ANEXO 34.

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÒN
DEL PLAN DE EVACUACION

1. OBJETO

Este procedimiento establece los parámetros a seguir en la redacción del Plan de

Evacuación para los posibles eventos que puedan presentarse durante la ejecución de las
actividades en (nombre de la Organización), de tal forma que permita el diseño,
montaje, ejecución y evaluación de simulacros o para garantizar su activación en un
momento de emergencia o desastre

2. ALCANCE

El procedimiento descrito, hace parte del Plan de Preparación y Respuesta a Emergencias

y aplica para (nombre de la Organización),

3. RESPONSABILIDADES

El Comité Operativo de Emergencias, diseñará el “Plan de Evacuación”, requiriendo de su

compromiso en la implementación del mismo, al igual que en su dotación, difusión,
mantenimiento y actualización.

La puesta en marcha de Plan es responsabilidad de cada Administrador; quien podrá

delegarla, mas no la responsabilidad general del cumplimiento.

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4. REVISIÓN PLAN DE EVACUACIÓN

El procedimiento descrito, será revisado anualmente, por parte de Gestión Humana,

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posterior a la evaluación de los ejercicios de simulación y simulacros realizados.

5. ESTRUCTURA DEL PLAN DE EVACUACIÓN

Con el ánimo de garantizar la salud y bienestar de los empleados, contratistas o visitas, se

establece este procedimiento el cual será aplicado (nombre de la Organización),

5.1. REFERENTE TEORICO DEL PLAN

El referente Teórico del Plan, es el soporte mediante el cual las acciones que se estipulan
de manera operativa cobran sentido dentro de la preparación y atención de las
emergencias, según lo estipula el Plan de Prevención, Preparación y Respuesta a
Emergencias.

En las fases que conforman el Plan de Evacuación, se plantea la realización de las

actividades operativas correspondientes, al igual que las diferentes guías de atención de
emergencias, los cuales serán ampliados a través del siguiente ítem.

5.2. COMPONENTE OPERATIVO DEL PLAN.

Las actividades encaminadas a garantizar la ejecución del Plan de Evacuación en (nombre
de la Organización), serán soportadas mediante la inclusión del siguiente ítem y
tendrán como muestra base los formatos que se establecen dentro del plan:

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 5.2.1. Diseño del Plan de Evacuación (Anexo 35 Plan de Evacuación) llenar todos
los espacios vacíos y siga los siguientes pasos
 Establezca el tiempo de salida teórico, (Anexo 38. Formato de Control de
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Tiempos de Salida )
 Incluir Plano de Evacuación con Rutas Principales y Alternas, Sitio de
Encuentro, Ubicación de la persona que lo consulta.
 Seleccionar y capacitar a los coordinadores de evacuación por piso, área o
sección, entregar la Paleta de piso, área o sección y la Planilla para
Líderes de Evacuación, (Anexo 42) Que debe estar debidamente
diligenciada.

5.2.2. Para el Diseño y montaje del Simulacro de Evacuación (37. Preparación

Simulacro de Evacuación) llenar todos los espacios vacíos y siga los siguientes
pasos
 Identifique y cierre pendientes de acuerdo a la planilla 40. Formato de
Verificación para evacuación.
 El día del simulacro entregue a los observadores las planillas de Registro 44.
Formato de Evaluación de Coordinadores de Evacuación, 45.
Evaluación del Puesto de Comando, 47. Formato de Control y análisis
de Simulacros de Evacuación, 46. Formato de Evaluación Ambiental
de Simulacros, 48. Evaluación de la Brigada de Emergencias.
5.2.3. La anterior información es el insumo para la evaluación del Simulacro de
Evacuación (43. Evaluación de Simulacros de Evacuación) llenar todos los
espacios vacíos y siga los siguientes pasos

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5.3. ANEXOS COMPLEMENTARIOS.

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Adicional a lo anteriormente establecido, se adjuntaran al Plan, Los Documentos de
Apoyo, los Anexos Complementarios y los Formatos de Registro donde se relacionan, las
acciones procedimentales en cada una de las amenazas y para cada uno de los grupos de
apoyo interno.

5.4. CONTROL ADMINISTRATIVO DE DOCUMENTOS

El control y aseguramiento de los documentos, se realizará de acuerdo con los

parámetros establecidos en el PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE INFORMACIÓN Y
DOCUMENTOS. Dicho control, será responsabilidad de la Coordinadora Administrativa,
quien asignará a su vez, las responsabilidades de aseguramiento en las personas de su
equipo de trabajo.

6. REGISTROS

Solo se utilizaran los formatos de registro establecidos en la matriz de disposición de

Registros, que define la forma de identificar cada registro, el responsable de asegurarlo, el
tiempo de conservación y cómo ha de archivarse.

7. NO CONFORMIDADES, ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

El tratamiento de las no conformidades y las acciones preventivas, correctivas y de
mejora, se regulará y asegurará de acuerdo al PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE NO
CONFORMIDADES y al PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS,
CORRECTIVAS Y DE MEJORA.

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8. AUDITORIA DEL PLAN DE PREPARACION Y RESPUESTA A
EMERGENCIAS
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Las Auditorías Internas del Plan se regularán de acuerdo al PROCEDIMIENTO DE
AUDITORIAS INTERNAS y teniendo como base lo estipulado en el manual sobre la
Auditoria del mismo.

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