PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: TECNOLOGO GESTION ADMINISTRATIVA

 Código del Programa de Formación: 122115
 Nombre del Proyecto: DESARROLLO DE COMPETENCIAS Y HABILIDADES
INVESTIGATIVAS EN EL ÁMBITO EMPRESARIAL PARA INNOVAR LOS SISTEMAS
DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LOS DIFERENTES SECTORES ECONOMICOS
DE LOS MUNICIPIOS
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: ELABORAR LA PROPUESTA DE ESTRATEGÍAS DEL
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA APLICANDO PROCESOS
INVESTIGATIVOS QUE DEN SOLUCIÓN A LAS PRINCIPALES PROBLEMATICAS
DETECTADAS.
 Competencia: APLICAR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN TENIENDO EN
CUENTA LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
 Resultados de Aprendizaje:
 DISEÑAR Y ADMINISTRAR BASES DE DATOS DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE
INFORMACIÓN DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y LAS POLÍTICAS DE LA
ORGANIZACIÓN.
 GESTIONAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES
DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN.
 MANTENER EN USO LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS DE OFICINA DE ACUERDO CON
LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN, LAS NORMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, DE
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL, Y LA TECNOLOGÍA EXISTENTE.
 Duración de la Guía: 65 HORAS

2. PRESENTACIÓN

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Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de
bases de datos.

Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener

información y hacer

que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del
sistema, es decir,

una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla.

Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de

información. El manejo de

datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la

información como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas
de usar las bases de datos son:

• Evitan la redundancia.

• Evitan la inconsistencia.

• Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de

datos a la base

de datos.

• Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos.

• Se mantiene la integridad entre los datos

GFPI-F-135 V01
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
 Teniendo en cuenta el Manual de ACCESS, entregado por el instructor, realice la
siguiente actividad:

1. Teniendo en cuenta las herramientas para hacer una presentación didactica

donde explique los conceptos básicos de como crear, abrir, cerrar una base de
datos y como crear tablas de datos en ACCES.

TRABAJANDO CON TABLAS

EJERCICIO 1: Contactos Personales

Cree una base de datos nueva con el nombre: “Contactos Personales”

Cree la tabla CONTACTOS en la vista Hoja de Datos de acuerdo al siguiente detalle y

realice los registros de todo los Aprendices de su ficha. La clave principal establecer en
cedula.

Añada nuevos campos: “Institución” , “programa” y ficha , agregue información a cada

registro. Los datos de texto deben ser de 30 largo.

EJERCICIO 2: Turismo Bolivia

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Cree una base de datos nueva con el nombre: “Turismo Bolivia”.
Agregue la tabla: INGRESOS FRONTERA en la vista Diseño. Todos los campos son tipo
Número y la tabla no tiene una Clave Principal. Realice 30 registros.

Agregue la tabla: HOTELERIA en la vista Diseño, establecerla con Asistente para

búsqueda: Bogotá, Chía, Cajicá, Zipaquirá, Sopó, Tocancipá, Gachancipá, Cogua,
Guatavita. El resto de los campos son tipo Número. Diligencia 30 registros.

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EJERCICIO 3: Biblioteca

Cree una base de datos nueva con el nombre: “Biblioteca”

Agregue las siguientes tablas definidas a continuación:

Tabla: Libros

Campo Tipo Observaciones

Id Libro Autonumérico Clave Principal

Título Texto

Autor Texto

Género Texto

Prestado Sí/No

Tabla: Lectores
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Campo Tipo Observaciones

 Id Lector Autonumérico Clave Principal

Nombre Lector Texto

CI Número

Dirección Texto

Teléfono Texto

Tabla: Préstamos

Campo Tipo Tamaño/Formato Observaciones

Nro Préstamo Autonumérico Clave Principal

Fecha préstamo Fecha/Hora

Id Libro Número Entero largo

Id Lector Número Entero largo

Fecha devolución Fecha/Hora

Agregue 15 registros de libros, 10 lectores y 10 préstamos

TRABAJANDO CON CONSULTAS

EJERCICIO 4: Contactos Personales

Abra la base de datos: “Contactos Personales” y realice las siguientes consultas

Cree la consulta: “Lista Completa de Contactos” que incluya todos los nombres de los
contactos en orden alfabético más su teléfono.

EJERCICIO 5: Turismo Bolivia

Abra la base de datos: “Turismo Bolivia” y realice las siguientes consultas

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Cree una consulta que incluya todas las ciudades con su nombre y la cantidad de hoteles
ordenados de mayor a menor cantidad.
Crea una consulta que incluya a las ciudades y la cantidad de residenciales ordenado de
menor a mayor.

Cree una consulta con la cantidad de alojamientos en Bogotá y Chía.

Cree una consulta con la cantidad de hostales en Zipaquirá, Sopó, Guatavita.

Ejercicio 6 RELACIONES CON TABLAS: Realice una base de datos de servicio al

cliente, esta contiene tres tablas y haga las relaciones entre tablas de acuerdo a los
datos comunes.

1. Clientes
2. Reportes
3. Tipos de Reportes

Para clientes diligencie 30 registros, Reportes 20 registros y tipos de reportes 5

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EJERCICIO 7: Gimnasio

Cree una base de datos nueva con el nombre: “Gimnasio”

Agregue las siguientes tablas definidas a continuación:

Tabla: Cliente

Campo Tipo Tamaño/Formato Observaciones

Id Cliente Autonumérico Clave Principal

Nombres Texto 25

Apellidos Texto 25

Dirección Texto 80

Teléfono Texto 10

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Tabla: Instructor
 Campo Tipo Tamaño/Formato Observaciones

Id Instructor Autonumérico Clave Principal

Nombres Texto 25

Apellidos Texto 25

Dirección Texto 80

Teléfono Texto 10

Especialidad Texto 25

Tabla: Grupo

Campo Tipo Tamaño/Formato Observaciones

Id Grupo Autonumérico Clave Principal

Grupo Texto 50

Horario Texto 50

Id Instructor Número Entero largo

Fecha Inicio Fecha/Hora Fecha corta

Fecha Final Fecha/Hora Fecha corta

Tabla: Inscripción

Campo Tipo Tamaño/Formato Observaciones

Nro Inscripción Autonumérico Clave Principal

Fecha Inscripción Fecha/Hora Fecha corta

Id Cliente Número Entero largo

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Pago Número Estándar
 Id Grupo Número Entero largo

Ingrese registros para cada tabla: 20 clientes, 8 instructores, 10 grupos, 20 inscripciones

TRABAJANDO CON RELACIONES

Realizar una cartilla en https://read.bookcreator.com/ del capitulo 6 de Manual de

ACCES, enviado por el instructor.

EJERCICIO 8: https://www.youtube.com/watch?v=Rs59owoPSlo de acuerdo al video tutorial

realice los siguientes ejercicios.
Cree un formulario para la tabla de la base de datos: Contactos Personales.

Cree un formulario para cada tabla de la base de datos: Turismo Bolivia.

Cree un formulario para cada tabla de la base de datos: Biblioteca y personalice según
plantillas prediseñadas.

Cree formularios con formato personalizado incluyendo logotipo en cada uno, para las
tablas de la base de datos Gimnasio.

EJERCICIO 9. Combinación de correspondencia en Acces. De acuerdo a la

explicación del instructor realice el taller de los Diplomas.

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4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Opera responsablemente el

software aplicativo, teniendo en
Conocimiento : cuenta la combinación de
Cuestionario sobre Correspondencia y la utilización
de las barras de herramientas Cuestionarios
temática relacionada con
los RAPS. DISEÑA, ACTUALIZA Y
Listas de chequeo
CONSULTA DE MANERA
RESPONSABLE BASES DE
DATOS, SEGÚN
REQUERIMIENTOS
Evidencias de DE LA UNIDAD
Desempeño: ADMINISTRATIVA Y
POLÍTICAS
Bases de datos y archivos INSTITUCIONALES.
de combinación de - REGISTRA DE MANERA
CUIDADOSA LAS
correspondencia. ACTUALIZACIONES TANTO
DEL SITIO WEB, COMO DE
LAS BASES DE
Evidencias de Producto: DATOS PARA DEMOSTRAR
LA TRAZABILIDAD DE LOS
PROCESOS
Bases de datos OPERA
RESPONSABLEMENTE EL
SOFTWARE APLICATIVO,
TENIENDO EN CUENTA LA
COMBINACIÓN DE
CORRESPONDENCIA Y LA
UTILIZACIÓN DE LAS
BARRAS DE
HERRAMIENTAS..

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

BASE DE DATOS: Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las
bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa.
Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja
GFPI-F-135
de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. V01

TABLA: Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los
datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una
hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una
hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

CONSULTA: Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden
realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las
tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede
verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la
vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que
desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

FORMULARIO: Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las
interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que
ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de
las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios
para ver, escribir y editar datos en las tablas.

REF - TERMINOLOGÍA BÁSICA DE MICROSOFT ACCESS

Fecha de la cita: (25 de abril 2014)

URL: http://computacioncbc.blogspot.com/2014/04/terminologia-basica-de-microsoft-access.html

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

creación tablas :http://www.youtube.com/watch?v=HWl7z9fuFV0

creación tablas http://www.youtube.com/watch?v=HWl7z9fuFV0

creación relaciones http://www.youtube.com/watch?v=HWl7z9fuFV0

consulta simple http://www.youtube.com/watch?v=OFF5h1t9MgY

consulta multitabla: http://www.youtube.com/watch?v=OFF5h1t9MgY

creación de formularios http://www.youtube.com/watch?v=Rs59owoPSlo

creación de formularios http://www.youtube.com/watch?v=Rs59owoPSlo

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

GFPI-F-135 V01
Nombre Cargo Dependencia Fecha
 Autor (es) ANA MONTERROZA
MORENO
INSTRUCTOR COORDINACIÓN 23– 07 - 2022
ACADÉMICA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

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