Checklist para la coordinación de un programa de

mentoreo

1) Definición y objetivos del programa. Se deben establecer:

a) Objetivos.
b) Tipo de participantes a convocar.
c) Duración del programa:
i) La duración del programa en general está vinculada con los objetivos a
alcanzar y los recursos económicos disponibles:
(1) Los programas más rápidos que se han desarrollado son los de
speed mentoring, en los que los mentores están sentados en mesas
y los mentoreados van cambiando de mesa para tener la
oportunidad de sentarse por 10 minutos con cada mentor.
(2) Existen programas que duran 2 horas como las caminatas de
mentoreo o mentoring walks de la fundación Voces Vitales. Mujeres
se reúnen para caminar juntas durante dos horas y compartir
experiencias de mentoreo.
(3) Programas que duran una semana o un mes, tiempo durante el cual
los mentees van a la oficina del mentor todos los días para verlo en
acción.
(4) También existen programas de 6 meses o un año, meses durante los
cuales mentores y mentoreados se reúnen una o dos veces por mes
en reuniones de dos horas aproximadamente.
d) También es fundamental definir el posicionamiento a alcanzar:
i) ¿Qué se pretende para el programa? ¿Qué alcance y crecimiento se prevé?
¿Qué posicionamiento se necesita para eso?

2) Luego se debe pensar en el armado de presupuesto y la búsqueda de financiación:

a) Los programas de una compañía podrán contar con financiamiento interno.
b) Los programas realizados por fundaciones u organizaciones sociales o del estado
pueden recibir financiamiento a través de sponsoreo o pauta publicitaria. También
pueden recibir financiamiento de organismos internacionales.
c) Otra alternativa es que las empresas paguen a fundaciones o consultoras de
recursos humanos por el desarrollo de programas de mentoreo.

3) El siguiente paso es la contratación del equipo de implementación del programa, ya sea

equipo permanente o contratado, interno o externo a la organización. Si no se cuenta con
dinero suficiente para la contratación de todas estas personas, al menos se deberá tener en
cuenta que se necesitará a alguien que ejerza las siguientes funciones:
a) Un coordinador general para dar seguimiento al programa y que asegure su
cumplimiento en tiempo y forma con el financiamiento disponible.
b) Un equipo de selectores que puedan evaluar, elegir y matchear a los participantes
del programa.
c) Una persona que sea el punto de contacto con los mentores durante todo el
programa. Para coordinar los pasos necesarios, para ajustar lo que hiciera falta, para
asistirlos con dudas y consultas durante el proceso. Para que sientan que tienen un
apoyo permanente.
 d) Una persona que sea el punto de contacto con mentees durante todo el programa.
Por las mismas razones que las mencionadas para el caso de los mentores.
e) Una persona o consultora que desarrolle los contenidos del programa que se
detallan más adelante.
f) Una empresa de logística y personas de apoyo para los encuentros presenciales.
Este punto dependerá 100% del tipo de evento que se desarrolle. Una caminata de
mentoreo en un espacio al aire libre que generalmente implica a más de 300
participantes requerirá una asistencia y una logística completamente distinta a un
programa de mentoreo que se realice en una organización y sea solo para 10
personas.
g) Un equipo que haga la difusión del programa.
h) Un especialista en evaluación y monitoreo para poder medir el impacto del programa.

4) La selección de los participantes será clave para el éxito del programa.

5) Se deberá contemplar también el desarrollo de materiales y la campaña de difusión del

evento, especialmente si se trata de un programa de convocatoria abierta donde se pretende
que las personas se postulen:
a) Para ello, se puede realizar la contratación de agencia de relaciones públicas y redes
sociales o un pedido de campaña a equipos internos de la organización.

6) Otro punto a contemplar, que seguramente sea uno de los que más tiempo requiera, es la
creación de materiales y contenido para el programa. Entre ellos, podemos destacar:
a) Manual del mentor.
b) Manual del mentoreado.
c) Acuerdo de participación.
d) Acuerdo de confidencialidad.
e) Acuerdo de uso y difusión de imagen.
f) Presentaciones en PowerPoint o vídeos para las reuniones de lanzamiento, para los
entrenamientos de mentores y mentoreados.
g) Formularios de informe de avance del programa a completar por mentores y
mentoreados.
h) Formularios y reportes de avance a completar por el organizador de programa.

7) Se tendrán que planificar y organizar encuentros presenciales grupales, por ejemplo:

a) El lanzamiento del programa.
b) Las reuniones de seguimiento.
c) El cierre del programa.

8) Por otro lado, se tendrán que coordinar y dar seguimiento a los encuentros de las duplas
de mentores y mentoreados.

9) La filmación de los encuentros y video resumen de las actividades ayudarán a poder dar
visibilidad al programa y a sus participantes y a poder dar cuenta de su impacto.

10) La evaluación del programa será fundamental para poder dar cuenta del impacto que
genera y su evolución. Deberán realizarse:
a) Encuestas de satisfacción de los participantes.
b) Análisis de impacto de cada una de las reuniones.
c) Logro de los objetivos establecidos para el programa.
d) Logro de los objetivos de cada una de las relaciones de mentoreo.
 e) Seguimiento de la evolución del negocio o de la carrera de los participantes en los
programas de mentoreo, entre otros.

11) Finalmente, deberá realizarse un reporte de lo realizado y objetivos alcanzados durante el

programa y fundamentalmente de su impacto. Se deberán recoger testimonios de los
participantes y hacer una comparación con los resultados de años anteriores:
a) Y se deberá establecer, además, con quiénes se compartirá el reporte.