PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

● Denominación del programa de formación: Fundamentos en diseño y elaboración de bases de datos

con Microsoft Access.
● Código del programa de formación: 21720196.
● Competencia:
o 220501121. Operar herramientas informáticas y digitales de acuerdo con protocolos y
manuales técnicos.
● Resultados de aprendizaje:
o 220501121-01. Diseñar el modelo de datos utilizando la herramienta de creación de base de
datos según los estándares y mejores prácticas del diseño de base de datos.
o 220501121-02. Construir la base de datos, a partir del modelo de datos determinado en el
diseño del sistema.
● Duración de la guía: 48 horas

2. PRESENTACIÓN

Las bases de datos son elementos con gran protagonismo en el ámbito de las empresas y la industria 4.0.
Microsoft Access es una herramienta al alcance de todos para el diseño, desarrollo y administración de bases
de datos. La información y su gestión son las tendencias actuales más importantes en la productividad de la
industria, tales como la minería de datos, programación de sistemas informáticos, análisis de información,
toma de decisiones basada en datos, inteligencia artificial, ciencia de datos, consumo de datos a través de
gráficos, tableros de mando, trabajo colaborativo, entre otros. En ese orden, la importancia del desarrollo de
competencias para aumentar la fuerza laboral en la industria de la tecnología es fundamental para el avance
económico y bienestar del profesional con estas habilidades digitales en Microsoft Access.

La formación profesional toma gran importancia para quienes buscan prepararse en el uso y desarrollo de
herramientas informáticas y mejorar sus habilidades digitales para las organizaciones actuales. Es
fundamental asumir este reto formativo con un gran compromiso personal y profesional, pues el programa
brinda herramientas para aplicarlas en las labores diarias para mejorar así con el tiempo y las buenas prácticas
el desempeño y las posibilidades productivas de las empresas. Por la naturaleza de la modalidad virtual,
implica un trabajo autónomo consciente; es necesario programar el tiempo empleando disciplina para llevar a
cabo con éxito esta formación.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

En este apartado se describirán las evidencias de aprendizaje para la competencia: Operar herramientas
informáticas y digitales de acuerdo con protocolos y manuales técnicos.

GFPI-F-135 V01
 Competencia/ Semana 3 Semana 4
Semana Evidencias

Foro - Aplicación de bases de datos. AA2- EV01.

Cuestionario - Conceptos y herramientas para la construcción y diseño de bases de

220501121
datos y formularios. AA2-EV02.

Taller práctico - Construcción de base de datos y formularios en Microsoft Access.

AA2-EV03.

Horas 12 12

A su vez, se invita al aprendiz a realizar las siguientes acciones:

● Actualización de los datos personales.

● Lea el documento “Información del programa”, le permitirá reconocer los objetivos, las actividades
y la metodología que se llevará a cabo en el curso
● Lea el documento “Cronograma”, le permitirá comprender la planeación diseñada para lograr de
manera secuencial los objetivos del curso. Tenga en cuenta que entender los pasos y reconocer las
actividades a realizar le permitirá tener un estimado del tiempo de dedicación y, así, planear el
cumplimiento de los requisitos de acuerdo con su tiempo disponible.
● Lea el presente documento “Guía de aprendizaje”, le orientará en el desarrollo de las actividades.
● Adicionalmente, realice la presentación en el foro social de acuerdo con las indicaciones de su
instructor.

 Actividad de reflexión inicial

Realice la lectura del artículo Las 10 razones principales para usar Access con Excel que se encuentra en
la url: https://support.microsoft.com/es-es/office/las-10-razones-principales-para-usar-access-con-excel-
2a454445-13cc-4b39-bc2f-d27fd12ca414

Realice la lectura y en el foro social comparta sus ideas con sus compañeros de programa sobre ¿Debe usar
Excel o debe usar Access para administrar los datos tabulares? Puede incluir otras ideas que no se
encuentren en el artículo.

3.1. Actividades de aprendizaje de la competencia: Operar herramientas informáticas y digitales de

acuerdo con protocolos y manuales técnicos (220501121).

La competencia está orientada a operar herramientas informáticas y digitales para que mejore la productividad
y pensada estratégicamente para que automatice las tareas y sea eficiente en el ahorro del tiempo dentro de
la organización.

GFPI-F-135 V01
3.1.1. Actividad de aprendizaje: AA2. Construir consultas, formularios e informes usando las
herramientas dispuestas en Microsoft Access.

En esta actividad de aprendizaje podrá realizar consultas básicas, podrá acceder a información específica de
la base de datos de una forma muy accesible. A través del asistente de informes, podrá crear cualquier reporte
con cualesquiera de los campos registrados.

Duración: 24 horas

Materiales de formación a consultar: para desarrollar esta actividad adecuadamente, se recomienda revisar
los contenidos presentados en el componente formativo: “Office 365: Access Intermedio”

Evidencias:
A continuación, se describen las acciones y las correspondientes evidencias que conforman la actividad de
aprendizaje:

 Evidencia: AA2-EV01 Foro - Aplicación de bases de datos.

El gerente de una microempresa de servicios de aseo manifiesta que el desarrollo de soluciones digitales
empleando bases de datos con Access para coordinar el personal no tiene aplicabilidad.
Responda en el foro de discusión: ¿Está de acuerdo con el gerente de la empresa en la afirmación que
realiza? En caso de estarlo, ¿Qué herramienta podría funcionar?, en caso de que no esté de acuerdo,
justifique al gerente por qué Access sí es aplicable.

Luego, desarrolle la lectura de los aportes de sus compañeros y realimente los dos que más llamaron su
atención.

Lineamientos generales para el desarrollo de la evidencia:

● Para el desarrollo de la evidencia remítase al área de la actividad correspondiente y acceda al

espacio: Foro - Aplicación de bases de datos. AA2-EV01.

 Evidencia: AA2-EV02 Cuestionario - Conceptos y herramientas para la construcción y diseño de

bases de datos y formularios.

Posterior al desarrollo de los retos del componente formativo realice el cuestionario en línea. No olvide
consultar aspectos como tiempo de la prueba y números de intentos en la descripción antes de dar inicio. En
caso de que se presenten dudas o dificultades no dude en contactar al instructor.

Lineamientos generales para el desarrollo de la evidencia:

● Para el desarrollo de la evidencia remítase al área de la actividad correspondiente y acceda al

espacio: Cuestionario - Conceptos y herramientas para la construcción y diseño de bases de

GFPI-F-135 V01
 datos y formularios. AA2-EV02.

 Evidencia: AA2-EV03 Taller práctico - Construcción de base de datos y formularios en Microsoft

Access.

Práctica 1.

1) Crear una nueva Base de Datos. Llamarla CURBD01.MDB

2) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de Clientes. Llamarla CLIENTES.
Estará compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Propiedades

CODCLIENTE Numérico Entero Título: CÓDIGO CLIENTE
largo
NOMBRECLI Texto 25 Título: NOMBRE CLIENTE
DIRECCION Texto 50
Poner una Máscara de entrada Título:
CODPOSTAL Texto 5 CÓDIGO POSTAL
POBLACION Texto 25 Valor predeterminado: Barcelona
TELEFONO Texto 11
FAX Texto 11
Formato porcentual con 2 decimales Regla
DESCUENTO Numérico Simple validación: <0,25
Título ZONA DE VENTAS
ZONAVENTAS Numérico Byte Requerido

3) Asignar como Clave Principal el campo CODCLIENTE.

4) Crear una tabla nueva para registrar la información de fichas de artículos. Llamarla ARTICULOS.
Compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Propiedades

CODARTIC Numérico Entero Título: CÓDIGO ARTÍCULO
largo
DESCRIPCION Texto 30
PVP Numérico Simple Formato Estándar con 2 decimales

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 5) Asignar como Clave Principal el campo CODARTIC.

6) Crear una tabla nueva para registrar la información de Pedidos. Llamarla PEDIDOS. Compuesta
por los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Propiedades

NUMPEDIDO Autonumérico Entero Título NÚMERO PEDIDO
largo
CODCLIENTE Numérico Entero
largo
CODARTIC Numérico Entero
largo
UNIDADES Numérico Simple Formato Estándar con 0 decimales
FECHAPED Fecha Formato Fecha Corta

7) Asignar como Clave principal el campo NUMPEDIDO.

8) Crear una tabla nueva para registrar la información de las zonas de Ventas. Llamarla ZONAS.
Compuesta por los siguientes campos:

Nombre del campo Tipo de datos Tamaño Propiedades

ZONA Numérico Byte
DESCRIPCION Texto 25 Título NOMBRE DE ZONA

9) Asignar como Clave principal el campo ZONA.

Práctica 2.

1) Abra la tabla ARTICULOS y coloque 6 o 7 registros.

• Para los precios indique diversas cantidades entre 100 y 500 (esto será útil para algunos de
los ejercicios posteriores).
• Sugerencia: invéntese los datos, pero utilice números consecutivos para el campo CODART,
para facilitar más adelante la introducción de datos en PEDIDOS.

2) Abrir la tabla ZONAS, y completar 4 registros.

• Sugerencia: zonas Norte, Sur, Este y Oeste

3) Abra la tabla CLIENTES y complete al menos 10 registros.

• No es preciso completar todos los campos, pero necesariamente debe rellenar

CODCLIENTE, NOMBRECLI, CODPOSTAL, POBLACION, DESCUENTO y
ZONAVENTAS.
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 • En el campo ZONAVENTAS utilice exclusivamente datos que haya insertado en el campo
ZONA de la tabla ZONAS.

• Varios clientes deberán ser de Barcelona y Madrid.

• Sugerencia: invéntese los datos, pero utilice números consecutivos para el campo
CODCLIENTE, para facilitar más adelante la introducción de datos en PEDIDOS.

Observe cómo las propiedades de campos que hemos definido determinan el comportamiento de
Access al introducir códigos postales (máscara) y descuentos (regla de validación); observe también
qué ocurre cuando intenta omitir ZONAVENTAS en algún registro (requerido). Observe cómo los
nombres de los campos difieren de los de las columnas en aquellos campos para los cuales se ha
definido la propiedad título.

Práctica 3.

Con la tabla CLIENTES practique los siguientes puntos:

1) Redimensiona el tamaño de las columnas a las necesidades de su contenido.

2) Ordene todos sus registros en base a los datos de la columna NOMBRECLI. Observe el efecto de
la ordenación en las otras columnas. Pruebe con otras columnas.

3) Pida que Access busque un dato cualquiera dentro de su tabla.

4) Cree y aplique un filtro cada vez, capaz de:

• Mostrar solo clientes de la Zona de Ventas 1.

• Mostrar solo clientes de la Población de Barcelona.

• Mostrar solo clientes de Barcelona y con un Descuento superior al 5 %.

5) Mueva la columna TELEFONO a la derecha de la columna NOMBRECLI. Pruebe otros

movimientos.

6) Oculte las columnas DESCUENTO y ZONAVENTAS. Vuelva a mostrarlas. Pruebe otras.

7) Inmovilice la columna CODCLIENTE. Pruebe el efecto sobre el desplazamiento lateral de las

otras columnas. Libere esta columna tras la observación del efecto.

8) Cree un nuevo registro con la particularidad que el contenido del campo CODCLIENTE ya exista
en otro de sus registros. Observe la reacción del sistema (bloqueo frente la violación de la clave
principal).

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Práctica 4.

1) Diseñar una consulta que sea capaz de devolver a todos los clientes que pertenezcan a la ZONA
DE VENTAS número 1.

2) Además del criterio anterior, esta consulta solamente deberá mostrarnos los campos
CODCLIENTE y NOMBRECLI, sin mostrar el campo de ZONA DE VENTAS.

3) Modificar la consulta para que nos muestre también los registros de la ZONA DE VENTAS número
3.

4) Guardar la consulta con el nombre SELECCIÓN ZONA DE VENTAS.

5) Modificar la consulta para hacer que cada vez que ejecutemos la consulta nos solicite la
ZONADEVENTAS que deseamos ver. (Parámetros).

6) Probar su funcionamiento con diferentes zonas de ventas.

7) Modificar la consulta para que, en vez de solicitar el código de la zona de ventas, nos solicite el
nombre de la zona (campo DESCRIPCION).

8) Modificar la consulta para que aparezcan solamente aquellos registros de la tabla CLIENTES con
las condiciones actuales de la consulta, pero además solamente deberán salir aquellos que hayan
realizado alguna venta.

Sugerencia: Para comprobarlo asegúrese de crear algún cliente nuevo en una zona. Este cliente
no debería aparecer en el resultado de la consulta, pues no tiene pedidos.

9) Guardar la consulta.

10) Crear una nueva consulta basada en la tabla CLIENTES en la cual aparezcan los campos:
NOMBRECLI, CODPOSTAL y POBLACIÓN, debiendo aparecer solamente los registros que
pertenezcan a la POBLACION de Barcelona.

11) Guardar la consulta con el nombre CLIENTES DE BARCELONA.

Práctica 5. Adquirir práctica en el diseño de Formularios

1) Crea una consulta de selección que nos presente de la tabla ARTICULOS todos sus
campos de aquellos que el artículo sea el 00001.

2) Guarde la consulta con el nombre IDENTIFICACIÓN DEL ARTÍCULO.

3) Cree un formulario de tipo simple para la consulta anterior.

4) Modifique el aspecto del título del formulario añadiendo colores, bordes y cambiando el tipo de
letra.

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 5) Añada 2 registros a la tabla ARTICULOS a través del formulario.

6) Guarde el formulario con el nombre IDENTIFICACIÓN DEL ARTÍCULO.

7) Comprueba que los registros que has añadido se encuentran en la tabla.

Después de realizar lo anteriormente descrito tome capturas de pantallas en un archivo de Word o realice un
video donde se evidencie desde la práctica 3 a la 5.

Lineamientos generales para el desarrollo de la evidencia:

● Productos a entregar: documento de Word con las capturas de pantalla o video cargado en YouTube
del cual enviará la url respetiva.
● Formato: archivo .doc o url de YouTube
● Para el envío de la evidencia remítase al área de la actividad correspondiente y acceda al espacio:
Taller práctico - Construcción de base de datos y formularios en Microsoft Access. AA2-EV03.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Técnicas e
Evidencias de aprendizaje Criterios de evaluación Instrumentos de
Evaluación
Evidencia de conocimiento:
Presenta diagrama entidad - relación Cuestionario.
Cuestionario - Fundamentos y cumpliendo las normas técnicas en los
conceptos de bases de datos en diseños de bases de datos. IE-AA1-EV01
Microsoft Access. AA1-EV01.

Evidencia de producto: Crea tablas y las edita en bases datos

Lista de chequeo
según modelo diseñado cumpliendo con
Taller práctico - Tablas y bases de los atributos y requerimientos técnicos IE-AA1-EV02
datos. AA1-EV02. de las bases de datos relacionales.

Evidencia de desempeño:
Crea expresiones para aumentar Lista de chequeo
Foro - Aplicación de bases de datos. posibilidades de consultas y gestión de
datos. IE-AA2-EV01
AA2-EV01.

Evidencia de conocimiento:
Cuestionario - Conceptos y
herramientas para la construcción y
diseño de bases de datos y
formularios. AA2-EV02.
Ejecuta consultas que incluya tablas,
Cuestionario.
campos, filtros y cálculos en la base de
datos. IE-AA2-EV02
Diseña y crea formularios para facilitar

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Evidencia de producto:
Taller práctico - Construcción de
base de datos y formularios en
Microsoft Access. AA2-EV03.
la interfaz de interacción con los datos.
Lista de chequeo
Genera informes usando las
herramientas dispuestas en Microsoft IE-AA2-EV03
Access.

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5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Bases de datos relacionales: es un tipo de base de datos que almacena y proporciona acceso a puntos de
datos relacionados entre sí. Las bases de datos relacionales se basan en el modelo relacional, una forma
intuitiva y directa de representar datos en tablas.

LMS: Sistema de gestión de aprendizaje (Learning Management System, LMS) software soportado en línea
que permite crear, implementar y desarrollar un programa de entrenamiento o un proceso de aprendizaje
específico.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

CAE (Innovative, learning Solutions). (s.f.). CAE Innovate Learning Solutions - Content Creation and
ELearning Training, España. https://www.cae.net/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Regional Distrito Capital
Silvia Milena Sequeda Asesora
– Centro de Diseño y Julio de 2022
Cárdenas metodológica.
Metrología.
Autor (es)
Responsable
Regional Santander –
Rafael Neftalí Lizcano del equipo de
Centro Industrial del Julio de 2022
Reyes desarrollo
Diseño y la Manufactura.
curricular.

8. CONTROL DE CAMBIOS

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio
Autor (es)

GFPI-F-135 V01