PROCEDIMIENTOS PARA SANEAMIENTO CONTABLE DE

EXISTENCIAS

Procedimientos administrativos:

Las Direcciones u Oficinas de Abastecimientos y Contabilidad efectuarán la

conciliación y análisis de saldos, contrastando el inventario físico valorado de los
bienes en almacén con los saldos que presentan los registros contables al 31 de
diciembre del 2010, para verificar su conformidad.

La Dirección u Oficina de Abastecimientos deberá confirmar la existencia real de los

bienes inventariados en almacén y contar con la documentación que sustente su
origen, así como un informe del estado de conservación de los mismos, que permita
establecer si todos los bienes que se encuentran en el almacén están en condición de
ser usados.

Las diferencias que se obtengan de la conciliación de saldos deberán ser materia de

análisis con el fin de detectar el origen de las mismas, las que darán lugar a la
búsqueda de la documentación que sustente los movimientos de bienes en almacén y
su correspondiente registro contable en base a la evidencia documentaria encontrada
o la reconstrucción de la documentación, según corresponda.

Los expedientes de Saneamiento Contable de las Existencias deberán contener la

documentación por cada caso presentado, sustentando las acciones realizadas por los
representantes del Comité mediante actas y acuerdos, circularizaciones, documentos
encontrados o reconstruidos, bajo los principios de integridad, veracidad,
transparencia, legalidad, (acopio de la documentación e información suficiente y
pertinente).

Entre los procedimientos administrativos que presenta el Manual de Saneamiento

Contable, contempla la presunción de responsabilidades administrativas o legales, que
darán lugar a la comunicación de los hechos encontrados a la “Oficina de Asesoría
Jurídica y/o al Órgano de Control Institucional y/o a la Procuraduría Pública, según
corresponda”.

Asimismo, dicho Manual indica que ante la “imposibilidad de determinar la presunción

de responsabilidades se tendrá en cuenta el expediente con todo lo actuado y se
derivará al Comité de Saneamiento Contable para su depuración y registro en cuentas
de orden”.
El rubro Existencias del Balance General comprende:

 Bienes y Suministros de Funcionamiento

 Bienes para la Venta
 Bienes de Asistencia Social
 Materias Primas
 Materiales Auxiliares, Suministros y Repuestos
 Envases y Embalajes
 Productos en Proceso
 Productos Terminados
 Bienes en Transito
 Desvalorización de Bienes Corrientes

Saneamiento Contable de las Existencias

Las acciones de Saneamiento Contable de las Existencias estarán orientadas a

subsanar:

 Las diferencias entre el inventario físico de Existencias y los saldos contables

 Las existencias en Almacén que no han sido objeto de inventario
 Las existencias en Almacén en condición de deterioro u obsolescencia

1. Las diferencias entre el inventario físico de Existencias y los saldos contables a

considerarse en este punto comprenden los casos originados por:

- El inadecuado control y procedimientos administrativos y documentarios que

sustentan las salidas de bienes del almacén entregados a las dependencias
para consumo, que originan diferencias con los saldos contables por la
inexistencia de la documentación que sustenta el gasto.

- Deficiencias en los procedimientos y documentos administrativos que

sustentan la transferencia de bienes entre Unidades Ejecutoras del mismo
Pliego o entre Pliegos.

- Deficiencias en los procedimientos y documentos que sustentan las

devoluciones efectuadas a los proveedores que tienen incidencia en los
registros contables.

- Diferencias por perdida de bienes que se originan por siniestros que no se

encuentran debidamente documentados.

- Diferencias originadas por perdidas sistemáticas en el almacén, propiciados

por escasas medidas de control y que devengan en responsabilidad fiscal.

- Deficiencias en las medidas de conservación y rotación de bienes perecibles

como alimentos para personas, alimentos para programas sociales, productos
farmacéuticos para consumo y/o para la venta, entre otros bienes perecibles.
 - Deficiencias en el control y registro de los bienes que intervienen en el proceso
de producción en sus diferentes fases.

- Errores de interpretación de la dinámica del Plan Contable Gubernamental.

- Falta de conocimiento de sus funciones por el personal o inexistencia de

Manuales de Procedimientos y/o directivas que contemplen los diferentes
procesos relacionados con el ingreso y salida de bienes del almacén, así como
del flujo documentario que estos movimientos originan y que sustentan los
registros contables.

- Otras causas que se encuentren en el análisis de las diferencias entre el

inventario valorado de bienes del almacén y los registros contables.

2. Las existencias en Almacén que no han sido objeto de inventario, se deberán

analizar para ubicar y documentar su procedencia:

- Compra de bienes

- Promociones por compras al por mayor no registradas

- Transferencia de bienes

- Donaciones recibidas

- Otras situaciones que sustentan la existencia de bienes en almacén que no

han sido objeto de inventario.

La documentación que sustente la procedencia de los bienes permitirá al

Comité, decidir por la alternativa de registro, según corresponda.

3. Las existencias en Almacén en condición de deterioro u obsolescencia deberán

contar con el informe técnico que sustente su condición con el fin de registrar
su desvalorización, castigo o baja de bienes, según corresponda.

Sustentación del proceso de Saneamiento Contable

El Manual de Saneamiento Contable ha previsto en el “Anexo Nº 2” el modelo del

“Expediente de Saneamiento Contable”, que deberá contener los datos y las acciones
realizadas debidamente documentadas para determinar el estado real de las partidas,
así como las causas que impidieron el saneamiento contable.

Asimismo, el “Anexo Nº 3” presenta el modelo del “Acta del Comité de Saneamiento

Contable”, recoge los acuerdos del Comité sobre saneamiento contable y las
recomendaciones al Titular de la entidad, respecto a los saldos que se deben depurar.

El “Anexo Nº 4 presenta el modelo de “Resolución Ministerial, Acuerdo de Concejo,

Acuerdo de Gobierno Regional o Acuerdo de Directorio, según corresponda, de
Aprobación, Depuración o Incorporación de Bienes, Derechos y Obligaciones”, que
constituye la base legal y “autoriza a la Oficina de Contabilidad a efectuar la
implementación de las acciones de saneamiento, de acuerdo a la propuesta
presentada por el Comité de Saneamiento Contable”, según Acta.

Diferencias encontradas en la conciliación de saldos a Diciembre del 2010.

DIFERENCIAS EN EL INVENTARIO DE EXISTENCIAS

CÓDI-
DENOMINACIÓN CONTABILIDAD INVENTARIO DIFERENCIA
GO
Bienes y suministros de Funciona-
1301 miento 251,586.00 239,451.00 12,135.00
1302 Bienes para la Venta 138,541.00 120,080.00 18,461.00
1303 Bienes de Asistencia Social 185,467.00 185,467.00  
1308 Productos Terminados 97,351.00 112,716.00 -15,365.00
TOTAL DIFERENCIAS 672,945.00 657,714.00 15,231.00

Ejemplos:

Caso Nº 1

La cuenta Bienes y Suministros de Funcionamiento presenta una diferencia de S/.

12,135.00, originada por los documentos PECOSA Nº … de fecha 15 de julio de 2010,
no registrada oportunamente por la Oficina de Contabilidad por el importe de S/.
9,315.00 y por la PECOSA de regularización de la salida de bienes del Almacén por
S/. 2,820.00 por los bienes entregados a la Oficina de Personal según cuaderno de
cargos, de fecha 30 de diciembre de 2010.

El Comité de Saneamiento Contable acordó mediante Acta N°……..aprobada con

Acuerdo de Consejo N°…..implementar para el caso mencionado la aplicación de la
NIC – SP 3 Superávit o Déficit Neto del Ejercicio, Errores Sustanciales y Cambios en
las Políticas Contables, con el fin de subsanar el registro de gastos que debiendo ser
aplicados a ejercicios anteriores.

Procedimiento contable:

CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER

3401 Resultados Acumulados 12,135.00  

3401.02 Déficit Acumulado 12,135.00  
1301 Bienes y Suministros de Funcionamiento   12,135.00
1301.05 Materiales y Útiles   12,135.00
  Por la regularización del error por omisión del re-    
  gistro contable de gastos por bienes consumidos    
  en ejercicios anteriores, según Acuerdo de    
  Concejo N°…….    
Caso Nº 2

La cuenta Bienes para la Venta presenta una diferencia de S/. 18,461.00, originada
por la presunción de sustracción sistemática de Mercaderías, situación que está
pendiente de confirmación, encontrándose en proceso de investigación por la Policía
Nacional, para lo que se requiere ubicar los videos tomados por las cámaras de
vigilancia que no han sido revisadas periódicamente, lo que se espera derivará en la
asignación de responsabilidad fiscal a los responsables de acuerdo con las normas y
procedimientos correspondientes.

El Comité de Saneamiento Contable acordó mediante Acta N°……..aprobada con

Acuerdo de Consejo N°…..implementar para el caso mencionado la aplicación de los
procedimientos contables establecidos en el Anexo N° 1 que contiene las cuentas para
el registro de operaciones de Saneamiento Contable, para su depuración y registro en
cuentas de orden.

Procedimiento contable:

Caso Nº 3

Se ha recibido el Informe Técnico Nº … donde se precisa que al 31 de diciembre del

2010 Alimentos para Programas Sociales por un valor de S/. 15,325.00 se
encontraban en mal estado conservación, no recomendados para consumo humano,
así como Alimentos para Programas Sociales vencidos el 28 de julio del 2009 por un
valor de S/. 25,780.00, los que deben ser retirados del almacén para evitar su
distribución y preservar la salud de la población. Cabe referir, que estas acciones
conllevan a la determinación de responsabilidades administrativas del personal
responsable.
El comité de Saneamiento Contable acordó mediante Acta N°……..aprobada con
Acuerdo de Consejo N°…..implementar para el caso mencionado la aplicación de la
NIC – SP 3 Superávit o Déficit Neto del Ejercicio, Errores Sustanciales y Cambios en
las Políticas Contables, con el fin de subsanar el registro de gastos que debiendo ser
aplicados a ejercicios anteriores.

Procedimiento contable:

CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER

3401 Resultados Acumulados 41,105.00

3401.02 Déficit Acumulado 41,105.00
41,105.0
1303 Bienes y Suministros de Funcionamiento 0
1303.01010 41,105.0
1 Alimentos para Programas Sociales
0
  Por la regularización del error por omisión del re-    
  gistro contable de gastos por bienes dados de    
  baja por deterioro, aprobado por Acuerdo de    
  Concejo N°……    

Caso Nº 4

En el inventario de bienes del almacén se ha detectado que no se ha informado a la

Oficina de Contabilidad la totalidad de bienes elaborados por la entidad para su
registro como Productos Terminados por un valor de S/. 15,365.00.

El Comité de Saneamiento Contable acordó mediante Acta N°……..aprobada con

Acuerdo de Consejo N°…..implementar para el caso mencionado la regularización del
registro contable mediante la reclasificación de cuentas de los productos terminados.

Procedimiento contable:

CÓDIGO DENOMINACIÓN DEBE HABER

1308 Productos Terminados 15,365.00  

1308.03 Productos Agrarios 15,365.00  
1307 Productos en Proceso   15,365.00
1307.03 Productos Agrarios   15,365.00
  Por la reclasificación de cuentas para registrar la    
  culminación del proceso de elaboración de pro-    
  ductos agropecuarios aprobados por Acuerdo de    
  Concejo N°…….