REGISTRO CIVIL
ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS
El registro del estado civil tiene como finalidad ser un
instrumento que garantiza a las personas su derecho
al nombre y al reconocimiento de su existencia legal,
como sujetos titulares de derechos y obligaciones. De
acuerdo con el Decreto # 1260 de 1970, este
documento es capaz de demostrar ante las diferentes
autoridades la situación jurídica del individuo frente a
la familia y la sociedad.
SIGLAS:
NIP: Número de Identificación Personal
NUIP: Número Único de Identificación
Personal
RC: Registro Civil
RCN: Registro Civil de Nacimiento
Temas Comunes
a Registro Civil
Reposición: situación en la cual el registro civil es
diligenciado de acuerdo con la Ley y autorizado por el
funcionario competente, aunque el documento que
presenta deterioro, sin embargo, toda la información
es legible por el funcionario de Registro Civil.
Reconstrucción: se presenta cuando los folios o
seriales se han extraviado, destruido o desfigurado
totalmente en la respectiva oficina de registro (Art.
# 99 Decreto Ley 1260 de 1970). Si no es posible
adelantar el trámite de reconstrucción, procede una
nueva Inscripción (artículo 100 Decreto Ley 1260 de
1970).
Anulación: la nulidad formal sólo procede
administrativamente ante la Dirección Nacional de
Registro Civil (Art.# 104 del Decreto Ley 1260 de
1970). Las causales de nulidad son de carácter
taxativo y deben ser declaradas mediante acto
administrativo, expedido por la Dirección Nacional de
Registro Civil, a solicitud de una de las partes.
Inexistencia: procede cuando una inscripción o una
nota en el registro no ha sido firmada o ha sido
suscrita por un funcionario no autorizado, por lo cual
lo hace inexistente y, por lo tanto, no nace a la vida
jurídica (Art. #42 del Decreto Ley 1260 de 1970).
Los actos jurídicos relativos al estado civil son:
Reconocimiento de un hijo
Legitimaciones
Adopciones
Alteración de la patria potestad
SABÍAS QUÉ: un error frecuente del
funcionario es realizar la inscripción de
nacimiento sin el cumplimiento de requisitos.
Registro Civil
de Matrimonio
El registro civil de matrimonio es un documento con la
información del acto, expresando los datos de los
contrayentes y del matrimonio. Así mismo, informa
sobre las capitulaciones que se hayan pactado, sobre
los hijos legitimados por el matrimonio y si ha habido
decisión judicial o acuerdo de divorcio, separación de
cuerpos o nulidad del acto registrado.
Matrimonios que se Inscriben
Los matrimonios a inscribir serán los celebrados
dentro del país o en el extranjero, entre dos
colombianos por nacimiento, entre un colombiano por
nacimiento y un extranjero; entre dos colombianos
por adopción o entre un colombiano por nacimiento y
uno por adopción, siempre y cuando hayan sido:
Ante la Iglesia Católica (Art. # 68, Decreto
1260/70).
Conforme a los cánones de cualquier confesión
religiosa o iglesia, que cumplan con el Art. # 115
del Código Civil.
Ante Notario (Decreto 2668 de 1988).
Ante juez competente (Numeral 3°, Art. # 17 del
Código General del Proceso, Sentencia C-577
del 2011 de la Corte Constitucional, M.P. Gabriel
Eduardo Mendoza Martelo, y Sentencia STC
2282-2014 de la Sala de Casación Civil, Corte
Suprema de Justicia, M.P. Fernando Giraldo
Gutiérrez).
Vínculo Contractual Formal
y Solemne entre parejas del
mismo sexo
La Corte Constitucional, en el numeral quinto
de la Sentencia C-577 de 2011 (M.P. Gabriel
Eduardo Mendoza Martelo), resolvió que “si el
20 de junio de 2013 el Congreso de la
República no había expedido la legislación
correspondiente, las parejas del mismo sexo,
podrán acudir ante notario o juez competente
a formalizar y solemnizar su vínculo
contractual”.
Por lo tanto, como el Congreso no se
pronunció sobre el déficit que afecta a las
parejas del mismo sexo, éstas procederán
conforme al numeral 5° de la mencionada
sentencia hasta que haya una normatividad
especial.
SABÍAS QUÉ: en los eventos que sea
expresa la decisión de la autoridad ante la
cual se celebra el vínculo solemne, aunque no
se hará inscripción en el Registro Civil de
Matrimonio, se harán las respectivas notas en
los Registros Civiles de Nacimiento de los
contratantes y en sus respectivos Libros de
Registro de Varios.
Registro Civil
de Defunción
El procedimiento para la inscripción del
registro civil de defunción se debe atender
teniendo en cuenta unos requisitos muy
claros, como los documentos base, que
constan y validan la muerte del inscrito.
Solo se Inscribirán:
Las defunciones de personas que fallezcan
dentro del territorio del país.
Las defunciones de colombianos y las de
extranjeros residentes en el país, cuyo
fallecimiento ocurra en el extranjero. Cuando
solicite el interesado, se inscribirá la defunción
en el consulado correspondiente o en cualquier
oficina de registro del país.
Las sentencias judiciales que declaren la
presunción de muerte por desaparecimiento.
Quienes deben denunciar
la defunción:
El cónyuge sobreviviente.
Los parientes más próximos del occiso.
Las personas que habiten en la casa en que
ocurrió el fallecimiento.
El médico que haya asistido al difunto en su
última enfermedad.
La funeraria que atienda a su sepultura.
El director o administrador del cuartel,
convento, hospital, clínica, asilo, cárcel o
establecimiento público o privado donde
ocurra el hecho.
La autoridad de policía que encuentre un
cadáver de persona desconocida o que no sea
reclamada.
Ocurridas en el exterior
Cuando la defunción ocurra en el extranjero y
sea de aquellas que pueden inscribirse en el
registro civil de las personas en Colombia de
conformidad con el Art. # 77 del Decreto ley
1260 de 1970, se acreditará con el registro civil
del país donde ocurrió o su equivalente,
debidamente apostillado o legalizado y
traducido de ser el caso.
SRCWEB
El sistema de Registro Civil (SRCweb) es una
herramienta tecnológica, que le permite a la
Registraduría Nacional, la automatización la
expedición de registros civiles en las oficinas
que ejercen la función registral (notarias,
hospitales, corregimientos, alcaldías),
permitiendo la actualización en tiempo real, la
información de los registros civiles de
nacimiento, matrimonio y defunción, en las
bases de datos de la Registraduría Nacional del
Estado Civil – Nivel Central, conllevando con ello
la expedición de registros civiles en formato
digital.
 Trámites
Anomalías que son
competencia del
Servicio Nacional de
Inscripción y Anomalías
Los trámites para anulaciones, cancelaciones,
reconstrucciones y correcciones en los Registros que pueden ser tratadas
civiles, deben estar ajustados a las Normas que rigen en oficinas online.
a las inscripciones en el Registro civil; no se puede
realizar actividades que lleven una imprudente Anomalías del Servicio Nacional de
ejecución de las mismas. Es importante anotar que Inscripción
cada acción que efectúe un funcionario Registral
queda la trazabilidad grabada en el Sistema. Corrección de RCX modo origen (NUIP y NIP)
levantar modo origen e informar a la oficina de
origen para que procedan con la corrección.
Procedimiento Borrado lógico de registros- Cuando aplique
de Nulidades previa verificación del S.N.I.
Correcciones casos especiales.
Corrección de números de identificación
NUIP/NIP (casos especiales).
Se da un procedimiento de NULIDAD en las siguientes Desvincular cédulas de RCD.
circunstancias y en concordancia con las normas RCX a modificar en base de datos no existe
vigentes y teniendo en cuenta en las diferentes Invalidar RCX por imposibilidad de
sentencias emitidas tanto por la Corte Constitucional reconstrucción.
y la Corte Suprema de Justicia, aclarando que el Registros en tabla temporal.
Decreto 1260 de 1970 establece las causales de El serial del registro ya existe en SIRC.
nulidad formal en el registro civil de nacimiento.

Anomalías Tratadas en la Oficina

Certificados de Firma
Online
de Registradores,
Correcciones de RCX
Inspectores y
El serial no pertenece a la oficina de origen
Corregidores con Corrección de número de identificación a
Fines de Apostillaje registros no reemplazados
Complementación
La Registraduría Nacional del Estado Civil expidió la Corrimiento de seriales
resolución que define los pasos a seguir por el
Colombiano para certificar la firma de Registradores,
Inspectores y Corregidores en los registros civiles con
fines de apostille, por lo tanto, todos los servidores
debemos tener claro el tema para orientar
eficientemente al ciudadano que requiera dicho Estados de los
servicio. Registros Civiles

Tipos de Números
El Registro Civil en sus tres clases Nacimiento, Matrimonio y
de Identificación
Defunción, demuestra la situación jurídica de una persona
ante el Estado, la sociedad y la familia, es base de la
identificación del individuo.

Actualmente nos identificamos en Colombia

con el el NIP y con el NUIP.
Desde los 7 años de edad y hasta los 17, las
personas eran identificadas a través del NIP, en
la tarjeta de identidad.
Desde los 18 años hasta la defunción, nos
identificamos con un número distinto en la
cédula de ciudadanía.
A partir del año 2000, se adoptó el "Número
Único de Identificación Personal NUIP", el cual
nos identifica como personas,
ciudadanos únicos en el contexto político social
y económico del país, y el que nos acompaña
desde el nacimiento hasta la muerte.
Con el avance e implementación tecnológica en
la Registraduría Nacional del Estado Civil, este
NUIP se incluye en el nuevo documento de los
colombianos, que es la cédula digital.
Reglamentación
de Correcciones
Clases de Estados de los Registros
Civiles
VÁLIDO: Los Registros de Nacimiento, Matrimonio y
Defunción cuya información está sin ninguna novedad y
corresponde con las validaciones que hace el Sistema de
Información de Registro Civil – SIRC.
ANÓMALO VÁLIDO (AV): Cuando alguna validación
arroja alguna alerta sobre inconsistencias, pero el operador
continuo con el proceso d grabación.
ANÓMALO INVÁLIDO (AI): Cuando un Registros de
como Nacimiento, Matrimonio o Defunción se invalida por
complementación o existe una observación del operador
por falta de firma del funcionario que realizo el registro civil.
REEMPLAZADO INVÁLIDO (RI): Cuando el Registros de
Nacimiento, Matrimonio o Defunción fueron reemplazados
por otro serial.
ANOMALO REEMPLZADO INVÁLIDO (ARI): Se puede
dar en casos que el Registro Civil tiene riesgo de
Homonimia, y estando en estado Anómalo Valido el
funcionario hace algún reemplazo.
INVÁLIDO: Se da en el caso de alguna actuación
administrativa como por ejemplo la anulación de un RC por
parte de la DNRC, el funcionario en el aplicativo PMT, se
dirige a la opción RC-COMPLEMENTACION-OTRO MOTIVO
DE INVALIDACIÓN-AGREGA LA NOTA, y queda con ese
estado.

Con la resolución 146 del 18 de enero de 2000 la

RNEC adoptó la asignación del número único de
identificación personal NUIP en el registro civil de
nacimiento, el cual permite identificar a los
colombianos durante toda su vida. Inicialmente la
estructura consistió en la asignación alfanumérica.
Esta estructura fue modificada posteriormente
mediante la Res. # número 3571 del 30 de sept de
2003, adoptado un NUIP exclusivamente numérico.
El NUIP alfanumérico presentó dificultad para
implementarlo en algunas entidades públicas y
empresas del sector privado. Por lo tanto, la
Registraduría Nacional del Estado Civil determinó la
nueva estructura a 10 dígitos numéricos iniciando por
el 1.000.000.000 (Res. # 3571 del 30 sep. 2003).
Este NUIP numérico se empezó aplicar desde el 2004
en todo el país.
El NUIP es asignado en los siguientes momentos:

Al registrar el nacimiento.
Al momento de solicitar el trámite de cédula de
ciudadanía cuando las personas están
registradas, pero no cuentan con la asignación
del NUIP numérico.
En los casos de no tener registro civil de
nacimiento por estar bajo el régimen (Ley 92
de 1932).
Al tratarse de extranjeros nacionalizados con
la carta de naturaleza o inscripción, según el
caso.