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SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Versión: 02


Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE Código: GFPI-F-019

GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 1

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

Programa de Formación: Código: 228106


ANALISIS Y DESARROLLO DE Versión: 102
SISTEMAS DE INFORMACION
Nombre del Proyecto: 750609
SISTEMA DE INFORMACIÓN
PARA MEJORAR LA GESTIÓN
Código:
DE PROCESOS CLAVES EN LAS
EMPRESAS DEL SECTOR
PRODUCTIVO
Fase del proyecto: Análisis (2): Analizar los requisitos del cliente para
construir el sistema de información planteando
alternativas de solución
Actividad (es) deAmbiente de MATERIALES DE FORMACIÓN
Aprendizaje: formación DEVOLUTIVO CONSUMIBLE
ESCENARIO (Herramienta – (unidades
APLICAR LAS (Aula, equipo) empleadas
TÉCNICAS DE
Laboratorio, durante el
ANÁLISIS Y
DISEÑO AL SI taller, unidad programa)
Actividad (es) del Proyecto:
PROPUESTO productiva) y
elementos y
condiciones de
seguridad
industrial, salud
ocupacional y
medio ambiente
Resultados de Aprendizaje: Competencia: Ambiente de Portátil (35) Guía de
22050103204: Valorar la 220501032 formación aprendizaje(90)
incidencia de los datos en los ANALIZAR LOS tipificado
procesos del macrosistema, REQUISITOS DEL
Resma de Papel
tomando como referente el CLIENTE PARA
diccionario de datos y las CONSTRUIR EL (1)
mini especificaciones, para la SISTEMA DE
consolidación de los datos INFORMACION. Caja de
que intervienen, de acuerdo marcadores (1)
con parámetros establecidos.
Duración de la guía ( en 16 Horas
horas):

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2. INTRODUCCIÓN

Microsoft Access es la aplicación de Microsoft Office para la gestión de las bases de datos, con esta gran
herramienta de trabajo podemos abarcar diferentes escenarios: Usuarios domésticos y pequeñas
empresas y diferentes temáticas por ejemplo: registro de datos personales, compras, ventas, resúmenes
de datos, cálculos de totales, contabilización de datos, visualización de resultados o envío y recopilación
de datos por correo electrónico.

Para realizar todas estas tareas iremos viendo paso a paso, como empezar a utilizar el programa, las
herramientas de las cinta de opciones, hoja de trabajo, diferentes tipos de vistas para el objeto tablas,
configuración de los tipos de datos, a fin de conocer el entorno. Aprenderemos cómo se llaman, donde
están, para qué sirven y como se utilizan. Esto nos permitirá la creación de tablas que permiten organizar
la información, definir diferentes tipos de datos, generar búsqueda de información y organizarla.

3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Técnica didáctica: Foro, Lectura regulada, método preguntas.

 Realizar la siguiente lectura:

¿Qué es y para qué sirve Access?

Una BD es un Conjunto de datos que están relacionados y organizados para un uso determinado.
Para ellos existen programas que permiten gestionar los datos conocidos como (SGBD): SQL Server
– PostgreSQL – Visual Fox Pro – MySQL – Oracle – Informix – Access – Interbase entre otros.

Una de las características más útiles de Access es la capacidad de interactuar con datos de muchos
otros programas, permite importar objetos de otra base de datos a la nuestra rápidamente.

Éstas son solo algunas de las formas en que se podrían usar las características de intercambio de
datos de Access:

 Para combinar datos que se crearon en otros programas.


 Para transferir datos entre otros dos programas.
 Para acumular y almacenar datos a largo plazo, exportando ocasionalmente datos a otros
programas como Excel para su análisis.

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Una forma rápida de conocer los formatos de datos que se pueden importar o exportar con Access
es abrir una base de datos y, a continuación, explorar la ficha Datos externos en la cinta.

Es importante saber que el objetos tablas hasta este momento han sido trabajadas de forma
individual así como el acceso a los registros, pero a partir de la definición de las relaciones entre
tablas se nos va a permitir la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla,
evitando la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la
velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

Este curso permite desarrollar habilidades y destrezas para poder intercambiar información desde
o hacia Access desde o hacia otros programas siempre y cuando sean compatibles, así como el
acceso simultaneo a varias tablas haciendo que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a
través de un campo en común.

Uno de los principales objetivos de las aplicaciones de Bases de datos es facilitar el acceso a la
información almacenada.

Una consulta permite buscar en la base de datos los registros que satisfagan ciertos criterios o
condiciones que utilizará Microsoft Access para la selección de los registros que serán presentados
como resultado de la consulta. Por lo tanto se puede definir una consulta como el conjunto de
instrucciones que le permiten a Microsoft Access extraer información de la base de datos y
presentarla en un formato de hoja de datos. Las consultas son objetos que pueden ser usadas
como fuente de información para formularios o informes. También permiten especificar
parámetros, los cuales proporcionan al usuario una forma de definir los criterios de consulta que
desee.

Microsoft Access incluye un nuevo objeto para la administración de la base de datos, los
formularios, estos se constituyen en una forma personalizada de introducir y ver los datos de la
base de datos.

Una vez creada la tabla o la consulta se pueden empezar a diseñar los formularios, estos ofrecen
ventajas en comparación con la vista de hoja de datos, permiten personalizar la apariencia con
muchos más detalles (colores, fuentes, imágenes), permiten automatizar tareas y mostrar menús
personalizados.

Para terminar con los objetos de una base de datos se tienen los informes los cuales son utilizados
para presentar de manera funcional y adecuada la información solicitada.

 De acuerdo a la lectura anterior y en compañía de su instructor socializar las siguientes


preguntas:

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o Porque Access le puede servir en su proceso de formación como Tecnólogo en


Análisis y Diseño de SI?
o Menciones 3 características de Access.
o Mencione que objetos hacen parte de una BD.
o Mencione tres ejemplos prácticos laborales donde pueda hacer uso de las
herramientas que le brinda Access.
o Qué conocimientos previos debe tener para hacer uso de la herramienta?

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el


aprendizaje.

Técnica didáctica: Ponencia


El instructor socializara a través de una presentación los conceptos que se identificarán con el
desarrollo de ésta guía:

1. Generalidades
1.1 Qué es una base de datos
1.2 Gestores de BD
1.3 Tipos de BD
2. Entorno de Access
2.1 Cinta de Opciones
3. Tablas
3.1 Campos y registros
3.2 Tipos de datos
3.3 Clave principal
3.4 Filtros, Búsqueda y Ordenamiento

4. Datos Externos
4.1 Importar
4.2 Exportar

5. BD Relacionales
5.1 Tipos de relaciones
5.2 Modificar relaciones
5.2.1 Integridad referencial
5.2.2 Actualizar y Eliminar en cascada

6 Consultas
6.1 Criterios para consultas
6.2 Consultas tablas referencias cruzadas
6.3 Consultas de acción

7 Formularios

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7.1 Tipos de formularios


7.2 Controles

8 Informes
8.1 Tipos de Informes
8.2 Configuración e impresión

El aprendiz debe consultar la bibliografía con anticipación a la clase para adquirir un conocimiento
previo sobre los temas

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Técnica didáctica: Lectura regulada, Ponencia, Observación Directa, método preguntas.

El instructor usará la ponencia para explicar y dar a conocer los diferentes temas. El aprendiz debe
leer el contenido de cada tema, reconociendo el entorno y las herramientas de Access para realizar
las prácticas guiadas según las indicaciones del instructor y realizar preguntas relacionadas a los
temas.

TEMA 1 - Tablas

Ejercicio 2
Realizar en Access las tablas con sus campos, para el siguiente caso:

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Se desea diseñar una base de datos que sea de utilidad para concesionarios de automóviles. Un
concesionario puede vender automóviles de varias marcas (por ejemplo, Audi y Volkswagen). Sobre
los automóviles se desea mantener la siguiente información: marca, modelo, precio, descuento (si
es que lo tiene) y los datos técnicos (potencia fiscal, cilindrada, etc.). Para cada modelo de automóvil
se quiere conocer las características de su equipamiento de serie (por ejemplo: airbag conductor y
cierre centralizado), así como los extras que se pueden incluir (aire acondicionado, airbag
acompañante, pintura metalizada, etc.) y el precio de cada uno de ellos. Notar que, lo que son
características del equipamiento de serie de algunos modelos, son extras para otros modelos. Por
ejemplo, hay modelos que llevan el airbag de serie mientras que otros lo tienen como un posible
extra.
El concesionario tiene siempre automóviles de varios modelos en stock (cada uno se identifica por
su número de bastidor). Éstos se pueden encontrar en su mismo local, o bien, en cualquiera de los
servicios oficiales que dependen de él. Un servicio oficial es también una tienda de automóviles,
pero depende de un concesionario que es el que le presta los automóviles para su exposición, y
también se los vende. De cada servicio oficial se conoce el nombre, domicilio y Documento de
identidad.
Cuando se vende un automóvil se quiere saber quién lo ha vendido: puede ser uno de los
vendedores del concesionario o bien un servicio oficial. También se desea saber el precio que se ha
cobrado por él y el modo de pago: al contado o mediante financiera. También se guardará
información sobre los extras que se han incluido, precio de cada uno, la fecha de entrega, matrícula
y si era de stock o se ha tenido que encargar a fábrica. De los vendedores se almacenarán los datos
personales (nombre, Documento de identidad, domicilio, etc.) y las ventas realizadas.

Ejercicio 3

De acuerdo a la BD Viedetienda compartida por el instructor, realizar los siguientes ejercicios sobre
la base de datos usando las herramientas para ordenamiento, filtros y búsqueda:

 Información de los alquileres mayores a 4 Euros, Ordenada por No Recibo


 DNI, nombre, dirección, teléfono y correo electrónico de los clientes que tengan algún
apellido Flores, ordenada por DNI
 Título de las comedias con estreno en 1997, ordenada por Título
 Título de todas las películas con estreno en el 2001, Ordenada por director
 Ident-Dvd, Película, ¿Disponible?: De las películas disponibles donde el identificador
termine en 2, ordenada por el Ident-Dvd.

TEMA 2 - RELACIONES

Ejercicio 1
De acuerdo a la BD Biblioteca compartida por el instructor, identifique y use la herramienta de Datos
externos para:
 Importar los registros para la tabla autores desde el archivo Autores.xlsx adjunto

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 Importar los registros para la tabla Titulo-autor desde el archivo Titulo-autor.txt adjunto
 Seleccionar formato Delimitado
 Establecer tabulación como delimitador
 Definir la primera fila para que sean tomados los nombres de los campos
 Definir las opciones de los campos: Indexado, tipo de dato
 Elegir el campo ISBN como llave principal
 Exportar la estructura de la base de datos, creando una copia de la BD Biblioteca.
 Generar un filtro en la tabla Editoriales para las que empiecen por A y exporte a Excel el
resultado, guarde el archivo como Editoriales por A.xlsx
 Genere un filtro en la tabla Titulo para visualizar los registros con año de publicación entre
1985 y 1990, ordenarlos de forma ascendente y exporte el resultado a un archivo de texto,
guarde el archivo como títulos 1985-1990.

Ejercicio 2

De acuerdo a la BD Biblioteca trabajada en el ejercicio 1, establecer las relaciones necesarias según


indicaciones.

Ejercicio 3

Crea una BD que contenga información relativa a los empleados de una empresa y sus tareas o
proyectos realizados.
Nombre de la Base de Datos: Empleados.
Datos:
Nombre completo, Dirección y Teléfonos de los Empleados.
Número de identificación de los empleados
Cargo y departamento de los Empleados.
Fecha de Contratación y salario de los Empleados.
Fotografía de los Empleados.
Nombre del Departamento.
Trabajadores en Departamento.
Responsable de Departamento.
Descripción de la Tarea.
Fecha de Inicio de la Tarea.
Fecha de Finalización de la Tarea.
 Organiza estos datos en tablas y crea las relaciones oportunas para que:
o En un departamento puedan haber varios trabajadores.
o Un empleado pueda realizar varias tareas.

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TEMA 3 – CONSULTAS

Ejercicio 1

Generar las siguientes consultas de selección:

1) Listar los DVD con su identificación que a la fecha no se han devuelto.


2) Mostrar Nombres de las Películas alquiladas en el año 2001; ordenadas por fecha
3) Mostrar información de los clientes con alquileres en el año 2001
4) Mostrar nombre de las películas, fecha de estreno del género comedia o drama; ordenadas
por género.
5) Mostrar para las películas, la fecha en que se ha alquilado y nombre del cliente, ordenar por
nombre de películas.
6) Mostrar la información del alquiler para cada cliente; ordenar de forma ascendente.
7) Nombre de clientes y título de la película con estreno en 1997; ocultando el campo fecha de
estreno.
8) Listar los clientes con el teléfono y mail que a la fecha no han devuelto una película, de igual
forma mostrar fecha de alquiler; ordenarlos desde la fecha más antigua a la más reciente.
Ejercicio 2
Definir un parámetro para cada una de las consultas anteriores, el cual debe ser capturado según
necesidad del usuario al momento de ejecutar la consulta.
Ejercicio 3
Usando las herramientas de las consultas de tablas de referencias cruzadas generar:
9) Consulta de resumen de la siguiente forma:

10) Consulta consolidando la Cantidad de Alquileres por Cliente


Ejercicio 4
11) Usando las herramientas de las consultas de acción generar:
12) Actualización del precio de películas de 1998: Reducción del 10%.
13) Creación de una tabla con las películas vistas por los clientes.
14) Eliminar todos los datos de un cliente

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Copiar la tabla alquileres y posteriormente realizar una consulta de datos anexados que anexe esta
copia a la original.

TEMA 4 – FORMULARIOS E INFORMES

Ejercicio 1

Generar los siguientes formularios:

1) Un formulario de distinto tipo desde el botón Mas Formularios para cada una de las tablas.
2) Un formulario que muestre las Películas y un subformulario para el formulario DVD que
indique los Dvds que existen de cada película.
3) Un formulario para Dvd y sus Alquileres (subformulario).
4) En vista de diseño con un control de pestaña Mostrar información del alquiler, Datos del
cliente, Información de la película.

Ejercicio 2
Usando las herramientas de controles agregar 4 botones de comando en los formularios anteriores
para:
5) Agregar nuevo registro
6) Guardar Cambios
7) Cerrar formulario
Ejercicio 3
8) Diseñar los informes para los resultados de las consultas.
Ejercicio 4
9) Usando las herramientas de controles agregar los formularios para los informes, anteriores
Ejercicio 5
En vista diseño, Crear un formulario que nos servirá de menú para acceder al resto de formularios.

3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.

Técnica didáctica: Observación Directa

Tiempo invertido en el desarrollo de cada uno de los talleres: 4 horas

Descripción: En cada uno de los talleres propuestos: Taller 1- Tablas, Taller 2 – Relaciones, Taller 3
- Consultas, Taller 4 – Formularios e Informes, deberá resolver las actividades y seguir
cada uno de los lineamientos del modelo de la Guía de aprendizaje No. 1.

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El aprendiz debe poner en práctica cada uno de los temas según la sesión realizada. Para realizar las
actividades propuestas debe:
1. Revisar los videos tutoriales que servirán de guía en el proceso.
2. Solicitar al Instructor la Guía de Aprendizaje junto con los Talleres propuestos que se
deben encontrar en su portafolio en la carpeta: 5. F004-P006- GPFI Guías de
Aprendizaje.
3. Copiar el archivo resuelto en la carpeta de su portafolio: 7. F004-P008- GPFI Evidencia de
Aprendizaje. donde se evidencie el manejo de herramientas para manejo de BD.

3.5 Actividades de evaluación.

Apreciado aprendiz, el temario objeto de la evaluación al final de esta guía esta contenido a lo largo
de este documento, que le proveerá todos los conocimientos para resolver los talleres y
evaluaciones planteadas por el instructor, teniendo en cuenta que la competencia a desarrollar se
evalúa según los resultados de aprendizaje generados de acuerdo a conocimientos adquiridos, es
de vital importancia el uso de instrumentos mediante los cuales se logre verificar su avance en los
diferentes temas objeto de estudio. A continuación encontrará detalladamente las actividades que
debe desarrollar y presentar oportunamente para evaluar el resultado de aprendizaje.

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de


Evaluación

DE CONOCIMIENTO  Responde en Blackboard las  Método Preguntas


Cuestionario sobre conceptos preguntas planteadas sobre  Método de observación
básicos y manejo de la identificación, uso y aplicación  Rúbrica
herramienta Access. de las herramientas de Access.

DE DESEMPEÑO  Entrega a tiempo los talleres


Talleres prácticos. establecidos por el instructor.

DE PRODUCTO
 Selecciona y aplicar
Diseñar e implementar una
adecuadamente las
base de datos usando las
herramientas de Access para
herramientas de Microsoft
Access. crear una BD según el proyecto
asignado.

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4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

Materiales de formación devolutivos: Materiales de formación Talento Humano AMBIENTES DE


(Equipos/Herramientas) (consumibles) (Instructores) APRENDIZAJE TIPIFICADOS
DURACIÓN ESCENARIO (Aula, Laboratorio,
ACTIVIDADES DEL PROYECTO
(Horas) taller, unidad productiva) y
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad elementos y condiciones de
seguridad industrial, salud
ocupacional y medio ambiente
A.P. 1 : REALIZAR LA Guía de
90
RECOLECCIÓN DE LA aprendizaje
INFORMACIÓN DEL CLIENTE
1 Ingeniero de sistemas o Ambiente de aprendizaje
PARA 96 Portátiles 35 Resma de Papel 1
afines tipificado
DETERMINAR LOS REQUISITOS
FUNCIONALES Y NO Caja de
1
FUNCIONALES DEL SI marcadores

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

BD
Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD)
Bases de datos jerárquicas
Bases de datos en red
Bases de datos relacionales
Bases de datos orientadas a objetos
Bases de datos mutidimensionales
Barra de Título
Barra de Acceso rápido
Cinta de opciones
Inicio
Crear
Datos Externos
Herramientas de BD
Pestaña ARCHIVO
Barra de estado
Tabla
Campo
Registro
Tipo de dato
Llave Principal
Vista de Diseño
Vista de hoja de datos
Buscar
Ordenar
Datos externos:
Importar
Exportar
Relaciones
Relación uno a uno
Relación uno a varios
Relación varios a varios
Integridad Referencial
Redundancia
Consulta
Consulta de Selección
Parámetro
Vista Diseño
Vista SQL
Vista Hoja de Datos

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Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas


Consultas de Acción
Formulario
Controles de formulario
Vista de Formulario
Vista de Presentación
Vista de Diseño
Informe
Vista preliminar
Vista presentación
Vista Diseño
Vista informes

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

https://www.youtube.com/watch?v=QdfLKTKWAAQ
http://www.teformas.com/2013/06/crear-tablas-en-access-2007.html
https://support.office.com/es-es/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-del-dise%C3%B1o-de-una-base-
de-datos-eb2159cf-1e30-401a-8084-bd4f9c9ca1f5
https://www.youtube.com/watch?v=5j8OVL-WP40&ebc=ANyPxKoY80aW1jm14xGlw4uqdNlBv5fu-
9lzuZOYlHmtYJPN6sCW8T7x52y-ur8wB4jZplVeSFyy-wL92pZkZy1GP77p7Kkz7Q
http://www.teformas.com/2013/06/diseno-de-tablas-en-access-2007.html
https://support.office.com/es-es/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-del-dise%C3%B1o-de-una-base-
de-datos-eb2159cf-1e30-401a-8084-bd4f9c9ca1f5

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_17_1.htm
https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-la-importaci%C3%B3n-y-
exportaci%C3%B3n-de-datos-08422593-42dd-4e73-bdf1-4c21fc3aa1b0

http://www.aulaclic.es/access2003/t_7_1.htm
http://www.teformas.com/p/curso-practico-access.html

http://www.teformas.com/2012/12/ejercicio-12-access-informes.html
https://support.office.com/es-es/article/Introducci%C3%B3n-a-los-informes-en-Access-e0869f59-
7536-4d19-8e05-7158dcd3681c

Proyectos con Access. - 1a ed. - Buenos Aires : Fox Andina; Dalaga, 2012.
Fleitas, Paula

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7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

Carolina Mendoza Vivas


Instructor Excel
Julio 2016

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