TEMA 2 GENERALIDADES SOBRE EL PRESUPUESTO

HISTORIA

Los presupuestos existen desde los inicios de la humanidad, desde que el hombre pasó de
ser nómada a sedentario hasta la actualidad, los presupuestos ha tenido importancia. Por
ejemplo, algunas civilizaciones tuvieron que implementar ciertos elementos para predecir
cuáles eran las mejores temporadas de siembra de acuerdo con las estaciones del año, así
como las expectativas correspondientes.

No obstante, los primeros fundamentos teóricos y prácticos que se tienen del presupuesto
como herramienta de planificación y control tuvo su origen en el sector gubernamental a
finales del siglo XVIII cuando se presentaban al parlamento británico los planes de gastos
del reino y las pautas sobre su posible ejecución y control.

En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental, y Estados Unidos, en 1821

como elemento de control del gasto público y como herramienta para los funcionarios cuyo
trabajo era presupuestar para garantizar el funcionamiento eficiente de las actividades
gubernamentales.

En la iniciativa privada, el presupuesto se empezó a utilizar en el siglo XX. Entre 1912 y 1925,
el sector privado notó las ventajas de utilizar el presupuesto en materia de control de gastos
y para destinar recursos a aquellos aspectos necesarios para obtener márgenes de
rendimiento adecuados en un ciclo de operación determinado. En este periodo las
industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de planeación
empresarial apropiados.

En ese periodo se promueve la necesidad de presupuestar y programar, se fomenta el

tecnicismo y la toma de decisiones con base en el estudio y evaluación amplios de los costos.

En nuestros días se tiene plena convicción de que los pronósticos relacionados con el
manejo de efectivo son importantes para prevenir situaciones de insolvencia, proceder a la
valuación seria de empresas, resolver a tiempo problemas de liquidez y evaluar cualquier
inversión.
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Es por eso que el presupuesto se constituye en la herramienta fundamental de planeación
estratégica que permite visualizar la empresa para formular su política de liquidez, proceder
a la inversión oportuna de fondos sobrantes, acudir a créditos cuando las disponibilidades
monetarias no permitan la cobertura integral de sus compromisos, trazar su política de
dividendos y visualizar su desempeño a futuro.

NOCIONES DE PRESUPUESTOS

Cualquier persona física o moral necesita hacer presupuestos porque siempre se requiere
anticiparse al futuro, previendo lo que pueda suceder para idear mecanismos y estrategias
para enfrentar circunstancias inciertas.

Personas
Empíricas
Familias

Nociones de presupuestos Instituciones públicas

Teórico - prácticas Empresas

Organizaciones privadas sin

fines de lucro

Nociones empíricas de presupuestos:

Las personas trabajadoras tienen que distribuir sus ingresos en función de un orden de
prioridades como la alimentación, la salud y la vivienda; si después de atender estas
necesidades primarias quedan recursos, se destinarán a vestuario, educación y recreación.

Nociones teórico-prácticas de presupuestos:

Las empresas deben planear la manera de obtener utilidades con la ejecución de actividades
en forma coherente.

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Los presupuestos gubernamentales buscan el empleo adecuado de los recursos
provenientes de impuestos, multas, prestación de servicios, emisión de bonos de deuda
pública o contratación de créditos. La distribución de los recursos se hace en función de las
prioridades nacionales en cuanto a creación de infraestructura pública, cobertura de
programas de seguridad social, justicia y seguridad nacional y el servicio de la deuda
externa.

CONCEPTO DE PRESUPUESTO

La palabra Presupuesto se compone de dos raíces latinas:

PRE = antes de, o delante de

SUPUESTO = hecho, formado

Por lo tanto, presupuesto significa “antes de lo hecho”

Es un conjunto bien integrado de decisiones que determina los propósitos de la empresa y

los medios para lograrlos, incluyendo los recursos humanos, financieros y materiales, las
formas de organización, los métodos de trabajo y las medidas de tiempo y calidad. Debe ser
el programa que dirija todas las actividades de la organización.

Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de

una empresa en un periodo determinado, con la adopción de las estrategias necesarias para
lograrlos.

OBJETIVOS DEL PRESUPUESTO

El objetivo general del presupuesto es planear, controlar y dirigir las actividades operativas
y financieras de una organización en un periodo determinado.

Los objetivos particulares del presupuesto dentro del proceso administrativo son:

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Con respecto a la planeación, planificación unificada y sistematizada de las acciones en
concordancia con los objetivos.

Para la organización, persigue una adecuada precisa y funcional estructura de la entidad.

Para la dirección, el objetivo del presupuesto se centra en la compaginación estrecha y

coordinada de todas y cada una de las acciones que realiza la entidad para el cumplimiento
de sus objetivos.

Para el control, el objetivo del presupuesto consiste en la comparación a tiempo entre lo

presupuestado y los resultados habidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiables
para efectuar correcciones.

CARACTERÍSTICAS DEL PRESUPUESTO

Se trata de un plan, esto es que el presupuesto expresa lo que la administración trata de

realizar de tal forma que la empresa logre un cambio.

Es integrador, esto significa que toma en cuenta todas y cada una de las áreas y actividades
de la empresa.

Es coordinador, esto significa que los planes para varios de los departamentos de la
empresa deben ser preparados conjuntamente y en total armonía.

Muestra las operaciones y los recursos que se van a utilizar en el siguiente periodo tanto en
términos monetarios como en términos físicos.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO

Las empresas forman parte de un medio económico lleno de incertidumbre, por lo que
deben planear sus actividades para sostenerse en el mercado de manera competitiva
puesto que enfrentan grandes riesgos por asumir.

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Entonces, el presupuesto surge como una herramienta moderna de planeación, control y
toma de decisiones al reflejar el comportamiento de la competencia y de indicadores
económicos como los enunciados y en virtud de sus representaciones con los diferentes
aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa. El fin último es maximizar
las utilidades.

En este contexto, el presupuesto constituye una herramienta fundamental para:

- Minimizar el riesgo de operación.

- Mantenimiento del plan de negocio.

- Sirve como mecanismo de revisión de políticas y estrategias para dirigirlas hacia el objetivo
establecido.

- Es un medio de comunicación entre las diferentes áreas o unidades de la empresa.

- Permite la planeación y control de ingresos y egresos.

VENTAJAS DEL PRESUPUESTO

Se determina si los recursos están disponibles para ejecutar las actividades o se procura la
consecución de los mismos.

Se escogen aquellas decisiones que reporten mayores beneficios a la empresa.

Cada miembro de la empresa piensa en la consecución de metas específicas mediante la

ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.

La dirección de la empresa realiza un estudio temprano de sus riesgos y oportunidades y

crea entre sus miembros el hábito de analizarlos y discutirlos cuidadosamente antes de
tomar decisiones.

De manera periódica, se replantean las políticas, cuando después de revisarlas y evaluarlas

se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

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Ayuda a la planeación adecuada de los costos de producción.

Se busca optimizar los resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los recursos de la empresa,
dado el costo de los mismos.

Mide la eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo

para actuar con mayor efectividad.

Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO

La precisión de sus datos depende del juicio o la experiencia de quienes lo determinaron.

Es sólo una herramienta de la gerencia “El plan presupuestal como instrumento se

construye para que sirva de orientación a la administración”.

Su implantación y funcionamiento necesita tiempo; por tanto, sus beneficios se tendrán

después del segundo o tercer periodo, cuando se haya ganado experiencia y el personal que
participa en su ejecución esté plenamente convencido de las necesidades del mismo.

CLASIFICACIONES DEL PRESUPUESTO

El presupuesto es una herramienta de planificación, coordinación y control de funciones

que presenta en términos cuantitativos las actividades a ser realizadas por una
organización, con el fin de dar el uso más productivo a sus recursos, para alcanzar
determinadas metas. En otras palabras, es un plan de acción dirigido a cumplir una meta
prevista, expresada en valores y términos financieros, que debe cumplirse en determinado
tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Los presupuestos pueden clasificarse desde cuatro criterios principales:

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1. Por su flexibilidad

1.1. Rígidos, estáticos, fijos o asignados

1.2. Flexibles o variables

2. Por el periodo que cubren

2.1. De corto plazo

2.2. De largo plazo

3. Por el sector en el que se utilicen

3.1. Públicos

3.2. Privados

4. Por el campo de aplicabilidad de la empresa

4.1. Operativos o de operación

4.2. Financieros

1. Según su flexibilidad

1.1. Rígidos, estáticos, fijos o asignados

Se elaboran para un solo nivel de actividad en la que no se quiere o no se puede

reajustar el costo inicialmente acordado. No se permite efectuar los ajustes que se
requieran por las variaciones que sucedan.

De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento

económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la
empresa.

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 No obstante, es un presupuesto de muy poca utilidad porque no se adapta
fácilmente a las situaciones cambiantes de la economía, porque no permite realizar
los ajustes necesarios para adaptarse a las situaciones.

1.2. Flexibles o variables

Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a las

circunstancias que surjan en cualquier momento. Muestran los ingresos, costos y
gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen
amplia aplicación en el campo de la presupuestación de los costos, gastos
indirectos de fabricación, administrativos y ventas.

Se ajusta fácilmente a cualquier cambio que ocurra en el entorno.

2. Según el periodo que cubran

2.1. De corto plazo

Se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.

2.2. De largo plazo

Son los que elaboran principalmente los planes de desarrollo del Estado y de las
grandes empresas. En el caso de los planes de gobierno el plazo se refiere al
periodo presidencial establecido para cada país. Los lineamientos generales de
cada plan se sustentan en consideraciones económicas como generación de
empleo, creación de infraestructura, lucha contra la inflación, prestación de los
servicios de seguridad social, fomento del ahorro, y capitalización del sistema
financiero.

En el caso de las empresas, éstas adoptan presupuestos a largo plazo cuando

emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la
capacidad instalada y expansión de los mercados, o bien cuando las empresas

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 deciden adoptar la planeación de mediano p lazo, en la cual cada año que termina
es sometido a revisión y en el horizonte de mediano plazo se adiciona un año más.

3. Según el sector en el cual se utilicen

3.1. Público

Es el instrumento por medio del cual el Estado cuantifica los recursos que
requieren los gastos de funcionamiento de los organismos públicos, considerando
variables como las remuneraciones de los servidores públicos que laboran en las
instituciones de gobierno, la inversión en proyectos de apoyo a la iniciativa privada
(puentes, termoeléctricas, sistema portuario, vías de comunicación, etc.), la
realización de obras de interés social (centros de salud, escuelas, etc.), así como la
amortización de compromisos financieros internacionales. El presupuesto público
debe cumplir con las formalidades establecidas en la ley para su aprobación,
ejecución y control.

3.2. Privado

Lo utilizan las empresas privadas como base de planificación de las actividades

organizacionales. Mediante este presupuesto se fijan metas específicas, se asignan
los recursos necesarios para la consecución de tales metas y se establecen los
mecanismos de coordinación y control que garanticen el logro de los objetivos y
metas de la organización. También son utilizados por las organizaciones de la
sociedad civil.

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4. Según el campo de aplicabilidad de la empresa

4.1. Operativos o de operación

Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el periodo siguiente al

cual se elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado proyectado de
pérdidas y ganancias.

El presupuesto de operación arranca con el estimado de ventas, el cual da origen

al presupuesto de producción, antes de seguir adelante, debe evaluarse si la
capacidad instalada es capaz de satisfacer la producción prevista; de no ser así,
deben evaluarse las alternativas disponibles (subcontratación o expansión).

Las actividades que se incluyen en el presupuesto de operación son los siguientes:

• Ventas:

Constituye el núcleo fundamental del proceso presupuestario, ya que de él

dependen todos los demás presupuestos, por lo que es muy importante el
mecanismo y exactitud para estimar las ventas con la mayor precisión posible.

• Producción:

Es el estimado de los bienes a ser fabricados o producidos, sobre la base del

presupuesto de ventas y las políticas de la empresa, considerando los
inventarios y sus periodos de rotación. El presupuesto de producción debe
asegurar cantidades suficientes para satisfacer la demanda prevista y
regularizar los niveles de inventario.

• Compras

El presupuesto de producción da origen al presupuesto de compras, el cual se

refiere a los materiales y suministros que deben ser adquiridos para satisfacer
las necesidades de producción.

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 • Mano de obra

Se trata del personal que debe ser contratado para garantizar la continuidad del
proceso productivo.

• Gastos de operación

Incluye los gastos de ventas, que son los relacionados con la actividad de
mercadeo, ventas y distribución, puede incluir publicidad, sueldos y comisiones
de vendedores; gastos de administración, los cuales corresponden al personal,
servicios, espacio físico, etc; y gastos financieros, que son los originados de
financiar las operaciones de la empresa, así como los efectos cambiarios e
inflacionarios.

4.2. Financieros

En este tipo de presupuesto se cuantifica todo lo que se va a hacer, se determina

si es posible lograrlo y se evalúa si cumple con los objetivos y metas de la
organización. Destacan los presupuestos de tesorería y de erogaciones
capitalizables.

• Presupuesto de Tesorería

También se denomina presupuesto de efectivo. En esta herramienta se evalúa

si los flujos de efectivo (fondos disponibles en caja, bancos y valores de fácil
realización) son suficientes para cubrir las actividades previstas y, de no ser así,
se definen las alternativas de financiamiento de la empresa.

• Presupuesto de erogaciones capitalizables

Se refiere a las inversiones en activos fijos como adquisición de terrenos,

construcción o ampliación de edificios y compra de maquinaria y equipos. Sirve
para evaluar alternativas de inversión posibles, conocer el monto de los fondos
requeridos y su disponibilidad en el tiempo.

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METODOLOGÍA A SEGUIR EN LA PREPARACIÓN DEL PRESUPUESTO

• Labor de concientización

Esta es la primera actividad que debe realizarse en los niveles operativo y administrativo.
La concientización es muy importante en los niveles administrativos porque se necesita
que los cuadros gerenciales estén plenamente convencidos de las ventajas de la
adopción de un sistema presupuestal que indique el camino a seguir para alcanzar los
objetivos comerciales y financieros de las empresas, facilite el control y responda a las
condiciones cambiantes del entorno.

En el nivel operativo, la concientización también es crucial porque los ejecutores de las

actividades tienen claro lo que se propone la empresa en materia productiva y
comercial.

En la fase de concientización es importante tener presente lo siguiente:

▪ Que los objetivos definidos por la dirección sean cuantificables, claros y

alcanzables.

▪ Quienes planean deben proponer un conjunto de alternativas, estudiarlas y

seleccionar las más favorables.

▪ Los planes no deben superar el potencial productivo, comercial y financiero de

las empresas.

▪ La planeación y los presupuestos no pueden ser inflexibles, no pueden

convertirse en camisas de fuerza que limiten la iniciativa de sus ejecutores y
limiten sus márgenes de maniobra.

▪ Se debe propiciar la participación activa y generar el compromiso de todos los

integrantes de la organización.

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• Determinación de las características propias de cada empresa

El diagnóstico de las condiciones y características de cada empresa es un factor

fundamental para la elaboración del presupuesto, en este diagnóstico, se deben
considerar las variables siguientes:

▪ Situación financiera

Se deben considerar los niveles de endeudamiento, la liquidez, el valor de las

propiedades y los índices de lucro o ganancia, ya que la situación financiera
repercute en la capacidad de la empresa para captar capitales, conseguir créditos
o gestionar la concesión de plazos por parte de los proveedores de bienes y
servicios.

La situación financiera permite puntualizar las posibilidades reales de éxito y

sentará las bases para establecer las estrategias competitivas que sustenten el
crecimiento de las operaciones y no la simple supervivencia.

▪ Eficiencia y productividad

La eficiencia se refiere a las acciones puestas en práctica para minimizar el tiempo

invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización de productos.

La productividad se expresa como la producción por hora-hombre u hora-

máquina.

Los índices de eficiencia y productividad tienen gran influencia sobre los costos y
sobre la fijación de los precios de los productos.

▪ Actualización tecnológica

El desarrollo tecnológico de la empresa determina en gran parte la intensidad de

los procesos y la calidad de los productos, por lo que es determinante en la
competitividad de la empresa y en los costos de sus productos.

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 ▪ Políticas gerenciales

Son las políticas que adopta la empresa en materia presupuestal, la cual es

determinante para respaldar la operación normal o la expansión de actividades;
de inventarios, que determina las compras y la producción; y de salarios, valores
de la nómina.

La evaluación de las características propias de cada empresa y sus aspectos

internos nos muestra claramente las fortalezas y debilidades de la organización.

• Evaluación del entorno

Ninguna empresa puede abstraerse del medio en el que se desenvuelve, por lo que en
su planeación estratégica y la elaboración del presupuesto se deben tener en cuenta
aspectos del entorno, como:

▪ Las características de sus competidores nacionales e internacionales, así como las

fortalezas y debilidades que tiene la empresa para enfrentar a la competencia.

▪ Las prácticas comerciales impuestas por los mercados.

▪ Las condiciones crediticias establecidas por las instituciones financieras.

▪ El comportamiento de la inflación y la devaluación.

▪ Las tasas de interés.

▪ Las políticas establecidas por el gobierno en materia tributaria, salarial, de

seguridad social y de comercio exterior.

▪ En el diagnóstico, se deben considerar las clases de variables que afectan de

manera significativa el comportamiento de la empresa:

▪ Las que dependen de la administración, denominadas controlables como: los

objetivos planeados por la empresa, las estrategias competitivas, las políticas

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 gerenciales, los proyectos de inversión, la calidad del producto, los canales de
distribución, las campañas promocionales y los sistemas de producción.

▪ Las que no dependen de la administración, denominadas no controlables, como:

los gustos del consumidor, las disposiciones gubernamentales, la inflación y la
devaluación, las tasas de interés, la estabilidad política, el ingreso per cápita, las
acciones de la competencia y las tendencias demográficas.

PRESUPUESTOS POR ÁREA FUNCIONAL DE LA EMPRESA

Presupuesto de ventas

Presupuesto de Consumo
material directo Compras

Presupuesto de
mano de obra
directa
Presupuesto de Costo de
Material indirecto
producción producción
Mano de obra indirecta
Presupuesto Presupuesto de
operativo gastos indirectos Depreciaciones
Presupuesto de fabricación
maestro Amortizaciones

Otros gastos fabriles

Presupuesto de gastos de administración

Presupuesto de gastos de ventas

Presupuesto de gastos de operación

Presupuesto de gastos financieros

Presupuesto de tesorería
Presupuesto financiero
Presupuesto de capital

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PRESUPUESTO MAESTRO

Un presupuesto maestro es el principal presupuesto de una empresa, es decir, la

culminación de todo un proceso de planeación. Es un plan global y, por lo tanto, comprende
todas las áreas del negocio, como son ventas, producción, compras, etc., y, por eso, se llama
maestro.
Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y las acciones
coordinadas para lograrlo.

Este presupuesto que comprende todos los gastos está compuesto de otros dos
presupuestos, que son el presupuesto de operación y el presupuesto financiero.

El presupuesto de operación se compone a su vez de otros presupuestos más pequeños:

a) El primero es el presupuesto de ventas y es donde se prevé cuánto se espera vender.

Se debe formular para cada producto que maneja la empresa. Se considera como la
base del presupuesto maestro. Generalmente se toma como referencia las ventas
del año anterior.

b) Con base en las ventas estimadas, se determinará cuánto se debe producir y cuánto
va a costar hacerlo para integrar el presupuesto de producción, en el cual se deben
considerar los inventarios iniciales y finales de cada producto, la materia prima, la
mano de obra y otros costos y gastos de producción.

Una vez que sabes cuánta materia prima necesitas, puedes planear y presupuestar
tus compras para que no te veas en apuros de tiempo y puedas conseguir buenos
precios.

Al final, lo que vas a poder definir con tu presupuesto de operación es cuál será tu ganancia.

El presupuesto financiero no es tan complicado. En él vas a presupuestar el efectivo con

que vas a contar y las inversiones que puedes hacer a corto plazo, para mover tu capital y
hacerlo rentable. Al terminarlo, sabrás cuál será la situación financiera de tu empresa, es
decir si vendrán los tiempos de vacas flacas o gordas.

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