PROJECT CHARTER

Proyecto implementación PERSON ID 

Grupo R01, Entrega 2

 
 
 

Realizado por: 

 
 
 
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO 
Gerencia de Proyectos 1. 
Tutor Carlos Edson Jerley Rincón Gutiérrez  
Septiembre 2022 

Contenido
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CONTENIDO.................................................................................................................................. 1

I. JUSTIFICACIÓN.................................................................................................................... 2

II. ALCANCE.............................................................................................................................. 2

III. CRONOGRAMA DE HITOS.................................................................................................. 2

IV. INTERESADOS..................................................................................................................... 3

V. PROJECT MANAGER AUTHORITY LEVEL........................................................................3

VI. RIESGOS............................................................................................................................... 3

VII. APROBACIÓN/FIRMAS........................................................................................................ 4

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Nombre del proyecto:

Implementación de plataforma firma electrónica y recepción Ciudad: Bogotá Colombia
de documentos de vinculación - FUCM
Nombre del cliente:

Fiduciaria XXX
Día Mes Año
Valor del contrato: Fecha de inicio proyecto:
11 09 2022
Día Mes Año

200.000.000,00 COP Fecha de fin proyecto:

30 06 2023

Correcciones 1 entrega

1. Definir los criterios para que el proyecto o sus entregables sean aprobados,

2. quien aprueba y firma

I. JUSTIFICACIÓN

Actualmente el área comercial recibe los documentos asociados al proceso de vinculación de manera digital (a través de correo
electrónico) o física. Uno de los documentos que se recibe es el registro de firmas de los clientes que es considerado un
documento con información confidencial. Si embargo, al ser un proceso tan manual se ha evidenciado incumplimiento en la cadena
de custodia, conforme a las políticas internas, encontrando repositorios de imágenes no autorizados en el correo, pc, unidades
locales etc. Lo anterior, aumenta directamente el riesgo de difusión de información y a su vez el riesgo de suplantación; con el
animo de mitigar los riesgos anteriormente mencionados se debe implementar una solución tecnológica que tendrá como finalidad
la recepción, custodia, autenticación, validación y firma electrónica para los documentos de vinculación y/o actualización a través
de los dispositivos fijos o móviles.

La construcción del proyecto parte de la necesidad de minimizar los riesgos identificados en el derivado del incremento de
documentos digitales en el proceso de vinculación.

Objetivo General

1. Tener una plataforma web para firmar y custodiar correctamente la información de los documento diligenciados y
entregados por el cliente en el proceso de vinculación.

Objetivos Específicos

2. Disminuir en un 60% los reprocesos asociados a la autenticación y diligenciamientos del documento.

3. Disminuir el ciclo o tiempo de trámite en la vinculación a T-0.

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II. ALCANCE
Descripción del proyecto: Realizar la habilitación de una plataforma clasificada como un servicio de computación en la nube (Cloud
Computing), que tendrá como finalidad la recepción, autenticación, validación y firma electrónica para las autorizaciones de
documentos transaccionales y documentos asociados a vinculaciones de clientes.

 Respectivos entregables:
 Estudios de costos y tiempos
 Estudios del marco y cumplimiento legal
 Estudios de infraestructura
 Acta de Inauguración
 Plan de gestión de proyectos
 Formato de lecciones aprendidas

 Exclusiones
 Los procesos adicionales por anulación y repetición están a cargo del cliente.
 Los cambios posteriores en la parametrización se contemplan como cambios y tienen costo.
 El consumo de recursos GCP por tráfico para el intercambio de información con servicios externos no está contemplado
dentro de este alcance.
 Instalación o configuración de hardware de cualquier otro tipo.

 Restricciones:
Variaciones en las modas y tendencias en el mercado español, restricciones por derechos de autor en eventos deportivos

III. CRONOGRAMA DE HITOS

Hitos del proyecto Fecha estimada

Creación Workspace 30-11-2022
Kickoff del Proyecto 30-11-2022
Descubrimiento y levantamiento de requerimientos 31-12-2022
Diseño de flujo de procesos 31-12-2022
Estrategia de despliegue de flujo 31-01-2023
Aprobación de diseño de flujo 31-01-2023
Configuración de roles y perfiles 28-02-2023
Configuración de flujo 31-03-2023
Configuración de firma electrónica 31-03-2023
Pruebas internas 30-04-2023

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Entrenamiento Usuarios Administradores 30-04-2023

Lanzamiento versión final flujo 31-05-2023
Salida a producción 30-06-2023
Cierre de Proyecto 30-06-2023

IV. INTERESADOS

Stakeholder(s) Rol

V. Project Manager Authority Level

 El Gerente de proyecto designado es el Gerente de Servicios Operativos, quien cuenta

con la autoridad para distribuir el presupuesto asignado en el proyecto, remover y
contratar recursos humanos y materiales. Aprueba diseños y da el visto bueno para
paso a producción.

VI. RIESGOS
 Segmentos de la población que no esté muy relacionada con el contexto digital de la época, mayores
de edad.
 Caída de la plataforma o intermitencias del servicio.
 Dificultad en el diligenciamiento de los formularios
 Acogida en el mercado.

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VII. APROBACIÓN/FIRMAS

Gerente del proyecto: Gerente del proyecto:

Nombre: Enrique Rodríguez Nombre:

Gerente del proyecto: Director General:

Nombre: Nombre: Luis Hernando Vargas

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