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LA OPORTUNIDAD DEL INFORME

Asuntos Preliminares
El Informe de Auditoria Gubernamental
El Informe de Auditoria se emite en cautela de los intereses del Estado, al
evidenciarse indicios razonables de un perjuicio econmico y no sujeto a recupero
administrativo.
Expone por escrito los resultados y recomendaciones de la accin de control, con la
nalidad de brindar oportunamente informacin al titular de la entidad y otras
autoridades u organismos competentes que permita promover acciones de
mejora, correctivas u otras necesarias en la conduccin y ejecucin de las
actividades examinadas
NAGU 4.20 OPORTUNIDAD DEL INFORME
La norma est contenida en la Resolucin de Contralora N 259-2000-CG y
dice a la letra lo siguiente:
La comisin auditora deber adecuarse a los plazos estipulados en el programa
correspondiente, a fin que el informe pueda emitirse en el tiempo previsto, permitiendo
que la informacin en l revelada sea utilizada oportunamente por el titular de la entidad
y/o autoridades de los niveles apropiados del Estado.
A fin que sea de la mayor utilidad posible, el informe debe ser oportuno para lo cual es
importante el cumplimiento de las fechas programadas para las distintas fases de la accin
de control.
Los usuarios de los informes requieren de la informacin en el contenida, a fin de cumplir
con sus tareas legislativas fiscalizadoras o de procesos de direccin o gerencia. Un informe
preparado cuidadosamente puede ser de escaso valor para quienes se encarguen de tomar
las decisiones si se recibe demasiado tarde.
En tal sentido, la Comisin Auditora debe prever que la elaboracin del informe concluya
en el plazo otorgado, a fin de permitir su emisin oportuna y tener presente ese propsito
al ejecutar la accin de control.
De aqu podemos desprender que es muy relevante el cumplimiento de los plazos
establecidos en el programa, para que as se puedan realizar las acciones de
control correspondientes por parte del titular de la entidad o las autoridades del
Estado de manera oportuna.

CASOS PRCTICOS
A continuacin se presentan algunas situaciones en las que resaltamos la importancia de
presentar en Informe de Auditora oportunamente:
CASO N1.
Como resultado del Examen Especial a los Software y Licencias Adquiridos por la
Municipalidad de Santiago de Surco, se formul la siguiente conclusin:
Se ha determinado irregularidades en la Implementacin de Software realizado por el
Consorcio Cosapi Data SA, al evidenciarse que los aplicativos a ser utilizados para realizar
la implementacin de dicho Sistema se encontraban, uno en desarrollo y el otro no se
encontraba en correcto funcionamiento y operatividad, no incluyndose en su
arquitectura de este ltimo el desarrollo de componentes importantes del software, con
la lgica de negocios necesarios para su integracin; situacin que continu durante el
desarrollo de la implementacin de los software, ocasionando que no se culminara con el
proceso de Implementacin y la consiguiente distraccin de recursos al haberse
desembolsado el importe de S/. 881,506.40; monto donde est incluido el costo de la
adquisicin innecesaria de siete (07) Licencias de Software, las que seran utilizadas en el
proceso de implementacin y posterior integracin de la Arquitectura Tecnolgica.
En mrito a las observaciones formuladas, y con el propsito de contribuir a mejorar la
gestin de la administracin de la Municipalidad de Santiago de Surco, se formula la
siguiente recomendacin:
Al Seor Alcalde de la Municipalidad de Santiago de Surco
- Disponer el traslado de los responsables a la Comisin Especial de Procesos
Administrativos Disciplinarios, para que de ser el caso, se inicie el proceso
administrativo disciplinario a los funcionarios involucrados en los hechos
observados en el Informe.
Al Gerente Municipal
- Disponer que la Gerencia de Sistemas y Procesos efecte una permanente
supervisin y control sobre la ejecucin de Proyectos Informticos que a travs de
servicios y/o bienes sean adquiridos por la Municipalidad, a efecto de lograr que
dichos proyectos funcionen a cabalidad en beneficio de la Corporacin.

CASO N2
Como resultado de la Auditoria a los Estados Financieros del Seguro Integral de Salud
SIS, se dieron las siguientes observaciones:
Al no haberse adecuado un sistema de Control Interno para el registro y custodia de los
bienes de uso, la Entidad no dispone de registros auxiliares de control individual
adecuados para el control de sus bienes depreciables y no depreciables, situacin que
imposibilita verificar la razonabilidad del saldo neto de S/. 924,800 del componente
Inmuebles, Maquinaria y Equipo mostrado en el Estado de Situacin Financiera al 31 de
diciembre 2012.
Para regularizar esta situacin, la Oficina de Control Patrimonial, con las relaciones de los
bienes depreciables y no depreciables del inventario fsico al 31 de diciembre 2012 ha
formulado un Listado consolidado de los bienes patrimoniales propiedad del Seguro
Integral de Salud, actualizado al 31 de agosto de 2013, sin embargo, la cantidad de bienes
del listado consolidado (4,420) no es concordante con la cantidad total de bienes
inventariados (3,934).
Posteriormente se le hizo las recomendaciones del caso al Jefe del Seguro Integral de
Salud, para que disponga:
-Que el Jefe de la Oficina de Administracin adopte medidas para que el Sub Gerente
de Logstica tome acciones para la conclusin en el ms breve plazo de las
labores de clasificacin de los bienes en depreciables y no depreciables y
conjuntamente con el Sub Gerente de Contabilidad, propongan los ajustes contables
para ser aprobados por las instancias administrativas que correspondan.
-Que el Jefe de la Oficina de Administracin adopte medidas para el estudio y diseo
de un manual de procedimientos para el control de los bienes de uso de la Entidad y
luego de someterlo a la aprobacin de las instancias administrativas que
corresponden, se proceda a su implementacin tanto en la Sede Central como en las
Oficinas Descentralizadas.


CASO N3
Como resultado del Examen Financiero y operativo del ejercicio 2012 practicado a la
Municipalidad de Piura, se determinaron las siguientes observaciones:
1. Los Estados Financieros y Libros Principales de Contabilidad no se ajustan a las
Normas y principios Contables, as como a las normas establecidas por la
Contadura Pblica de la Nacin, al verificarse la inexistencia de informacin
contable analizada y sustentada, y de registros auxiliares que brinden un detalle
analtico de las partidas contables a valores reexpresados; hecho que no permite
realizar un anlisis integral de los Estados financieros.

2. Los Estados Financieros del 2002 reflejan operaciones pendientes de regularizar
por la suma de S/. 1201,442, las mismas que no han sido afectados a las cuentas
de gastos del ejercicio, situacin que ha conllevado a que los Balances no reflejen
real situacin financiera.

3. Al 31 de Diciembre del 2002 existe una Diferencia de S/. 8699,373 entre la Cuenta
de Cobranza Dudosa por Cobrar tributos y la Cuenta Cobranza Dudosa Diversas,
con la Cuenta Provisin de Cobranza Dudosa, hecho debido a la falta de anlisis de
las deudas por cobrar y a la falta de una poltica definida sobre Provisin de
Cuentas de Cobranza Dudosa.

En mrito a lo expuesto en las observaciones detalladas anteriormente, a fin de superar
las deficiencias detectadas y con el propsito de contribuir a la adecuada gestin de las
autoridades de LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE PIURA se recomienda lo siguiente:

a) Que la Direccin de Contabilidad bajo la supervisin de la Direccin General de
Administracin y la Direccin Municipal, debern proceder en forma inmediata al
anlisis de las cuentas del Balance, con la finalidad de contar con informacin
suficiente y oportuna para efectos de revisin posterior.

(Observacin N 01)

b) Que la Direccin General de Administracin deber disponer a la Direccin de
Contabilidad cumpla con regularizar los saldos registrados en Anticipos pendientes,
debiendo conciliar saldos con las reas involucradas. Asimismo, la direccin de
Contabilidad deber implementar procedimientos de control y de informacin,
que aseguren las rendiciones o devolucin de los montos no utilizados.

(Observacin N 02)

c) Que el Director Municipal proceda a implementar una poltica definid a sobre
provisin de cobranza dudosa, y efectuar las operaciones necesarias en forma
oportuna, a efectos de que los estados financieros muestren cifras que se ajusten a
la realidad.
(Observacin N 03)


CONCLUSIN:
Como hemos podido apreciar en los casos expuestos, existen diversos problemas de
gestin en las compaas pblicas, por lo que se requiere disponer de la informacin
oportunamente, para poder realizar las acciones correctivas lo ms pronto posible y de
esta manera mitigar los problemas que atraviesan dichas compaas, asimismo para poder
identificar a los responsables y efectuar las sanciones correspondientes.
Si en caso el Informe no sea presentado en su momento, y ocurriera algn retraso, lo
consideramos vital, ya que cada da que tarda en emitirse y no salgan a la luz los errores a
los que se incurri, implica un da ms de errores e inconsistencias tanto en la gestin y
por consiguiente en la elaboracin de la informacin.