REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL EL LIBERTADOR

UNIDAD DE REGISTRO Y ANÁLISIS ESTADÍSTICO

Curso de Excel para los Jefes de Sección de

Registro y Control Estadístico de la UPEL

Facilitador: Durán Meza Jarles Manuel

C.I: 15.695.743
Jefe de Unidad de Registro y Análisis Estadístico

Caracas, mayo de 2014

 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD EXPERIMENTAL EL LIBERTADOR
UNIDAD DE REGISTRO Y ANÁLISIS ESTADÍSTICO

Contenido
Cápitulo i ............................................. 4

Construcción de la data .............................. 4

Capítulo II ............................................ 6

Depuración de datos por medio de filtros ............. 6

Capítulo III ........................................... 7

Eliminación de datos duplicados ...................... 7

Capítulo iv ............................................ 9

Construcción de cuadros .............................. 9

Capítulo v ............................................ 13

Cálculo de la edad. ................................. 13

Capítulo vi ........................................... 17

Cálculo de las formas 1902 .......................... 17

Epílogo ............................................... 18
 FACILITADOR: Lcdo. DURÁN MEZA JARLES MANUEL
C.I: 15.695.743

Introducción

El siguiente material que se presenta a continuación

funge como herramienta para el desarrollo de las actividades
vinculadas con las estadísticas que se elaboran dentro del la
Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) por
medio de los institutos que la conforman.

El material antes mencionado hace referencia y se adapta

a las herramientas que comúnmente son utilizadas por los jefes
de sección de registro y control estadístico por medio de el
software Excel conocido en la jerga de la computación software
hoja de cálculo. En el material se presentaran escenarios con
ejemplos reales para el manejo de datos, esto permitirá un
mejor dominio de la data que se reporta al ente principal en
este caso la Unidad de Registro y Análisis Estadístico.

Los ejemplos se presentaran por medio de capítulos de

acuerdo a la dificultad del manejo de la data, así el usuario
de este material identificará de manera rápida y precisa el
problema para construir los elementos que la unidad antes
mencionada solicita.

No se pretende con este material cubrir todas las

debilidades que podamos presentar, sería un mecanismo inefable
considerar tal inquietud por parte nuestra. Sin embargo, a
medida que se ponga en práctica seremos mejores usuarios de
tan maravillosa herramientas.

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CÁPITULO I

Construcción de la data

El primer paso para trabajar con la data es asegurarse

que el número de variables estén completas; es decir, el
conjunto de variables solicitadas por la unidad junto con las
variables solicitadas por la Oficina de Planificación del
Sector Universitario (OPSU). Esto obedece que al tener un
conjunto de variables lo más considerable posible se obtienen
mejores resultados lo que conlleva a un mejor control del
dato, a esto se le conoce como calidad del dato.

El ambiente del software Excel particularmente Excel 2007

se presenta de la siguiente manera:

La figura que se presenta corresponde al ambiente de

trabajo de la hoja de cálculo Excel 2007, allí se muestra el
encabezado por letras en orden alfabético, por el lado
izquierdo las columnas enumeradas.

Las variables deben colocarse en la fila 1 como se

muestra en la siguiente figura

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En este ejemplo se muestra que la fila 1 aparecen todas

las variables que corresponden con los docentes, en la se
puede identificar con la flecha con sentido horizontal. Los
datos de cada docente aparecen en la parte inferior de cada
variable lo que corresponde a una data de corte transversal.

Se debe asegurar que los datos transcritos de cada

docente no tengan errores por transcripción y para ello la
herramienta del filtro es muy útil en este sentido. El filtro
se encuentra en el panel de inicio de la hoja de cálculo y
corresponde a la siguiente figura

Al seleccionar las variables que se desean filtrar debe

aparecer lo siguiente:

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CAPÍTULO II

Depuración de datos por medio de filtros

Una vez construida la data se procede a depurar la data

por medio de los filtros de las variables seleccionadas por
ejemplo el número de cedula de identidad:

En este ejemplo se observa un

error de transcripción ya que el
numero de cedula de identidad
7.778.912.185 no corresponde con la
seriación que a nuestro país Venezuela
se fija. No obstante, existen otros
países donde es posible este número de
identificación por lo que se debe
asegurar que el ciudadano es de origen
extranjero de lo contrario se debe buscar el número de
identificación real.

De igual manera suele suceder con las fechas de

nacimiento por ejemplo:

Se puede apreciar que la fecha de

nacimiento corresponde a un error de
transcripción 15/09/10966, siguiendo el
sentido nos permite identificar que la
fecha real es 15/09/1966. Así como este
error puede suceder con la siguiente
fecha 31/04/1983; sin embargo, el filtro
las identifica ya que el muestra lo
siguiente 31/04/1983 y no es sustituida por el año en este
caso 1983.

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CAPÍTULO III

Eliminación de datos duplicados

Unos de los problemas que pude presentar la data es el

riesgo de reportar datos duplicados. Cabe destacar que, en la
data que corresponde a los alumnos se puede suceder esta
situación, la única oportunidad que se pueda presentar este
caso es que el estudiante este cursando dos (2) especialidades
distintas conjuntamente de lo contrario se considera
duplicado.

En la data de empleados administrativos, obreros y

docentes bajo ningún concepto puede registrarse un ciudadano
dos (2) veces. Para esta situación se ofrece el siguiente
tratamiento:

Se debe seleccionar desde el principio de la data

(variables) hasta el último ciudadano. El usuario deberá
asegurarse que la data no tenga filtros o filas sin llenar.

Se debe hacer clic sobre el panel de datos y luego hacer

clic sobre quitar duplicados como se muestra en la siguiente
figura:

Luego aparecerá el siguiente cuadro de dialogó

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Obsérvese que en las

columnas aparecen el nombre de
las variables a demás aparece
el tilde en mis datos tienen
encabezados. Aquí es importante
destacar que la variable por la
que se va a tamizar es le
número de cédula o pasaporte
pero se debe prestar atención
que los datos corresponden a información de los docentes. En
el caso de los alumnos se debe tamizar por especialidad y
número de cédula de identidad.

En este caso en partícula el usuario deberá hacer clic

sobre el botón aceptar.

Es probable que aparezca ese mensaje,

si el caso es contrario al mismo aparecen
el numero de duplicados que se encuentran
en la data.

Es importante destacar que la eliminación del dato se

hace de forma longitudinal, y se elimina la fila donde este el
segundo y en algunos casos el tercero es por esta razón que el
debe tener mucho cuidado al momento de eliminar.

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CAPÍTULO IV

Construcción de cuadros

Una de las herramientas más importantes para la

construcción de los cuadros estadísticos son las tablas
dinámicas, esta etapa del curso puede considerarse como la
fase de Excel avanzado debido a la características que la
misma presenta, al igual que en el capítulo anterior se debe
seleccionar cada uno de los elementos que se encuentran en la
data; es decir, variables y datos.

Esta herramienta se presenta en el panel insertar donde

dice tabla dinámica como se muestra en la siguiente figura:

Al hacer clic sobre tabla dinámica aparece el siguiente

cuadro de diálogo

Se puede apreciar que la tabla o

rango ya se encuentra fijado, esto se
debe a que la matriz de datos fue
seleccionada con anterioridad. El
usuario deberá asegurarse de que el
botón de nueva hoja de cálculo este
activado ya que la tabla se originará
en una hoja nueva del mismo libro.

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Luego de hacer clic sobre el botón aceptar aparecen dos

(2) cuadros de diálogo los cuales se muestran a continuación:

La lista de campos para agregar al informe

(cuadro), el usuario deberá asegurarse que todas
las variables estén en esta lista.

En esta figura se puede apreciar que en la

parte inferior se encuentran los rótulos de fila
y rótulos de columna el usuario deberá arrastrar
las variables que desea considerar para su cuadro
siempre y cuando prevalezca el orden deseado, es
decir, si el usuario desea crear un cuadro con el
tiempo de dedicación según el sexo deberá colocar
en rótulos de fila la dedicación y en rótulos de columna la
variable sexo.

En el símbolo sigma o sumatoria ∑ valores el usuario

deberá colocar una de las variables que se encuentre en la
lista, pero en este caso y de manera práctica puede colocar
una variable de carácter cualitativo por ejemplo apellidos
para que el sistema haga un conteo de los docentes por tiempo
de dedicación distribuido por sexo.

El segundo cuadro de diálogo que se presenta es el

siguiente

Este cuadro se va originando a medida que

el usuario va incorporando variables en rótulos
de fila y rótulos de columna.

Este cuadro se originó en una hoja de

cálculo diferente a la de los datos por lo que
se puede manejar o manipular de acuerdo a lo
requerido por el usuario

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Se puede observar en ésta figura la posición donde se

colocaron las variables que se desean trabajar, es pertinente
destacar que la codificación de las variables es producto de
los códigos OPSU; sin embargo, en los rótulos de fila aparece
el código del tiempo de dedicación con la siguiente
valoración: 1=dedicación exclusiva, 2=tiempo completo, 3=medio
tiempo y 4=tiempo convencional. En el rótulo de columna se
tiene el código de genero y tiene la siguiente valoración:
0=masculino y 1=femenino. En ∑ valores aparece una variable
con características cualitativas, esto se debe a que el
sistema (hoja de cálculo) realiza la operación algebraica de
conteo, sí se utiliza una variable de carácter cuantitativo se
corre el riesgo de sumar, por ejemplo la edad, el sistema
sumaria todas las edades y el resultado puede ser un numero
elevado que no representaría el dato que se quiere conocer.

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Para corregir este tipo de errores el usuario debe tener

cuidado con la naturaleza del dato (averiguar sobre la
naturaleza del dato). En ∑ valores en la parte inferior
aparece una flecha en la ficha de la variable al hacer clic
sobre la ficha aparece el siguiente cuadro

El usuario deberá hacer clic sobre

configuración de campo de valor… esta opción
permitirá realizar operaciones algebraicas
de gran utilidad en el área de la
estadística. Al hacer clic sobre
configuración de campo de valor… aparece el
siguiente cuadro de diálogo

Este cuadro de diálogo permite al

usuario realizar las operaciones
algebraicas que desee. Por ejemplo sí se
quiere saber el número de estudiantes por
especialidad el usuario deberá configurar
el campo de valor a cuenta. Sí el caso es
referente al ingreso anual en Bs se debe
configurar el campo de valor a suma. Sí
el usuario quiere tener una idea de el gasto mensual de
insumos para la universidad el usuario deberá configurar el
campo de valor a promedio. Por esta razón y se hace énfasis en
la naturaleza del dato.

No se pretende ser un experto en datos, sería un falacia

considerar que el usuario adquiera cierta destreza pero se
pretende que tenga noción sobre el dato.

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CAPÍTULO V

Cálculo de la edad.

En algunos reportes que se realiza a la Unidad de

Registro y Análisis Estadístico se requiere la destreza para
calcular la edad del estudiante. Existen varias maneras y
varias formas de realizar dicho cálculo, todo dependerá de las
circunstancias que se plantee. Para efectos prácticos la edad
que se solicita en la unidad antes mencionada, se estila que
la edad sea calculada en un año fiscal es decir en la línea
del tiempo será de el 01/01/añoi al 31/12/añoi, en pocas
palabras años cumplidos de todos los estudiantes.

El usuario deberá asegurarse de que los datos reportados

como fechas de nacimiento estén completos y sean los
correctos. Luego debe tomar toda la columna de la fecha de
nacimiento y pasarla a un nuevo libro de Excel como se muestra
en la siguiente imagen

Luego se debe guardar el archivo con formato

(delimitado por espacios) donde dice guardar como tipo como se
muestra en la siguiente figura

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Luego aparece otro cuadro de diálogo mostrando lo siguiente

información

se debe hacer clic

sobre aceptar para proceder
al siguiente paso.

La siguiente imagen es la que transforma el archivo a

otro tipo de archivo (indagar sobre este procedimiento)

Al hacer clic en el
botón de si se debe cerrar
el archivo que a la vista
del usuario presenta las
características idénticas al Excel.

Al volver abrir el archivo edad aparece automáticamente

el siguiente cuadro de diálogo al cual el usuario deberá
asegurase de que el botón este activado en delimitados ya que
de lo contrario el procedimiento caduca.

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Se debe hacer clic sobre el botón de siguiente para pasar

al segundo paso para encontrar el siguiente cuadro

Nótese que se activa

la casilla de otros con la
finalidad de incorporar el
símbolo matemático de la
división ya que las fechas
que se registraron están
delimitadas días, meses y
años por este caracter. Es
importante prestar atención
en la vista previa de los
datos como el software separa de manera automática la fecha

El último cuadro es el siguiente con los datos ya

trasformados se debe hacer clic sobre el botón finalizar para
proceder a calcular la
edad.

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Luego se abre el archivo de la siguiente manera y se

procede a realizar el cálculo de la edad usando el año fiscal

y el año de nacimiento como se muestra en la siguiente figura

Así de esta manera se calcula la edad de los estudiantes

considerando el año fiscal que se va a trabajar. Para calcular
la edad de todos los estudiantes de hace doble clic sobre la
celda trabajada y automáticamente se repite en cada estudiante

Aquí

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CAPÍTULO VI

Cálculo de las formas 1902

Las formas 1902 son formatos emanados por la coordinación

de presupuesto y para ello se realiza los siguientes
procedimientos: matrícula año real 2013, último estimado 2014
ambos desagregados por sexo y programado año 2015 desagregado
por trimestre y por sexo.

Se aconseja trabajar primero el nuevo ingreso y el egreso

en ambas categorías para realizar las proyecciones de los años
siguientes mediante la siguiente formula: ‫ܯ‬௜ = ‫ܯ‬௜ିଵ + ܰ‫ܫ‬௜ − ‫ܧܴܩܧ‬௜ିଵ

Donde:

‫ܯ‬௜ = matrícula del año fiscal i

‫ܯ‬௜ିଵ = matrícula del año fiscal anterior
ܰ‫ܫ‬௜ = nuevo ingreso del año fiscal i
‫ܧܴܩܧ‬௜ିଵ = egresados del año fiscal anterior
Es importante destacar que la formula carece de elementos
por ejemplo la deserción y la incorporación como factores
perturbadores de la estimación de la matrícula. A veces se
considera inefable el mecanismo con que se trabaja tal
proyección; sin embargo son los lineamientos emanados por
órganos superiores a nuestra unidad.

El procedimiento para los trimestres es similar usando la

formula siguiente: ‫ܯ‬௧ = ‫ܯ‬௧ିଵ + ܰ‫ܫ‬௧ − ‫ܧܴܩܧ‬௧ିଵ

Donde:

‫ܯ‬௧ = matrícula del trimestre t

‫ܯ‬௧ିଵ = matrícula del trimestre anterior
ܰ‫ܫ‬௧ = nuevo ingreso del trimestre t
‫ܧܴܩܧ‬௧ିଵ = egresados del trimestre anterior
Nota: se recomienda trabajar primero los trimestres de
nuevo ingreso y egreso para realizar los cálculos anuales.

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EPÍLOGO

Para todos mis colegas estadísticos

“Cuando el señor creo el mundo y las personas para vivir

en él, obra que de acuerdo a la ciencia moderna, llevo mucho
tiempo, podría muy bien imaginarme que razonó para si de la
siguiente manera: “Si hago todo predecible, estos seres
humanos, a los que he dotado de cerebro bastante buenos,
indudablemente aprenderían a predecirlo todo, y por lo tanto
no tendría aliciente para hacer nada, porque reconocerían que
el futuro está totalmente determinado y en él no puede influir
ninguna acción humana. Por otra parte, si lo hago todo
impredecible, gradualmente descubrirían que no hay base
racional para ninguna decisión y por lo tanto, como en el
primer caso, no tendrá motivos para hacer nada. Ninguno de
estos dos proyectos tiene sentido. Crearé, por lo tanto, una
mezcla de los dos. Que unas cosas sean predecibles y otras
impredecibles. Tendrán entonces, entre muchas otras cosas, la
importante tarea de saber cuál es cual.”

E.F. SCHUMACHER£.

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