Gestor de Correspondencia

Esta herramienta informática desarrollada para ambiente web, tiene como función
primordial gestionar la correspondencia de la organización, para esto y teniendo en
cuenta que esta tiene dos grandes pilares como son la recibida y enviada la
aplicación separa en dos módulos y realiza la trazabilidad.
Está pensada para minimizar el manejo de papel en la empresa y en aras de cumplir
con el requisito de ventanilla única que exige el orden nacional.

Funcionalmente ofrece las siguientes Opciones:

 Correspondencia Recibida
o Radicar Correspondencia
o Asignar Correspondencia
o Dar Respuesta / Devolver asignación
o Re Asignar
o Verificar
o Vencimiento

 Correspondencia Enviada
o Enviar Correspondencia
o Consultar (Verificar si ventanilla ya recibió documento par envío)
o Visar (Proceso de ventanilla para verificar que el paquete a enviar este
completo)
o Radicar Envío (imprime el metadato de salida)
o Devoluciones
o Soportar el envío (asignar soporte con firma del destinatario aportado
por la empresa de mensajería)

 Búsqueda
o Por Recibida
 Radicado
 Fecha
 Verificados
 Empresa emisora
 Descripción (información incluida al recibirla)
 Respuesta (parte del texto de la respuesta dada)
 Dependencia (Unidad funcional a la cual fue asignada)
o Por Enviada

miércoles, 6 de febrero de 2019 Email: monomanti@gmail.com móvil: 315 8819651

  No Envío
 Fecha
 Soportada (visada)
 Tema Envío
 Empresa Receptora
 Empresa de mensajería

 General
o Mantenimiento de empresas
o Usuarios
o Unidades funcionales

 Procesos (realizado por el rol administrador)

o Cargue Adicional (para documentos que se radican y no se pueden
adjuntar de una vez)
o Cierre de Año
o Anular Radicado
o Reimprimir Radicado
o Anular Envío
o Reimprimir Envío

Incluye tres roles:

Administrador, tiene todas las opciones de la aplicación y es encargado de crear
usuarios, anular y reimprimir el radicado o envío.
Ventanilla, encargado de las opciones de radicar, asignar, reasignar la
correspondencia recibida y de visar (recibir), enviar y soportar la correspondencia
enviada.
Usuario, encargado de dar respuesta y de generar los envíos.

El Gestor de Correspondencia es dinámico y si se requiere se pueden incluir

funcionalidades nuevas, en el momento se está trabajando el proceso de tablas de
retención documental, y manejo de archivo histórico que se desee y pueda
digitalizar.

El valor de esta herramienta está estimada en diez millones de pesos M/lte

($10.000.000), libres de impuestos e incluye montaje en el sitio, capacitación y
soporte (un par de visitas, conexión remota y telefónicamente).

miércoles, 6 de febrero de 2019 Email: monomanti@gmail.com móvil: 315 8819651

Para el proceso de instalación se realiza en un equipo con sistema operativo
Windows/Linux según preferencia de la empresa y disponibilidad, si es de
tecnología servidor mucho mejor.
Se entrega licencia para uso, para conexión de los usuarios que la organización
requiera en el momento o a futuro.

En el momento está montado en el Hospital Regional de San Gil y en la Alcaldía de

Paramo Santander.

Atentamente,

EDWIN OLAYA MANTILLA

Ingeniero de Sistemas
Esp. Gestión de Proyecto Informáticos

miércoles, 6 de febrero de 2019 Email: monomanti@gmail.com móvil: 315 8819651