Presupuesto:

Se le llama presupuesto al clculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo general en forma anual. Es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por trmino de un ao. Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentar un supervit (los ingresos superan a los gastos).

Origen del presupuesto:

Puede decirse que siempre ha existido en la mente de la humanidad, la idea de presupuestar, lo demuestra el hecho de que los egipcios hacan estimaciones para pronosticar los resultados de su cosecha de trigo, con objeto de prevenir los aos de escasez, y que los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente. Sin embargo, no fue hasta fines del siglo XVIII cuando el presupuesto comenz a utilizarse como ayuda en la Administracin publica, al someter el Ministro de finanzas de Inglaterra a la consideracin del parlamento, sus planes de gastos para el periodo fiscal inmediato siguiente, incluyendo un resumen de gastos del ao anterior, y un programa de impuestos y recomendaciones. Desde luego que analizando sus aspectos mas simplistas es posible tambin suponer que surgi espontneamente al igual que la planificacin, desde los orgenes del hombre, o por lo menos, cuando este aprendi a contar y a valorizar.

Importancia de los presupuestos:

1.Presupuestos: Son tiles en la mayora de las organizaciones como: Utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeas empresas 1.Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organizacin. 2.Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos lmites razonables. 3.Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca. 4. Facilitan que los miembros de la organizacin 5. Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan total de accin. 6.Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparacin una vez que se hayan completado los planes y programas. 7.Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria 8.Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs de niveles sucesivos para su ulterior anlisis. 9.Las lagunas, duplicaciones o sobreposiciones pueden ser detectadas y tratadas al momento en que los gerentes observan su comportamiento en relacin con el desenvolvimiento del presupuesto.

Importancia del presupuesto en las organizaciones:

El presupuesto es una herramienta muy valiosa para la empresa; en ella se planea integralmente todo lo referente a las operaciones que se llevan durante un periodo determinado. Su finalidad es auxiliar a la administracin en el cumplimiento de los objetivos que se han propuesto los directivos. Dentro del documento, se definen los recursos que se han de utilizar para cumplir con los trminos financieros. Como cualquier herramienta, el presupuesto tiene sus ventajas y limitantes. Dentro de sus ventajas estn: Facilita la eficiencia y el control dentro de la operativa Exige cooperacin entre todos los departamentos de la empresa, motivando a la direccin a que se enfoque en definir los objetivos Promueve la estandarizacin y el control en el flujo de informacin Reduce la incertidumbre Significa un reto de mejora continua para los ejecutivos dentro de la empresa Los presupuestos son para la administracin como es un mapa para un navegante. Es necesario comprender que la ruta trazada en una proyeccin. Sin embargo, en el da a da, surgen imprevistos. Debemos de estar conscientes que existen limitaciones: El presupuesto es un conjunto de estimaciones. Para reducir su margen de error es necesario recurrir a la estadstica No asegura el xito: Es necesario que la administracin lo ajuste a la medida en los cambios de gran importancia, Debe tratarse solo como una herramienta, y no como un escrito sobre piedra. Recordemos que el presupuesto no debe en ningn momento ser sustituto de la administracin, ni debe de causar conflictos en ella.

Tcnicas del presupuesto:

En todo Sistema Presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos muy relacionados que son bases de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes etapas del ciclo presupuestal, tales aspectos son los medios mecnicos empleados que se relacionan con el diseo de formar y/o cdulas presupuestarias para la recoleccin de informacin y los medios tcnicos utilizados para el calculo matemtico y mtodos de oficina empleados en su elaboracin, sus tcnicas de elaboracin que son el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad. Que pueden provenir de la experiencia o de las inversiones realizadas en el desarrollo de su trabajo. De manera peridica se replantean la poltica si despus de revisarlas y evaluarlas se concluyen que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeacin adecuada de los Costos de Produccin. Se procura optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de la empresa, dado el Costo de los mismos. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

Ventajas y desventajas del presupuesto:

Las ventajas de la utilizacin de este tipo de planes va directamente relacionado con el marco organizativo que posea la empresa, ya que para su utilizacin se requiere de gran compromiso y esfuerzo de todos ambientes presentes en el sistema, considerando que los ambientes de la empresa estn capacitados para trabajar mediante presupuestos, las ventajas presentes en el sistemas serian las siguientes: > Es una herramienta de anlisis, precisa y oportuna. > Mide el posible desempeo.

> Sirve como soporte en la asignacin de recursos. > Tiene la capacidad para controlar el desempeo de la operacin. > Advierte oportunamente las desviaciones respecto a al mismo presupuesto. > Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos prximos.

------ Por el contrario, y en contraparte a los puntos positivos, los presupuestos tambin presentan un aspecto negativo compuesto por las limitaciones que posee esta estrategia, estas limitaciones o desventajas son las siguientes: > La incapacidad de la organizacin de comprender su sistema. Los directivos se tratan de controlar los factores equivocados. (Mala aplicacin de presupuesto, no es una desventaja directa.) > La incapacidad para entender la importancia crtica del papel de los presupuestos en el proceso administrativo. > Excesiva dependencia del presupuesto, la cual puede generar incapacidad de responder a amenazas improvistas, esto puede conllevar a la prdida de innovacin y de sinergia, es decir el presupuesto se volvera una herramienta contraproducente. > La mala interpretacin, genera malas decisiones futuras.

Presupuesto y gerencia estrategica:

La eficiencia y la productividad se materializan en utilidades monetarias que dependen en grado sumo de la planificacin. La Gerencia es dinmica si recurre a todos los recursos disponibles, y uno de ellos es el presupuesto, el cual, empleado de manera eficiente, genera grandes beneficios. El presupuesto es el medio para maximizar las utilidades, y el camino que debe recorrer la gerencia al encarar las responsabilidades siguientes: Obtener tasas de rendimiento sobre el capital que interpreten las expectativas de los inversionistas. Interrelacionar las funciones empresariales (compras, produccin, distribucin, finanzas y relaciones industriales) en pos de un objetivo comn mediante la delegacin de la autoridad y de las responsabilidades encomendadas. Fijar polticas, examinar su cumplimiento y replantearlas cuando no cubran con las metas que justificaron su implantacin

El Presupuesto y el Proceso de Direccin:

La funcin de los buenos presupuestos en la Administracin de un negocio se comprende mejor cuando esto se relacionan con los fundamentos de la Administracin misma o sea, como parte de las funciones administrativas: Planeacin, Organizacin, Coordinacin, Direccin y Control. La Planeacin y el Control, como funciones de la gestin administrativa, son rasgos esenciales del Proceso de elaboracin de un Presupuesto. Adems, la organizacin, la coordinacin y la direccin permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos. El Control Presupuestario es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de unos lmites razonables, mediante l se comparan unos resultados reales frente a los Presupuestos, se determinan variaciones y se suministran a la Administracin elementos de juicio para la aplicacin de acciones correctivas sin presupuesto la direccin de una Empresa no sabe hacia cual meta debe dirigirse, no puede precisar los campos de la inversin que merecen financiarse. La Ausencia de Presupuestos imposibilita cuestionar los resultados conseguidos en cuanto a venta, abastecimientos produccin y/o utilidades.