Técnicas administrativas básicas Curso:

Nombre: Fecha:

1. ¿Qué es la trazabilidad de la correspondencia?

RESPUESTA:
Son las medidas y procedimientos aplicados a un producto de manera que les permite registrarlo
e identificarlo en toda la cadena de suministro.

2. ¿Puede abrirse toda la correspondencia que llegue a la empresa?

RESPUESTA:
No, algunos envíos solo serán abiertos por las personas a las que van dirigidos.

3. ¿Cómo debe de procederse si la correspondencia recibida no adjunta los anexos que se

indican en la misma?

RESPUESTA:
Se procederá a reclamar la documentación no recibida.

4. ¿En qué consiste la distribución de correspondencia mediante casilleros?

RESPUESTA:
Cada empleado tiene asignado un casillero, en la zona habilitada para ello, donde se deposita la
correspondencia que le llega.

5. ¿Qué significa autenticar?

RESPUESTA:
Autorizar o legalizar algo.

6. Indica qué significan las siguientes siglas:

P.A. – P.O. – P.D.

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RESPUESTA:
P.A. Por autorización o Por Ausencia

P.O. Por Orden

P.D. Post Data o Por Delegación

7. ¿Qué es un contrato de confidencialidad?

RESPUESTA:
Es un acuerdo entre las partes que lo firman y que implica que la información conocida a partir
de esa relación contractual no será divulgada ni utilizada de manera inapropiada.

8. Indica cuáles son los datos que contiene un libro de registro de entrada de
correspondencia.

RESPUESTA:
Datos de entrada: número, fecha y hora

Remitente: nombre o razón social y localidad

Clase de envío

Anexos

Asunto

Dpto. de destino

Observaciones

9. ¿Qué puesto ocupan las personas encargadas de atender las tareas administrativas de
otras personas, como por ejemplo la correspondencia o la custodia de documentos?

RESPUESTA:
Secretarios/as o ayudantes de dirección.

10. ¿Cuáles son las tres maneras a través de las que puede llegar la correspondencia a una
empresa?

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RESPUESTA:
Servicio de Correos. Empresa de mensajería. A través de la propia empresa si tiene contratado
un apartado de Correos.

11. Indica cuáles de las siguientes frases son ventajas o inconvenientes del empleo del
certificado digital:

 Fácil de poner en marcha su uso si se cuenta con los recursos adecuados.

 Requiere un acceso a internet.
 Necesidad de contar con dispositivos adaptados a los requisitos que se exigen
 Ahorro de tiempo y costes.
 Integridad de los datos contenidos, no es posible realizar ninguna modificación en
los documentos firmados digitalmente.
 Reconocimiento de este medio de firma por parte de las personas que reciben la
documentación.

RESPUESTA:
Ventajas

 Fácil de poner en marcha su uso si se cuenta con los recursos adecuados.

 Requiere un acceso a internet.
 Necesidad de contar con dispositivos adaptados a los requisitos que se exigen
 Integridad de los datos contenidos, no es posible realizar ninguna modificación en los
documentos firmados digitalmente.
 Ahorro de tiempo y costes.

Inconvenientes

 Requiere un acceso a internet.

 Necesidad de contar con dispositivos adaptados a los requisitos que se exigen
 Reconocimiento de este medio de firma por parte de las personas que reciben la
documentación.

12. Indica en cuáles de las siguientes medidas de seguridad corresponden a la

documentación física y cuáles a la documentación digital:

 Entregar la correspondencia a la persona a la que realmente va dirigida.

 Actualización de las aplicaciones de seguridad y uso de antivirus.
 Uso de contraseñas sólidas.
 No abrir la correspondencia si aparece la palabra “Confidencial”.

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RESPUESTA:
Documentación digital

 Actualización de las aplicaciones de seguridad y uso de antivirus.

 Uso de contraseñas sólidas.

Documentación física

 Entregar la correspondencia a la persona a la que realmente va dirigida.

 No abrir la correspondencia si aparece la palabra “Confidencial”.

13. Nombra tres expresiones que indican que la correspondencia que llega a la empresa
solo puede ser abierta por la persona a la que va dirigida.

RESPUESTA:
Confidencial – Personal – A la atención de

14. Indica las diferentes maneras en las que pueden aparecer los datos del destinatario en
un sobre.

RESPUESTA:
Etiquetas adhesivas en las que se ha imprimido previamente la dirección.

Sobres de ventanilla.

Impresión directa sobre el sobre.

Anotación manuscrita en el sobre.

15. Indica en cuáles de las siguientes tareas se consideran ventajas y cuáles inconvenientes
de la gestión informática de la correspondencia:

 Realizar copias de seguridad para poder recuperar datos en caso de robos,

incendios o inundaciones.
 Aumentar el control de los protocolos de seguridad de la información para evitar
el acceso a datos en equipos informáticos y servidores.
 Facilita la entrega de copias a diferentes destinatarios.
 Reduce el esfuerzo en las tareas de revisión y archivo.

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  Riesgo de violar la ley de la protección de datos.
 Gestiona las respuestas, permitiendo la participación de varias personas.

RESPUESTA:
Ventajas

 Facilita la entrega de copias a diferentes destinatarios.

 Reduce el esfuerzo en las tareas de revisión y archivo.
 Gestiona las respuestas, permitiendo la participación de varias personas.

Inconvenientes

 Realizar copias de seguridad para poder recuperar datos en caso de robos, incendios o
inundaciones.
 Aumentar el control de los protocolos de seguridad de la información para evitar el
acceso a datos en equipos informáticos y servidores.
 Riesgo de violar la ley de la protección de datos.

16. Ramón Gutiérrez Uría, jefe del departamento de ventas de la empresa TABLE S.L.
dedicada al mobiliario de oficina, recibe una carta, el 20 de julio de 2019, de Margarita
Sonrés Lázaro, directora del departamento de compras de la empresa SUN S.A. Esta le
solicita un pedido de tres sillones de dirección (modelo SD/41), la fecha prevista de entrega
será en 15 días una vez recibido el pedido.

Teniendo en cuenta los datos que se facilitan a continuación, se pide que escribas los datos
del destinatario en el sobre.

Empresa TABLE S.L. – Avda. del Mediterráneo, 41 – 46011 Valencia

Empresa SUN S.A. – Carrer Mare Nostrum, 10 – 46730 Gandía

RESPUESTA:
TABLE S.L.

A/A Sr. Gutiérrez Uría (Dpto. Ventas)

Avda. del Mediterráneo, 4146011 Valencia

17. Ramón Gutiérrez Uría, jefe del departamento de ventas de la empresa TABLE S.L.
dedicada al mobiliario de oficina, recibe una carta, el 20 de julio de 2019, de Margarita
Sonrés Lázaro, directora del departamento de compras de la empresa SUN S.A. Esta le

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solicita un pedido de tres sillones de dirección (modelo SD/41), la fecha prevista de entrega
será en 15 días una vez recibido el pedido.

Teniendo en cuenta los datos que se facilitan a continuación, se pide que escribas los datos
del remitente en el sobre.

Empresa TABLE S.L. – Avda. del Mediterráneo, 41 – 46011 Valencia

Empresa SUN S.A. – Carrer Mare Nostrum, 10 – 46730 Gandía

RESPUESTA:
SUN S.A.

Carrer Mare Nostrum, 10

46730 Gandía

18. Explica en qué consiste la fase de numeración del proceso de salida de la gestión
informática de la correspondencia.

RESPUESTA:
Se trata de la fase en la que la documentación se enumera con la ayuda de un programa
informático. El número que corresponde se incluirá en el archivo de texto, será el que se
imprima para su envío.

19. Indica cuál de las siguientes imágenes se corresponde con una firma digital y cuál con
una firma manuscrita:

RESPUESTA:
1. Firma manuscrita.
2. Firma Digital.

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20. Indica cuáles son las fases del proceso de entrada de la gestión informática de la
correspondencia.

RESPUESTA:
1. Recepción y clasificación
2. Numeración
3. Registro
4. Impresión de código de barras
5. Distribución

21. Indica cuáles son las formas de franqueo más adecuadas según el tipo de envío.

RESPUESTA:
 Sellos
 Sobres prefranqueados
 Franqueo pagado
 Franqueo en destino
 Uso de máquinas franqueadoras

22. ¿Es necesario realizar el trámite de franqueo en el caso de que se utilicen los servicios
de empresas de mensajería?

RESPUESTA:
No es necesario realizar este trámite. Los empleados de estas empresas recogen los envíos
directamente en el domicilio del cliente o bien, es el cliente el que se desplaza a estas
organizaciones. En cualquier de los dos casos se paga el importe del servicio contratado.

23. ¿Qué es un certificado software?

RESPUESTA:
Es aquel que se solicita y descarga desde un navegador. Para obtenerlo, es preciso que el
usuario se persone e identifique en el organismo al que lo ha solicitado para que se pueda
verificar la autenticidad de los datos.

24. ¿Qué es un portafirmas?

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RESPUESTA:
La carpeta en la que se colocan los documentos que deben de ser firmados por una misma
persona. Están divididas con separadores que facilitan la colocación de cada uno de los
documentos a firmar de forma individual, posibilitando de esta manera la firma rápida de todos
ellos.

25. Nombra las normas, a nivel europeo y nacional, que hacen referencia a la
confidencialidad necesaria en el tratamiento de la información y de los datos de las
personas físicas y jurídicas.

RESPUESTA:
Directiva 2002/58/ CE del Parlamento Europeo y del Consejo

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo

Ley Orgánica de Protección de Datos

Constitución española de 1978

Ley 43/2010 del Servicio postal universal

26. ¿Por qué es necesario indicar la hora de salida en el registro de salida de

correspondencia?

RESPUESTA:
Es importante indicar la hora, y sobre todo si se trata de un envío de modalidad urgente, para
que quede reflejado en el albarán la hora en la que se ha realizado la entrega de la
documentación a la empresa de mensajería o entregada en Correos. En caso de que se produzca
algún incidente en su entrega se habrá dejado constancia del momento exacto de su entrega.

27. Indica de qué tipo pueden ser los envíos según el medio que se utiliza.

RESPUESTA:
Ordinario

Urgente

Certificado

Reembolso

Servicio de mensajería

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28. Ramón Gutiérrez Uría, jefe del departamento de ventas de la empresa TABLE S.L.
dedicada al mobiliario de oficina, recibe una carta, el 20 de julio de 2019 a las 10:00 horas,
de Margarita Sonrés Lázaro, directora del departamento de compras de la empresa SUN
S.A. Esta le adjunta un pedido en el que solicita tres sillones de dirección (modelo SD/41),
y solicita que la fecha prevista de entrega sea en 15 días una vez recibido el pedido. En
observaciones indicar que la carta contenía una mancha de grasa.

Teniendo en cuenta los datos que se facilitan a continuación, se pide que cumplimentes el
registro nº 21, del libro de correspondencia de entrada de la empres TABLE S.L.

Empresa TABLE S.L. – Avda. del Mediterráneo, 41 – 46011 Valencia

Empresa SUN S.A. – Carrer Mare Nostrum, 10 – 46730 Gandía

RESPUESTA:

29. Ramón Gutiérrez Uría, jefe del departamento de ventas de la empresa TABLE S.L.
dedicada al mobiliario de oficina, recibe una carta de Margarita Sonrés Lázaro, directora
del departamento de compras de la empresa SUN S.A. Esta, envió la carta el pasado 15 de
julio de 2019 a las 18:30 horas, adjuntándole un pedido en el que solicita tres sillones de
dirección (modelo SD/41).

Teniendo en cuenta los datos que se facilitan a continuación, se pide que cumplimentes el
registro nº 43, del libro de correspondencia de salida de la empres SUN S.A.

Empresa TABLE S.L. – Avda. del Mediterráneo, 41 – 46011 Valencia

Empresa SUN S.A. – Carrer Mare Nostrum, 10 – 46730 Gandía

RESPUESTA:

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30. Indica cómo se debe de proceder, con Correos y con una empresa de mensajería, en el
caso de que durante la recepción de un envío el destinatario sea desconocido.

RESPUESTA:
En el caso de una empresa de mensajería, antes de firmar el albarán de entrega se comprobará
quién es el destinatario del mismo y si no se conoce no se aceptará el envío.

En el caso de Correos, si ya nos lo han entregado, se clasificará como “Correo a devolver” y se

remitirá a Correos de nuevo.

31. ¿Cuáles son los motivos por los que es conveniente incluir cláusulas de
confidencialidad en los contratos que se firman con empresas o con trabajadores?

RESPUESTA:
La confidencialidad es la garantía de que la información y los datos que una persona o empresa
posee no van a ser expuestos a personas no autorizadas. Dos son los motivos principales por los
que es necesaria la confidencialidad, uno porque se exige legalmente y el segundo es porque se
firman cláusulas de confidencialidad en los contratos.

Los trabajadores pueden incluir en sus contratos cláusulas de confidencialidad, por ejemplo,
cuando se cambian de empresa para no utilizar los conocimientos y datos adquiridos en la
empresa que dejan. En cualquier caso, al firmar el contrato de trabajo ya está implícita la
obligación de confidencialidad, ya que según se recoge en el Estatuto de los Trabajadores, es
preciso actuar conforme a las reglas de buena fe y diligencia.

Entre las empresas es preciso que se definan y apliquen normas de confidencialidad con las que
proteger datos técnicos, comerciales e incluso financieros que comparten y cuya revelación
podría suponer una pérdida económica para algunas de las partes.

32. Indica cuáles son las comprobaciones a realizar durante la fase de inspección y
clasificación de la correspondencia que llega al departamento que gestiona los envíos.

RESPUESTA:
1. Que los documentos están firmados por los responsables del contenido.
2. Que se adjuntan los documentos relacionados como anexos.
3. Que los datos del destinatario son legibles y visibles en el envío.
4. Que se especifica la modalidad de envío a realizar.

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33. Elabora, utilizando una aplicación de hoja de cálculo, un libro registro de entrada de
correspondencia. Puedes utilizar como ejemplo el que aparece en la página 124 del libro
de texto.

RESPUESTA:

34. Elabora, utilizando una aplicación de hoja de cálculo, un libro registro de salida de
correspondencia. Puedes utilizar como ejemplo el que aparece en la página 125 del libro
de texto.

RESPUESTA:

35. La empresa Aluminium S.L., dedicada a la fabricación de perfiles, con domicilio en la

c/ Retamas, 25 en Badajoz, ha RECIBIDO en el mes de junio de 2020 las siguientes
comunicaciones.

FECHA CARACTERÍSTICAS DEL ENVÍO

1 de junio – 12:30 Carta que contiene la fra. 508/20 de su proveedor habitual de pinturas
horas (Pincolor S.A. de Badalona). El destinatario es el Dpto. de
Contabilidad.
10 de junio – 09:30 Carta certificada a la atención de la Dirección, incluye la expresión
horas “Confidencial”. La envía la Asesoría Fiscalidad S.Coop. de Logroño.
11 de junio – 14:20 Sobre con catálogo de sistemas de extracción para el departamento de
horas producción. Lo envía la empresa SISTEX S.L. de Córdoba.
17 de junio – 11:05 Carta de presentación junto con el C-V de Andrés Belinchón Gómez,
de Tudela, solicitando el puesto de carretillero que han publicado.
Dirigida al Dpto. de RR. HH.
26 de junio – 16:40 El dpto. de Marketing recibe el n.º 20 de la revista Empresarios del
aluminio de febrero enviada por la Asociación de empresarios
extremeños, sita en la Avda. de la ruta de la plata, 25 de Cáceres. La
revista llega con dos páginas arrancadas.

Registra los envíos en el correspondiente libro de correspondencia de entrada teniendo en

cuenta que el último número anotado es el 15.

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RESPUESTA:

36. Nombra cinco ejemplos de tipos de información de una empresa que en caso de ser
desvelados supondrían graves consecuencias económicas o de otra índole para la misma.

RESPUESTA:
A modo de ejemplo se facilitan los siguientes:

 Fórmula que el departamento de I+D+i está desarrollando.

 Datos bancarios de los clientes.
 NIF de los trabajadores.
 Contraseñas de los correos electrónicos institucionales.
 Detalles del nuevo lanzamiento de la campaña publicitaria.

37. Empareja, y ordena, cada una de las fases del proceso de salida de la gestión
informática de la correspondencia con su significado:

El código contiene toda la información de registro. Se incluye en ambos Impresión de

documentos (archivo texto y el impreso). código de barras
A través de máquinas franqueadoras. Franqueo y
expedición
Los datos de la documentación se incluyen en un programa informático, Numeración
de igual estructura al utilizado en el registro manual. Incluye campos de
autorrelleno.
Toda la documentación se genera a través de procesadores de texto. Registro
De forma automatizada. Se imprimen etiquetas con los datos del Plegado y
destinatario. ensobrado
La documentación se enumera con la ayuda de un programa informático. Redacción
El número se incluye en el archivo de texto y en el que se imprimirá para
su envío.

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RESPUESTA:
Toda la documentación se genera a través de procesadores de texto. Redacción
La documentación se enumera con la ayuda de un programa informático. Numeración
El número se incluye en el archivo de texto y en el que se imprimirá para
su envío.
Los datos de la documentación se incluyen en un programa informático, Registro
de igual estructura al utilizado en el registro manual. Incluye campos de
autorrelleno.
El código contiene toda la información de registro. Se incluye en ambos Impresión de
documentos (archivo texto y el impreso). código de barras
De forma automatizada. Se imprimen etiquetas con los datos del Plegado y
destinatario. ensobrado
A través de máquinas franqueadoras. Franqueo y
expedición

38. Empareja, y ordena, cada una de las fases del proceso de entrada de la gestión
informática de la correspondencia con su significado:

Numeración La documentación que llega como correo ordinario se digitaliza.

Impresión Los datos de la documentación se incluyen en un programa informático, de
de código igual estructura al utilizado en el registro manual.
de barras
Recepción y Mediante correo electrónico o aviso a todos los destinatarios de que los
clasificació documentos pueden consultarse online.
n
Distribución La documentación se enumera con la ayuda de un programa informático. El
número se incluye en ambos documentos.
Registro El código contiene toda la información de registro. Se incluye en ambos
documentos para facilitar búsquedas posteriores.

RESPUESTA:
Recepción y La documentación que llega como correo ordinario se digitaliza.
clasificación
Numeración La documentación se enumera con la ayuda de un programa informático. El
número se incluye en ambos documentos.
Registro Los datos de la documentación se incluyen en un programa informático, de
igual estructura al utilizado en el registro manual.
Impresión de El código contiene toda la información de registro. Se incluye en ambos
código de documentos para facilitar búsquedas posteriores.
barras
Distribución Mediante correo electrónico o aviso a todos los destinatarios de que los
documentos pueden consultarse online.

39. Juan Simpa Ticón, es un alumno de Servicios Administrativos que ha comenzado su

FCT (Formación en Centro de Trabajo) en una empresa internacional dedicada a la venta

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de electrodomésticos. Durante esta semana tiene que acompañar a Elvira Alegre Siempre,
es la encargada de las tareas correspondientes a la correspondencia y paquetería de la
compañía. La tarea que le encargan a Juan es que recepcione la correspondencia que se
reciba. Teniendo en cuenta que en esta empresa tienen una distribución mediante
casilleros, explica cuáles son las fases que Juan desarrollará durante la realización de esta
tarea.

RESPUESTA:
1) Recepción y clasificación. Una vez recibida la correspondencia y paquetería (Correos,
empresas de paquetería o la propia empresa), se identificarán a los destinatarios de los envíos y
se agruparán los envíos por departamentos y tipos.

2) Apertura y selección. Se abrirá la correspondencia según las normas de la empresa, nunca

aquella que contenga indicaciones de tipo “Confidencial” o “Personal”; y se comprobará que el
contenido especificado en el texto como anexos está incluido, en caso contrario se reclamará.

3) Numeración y registro. Se registrará la documentación en el correspondiente libro de registro

indicando todos los datos requeridos en el mismo (datos de entrada, remitente, clase de envío,
anexos, asunto, etc.).

4) Distribución. Se procederá a la entrega de la documentación, en este caso dejando la

correspondencia en el casillero de cada empleado.

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