estadísticas y comportamiento de
consumo de los productos por parte de Almacén, pues con estos datos claros y verídicos,
se tomará la decisión de compra para el siguiente periodo de reabastecimiento.

Del Río comenta que el proceso de toma de decisiones se encuentra basado en la

información que se entrega al Departamento de compras y respaldado por los registros
del control estadísticos de consumo (2012, pág. X-7).

Esta información debe ser

entregada de forma exacta y
oportuna, pues un desfase con la
entrega de la misma puede atrasar
los procesos de adquisición o
simplemente generar compras
no acordes a las necesidades y
afectar no sólo el presupuesto,
sino también el control de
inventarios.

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 Unidad 8. Control de existencias

8.6. Herramientas de clase mundial para la administración de inventarios

y almacenes
Dentro del mercado existen algunas herramientas con las
cuales se pueden mejorar y potencializar los procesos para
la administración de los inventarios y almacenes.

Gracias a la tecnología ahora es posible hacer uso de

herramientas que, dependiendo de las necesidades que
la empresa tenga en sus almacenes, se puedan usar para
agilizar tiempos y cuidar la calidad de los procesos, ya sea
que se usen de forma individual o combinada con otra. Las
más conocidas son:

8.6.1. El modelo de cero defectos

Este modelo, creado por Philip B. Crosby, resalta que los errores se deben corregir
desde los inicios de la producción y no esperar a que estos defectos se identifiquen
postproducción, ya que pueden ser más costosos que si se hubieran corregido desde
antes.

8.6.2. El sistema Justo a Tiempo (JIT)

También se conoce como “metodología Toyota” y su principal característica es la
eliminación de todas aquellas actividades que durante la producción no aporten
ningún valor, mejorando los tiempos y esfuerzos de los recursos.

8.6.3. Filosofía Kaizen

Proviene de las palabras kai que significa “cambio” y zen que significa “bueno”. Esta
metodología resalta la importancia de eliminar los residuos o desperdicios de la cadena
de producción y reducir costos. “¡Hoy mejor que ayer, mañana mejor que hoy!”

8.6.4. El método Kamban

Esta metodología se caracteriza principalmente por las siguientes preguntas: ¿por

qué producir?, ¿cuándo producirlo? y ¿cuánto producir?

Como puedes darte cuenta, el uso de estas herramientas son fundamentales para llevar a
cabo procesos adecuados dentro de la empresa, pues no solamente se ahorra en gastos,
sino también en tiempos, recursos humanos y, principalmente, en calidad y eficiencia. Sus
usos pueden ser de forma individual o combinados entre ellos.

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Escenarios de aplicación
El conocimiento adquirido en esta unidad lo podrás aplicar en los siguientes escenarios:

En el ámbito empresarial
Para el administrador de empresas es importante conocer la relevancia de los controles
estadísticos de consumo, pues una mala administración de las compras trae consigo
impactos negativos para la empresa.

En el ámbito profesional
El administrador de empresas debe contar con las habilidades de controlar y mantener
vigiladas las existencias de los productos en el almacén, pues a ninguna empresa le
gusta perder recursos derivados de una mala administración.

En el ámbito financiero
El conocer el uso de herramientas estandarizadas a nivel mundial para la mejora y
potencialización de los procesos como el modelo de cero defectos, el sistema Justo a
Tiempo (JIT), la Filosofía Kaizen y el método Kamban ayudan a reducir significativamente
gastos y ahorrar recursos que, a la larga, son benéficos para la empresa.

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Para saber más

Para saber más sobre los temas vistos en esta unidad revisa los siguientes materiales:
Administración de Compras e Inventarios, de la Universidad Interamericana para el
desarrollo.

Con esta lectura conocerás más acerca de la administración de compras e inventarios,

actividad vital dentro de las empresas.
https://moodle2.unid.edu.mx/dts_cursos_mdl/ejec/AE/CI/S11/CI11_Lectura.pdf

¿Qué es el control de calidad?

En este link aprenderás acerca de la relevancia del control de calidad.

https://debitoor.es/glosario/definicion-control-calidad

Ejemplo de Cero defectos.

En esta página conocerás a profundidad la metodología “cero defectos” y la relevancia

de identificar y solucionar los defectos antes de que éstos puedan ser vistos después
de la producción.
https://www.ejemplode.com/58-administracion/3968-ejemplo_de_cero_defectos.
html

Cierre de la unidad

En esta unidad aprendiste la importancia que tiene el control estadístico de consumos,

pues una de las responsabilidades del Departamento de Compras en conjunto con
Almacén, es tener controladas las existencias y cuidar cada movimiento en los inventarios.

También aprendiste la relevancia del análisis y control de calidad, pues de nada le sirve a
una empresa recibir materiales y que una parte de ellos salgan con defecto o no cumplan
con los estándares requeridos, ya que como consecuencia se tendría que generar una
devolución al proveedor y correr el riesgo de afectar los procesos.

Finalmente aprendiste que algunas herramientas de clase mundial para la administración

de inventarios y almacenes como el modelo de cero defectos, el sistema Justo a
Tiempo (JIT), la Filosofía Kaizen y el método Kamban tienen como objetivo el corregir
y potencializar los proceso, así como la reducción de tiempos y errores.

¡Felicidades!
Has concluido la unidad 8, último contenido de la asignatura.

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Fuentes de consulta

Del Río, C. (2010). Adquisiciones y abastecimientos. Cengage Learning.

Errasti, A. (2012). Gestión de compras en la empresa. Pirámide.
Fraser, P., Leenders, M., Flynn, A. (2012). Administración de compras y
abastecimientos. McGraw-Hill.
Hemisferio Derecho. (23 de octubre de 2017). Mejora continua. El
método Kaisen [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/
watch?v=Q7yNIVlIw_c
Imcp Coedición Fca-UNAM. (2012). Adquisiciones y abastecimientos
(Ebook). Imcp Coedición Fca-UNAM.
Material de Oficina y Papeleria on line. (14 de diciembre de 2018). Método
Kanban-cómo organizar el trabajo con 20milproductos.com [Video].
YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=PMaozjOpYE8
Sangri, A. (2014). Administración de compras. Adquisiciones y
abastecimiento. Editorial Patria.
Storecheck. (24 de abril del 2020). 5 puntos clave para una buena estrategia
de resurtido. Storecheck. https://blog.storecheck.com.mx/5-puntos-
gestion-de-resurtido

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