25/05/2014

Módulo: I
Unidad: 4 Semana: 08

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
GERENCIAL

GESTIÓN DEL SIG

Dr.Miguel
Ing. JOSEMartín
ALFREDO MANSILLA
Calderón Su Nóbrega,GARAYAR
PMP®

GESTIÓN DEL CICLO DE VIDA DE

LOS PROCESOS DE GESTIÓN
ALINEADO CON EL PMBOK

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¿Qué es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo
temporal que se lleva a cabo La naturaleza temporal
para la creación de un indica un inicio y un fin.
producto o servicio.

El fin se alcanza cuando se

Todo Proyecto crea un
consiguen los objetivos del
servicio o producto único,
proyecto, cuando se
aunque pueden haber
determina que no se podrán
elementos repetitivos en
alcanzar o desaparece la
algunos entregables del
necesidad que originó el
proyecto
proyecto.

¿Qué es un Proyecto?

Una actividad, un
conjunto de tareas

Un cliente, interno o Un “entregable”:

Proyecto
externo producto, servicio

Un conjunto de
recursos: personas,
información, medios
materiales, dinero

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¿Qué es un Proyecto?
Tareas Vs. Hitos
Tareas Hitos

• FIJAS: Fechas de comienzo y • Un hito es una actividad con

finalización fijas. No dependen duración cero: reuniones
de otras tareas. importantes, entregas
• ASAP (As Soon As Possible / significativas, partidas
Lo antes posible): La tarea presupuestarias, puntos de
debe comenzar lo antes revisión.
posible en función de su • Suelen ser puntos de control
dependencia con otras tareas. del proyecto.
• ALAP (As Late As Possible /
Lo más tarde posible): La tarea
debe finalizar lo más tarde
posible en función de su
dependencia con otras tareas.

Gestión de Proyectos y de Operaciones

Transferencia de entregables y conocimiento

¿Función de la Organización que se

Ejecuta de Manera Permanente?
Gestión de Gestión de
Proyectos Operaciones
¿Actividades que generan un mismo
producto o servicio?

Cierre de Fase
Desarrollo de un producto nuevo, mejoras a un producto existente
Mejora de las operaciones o procesos de desarrollo del producto
Desinversión al final del ciclo de vida

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Gestión de Proyectos y de Operaciones

Qué quiere el cliente:
Concretar la
definir el proyecto,
organización del
qué tiene que Definir los objetivos.
equipo: perfiles (quién
hacerse y con qué
para qué).
nivel de calidad.

Estimar tiempo: punto

de vista interno y del Estimar coste
Anticipar los riesgos
cliente. Tiempo desde derivado de todos los
que puedan surgir.
el punto de vista del factores en juego.
cliente. Para cuándo.

Prever causas
posibles de fracaso y
definir acciones
preventivas.

Restricciones del Proyecto

(Triple Restricción)

Recursos
Alcance

Calidad

Riesgos

Tiempo Costo

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Restricciones del Proyecto

(Triple Restricción)

Grupos de Proceso

Proceso de Monitoreo y Control

Procesos de Procesos de
Planificación Ejecución
Iniciación Cierre

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Interacción de los Grupos de Proceso a través

de las Fases del Proyecto
Inicio

Planificación

Seguimiento y
Ejecución
Control

Cierre

Proyectos, Programas y Portafolio

Portafolio

Programa A Programa B

Proyecto A Proyecto D

Proyecto B Proyecto E

Proyecto C Proyecto F

Iniciación Planificación Ejecución Cierre

Seguimiento y Control

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Ley de Parkinson
aplicada a la gestión de un proyecto

Todo proyecto, por su

propia naturaleza, tiende
a desviarse en objetivos,
plazos y presupuesto, si
se le deja marchar
libremente y no se toman
medidas correctoras.

Problemas Comunes en la Gestión de

Proyectos – Inicio

El proyecto requiere
No disponemos de
nueva tecnología El cliente no tiene
personal
que aún no muy claro lo que
suficientemente
disponemos o necesita.
formado.
conocemos.

Puede ser necesario

El cliente cambia a obtener el “know-
menudo las how” del cliente y
especificaciones. éste es incapaz de
transmitirlo.

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Problemas Comunes en la Gestión de

Proyectos – Planificación

El proyecto es
novedoso y no No disponemos de los La planificación está
tenemos puntos de recursos humanos ya comprometida con
referencia ni adecuados para un determinado
experiencia suficiente abordar el proyecto. presupuesto.
para estimarlo.

Necesitamos
determinados Nuestra planificación
materiales y equipos depende de ciertos
que podrían variar su trabajos
precio durante el subcontratados.
proyecto.

Problemas Comunes en la Gestión de

Proyectos – Seguimiento y Control

El cliente cambia las

No se detectan con No se controlan especificaciones
suficiente rapidez las correctamente los durante el proyecto,
desviaciones que se costes y éstos se sin variar otros
están produciendo. disparan. parámetros (plazo y
coste).

El Director de
Aparecen problemas
Proyecto no toma las
técnicos no
medidas correctoras
considerados al
cuando son
planificar el proyecto.
necesarias.

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Problemas Comunes en la Gestión de

Proyectos – Cierre
Se ha producido una
gran desviación en
No se actualiza el
horas y no se dispone
proyecto con los
de más recursos para
últimos datos técnicos.
finalizar correctamente
el proyecto.

No se genera
No se archivan
información suficiente
correctamente los
que sirva de apoyo a
proyectos.
otros proyectos.

La Receta del Fracaso

Si negociamos mal en
El proyecto es nuevo:
la fase inicial de El cliente no sabe
técnicamente, como
oferta… hipotecamos exactamente lo que
cliente, como
el futuro del proyecto quiere.
enfoque…
(difícil renegociar).

Planificamos sobre un
Surgen modificaciones punto de partida
Participa en el
constantes respecto a prefijado: encajamos
proyecto personal
las especificaciones en un marco ya
subcontratado.
iniciales. definido, aunque sea
irreal.

Sobrevaloramos lo
técnico frente al
coste/plazo.

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Fases del Proyecto Fracasado

Periodo de
Optimismo Fase de Desconcierto
sarcasmo
general. desorientación. general.
incontrolado.

Recuperación del Búsqueda

Castigo ejemplar ¡Sálvese quien
optimismo implacable de
a los inocentes. pueda!
perdido. culpables.

Terminación Condecoraciones
inexplicable del a los NO
proyecto. participantes.

Proyecto Programa Portafolio

Tiene Objetivos Definidos. Alcance mas largo enfocado en la
Alcance

Alcance de negocio que cambia con los

Elaborado progresivamente, según se
avanza en el ciclo de vida del proyecto.
Los gestores del proyecto esperan el
Cambio
obtención de beneficios más
objetivos estratégicos de la organización.
significativos.
El adminsitrador del proyecto debe
Los administradores del portafolio están

cambio e implementan procesos para
mantener el cambio adminsitrador y
controlado.
Los gestores del proyecto están
Planificación
esperar los cambios tando dentro como
constantemente mmonitoreando los
fuera del proyecto, estando preparado
cambios ocurridos en el entonrno.
para administrarlos.
Los admninsitradores del programa Los administradores del portafolio crean

elaborando información de alto nivel de
manera progresiva en los planes
detallados a lo largo del ciclo de vida del
proyecto.
Administración
desarrollan el plan que engloba a todo el y mantienen procesos y
programa y crean planes de alno nivel comuninicaciones necesarios en función
para guiar los planes detallados en el de los programas incluidos en el
nivel de componentes. protafolio.

Los administradores del programa

Los gestores de proyecto administran al
adminsitran el staff del programa y a los Los adminsitradores del protafolio deben
equipo de proyecto para alcanzar de
adminsitradores de proyectos, proviendo administrar o coordinar al staff de
manera satisfactoria los objetivos del
la visión y el liderazgo para todo el adminsitación de los protafolios.
proyecto.
programa.
El éxito se mide en función de la calidad
El éxito se mide por el grado en el que el
del proyecto y de los productos, el El éxito se mide en función del
programa satisface las necesidades y
Éxito

cumplimiento de las líeas de tiempo, del rendimiento agregado (efectividad) por

presupuesto, y el grado de satisfacción
de los clientes.
El gestor del proyecto monitoreo y
Monitoreo
aporta los beneficios para los cuales fue
los programas a la organización.
creado.
El gestor del programa monitorea el
progreso de los componentes del

El gestor del portafolio monitorea el

controla el trabajo de producir productos,
servicios o resultados para el cual el
proyecto fue creado.
programna para asegurar las metas
rendimiento agregado y los indicadores
globales, los cronogramas, presupuestos
de valor.
y beneficios para el cual el programa fue
creado.

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Ciclos de Vida
• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase (por
Qué ejemplo, ¿en qué fase se debe realizar el trabajo del
arquitecto?)

• Cuándo se deben generar los productos entregables en

Cuándo cada fase y cómo se revisa, verifica y valida cada producto
entregable

• Quién está involucrado en cada fase (por ejemplo, la

Quién ingeniería concurrente requiere que los implementadores
estén involucrados en las fases de requisitos y de diseño)

Cómo • Cómo controlar y aprobar cada fase.

Aspectos Comunes a las Fases de un Proyecto

• Las fases son secuenciales y, normalmente, están definidas por alguna forma
Secuenciales de transferencia de información técnica o transferencia de componentes
técnicos.

Costo y • El nivel de costo y de personal es bajo al comienzo, alcanza su nivel máximo

en las fases intermedias y cae rápidamente cuando el proyecto se aproxima a
personal su conclusión.

Incertidumbre • El nivel de incertidumbre es el más alto y, por lo tanto, el riesgo de no cumplir

con los objetivos es más elevado al inicio del proyecto. La certeza de terminar
y riesgo con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto.

• El poder que tienen los interesados en el proyecto para influir en las

Poder de los características finales del producto del proyecto y en el coste final del proyecto
Interesados es más alto al comienzo y decrece gradualmente a medida que avanza el
proyecto.

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Coste del proyecto y nivel de personal típicos a lo

largo del ciclo de vida del proyecto

800
Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final
Nivel y Costo del Personal

700
600
500
400
300
200
100
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Tiempo del Proyecto

Influencia de los interesados a lo largo del tiempo

16000
14000 Influencia de los interesados

12000
10000
8000
6000
4000
2000 Costo de los cambios

0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
Tiempo del Proyecto

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Participantes en el Proyecto

Sponsor

Director

Equipo de
Dirección
del Proyecto

Equipo del
Proyecto

Interesados en
el Proyecto

Interesados Claves del Proyecto

Director del • La persona responsable de dirigir el proyecto.
proyecto

• La persona u organización que utilizará el producto del proyecto. Puede haber

Cliente/usuario múltiples niveles de clientes.

Organización • La empresa cuyos empleados participan más directamente en el trabajo del

ejecutante proyecto.

Miembros del • El grupo que realiza el trabajo del proyecto.

equipo

Equipo de • Los miembros del equipo del proyecto que participan directamente en las
dirección actividades de dirección del proyecto.

• La persona o el grupo que proporciona los recursos financieros, monetarios o en

Patrocinador especie, para el proyecto.

• Personas o grupos que no están directamente relacionados con la adquisición o

Influyentes el uso del producto del proyecto.

Oficina de Gestión • Si existe en la organización ejecutante, la PMO puede ser un interesado si tiene
de Proyectos responsabilidad directa o indirecta sobre el resultado del proyecto.

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Gestión de los Interesados

Tipos de Clientes

Cliente externo Cliente interno

• Existe una relación • No suele estar formalizada la

contractual formalizada.
• El grado de definición del
proyecto puede variar, pero
los requerimientos suelen ser
más visibles.
• Asume que paga por el
servicio y actúa como cliente
real.
• Hay que conocer sus razones
para contratar un proyecto.
relación contractual.
• Tendencia natural a aspectos
informales, con menos rigor y
control.
• No suele tener la conciencia
de “pagar” por un servicio.
• No existe la percepción de
poder del cliente externo;
intervienen aspectos más
delicados de gestionar.

Definición - Grupos y Equipos de Trabajo

Grupo
• Compuesto por personas
• Reportan a un superior inmediato
• Cierto grado de interdependencia en el
desempeño de tareas
• Objetivo:
Alcanzar las metas de la organización

Equipo
• Compuesto por un número reducido de
personas con habilidades complementarias
• Compromiso con un propósito común y una
serie de metas de desempeño
• Mayor grado de interdependencia e
interacción

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Organización de Equipos

Organización de Equipos

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Diferencias - Grupo y Equipo de trabajo

Grupo Equipo

• Liderazgo fuerte e individualizado. • Liderazgo compartido.

• Responsabilidad individual
• La formación de un grupo de trabajo
ocurre a partir de su creación o
instalación
• Enmarca su acción dentro del objetivo
global de la organización.
• Sus resultados son vistos como suma
del esfuerzo individual.
• El trabajo colectivo se considera como
algo inevitable o, incluso, un mal
necesario.
• Los conflictos se resuelven por
imposición o evasión.
• Se encuentra centrado principalmente
en la tarea.
• No reconoce diferencias de valores,
juicios e incompetencias entre sus
miembros.
• Responsabilidad individual y colectiva.
• La formación de un equipo de trabajo es
un proceso de desarrollo.
• Dentro del marco del objetivo global de
la organización, se autoasignan
propósitos y metas específicas.
• Sus resultados se toman y evalúan
como producto de un esfuerzo conjunto
de sus miembros.
• El trabajo colectivo se observa como
una oportunidad y se disfruta.
• Los conflictos se resuelven por medio
de confrontación productiva.
• Se centra en la tarea y en el soporte
socio - emocional de sus miembros.
• Se reconocen e incorporan las
diferencias como una adquisición o
capital del equipo.

Características de un equipo eficiente

Propósito claro Informalidad Participación Escuchar

Toma de
Roles y
Desacuerdos decisiones Comunicaciones
asignaciones de
civilizados mediante un abiertas
trabajo claros
consenso

Liderazgo Relaciones Diversidad de

Autoevaluación
compartido externas estilos

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Gestión de los Interesados

Modelo de Prominencia
Poder

Durmiente
• Partes que tienen, o
pueden ganar acceso a
medios coercitivos,
utilitarios o normativos para
Peligroso imponer su voluntad. Dominante

Demandante Definitivo
• Partes que reclaman
Discrecional
una atención • Partes que pueden
inmediata, o tener expectativas,
presionan a la reclamos morales, o
entidad, la intensidad derechos de
puede ser de propiedad.
naturaleza moral

Urgencia Legitimidad

Dependiente

Gerente de Proyecto (PM)

Concretar
los
• Conocimientos objetivos
y experiencia Relaciones
Resolver
con el
incidencias
cliente

• Inteligencia Controlar
emocional los
resultados
PM Planificar
el proyecto

• Soporte interno Gestionar Tomar

organizativo el equipo decisiones
Relaciones
diversas

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Áreas de Gestión del Proyecto

04

Integración
13 (Integration) 05
Interesados Alcance
(Stakeholders) (Scope)

Adquisiciones Tiempo
12 06
(Procurement) (Schedule)

PMBOK
5.0
Riesgos Costos
11 07
(Risk) (Cost)

Comunicaciones Calidad
(Communications) (Quality)
10 Recursos Humanos 08

(Human Resources)
09

Gestión de la Integración del Proyecto

Se compone de los procesos

Describe los procesos y
actividades que forman parte
de los diversos elementos de
la dirección de proyectos, que
se identifican, definen,
combinan, unen y coordinan
dentro de los Grupos de
Procesos de Dirección de
Proyectos.
de dirección de proyectos
Desarrollar el Acta de
Constitución del Proyecto,
Desarrollar el Enunciado del
Alcance del Proyecto
(Preliminar), Desarrollar el Plan
de Gestión del Proyecto,
Dirigir y Gestionar la Ejecución
del Proyecto, Supervisar y
Controlar el Trabajo del
Proyecto, Control Integrado de
Cambios y Cerrar Proyecto.

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Procesos del Área de Gestión de Integración

del Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

4.1. Develop the

Project Charter

4.2. Develop the

Project
Management Plan

4.3. Direct and

Manage the
Project Work

4.4. Monitor and

Control the Project
Work

4.5. Perform the

Integrated Change
Control

4.6. Close the

Project or Phase

Gestión del Alcance del Proyecto

Describe los procesos Se compone de los procesos

necesarios para asegurarse de dirección de proyectos
de que el proyecto incluya Planificación del Alcance,
todo el trabajo requerido, y Definición del Alcance, Crear
sólo el trabajo requerido, EDT, Verificación del
para completar el proyecto Alcance y Control del
satisfactoriamente. Alcance.

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Procesos del Área de Gestión del Alcance del

Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

5.1. Plan Scope

Management

5.5. Validate
Scope

5.2. Collect
Requirements

5.6. Control Scope

5.3. Define Scope

5.4. Create the

WBS

Gestión del Tiempo del Proyecto

Se compone de los procesos de

dirección de proyectos, Definición
de las Actividades, Establecimiento
Describe los procesos relativos a la de la Secuencia de las Actividades,
puntualidad en la conclusión del Estimación de Recursos de las
proyecto. Actividades, Estimación de la
Duración de las Actividades,
Desarrollo del Cronograma y Control
del Cronograma.

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Procesos del Área de Gestión del Tiempo del

Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

6.1. Plan Schedule

Management

6.2. Define
Activities

6.3. Sequence
Activities
6.7. Control
Schedule
6.4. Estimate
Activities
Resource

6.5. Estimate
Activities Duration

6.6. Develop
Schedule

Gestión de los Costos del Proyecto

Describe los procesos

Se compone de los procesos
involucrados en la
de dirección de proyectos
planificación, estimación,
Estimación de Costes,
presupuesto y control de
Preparación del Presupuesto
costes de forma que el
de Costes y Control de
proyecto se complete dentro
Costes.
del presupuesto aprobado.

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Procesos del Área de Gestión de los Costos del

Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

7.1. Plan Costs

Management

7.2. Estimate
Costs 7.4. Control Costs

7.3. Determine
Budget

Gestión de la Calidad del Proyecto

Se compone de los
Describe los procesos
procesos de dirección de
necesarios para
proyectos Planificación de
asegurarse de que el
Calidad, Realizar
proyecto cumpla con los
Aseguramiento de Calidad
objetivos por los cuales ha
y Realizar Control de
sido emprendido.
Calidad.

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Procesos del Área de Gestión de la Calidad del

Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

8.1. Plan Quality

Management

8.2. Perform
Quality Assurance

8.3. Control
Quality

Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto

Se compone de los procesos

de dirección de proyectos
Planificación de los Recursos
Describe los procesos que
Humanos, Adquirir el Equipo
organizan y dirigen el equipo
del Proyecto, Desarrollar el
del proyecto.
Equipo del Proyecto y
Gestionar el Equipo del
Proyecto.

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Procesos del Área de Gestión de los Recursos

Humanos del Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

9.2. Acquire
Project Team

9.1. Plan Human

9.3. Develop
Resource
Project Team
Management

9.4. Manage
Project Team

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Describe los procesos Se compone de los procesos

relacionados con la
generación, recogida,
distribución, almacenamiento
y destino final de la
información del proyecto en
tiempo y forma.
de dirección de proyectos
Planificación de las
Comunicaciones, Distribución
de la Información, Informar el
Rendimiento y Gestionar a los
Interesados.

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Procesos del Área de Gestión de las

Comunicaciones del Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

10.1.. Plan
Communication
Management

10.2. Manage
Communication

10.3. Control
Communication

Gestión de los Riesgos del Proyecto

Se compone de los procesos de

dirección de proyectos
Planificación de la Gestión de
Describe los procesos
Riesgos, Identificación de
relacionados con el desarrollo de
Riesgos, Análisis Cualitativo de
la gestión de riesgos de un
Riesgos, Análisis Cuantitativo de
proyecto.
Riesgos, Planificación de la
Respuesta a los Riesgos, y
Seguimiento y Control de Riesgos.

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 25/05/2014

Procesos del Área de Gestión de los Riesgos

del Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

11.1. Risk
Management Plan

11.2. Identify Risks

11.3. Perform
Qualitative Risk
Analysis 11.6. Control Risks

11.4. Perform
Quantitative Risk
Analysis

11.5. Plan Risk

Response

Gestión de las Adquisiciones del Proyecto

Se compone de los procesos de

dirección de proyectos Planificar
Describe los procesos para
las Compras y Adquisiciones,
comprar o adquirir productos,
Planificar la Contratación,
servicios o resultados, así como
Solicitar Respuestas de
para contratar procesos de
Vendedores, Selección de
dirección.
Vendedores, Administración del
Contrato y Cierre del Contrato.

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Procesos del Área de Gestión de las

Adquisiciones del Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

12.1.. Plan
Procurement
Management

12.2. Conduct
Procurements

12.3. Control
Procurements

12.4. Close
Procurements

Gestión de los Interesados (1/2)

Se compone de los procesos

Describe los Procesos para
de Identificación,
gestionar las expectativas de
planificación de los posibles
los interesados, permitiendo
interesados, así como de la
definir las estrategias
gestión del compromiso de
necesarias para organizar
los mismos hacia el
las respuestas a los mismos.
proyecto.

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Gestión de los Interesados (2/2)

Foco no sólo en gestionar las

El PMI se alinea con las más
expectativas de los grupos de Mejora la consistencia entre la
recientes investigaciones que
interesados, sino también en Guía del PMBOK y los
indican que la Gestión de los
asegurar su participación en estándares para la Gestión de
interesados es un área clave
decisiones clave y actividades, Programas del PMI.
para el éxito del proyecto.
para el éxito del proyecto.

Permite que la Gestión de

Comunicaciones ahora esté
Alineado con la nueva ISO
enfocada en su verdadero
21500, estándar que da una
propósito, las comunicaciones
mayor importancia a la Gestión
del proyecto y no la gestión de
de los Interesados.
expectativas de los
interesados.

Procesos del Área de Gestión de las

Adquisiciones del Proyecto
Seguimiento y
Inicio Planificación Ejecución Cierre
Control

13.1. Identify
Stakeholders

13.2. Plan
Stakeholders
Management

13.3. Manage
Stakeholders
Engagement

13.4. Control
Stakeholders
Engagement

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Flujo de Datos del Proyecto

Project Plan Updates 4.3. Direct and
Manage the
Project Work
Work Performance Data

13.4. Control
5.5. Validate 6.7. Control 8.3. Control 11.6. Control
Stakeholders
Scope Schedule Quality Risks
Engagement

5.6. Control 7.4. Control 10.3. Control 12.3. Control

Scope Costs Communication Procurements

Work Performance Information

4.4. Monitor and
Control the Project
Work
4.5. Perform the
Integrated Change Work 10.2. Manage
Control Performance Communication
Project
4.2. Develop the Reports Document
Project
Change Request Management Plan Updates
9.4. Manage
Project Team

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