Funciones del departamento de la contabilidad

Este departamento es el responsable de Procesar, codificar y contabilizar los diferentes

comprobantes por concepto de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro
numérico de la contabilización de cada una de las operaciones, así como la actualización de los
soportes adecuados para cada caso, a fin de llevar el control sobre las distintas partidas que
constituyen el movimiento contable y que dan lugar a los balances y demás reportes financieros.

Podemos resumir sus funciones en esta serie de cuatro puntos:

➢ Control de libros contables:
 El libro diario: donde se registran las operaciones diarias;
 Los libros de registro: donde aparecen las facturas emitidas y recibidas,
 El registro de los bienes de inversión y, si existen, las operaciones intracomunitarias.

➢ El cierre del ejercicio: aquí se ocupa de preparar:

 Balance
 Cuenta de pérdidas y ganancias
 Memoria de cuentas

➢ Las obligaciones registrales: la legalización y el depósito de libros y cuentas

➢ La preparación de impuestos
 El Sistema Registro
Panadería Pan Cibao, SRL., utilizan un sistema de registro computarizado. El método de registro
que utiliza la empresa es el devengado, puesto que es el que admite la ley dominicana 11-92
(Código tributario).

El sistema que se utiliza en la panadería Cibao SRL es Deku3.0 Este sistema de fácil instalación
y uso, no requieren conocimientos previos de manejo de computadoras.

Están principalmente orientados a satisfacer las necesidades de la empresa, brindando

herramientas para la toma de decisiones empresariales, el control de la información, y la
obtención de resultados rápidos mediante consultas y reportes. Tienen integración con los
productos de Microsoft Office, ya considerado casi un estándar en cualquier empresa.
Conectividad a diversos modelos de bases de datos. Poseen control de usuarios y accesos a
distintos niveles, todo personalizado a criterio del cliente.
 Catálogo de cuentas

Es el índice o instructivo donde, ordenada sistemáticamente, y se detallarán todas las cuentas

aplicables en la contabilidad de una negociación o empresa, proporcionando los nombres y, en su
caso los números de las cuentas".

El catálogo de cuentas es un documento que sirve para registrar las operaciones de una empresa.
Cuando la empresa alcanza un cierto grado de desarrollo, es absolutamente indispensable formar
una lista de las cuentas que deberán utilizarse, evitando así errores de aplicación, y asignar a cada
cuenta una cifra que la identifique, ya que se trate de las cuentas que integran el mayor general o
de las subcuentas que forman los mayores auxiliares. En la actualidad existen diversos
programas electrónicos que hacen más fácil el registro de las operaciones.
Estructura
La estructura básica de un catálogo de cuentas, se integra por cuatro niveles:
Grupo: Es el nombre que reciben las divisiones de las cuentas reales y nominales las cuales son
las principales. Por ejemplo: Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos.
Clasificación: Es el nombre que reciben las subdivisiones de los elementos que integran al
Estado de Situación financiera. Por ejemplo: Activo Circulante, Activo Fijo, Activo Diferido,
Pasivo Circulante o corto plazo, Pasivo Fijo o largo plazo.
Cuenta control: Denominación que se le da a cada uno de los renglones que integran el Activo,
Pasivo, Capital Contable, Ingresos, Costos y Gastos de una entidad y sus subdivisiones. Por
ejemplo: Caja, Bancos, Proveedores, etc.
Subcuentas: Término contable, que se le asigna a cada uno de los miembros o elementos que
integran a una cuenta principal o colectiva. Por ejemplo: Sr. Ramón Castro, Sr. José Esteves, son
subcuentas del Cliente.
Clasificación del catálogo de cuenta
Se puede clasificar el catálogo de cuentas en las siguientes formas:
El tipo de catálogo que debe utilizar cada entidad puede ser diferente, dependiendo de su actividad y
del volumen de operaciones que realice, es otras palabras, el catálogo de cuentas de una entidad
comercial es diferente al catálogo de cuentas de una entidad industrial, la cual transforma materias
primas y lleva un proceso diferente que la entidad comercial que comercializa productos terminados
Sistema decimal: Se basa en la clasificación de grupos y sub grupos tomando como base la
numeración del 0 al 9. Este es el más utilizado y consiste en separar los números con un punto.

1. Activo
1.1. Activo circulante
1.1.1. Efectivo en caja y banco
1.1.1.1 Efectivo en caja
1.1.1.1.01. Caja general

Sistema Numérico: Se basa en la clasificación de grupos y sub grupos asignando un número

corrido a cada una de las cuentas.
Ejemplo:

1 Activo
11 Activo circulante
111 Efectivo y equivalente
1111 Efectivo en caja
111101 Caja general
111102 Caja chica

Sistema Nemotécnico: Se basa en el empleo de letras que representan una característica especial
o particular de la cuenta, facilitando con esto su recuerdo: A(activo) C (circulante) C(caja) =
ACC
Ejemplo:

A Activo
 AC Activo circulante
ACC Caja

Sistema Alfabético: Se basa en la aplicación del alfabeto para clasificar las cuentas.
Ejemplo:

B Pasivo
Pasivo a corto plazo:
BA Proveedores
BB Documentos por pagar
BC Acreedores diversos
BCa La Región, S.A.
BCb Sr. Mario Rivas Rubio
BCc Sr. Sergio González Villar
BD Impuestos por pagar

Alfanumérico: Combina letras y números para la identificación de las cuentas.

A Activo
AN Activo no circulante:
AN1 Terrenos
AN2 Edificios
AN3 Equipo de oficina AN3a Escritorios
AN4 Equipo de reparto

Sistema Combinado: Un sistema de catálogo de cuenta es combinado cuando se ocupa dos o

más sistemas de las antes ya mencionado.
Ejemplo: Combinar El sistema decimal y el sistema alfabético.

A Activo
AC Activo circulante
AC.1. Efectivo y equivalente AC.1.1. Efectivo en caja
AC.1.1.01. Caja general
AC.1.1.02 Caja chica

Sistema trifásico: En este se codifica el catálogo con una estructura distribuida en tres partes, es
decir, las cuentas padres, las cuentas controles y las cuentas auxiliares. En el primero se
representará la clase (Activo, Pasivo, Capital, Ingresos, Costos y Gastos), el segundo digito
representa el grupo (Circulante, Fijo o Diferido), el tercero y cuarto representa la cuenta (Caja,
Bancos, Terrenos, etc.)

Ejemplo:

1 Activo
11 Activo circulante
111 Efectivo y equivalente
111-1 Efectivo en caja
111-1-01 Caja general
111-1-02 Caja chica