INSTRUCTIVO

Proceso de adquisición, entrega y liquidación de alimentos a padres de familia de los niños beneficiarios
de los Hogares Comunitarios y Centros de Atención y Desarrollo Infantil -CADI- de la Dirección de
Hogares Comunitarios.

Derivado de las acciones tomadas dentro del marco del estado de calamidad pública, declarado en el Decreto 5-2020, sus
reformas así como las disposiciones Presidenciales de observancia general por el bienestar de los habitantes de la República
de Guatemala, se suspendieron los servicios de cuidado y atención integral en nuestro caso a las niñas y niños beneficiarios
a partir del 16 de marzo del año 2020.

Considerando lo anterior en el Acuerdo No. SUBSEC-003-2020GG de fecha 27 de marzo de 2020, se autoriza al Programa
de Hogares Comunitarios la modalidad de entrega de alimentos, mientras perduren las restricciones presidenciales,
otorgándoles el beneficio de suministro de alimentos, a través de la utilización de los recursos transferidos a las Madres
Cuidadoras por la Secretaria de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República, para adquirir, entregar y
liquidar alimentos de acuerdo con las recomendaciones nutricionales emitidas por el Nutricionista. En cumplimiento con el
Acuerdo Interno No. SEC-16-2020 de fecha 30 de septiembre de 2020, que autoriza la ampliación de la modalidad de
atención de entrega de alimentos a los beneficiarios del Programa Hogares Comunitarios.

Por lo cual se emiten los siguientes lineamientos referentes al proceso de adquisición, entrega y liquidación de alimentos a
padres de familia de los niños beneficiarios de los Hogares Comunitarios y Centros de Atención y Desarrollo Infantil -
CADI- de la Dirección de Hogares Comunitarios, la cual comprende los productos perecederos y no perecederos definidos
en el listado elaborado por la Unidad de Nutrición de la Dirección de Hogares Comunitarios para la alimentación de las
niñas y niños beneficiarios de los Centros de Atención.

El presente instructivo tiene por objeto definir las actividades que deberán desarrollarse para el proceso de adquisición,
entrega y liquidación de alimentos a padres de familia de los niños beneficiarios de la Dirección de Hogares Comunitarios,
por medio de la supervisión del proceso en cada uno de los Centros de Atención bajo la responsabilidad de los Supervisores
y Delegados Departamentales, a través del asesoramiento que debidamente se haga de los mismos a las Madres Cuidadoras;
con el único fin de transparentar el proceso que permitirá brindar el apoyo a los padres de familia de los beneficiarios
inscritos y registrados desde el mes de enero.

La modalidad de entrega de los alimentos a padres de familia de los niños beneficiarios obedece expresamente a la
limitante de no poder brindar un servicio presencial a las niñas y niños beneficiarios, ya que es prioridad para la Dirección
salvaguardar su salud y bienestar en atención a su interés superior. Para ello se elaboró el siguiente cronograma el cual
deberá ser atendido por el personal institucional y socializar información fidedigna a las Madres Cuidadoras que se
encuentran apoyando el proceso, socialización que se realizará previamente a la adquisición de los alimentos.

INSTRUCTIVO
Proceso de adquisición, entrega y liquidación de alimentos a padres de familia de los niños
beneficiarios de los Hogares Comunitarios y Centros de Atención y Desarrollo Infantil -CADI- de
la Dirección de Hogares Comunitarios.

Actividad Responsable Descripción de las Actividades

Emite y envía los lineamientos para su socialización a las autoridades de la

Dirección de los
Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República,
1. Emitir Lineamientos Hogares
Unidades de la Dirección, Supervisores y Delegados Departamentales, por
Comunitarios
los diferentes medios que se considere convenientes.

Con base al listado recibido por la Dirección del Programa, los

Supervisores y Delegados Departamentales, con el apoyo de las Madres
Supervisores, Cuidadoras verifican y compararán precios de mercado (abarroterías,
2. Planificar la
Delegados supermercados, tiendas, etc.), de acuerdo con la cantidad de artículos o
adquisición de
Departamentales y insumos a comprar para cada uno de los niños inscritos y activos, según
alimentos
Madres Cuidadoras listado proporcionado, con el objetivo de NO adquirir alimentos de mala
calidad o sobrevalorados o no adecuados para el consumo de los niños
beneficiarios.

Previo a la adquisición de los alimentos autorizados se debe verificar que el

Madre Cuidadora con
3. Realizar la proveedor cuente con facturas verificando que las mismas llenen los
asesoría de los
verificación de los requisitos legales establecidos en el Decreto Número 27-92 “Ley del
Supervisores y
proveedores y facturas Impuesto al Valor Agregado” y su Reglamento Acuerdo Gubernativo
Delegados
correspondientes Número 5-2013 “Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado”,
Departamentales
de fecha 08 de enero del 2013.

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 4. Informar a las Informa a las Madres Cuidadoras las fechas en las que se solicita que
Madres Cuidadoras y Supervisores y realicen la compra, entrega y liquidación de los alimentos, con base al
Personal Docente Delegados listado proporcionado por la Dirección y de acuerdo con el registro de la
Departamentales cantidad de niños inscritos y activos, según libro de inscripción de cada
Hogar Comunitario y -CADI-.

VERIFICAR EN CADA UNA DE LAS FACTURAS

1. Nombre comercial y razón social del proveedor.

2. verificarse físicamente la dirección y constatar que el teléfono del proveedor sea el correspondiente al nombre comercial y
razón social del mismo.
3. NIT del proveedor.
4. Que la factura esté debidamente autorizada y vigente, según Resolución emitida por la Superintendencia de Administración
Tributaria -SAT-.
5. Si es contribuyente del Impuesto Sobre la Renta debe indicarse en la factura si está sujeto a pagos trimestrales, pagos
directos o retención definitiva.
6. Si está inscrito en el Régimen de pequeño contribuyente, debe estar impreso en la factura la leyenda “Factura Pequeño
Contribuyente no genera derecho a crédito Fiscal”.

Verificar que exista compromiso de los proveedores para entregar en HORARIOS APROPIADOS en cada Hogar Comunitario
o -CADI- a la Madre Cuidadora Titular y Corresponsable los alimentos embalados, en presentaciones por cada niño
beneficiario, lo cual deberá ser verificado por los Supervisores y Delegados Departamentales, a través de la coordinación
correspondiente y por los mecanismos convenientes.

El día de la entrega de los alimentos, el proveedor deberá entregar la factura correspondiente a la Madre Cuidadora Titular. La
fecha consignada en la factura deberá coincidir con el periodo indicado en los lineamientos remitidos por la Dirección. ESTAS
FECHAS SON FLEXIBLES, PERO NO PUEDEN SER ANTICIPADAS, ya que deben coincidir con los tiempos
establecidos para el proceso de adquisición y entrega, no antes ni después. De existir algún caso no previsto, se deberá informar
oportunamente a las Coordinadoras Regionales y a las autoridades del Programa.

NOTA: De no existir inconveniente con los proveedores locales, con los que se ha coordinado en las entregas
anteriores, y quienes cumplen con todos los requisitos legales correspondientes, descritos anteriormente, se
puede continuarse coordinando con ellos.

Madre Cuidadora
Realiza la compra de los alimentos con el proveedor seleccionado, de
CON ASESORÍA de
5. Realizar adquisición acuerdo con el listado de los alimentos autorizados para cada uno de los
los Supervisores y
de los alimentos periodos, correspondientes a la cantidad registrada de niños inscritos y
Delegados
activos, según libro de inscripción de cada Hogar Comunitario y -CADI-.
Departamentales

NOTA 1: Queda PROHIBIDO solicitar y/o recibir dádivas, presentes u otro tipo de beneficio propio o de
terceras personas, provenientes de los proveedores o agricultores familiares a cambio de comprarle los
insumos.

NOTA 2: Queda PROHIBIDO para cualquier empleado de la Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del
Presidente de la República, influir en beneficio propio o de terceras personas afines y/o la imposición de
proveedores.

NOTA 3: Queda PROHIBIDO para realizar las actividades de adquisición, entrega y liquidación de
alimentos participen personas ajenas a la Dirección de Hogares Comunitarios y/o de la propia Secretaría.

Madre Cuidadora recibe los alimentos adquiridos de conformidad con lo

descrito en la factura correspondiente, verificando que se cumpla con lo
siguiente:
Madres Cuidadoras 1. Cantidad, unidad de medida y descripción de los alimentos recibidos,
Supervisores y incluyendo la marca y empaque de los mismos, verificar que sean los
6. Recibir los alimentos Delegados mismos que fueron requeridos y facturados.
Departamentales 2. QUE LOS ALIMENTOS ESTÉN EN BUEN ESTADO Y QUE
SEAN PRODUCTOS DE CALIDAD.
3. Que la fecha de caducidad de los alimentos sea posterior a la fecha que
los mismos sean consumidos por los beneficiarios.

En el momento de recibir conforme los alimentos, solicitar la factura correspondiente del proveedor Madre Cuidadora con
asesoría de los Supervisores y Delegados, a través de la coordinación correspondiente y por los mecanismos convenientes,
verifica en cada una de las facturas emitidas por el proveedor el día de la entrega de los alimentos, los siguientes datos:

1. Nombre, Dirección y NIT de Secretaría de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República.
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  Nombre: Secretaria de Obras Sociales de la Esposa del Presidente de la República
 NIT: 674408-7
 Dirección: 6 Avenida 1-41 zona 1, Guatemala.
2. Detalle de la cantidad, descripción de los artículos o insumos comprados y empaque de los mismos cuando proceda y la
unidad de medida que fue solicitada.
3. Precio unitario y precio total de los artículos o insumos comprados.
4. Valor total de la factura.
5. Sello o la palabra “CANCELADO”.
6. Verificar que la factura no contenga alteraciones, tachones o enmiendas; de contener dichas situaciones, debe solicitarse al
proveedor la emisión de una nueva factura.
7. Las Facturas Electrónicas en Línea FEL, se encuentran verificadas a través de la Certificación del Documentos Tributarios
Electrónicos (DTE), siendo el proceso por medio del cual se verifica y autoriza cada DTE en el sistema informático del
certificador aprobado por la SAT.
Comprende la recepción, validación, asignación del número de autorización, serie, número de DTE y la incorporación de la
firma electrónica avanzada del Certificador autorizado, a cada DTE que el Emisor transmite a través del proceso de Factura
Electrónica en Línea.
La verificación consiste en confirmar que el emisor aplicó las reglas y validaciones vigentes, desarrolladas en la
Documentación Técnica FEL.
Si el resultado de la verificación es satisfactorio, se procede a otorgar la autorización al documento que el emisor transmite
de acuerdo al proceso de Factura Electrónica en Línea.
Todo DTE certificado debe ser remitido al emisor y a la SAT inmediatamente.
Por tanto las FEL se deben de recibir debido a que están actualizadas por medio del Registro Tributario Unificado con base
a la obligación de cada afiliación del impuesto que tenga el emisor.

Madres Cuidadoras 4. Luego de la recepción Madre Cuidadora Titular, paga al proveedor y

Supervisores y archiva documentos de soporte de la compra, para posteriormente, a través
6. Recibir los alimentos Delegados de la asesoría de los Supervisores y Delegados, por medio de la
Departamentales coordinación y por los mecanismos convenientes, realizar el proceso de
liquidación correspondiente
Madres Cuidadoras conjuntamente con Personal Docente realizan la
7. Convocar y entregar Madres Cuidadoras convocatoria a los padres de familia para que asistan a recoger los
los alimentos a los Supervisores y alimentos, indicándoles que deben presentar al momento de la recepción de
padres de familia de los Delegados los alimentos su Documento de Identificación Personal -DPI- y seguir las
niños beneficiarios. Departamentales y medidas de prevención obligatorias por el COVID-19, proceso que se ha
Personal Docente realizado en las entregas anteriores.

NOTA 4: Es obligatorio atender las medidas establecidas por el Ministerio de Salud y Asistencia Social -
MSPAS-, que incluyen el uso de mascarilla obligatoria y el lavado de manos o el uso de alcohol gel y
guardando medidas de distanciamiento social principalmente evitando la aglomeración de personas.

NOTA 5: En la convocatoria, debe de explicar a los Padres de Familia de los niños beneficiarios la
importancia de su asistencia, así como el compromiso que como padres de familia tienen ante la Dirección de
Hogares Comunitarios y que deben estar presentes durante el tiempo en que se realice todo el proceso de
entrega.

NOTA 6: Los alimentos ÚNICAMENTE SE ENTREGARÁN a las personas que se encuentren debidamente
registrados como padres de familia y/o responsables de los niños beneficiarios de cada uno de los Hogares
Comunitarios y/o -CADI- de acuerdo con los registros correspondientes consignados en el libro de
inscripción, estudios socioeconómicos, fichas de inscripción, etc., los cuales deben coincidir con los nombres
registrados en el formulario de liquidación.

8. Registrar la entrega Madres Cuidadoras, Madres Cuidadoras, conjuntamente con el personal docente y/o el personal
de los alimentos Supervisores, de la Dirección de Hogares Comunitarios, entrega los alimentos a cada
Delegados padre de familia, dejando constancia de entrega según formato enviado por
Departamentales, y la Dirección de Hogares Comunitarios, y dejando constancia a través de
Personal Docente conocimiento suscrito en el libro correspondiente en cada uno de los
Hogares Comunitarios y -CADI-, proceso que se ha realizado en las
entregas anteriores.

La entrega de los alimentos debe realizarse únicamente a los padres de

familia de los niños beneficiarios quienes deben de presentar su DPI
original, y en el caso de presentarse los responsables de los niños, deben ser
las personas que figuran en los registros correspondientes, presentando
también su DPI original.

Docente apoyará con la elaboración de un cartel donde se describe con

claridad la cantidad y productos a entregar según el periodo y colocarlo en
un lugar visible a la vista de los padres de familia, en caso de no contar con
personal docente, se solicita el apoyo de la Madre Cuidadora para su
elaboración.

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 Para el proceso, se debe recordar que los padres de familia de los niños
beneficiarios deben estar presentes en toda la entrega y al finalizar la
misma se procederá a la suscripción del conocimiento respectivo, donde
debe figurar la firma de cada uno de ellos, esto como control interno para
dejar constancia de la recepción completa y satisfactoria de los alimentos
entregados.

Para la suscripción del conocimiento, en el libro autorizado para el efecto

(Libro de conocimientos del Hogar Comunitarios/-CADI-) debe contener
los elementos generales (Número, lugar, fecha y hora, identificación de
quienes participan, acciones realizadas o sucesos, firmas de los
participantes, etc.),

En este conocimiento debe registrarse cualquier eventualidad que escape a

la normalidad del proceso (casos no previstos, emergencias, padres
inasistentes, productos adicionales, etc.)

Mismo que será suscrito de la siguiente manera:

 Personal de la DHC (Supervisor/Delegado), cuando esté presente en el

Hogar comunitario/-CADI-
 Personal docente, cuando esté presente en el Hogar comunitario/-
CADI- y no esté presente el personal de la DHC.
 Madre Cuidadora Titular, cuando no esté presente el personal de la
DHC ni personal docente.

NOTA 7: Se les solicita que en el proceso de la entrega de alimentos se les indique a las Padres de Familia, la
correcta manipulación y elaboración de los alimentos para garantizar que los niños beneficiarios continúen
gozando de una adecuada nutrición que favorezca su correcto crecimiento y desarrollo.

Así mismo que estos alimentos no deben ser almacenados por mucho tiempo, ya que están destinados para
su consumo diario. Aclarándoles que está TOTALMENTE PROHIBIDA SU VENTA o intercambio.

CASOS NO PREVISTOS
 Si existe algún caso en el que algún padre de familia, después de haber agotado todas las vías de comunicación y las
mismas están documentadas, no se presenta a la entrega, deberá de realizarse un consenso con el resto de padres de familia
beneficiarios para tomar una decisión en conjunto y realizar la distribución de los alimentos correspondientes, tomando en
consideración las necesidades nutricionales de los niños, la vulnerabilidad social de cada familia. Para que todos los padres
estén de acuerdo con las decisiones a las que lleguen, todo esto deberá figurar en el conocimiento correspondiente, la copia
del mismo deberá remitirse junto a la liquidación.

 En caso se informe que algún padre de familia no pueda presentarse debido a problemas de salud, como por ejemplo haber
dado positivo a COVID-19 o se encuentre en cuarentena, la persona que se presente a la entrega deberá presentar alguna
constancia por escrito, de que le es imposible al padre de familia participar del proceso de entrega de alimentos, lo cual
también debe consignarse en el conocimiento suscrito y remitirse en conjunto con la liquidación correspondiente.

 De presentarse otro tipo de situación, hacerla del conocimiento de las Coordinadoras Regionales correspondientes o a
través de las distintas Jefaturas de los Departamentos y/o Unidades de la Dirección o bien a través de la Dirección y/o
Subdirección de Hogares Comunitarios, para recibir una orientación oportuna.

Realizan la liquidación correspondiente con base a los documentos de

soporte (facturas contables) de la ejecución de los recursos financieros, de
la siguiente manera:

En un folder con gancho, identificado con el N.° de cada Hogar

Comunitario y/o -CADI- debe contener la siguiente documentación:

1. Cada factura original, debe estar debidamente engrapada en una hoja, en

9. Realizar la cual debe de realizarse el razonamiento, únicamente con la siguiente
liquidaciones de la Madres Cuidadoras
información:
adquisición y entrega de Supervisores y
alimentos y agua pura. Delegados
Departamentales Razón: La presente factura ampara el proceso de adquisición, entrega
y liquidación de alimentos para _____ (numero) niños y niñas
beneficiarios del Hogar Comunitario/-CADI- No._______ ubicado
en_____________ ____________________________ del municipio de
______________________ del departamento de
_________________________, correspondientes al periodo del
PERIODO DEL 16 DE ENERO AL 15 DE FEBRERO. En
cumplimiento con el Acuerdo Interno No. SEC-16-2020 de fecha 30 de
septiembre de 2020, que autoriza la ampliación de la modalidad de
atención de entrega de alimentos a los beneficiarios de la Dirección de
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 Hogares Comunitarios.

En la hoja de papel bond donde se engrapa la factura original, se debe

consignar los siguientes datos:

 N.° de serie y N.° de factura

 Fecha de la factura
 Monto total de la factura
 Nombre y NIT del Proveedor
 N.° de Hogar Comunitario/-CADI-

Así mismo esta descripción debe contener el nombre y la firma de quien

hizo la compra y el nombre, cargo y la firma quien revisa y aprueba la
liquidación de la adquisición y entrega de alimentos.

2. Formulario de Liquidación debe contener el registro de los datos del

padre de familia de cada uno de los niños beneficiarios registrados y
activos, que se haya presentado a la recepción de los productos, debe
contener las firma o huella dactilar identificada en original, esto en
constancia de haber recibido los alimentos de acuerdo con el listado
autorizado.

Queda Prohibido marcar con una “x” u otra marca, las casillas donde se
describe la cantidad de producto entregado, para tal efecto debe consignar
la cantidad en número del producto entregado. Ejemplo:

 5 zanahorias.
 3 libras de frijol.
 2 bolsas de Incaparina.

3. Fotografías que evidencien las actividades de adquisición, entrega y

liquidación de alimentos.

4. En el caso de presentarse algún reintegro, este debe contar con la boleta

original del depósito correspondiente a la cuenta Monetaria No.
3033187095 a nombre de Fondo Reintegro Madres Cuidadoras PHC, la
cual debe estar debidamente engrapada en una hoja y contener la
descripción de la razón de la misma, indicando los datos del Hogar
Comunitario y/o CADI, el concepto del reintegro así como el nombre y
firma de quien hizo el depósito y quien revisa y aprueba el mismo.

Los Supervisores y Delegados Departamentales, dan fe administrativa de la

legalidad y transparencia de proceso a través de la revisión de cada una de
las facturas, consignando firmas y sellos correspondientes.

Supervisores deben enviar vía correo electrónico las liquidaciones en

formato Excel al correo dfuentes@sosep.gob.gt, así mismo enviar
físicamente a Casa de los Programas (6 avenida 4-54 zona 1) un sobre
identificado con el nombre del departamento y el contenido del mismo,
dirigido a la Unidad Administrativa Financiera de la Dirección de Hogares
10. Envío de Comunitarios.
Supervisores y
liquidaciones de la
Delegados
adquisición y entrega de Por departamento enviar oficio con el detalle de la documentación que
Departamentales
alimentos están remitiendo, dirigido a Lic. Diego Fuentes, Jefe de la Unidad
Administrativa Financiera de la Dirección de Hogares Comunitarios.

En un solo paquete debe enviarse todas y cada una de las liquidaciones

con los documentos de soporte originales para su revisión, en el orden
arriba descrito.

El incumplimiento de las anteriores disposiciones por parte del personal institucional quedará sujeto a sanciones en
el marco de la ley, toda vez que el propósito de este instructivo es transparentar el proceso de adquisición, entrega y
liquidación de los alimentos entregados a los padres de familia de los niños beneficiarios, durante el estado de
calamidad pública derivado de la pandemia del COVID-19.

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