ESTRUCTURA ORGÁNICA -1· 37

o Oficinas para org,rni zadorcs

o Piscinas
o Plataformas
o Podiums
o Recorridos tu rísticos
o Restaurantes y bares (verifi ca r capacidades)
o Sala de belleza y peluqu ería
o Sala de exhibición
o Sala de música
o Sala de p re nsa
o Sala de proyección
Q Salones de trabajo (verificar dimensiones, superficie, altura, capacidades se-
gún tipo de montaje y versatilidad)
o Servicios y área deportivos
o Servicio de agencia de viajes
~ Servicio de banquetes y a las habitaciones.
o Sen,icio de camas extras
o Servicio de bebidas calientes, frías, botanas y hielo
O Servicio de conmutador (verificar cuántas troncales y extensiones tiene)
o Servicio de despertador
o Servicio de cunas y guardería
o Servicio de fax ·
o Servicio de flores
o Servicio de información turística
o Servicio de máquinas automáticas de refrescos, golosinas, alimentos fríos,
bebidas calientes y cigarros
o Servicio de montacargas
o Servicio de renta de automóviles
o Servicio de taxis
o Servicio de teléfonos de larga distancia
o Servicios bancarios
o Servicios de correos, fax e internet
O Servicios médicos
O Servicios de planchado
O Servicios religiosos
O Sistema de voceo
o Teatros
O Teléfonos disponibles en habitaciones y salones
o Televisión
o Toallas para Ja alberca
o Transporte del y aJ aeropuerto
o Vestíbulo
·111 + t <',Mil ¡¡Ir,Al 11/ M
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U / O!l l\ \ til 1H•t l 1:1\

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n<-a), guar -
u.1 utnp,,, cm r.míl' ' ~.,¡·, \;l, t\, · \, ,(·de módulo de rcda mac•1onc
1 <H l'• l< '
,. 1 . Je:· . . h .. ,t(.,('< in,i< ~ • ' <, y ob'Jeto s per-
ol (1 ('I~ . O( )U C~ •1
'n, o J e an k ulo, va . .
no>, aud1 w no s y salo .
.,hajo. h~ nq uctcs'' ) ''cxpmicio nc nes de
11 J'ar:i
poder co nt ra tar los ,c ,, ex tin to res y de ás. ,
rvicio , di sponibles m en dife re ntes hotele:
tro , de convencion es Y cen-
a nivel mundial , se pu
que ricnc amplia info rm ede consultar la red
ació 1l al respecto. El de mternet
un proveedor directo o acceso se obti ene po
de un servicio en línea r med io de
despacho es pecializado . En caso de que se co
en la organiza ción de ntrate un
las negociacio nes co n ev en to s, és te debe intervenir en
lo s centros de conven
En \o s even to s m uy cion es y hoteles.
gran des, do nd e pa rti
habitacion es en diferent ci pa n miles de pe rs
es hoteles. Es aconseja on as , se re nt an
z.o nes de logística, aunq bl e re nt ar varios hoteles po rr
ue haya uno que teng a-
jar a codos lo s partici a ca pa cidad suficiente para
pantes, ya que se com alo-
plican los movimient
po rte, alimentación os de trans-
La distancia del ,ho etcétera.
tel al cenero de co
que considerar. Es conv nvenciones es un a
eniente que el tiempo va ri ab le qu e ha y
hotel a1 centro de co pr om edio de transportación
nvenciones, no exce
da
del
. _El tipo de hoteles que se lo s 12 m in ut os .
contraten debe ser el ad
nc1pames y a su po de ecuado al perfil de lo
r adquisitivo. s par-
En cualquie r ciudad ha
y hoteles de lujo y gr
las c_o~o~ ~ de s, pe an turismo que ofrece
ro son m uy costoso n todas
servicios indispensa s; y ex
isten ot ro s qu e tie
bles, menos lujo y ne n to do s los
Para elegir ad~cuada so n más ba ra to s.
mente los hoteles qu
te elaborar un a lista e se va n a co nt ra ta r,
de clasificación. es co nv en ie n-
co Hacer · un a visitda de •in.spección
. a los hoteles y al ce
n v~nos meses e an nt ro d e co
nc 1p ac nv en ci.on es
a y el mane al. ev. ento, es re co m e d bl
ra ve rificar la limpi ez ión
.
de I al m1ento del luga ln , ª e,
pacidad y distribución em
An d d ya qu• e sirve pa-
os s ones, en tre ot r, e area e regtStto y
tes e co ntratar el ho ro s re qu is ito s la ca-
carta compromiso en tel o ce nt ro de e
do nd e . d' .
que se vayan a cont se m iq ue n
l onvenc1o
os nes, se .de be so lic ita
ratar los m pr . . r un a
los co nt ra to s respec , on to s d e los de ec,1os vigentes d e los se
tivos y las ¿· . · . rvicios
' co n ic1ones genepo s1tos ne ce sa no
rales. s pa ra fi rm ar
_Los co
baJO las cuntalra
es
tos con lo s hotele s
el hotel se com tie ne n la fin alidad
e .
w rm a en que los us
uarios se co m ppr om et e a pr estar lo de de· fi· m r las co nd ic io ne s
ro m et en a 1·1qut.sdase rvic
rlos. ios co nt ra ta do s y la
 ESTRUCTURA ORGÁNICA + 39

Para la elaboració n <l e los co ntratos con el lu gar qu e 1,e h::1ya e1,cogido co-
mo sede, vea el capítul o 6 .
En las cláusulas del co ntrato se debe preve ni r el pm ihl e caso de la cancela-
ción de un evento.
Durante el mismo , es posible abrir dos cuentas maestras en el hotel o cen-
tro de convenciones. Una se utiliza para cargar renta de habitacion es y gastoli
generales de los organizadores, y otra para controlar los servicios de bebidas y
alimentos.
Un centro de convencio nes es un sitio de lo más adecuado para ser sede de
un evento, ya que facilita su realización.
Hay centros de convenciones y hoteles que están ubicados en un mismo
lugar y proporcionan conj untamente el servicio. Generalmente, son las insta-
laciones adecuadas para definir la sede de cualquier evento magno.
El tipo de eventos que se puede organizar en estos centros son: convencio-
nes, foros , congresos y seminarios; exposiciones industriales, comerciales y ar-
tesanales; ferias, festivales, conciertos, actos cívicos, culturales y sociales, y ac-
tividades deportivas y educativas.

Selección de salones y lugares

Cuando se contratan los lugares y salones para las diferentes actividades del
programa del evento, se debe considerar que sean los adecuados en tamaño ,
comodidad, acceso, ubicación, sonido, facilidad para colocar la escenografía y
calidad en los productos y servicios.
En caso de que se decidiera como sede algún hotel, se recomienda nego-
. ciar paquetes que incluyan el precio de las habitaciones, las rentas de los salo-
nes que se utilicen para las diferentes actividades, así como los bocadillos y
bebidas frías y calientes. Generalmente, esto se puede hacer cuando los orga-
nizadores garantizan un mínimo de ocupación de la capacidad de hospedaje
del hotel, lo cual se debe de negociar con la administración del mismo.
Se debe considerar cuál es la infraestructura necesaria de salones y habita-
ciones, de acuerdo siempre con el número de participantes que se esperen y el
tipo de actividades que se pretende realizar.
Las actividades de inauguración, clausura, ponencias magistrales, mesas de
trabajo, espectáculos y alimentación, requieren instalaciones y montajes espe-
ciales.

Personal

Función: coordinar la selección y contratación del personal.

Comentarios: el perfil y la cantidad del personal que se contrata dependen
de la magnitud del evento o exposición.
 CJ

40 ❖ CÓMO ORGANIZAR UN EVEN TO O CXPOSIC IÓ N

En 1os eventos g 1.:1 1, des, , gcncr·,,lm cnt c se con tr::ita el sigui ente person al:
. fi ador- decora do r. U 11 c1iscíiad or-dcco rado r co n experi encia en el di seño
D 1sc ,. · . . . . y
d .
ISl ·t
rt ) 'ó
UCI
1 , ¡.. escc,io gr·ifh en las di fe
ll CJ C .-, , e e: rentes act1v1d ad es y la expos ición .
, •
Ingeniero en alimentos O un nutriólo~o. Un inge ni ero en alim en tos y un
nu rriólogo p;trn coo rd ina r el sistem a de alime ntos. . . . .
·a1
Es pec1 1s· ta en sistem as de inform ación y comun1cac1ón. Profes iomsta
. ., · · d
con experiencia para manejar el sistem a de mform ac1on Y_ co~ u111caci.6 n el
e:-vcnto O exposición, y que pueda colabo rar en la automat1zac10n del sistem 1

a
de registro. .
Edecanes. Definir el perfil y la cantid ad de edeca nes que se neces itarán
pa-
ra apoyar la organi zación del evento .
.,
La selección de las edecanes es una cuesti ón muy delica da, ya que en
gran
medid a el éxito de un evento ·reside en el apoyo que el person al contra tado
da
al co mité organizador. .
Su fun ción princi pal es dar orient ación, inform ación y apoyo a los partic
i-
pantes.
La capac itació n y el contro l del grupo de edeca nes estará a cargo de
la
coord inació n de relaciones públicas.
Fotógrafos y camarógrafos. La image n del evento depen de much o de
la
calidad, cantid ad y varied ad de películas y fotografías. Para los boleti nes
de
prensa , es muy impor tante la elabor ación de la memo ria y el video final
del
evento. Para ello es necesario contra tar fotógrafos y camar ógrafo s profes iona-
les que dispon gan del equip o adecu ado.
Hay que verificar los precios por fotografía, pelícu la o por servic io presta
-
do a varias empresas.
Especialistas en sonid o. La calida d de los técnic os y del equip o de sonid
o
es funda menta l en las diferentes actividades que se realicen.
Contr atar este servicio es muy delica do, pues el sonid o es esenci al en todas
las actividades; se debe establecer contac to con establ ecimi entos que preste
n
este servicio profes ionalm ente y cuent en con suficie ntes y bueno s equip
os y
técnicos.
Much os eventos no lucen cuand o se tienen proble mas con el sonid o, y su
éxito se puede ver perjud icado por este tipo de anoma lías. .
Personal de apoyo administrativo y operativo. Depen derá de la magn itud
del evento y del ~úrne ro de personas que partic ipen en el comit é organ izador
.
. Hay ~ue consid erar s~~retarias ejecutivas, mecan ógrafa s, captur istas, men-
saJeros, mrend enres, auxiliares admin istrati vos y contab les, chofer es y opera
dores. -
Personal de seguridad. En todas las actividades debe haber sufici ente per-
sonal de seguridad.
Es muy deli~ do el tipo de person al que se contra te para esta funció n, por
lo que se recom ienda que renga referencias, experi encia y presen tación .
►
ESTRUCTURA ORGÁNICA ❖ A 1

Mae stro(s) de c~remonias. La lOo rdin ación de relacion es públi cas es la en-
cargada de l_as_ h.m c1~nes Y elaboración de los g11i on cs p,ira cada actividad .
Para dec,dtr el num ero de maestros de ce remonias qu e c;c necesi ta contra-
tar, hay que tomar en cucma las interven ciones y lm horari m de éc;tos.
Meseros Y coci neros. La contratación del servicio de meseroc; y cocineros
generalmente está incluida en los se rvi cios de al im ento5. Si no es así, se p ue-
de solicitar este servicio a empresas profesio nales.
Es nece~ario tener un nümero suficiente de meseros en todos los alimen -
tos, ya que los programas de trabajo normalmente tienen tiempos limitados
en este sentido.
Personal de mantenimiento. En eventos de miles de participantes, se ne-
cesita contratar empresas o perso nal especializado en diferentes actividades.
Es importante contar con el servicio de electricistas, carpinteros, plomeros,
etcétera, durante las 24 horas de los días en que se realiza el evento.
Hay que considerar la opción de contratar todo tipo de personal en un ca-
so de emergencia.
Carpinteros. En un evento se construyen varios objetos de madera, como
puertas, paneles, módulos, exhibidores y estructuras.
Electricistas. Se encargan de instalar y supervisar el sistema de luces, aire
acondicionado, y de conectar equipos médicos, refrigeradores y demás.
Pintores. Para pintar interiores y exteriores de módulos, exhibidores, etcé-
tera.
Herreros. Se encargan de construir estructuras para la señalización, y algu-
nas partes de los módulos y exhibidores.
Plomeros. Tienen a su cargo el buen funcionamiento de la plomería en ge-
neral.
Técnicos en audiovisuales. Son los responsables de instalar los equipos au-
diovisuales y de proyección. Durante las sesiones de trabajo ajustan luces y
equipos. ,
Guías turísticos. En algunos eventos donde hay actividades culturales o re-
corridos turísticos, conviene tener guías que conozcan el lugar.
Choferes y operadores de camiones. Es necesario contratar choferes y ope-
radores responsables y experimentados que puedan atender personalidades
durante todo el evento.
En algunos eventos se asigna un automóvil con chofer o un autobús espe-
cial a invitados distinguidos.
Espectáculos y grupos de ambientación musical. Hay que contratar con
tiempo este tipo de grupos o espectáculos. Se puede asistir a algún espectácu-
lo en particular o se puede contratar para traerlo a la instalación sede.
Profesionistas de diferentes áreas. Ingenieros, arquitectos, diseñadores,
contadores', administradores, médicos y enfermeras.
 O o EXPOSICIÓN
.42 + CÓMO ORGANIZAR UN EYENT . .
1 Fn el rnanCJO de segund ad ,
·a1 · dO en diferentes areas. , . d .
Personal espec1 na . . alimentos, m edios e cornun,-
.
hospedaje, mformactc n_)_ r:- , ,1 ·+ cio ncs públi cas y e<;pectácu 1os.
. 1, ' rco-1strn t ransport<.' , '

.... , ·servicios gcnern es ,

caoºó n, guardcr(·,s
'e ;t
Procedimientos y sistemas .
. · I )S roccJimi entos y sistem as necesanos pa-
Funci6n: determinar e tmp 1anra1 e. 11
e · · H) del evento.
ra el buen runcionami~r td t depend e en gran medida de la adm i-
. . ¡ éxiro e un eve n o . .
Comenta.nos. ~ . _ . del es tableci mi ento de proced1 m1entos
. .ó . . ·gan1 zac16n que se tenga, . . . d l
rnsrrac1 n ) 01 t1' . b , ordinación y de la efic1enc1a e os or-
" sistemas que permitan una uena co . ' al'
g~·izadores en las diferentes actividades y acc10nes que re icen.

Sistema de hospedaje

Función: establecer y coordinar el sistema de hospedaje. .

Comentarios: es necesario implantar un sistema de control automatizado
de alojamiento desde que se empieza a pla?ificar un evento. . ..
Los representantes de los hoteles necesitan sab~r: con suficiente a~ncipa-
cíón , los días y ho ras de llegada y salida de los participantes para defimr la lo-
gística de alojamiento. . · . . . . . .
Por ejemplo: un evento de dos mil participantes, con el aloJamiento d~v~-
dido en tres hoteles, no va a recibir y asignar habitaciones a todos los partici-
pantes al mismo tiempo. Generalmente, éstos llegan en grupos, por lo que es
conveniente elaborar un programa detallado de llegadas para cada uno de los
hoteles.
Algunos participantes llegan a la ciudad un fin de semana antes, otros se
quedan una semana después, la mayoría llega un día antes.
La distribución y asignación de cuartos se debe hacer con base tanto en la
solicitud de alojamiento de cada participante como en las confirmaciones y las
habitaciones disponibles en cada hotel, buscando siempre satisfacer al cliente.
Las suites de los diferentes hoteles se reservan para las personalidades, in-
vitados especiales, altos directivos, ponentes magistrales, algunos representan-
tes de los medios de comunicación y el comité organizador.
Es importante que cuando los participantes reserven telefónicamente sus
habitaciones, hagan saber a qué empresa, asociación o grupo pertenecen.
Mensualmente, se debe entregar al coordinador general una lista de las ha-
bitaciones confirmadas. Desde m eses antes de la inauguración, debe suminis-
trarse un informe semanal. Estos datos sirven para calcular si las habitaciones
reservadas son suficientes.
GeneraJ_men_te, los h_oteles aceptan que las habitaciones que no se hayan
ocupado, s1 se tiene opción de venderlas, se descuenten de las habitaciones ga-
rantizadas por los organizadores.
 E5TRUCTIJP/I OPGÁNICA ❖ 43

La logí st ica general dehc tener prro:;enr c q11 e lm mi emhroo:; del co mité orga-
n_izad~r, perso nal de apoyo Y o:;egurid c1 d , ~lgunm provcrdo reo:;, contratis tas Y
eJecutt vos _de las ~mprcsac; , ll egan con ::i nti l ípací(,n y ~on loo:; (1lrimos en aban-
don ar las 1nsra lac1ones d el eve nto.
Co nfor me ª los progra ma!-. <l e ac ti vi dad es de ca<la evento , loo:; p,anici pantes
generalm ente llegan y parten en grupos.
Hay varios tipos d e habitacio nes: se ncill as, dobl es co n dos camas dobles o
una king size, senior Yjunior suites, con vista o sin vista, cerca o lejos de lo<i ele-
vadores, en la torre principa l.
Se deben reservar con tiempo las habitacio nes, consider ando una reserva
adiciona l de 10% de h abitacio nes en cad a hotel.
En la _m ayor r~ne d e los ho teles se pide a los organiza dores que garantice n
una _c~nndad ~1m1ma d e h abitacion es; es ta garantía permite reservar salones,
serv1c1os de alimento s, es pectácul os y d em ás.
C ontar con h abitacion es adiciona les de reserva permite resolver problem as
de alojamie nto que se presenta n en el moment o.
Es necesario seleccion ar y asignar las habitacio nes en función de la fecha
de llegada, de la categoría del participa nte y, claro está, de la d ispo nibilidad de
alojamie nto.
En lo posible, hay que evitar que los participa ntes tengan que compart ir
habitacio nes; si fuese necesario , se tendrá que definir el procedim iento y las
políticas para asignar compañe ros.
Se debe coordina r con los hotel~s que las habitacio nes estén listas para re-
cibir a los participa ntes.
El comité organiza dor puede responsa bilizarse de la distribuc ión, asigna-
ción y entrega de las habitacio nes y llaves. En este caso, el hotel debe abrir
cuentas individu ales a cada participa nte y responsa bilizarse del cobro de sus
consumo s al finalizar el evento o al salir del hotel. Generalm ente, se les deno-
mina cuentas extra, ya que son independ ientes de los gastos del program a del
evento.

Sistema de registro

Funci6n: diseñar y coordina r un sistema de registro eficient~. . . .

Comentarios: el sistema de registro de todos los que parnc1pa n e mterv1 ""-
nen en la realizaci ón del evento es responsa bilidad de la coordina ción d e ad-
ministra ción.
Cuando se elabora el diseño del folleto promoci ona! y del m aterial publi-
c 1. t ano · 1uu
· , se d e b e me · en su contenid o una cédula de inscripci ón al evento y
una solicitud d e hospeda je. . . , .
· ·
El proceso d e registro empiºeza d esde las pnmeras reservaci ones telefomc as
· ·
que h acen los parnc1p tes y cuando se reciben, vía correo, las cédulas de re-
an
 TO O EXPOSIC IÓN
44 •2- CÓM O ORGANIZAR UN EVEN

la dire cc ión y el por te pag ado , pa-

gistro_. !=-5 con ven ient e incl uir un soh rc con
ra facd1tar a los pan ic ipan t es po1 c r1<.ia
lcs qu e las d ev ue lvan .
e n el eve nto , e~ e l prim e r doc u -
La lista d e rese rvac ione s parn insu-i hirs c
nto y fati litar los trám ites a los par-
~~n ro pa ra inic iar el regi s t ro a nt es del eve
nnp anrcs.
co requ erid o p ara la rece pc ión y re-
La crn rida d J e f'('T~o nal v e l csp;Kio ((si
gist ro. dep end en d e 1.-t nug nitu J del
eve nto . El espa cio físic o para el registro
deh c ser sufi cicn rcm en re g rand e para
man eja r la can tida d de part icip antes es-
per ado ~.
es Ja clave para evit ar gran des fil as
1...3 dist ribu ción de Jas mesas de regi stro
a o rec tan gul ar bi en p rop orci on ada ,
de esp era. Es pret crib le un área cua drad
dist anc ias que reco rrer y el amb ien-
que una larga fila de mes as don de hay más
te es más frío.
den ver a tod os, las d ista ncia s son
En un cua dra do o rect áng ulo , cod os pue
res pue den dete ctar fáci lme nte en
m ás cort as, los sup ervi sore s o coo rdin ado
te.
dón de pue den aux ilia r a algú n par tici pan
con gru ente con la dist ribu ción
El p roc edim ient o par a registra rse deb e ser
d e los mód ulo s del área de registro.
alac ión de corr ient e eléc tric a pa-
Para cad a mó dul o se d ebe soli cita r la inst
ras, fax y seña liza ción ilum inad a.
ra com put ado ras, im pre sora s, foto cop iado
tele s en las mes as, mac etas con
Hay que arre glar el área de regi stro con man
esar io ubic ar el logo y lem a del eve n-
p lant as y un a bue n a seña liza ción ; es nec
form ado y bien pres enta do, y que
to estr atég icam en te, util izar pers ona l uni
de céd ulas y form atos .
exis ta esp acio sufi cien te par a el llen ado
put o es nec esar ia par a regi stra r
Una bue na d istr ibu ción del equ ipo de cóm
. Si no se tien e el equ ipo sufi cien te,
a mil es de p articipa ntes en uno o dos días
se deb e ren tar.
org aniz ado res del eve nto es
El p rim er con tact o de los part icip ante s con los
un amb ient e pos itiv o des de el inic io,
de tras cen den tal imp orta ncia par a crea r
y efic ient e.
por lo que el trat o deb e ser ágil , ama ble
a agil izar esta acti vida d.
Se req u iere ten er sufi cien te pers ona l par
un pro ced imi ento prev iam en-
Es ind ispe nsa ble tene r p erso nal cap acit ado y
com ienz o de un eve nto, la rece pció n
te esta blec id o, ya que por lo com ún, al
de bote lla.
y regi stro d e los par tici pan tes es el cuello
lista de con firm ado s, son los
Los q ue d ebe n figu rar prim eram ente en la
mie m bro s del co mit é org anizado r. ·
part icip antes: los que se regis-
Los eve nto s trad icio nales tien en dos tipo s de
del eve nto , y los que llegan a insc ri-
trar on por cor reo o p erso nalm ent e ant es
birse el día d e la ina ug urac ión.
s prin cipa les: regi stra dos Y
El área de regi stro se pue de divi dir en dos área
no reg istr ado s.
►
ESTRUCTURA ORGÁNICA + A5

El proce~imien to para los qu e se registraron previam cnrc es muy se nciJlo ,

pues ya se tienen todos sus d:-itos en la U>tnp lt tadora y <lc<idc ante'i <;e compro-
bó la aceptación de las tarjetas de e.rédito.
Cuando el p;1rt icip:rnt c llcg~1, niu c<;t ra c;u recilrn J e pago, recibe qu gafete,
sus materia les de trabajo, información es pecial y el horario de la '> Íguí ente ac-
rivicfad .
El procedimient o para los no registrados es un poco más largo ; hay que lle-
nar b cédula d e inscripción , formarse para pagar, verificar la aceptación de tar-
jetas de crédito , dar de alta en la co mputadora los datos generales del partici-
pante, preparar y entregar el gafete y los materiales de trabajo.
En el área de registro también se instalan módulos, como los de informa-
ción a participantes , a medios de comunicació n, ponentes magistrales y de
mesas de trabajo, y a participantes en las rondas de negocios; de agencias de
viajes, renta de automóviles, orientación y quejas, problemas de registro , ins-
cripciones para el evento del año siguiente, y otros.
Dependiendo de la magnitud del evento, cada módulo se compone de va-
rias mesas. Las de registro se pueden dividir por letras, por ejemplo: de la A-
H , 1-P, Q-Z, con el objeto de agilizar el trámite.
En eventos magnos es usual que haya largas filas de participantes desespe-
rados por inscribirse y recibir su habitación. En estos casos hay que detectar
rápidamente qué es lo que impide el flujo normal en el registro de los partici-
pantes.
Los problemas más comunes son los participantes que carecen de compro-
bantes de pago u otros documentos, o de espacio en las habitaciones, por lo
que detienen el flujo del registro. Lo anterior se soluciona sacando de la fila a
estos participantes y atendiéndolo s en el módulo de orientación, a la vez que
se procura que no pierdan su lugar en la formación.
Las estadísticas del sistema de registro deben ser veraces, ya que de ellas de-
penden, por ejemplo, la cantidad de alimentos que se requieren y el número
de mesas y sillas que se montan en las diferentes actividades.
Tener políticas definidas para el proceso de registro evita problemas.
Las políticas más comunes para el proceso de registro son:

a. Cumplir los procedimient os establecidos para el registro.

b. Decidir qué tarjetas de crédito se aceptan.
c. Definir la periodicidad para hacer los depósitos producto de inscripciones
y ventas.
d. Cómo obtener cambio para billetes de alca denominació n.
e. Aceptación de cheques.
f. Pagos perdidos en el correo.
g. Descuentos en inscripciones.
 ◄
.46 ❖ CÓM O O RGANI ZAR UN [VENTO O fXl'O
SICIÓ N
h. Registro de los rcp re~e nt ,llllt'~ de los med ios
de co1111111Í G1c ión , pon entes e
invi tado s <'~'-pcciales .
i. Límite má., imo de inscripciones.
Pa ra la ade- oud ~l ef-,cienc ia de las mesas de rece
~ció n y registro , es posi ble uti -
liu r lo~ últimos avances técnicos en esta mat
ena. . , .
El regisrro pued e hacerse sobre la base de un siste
ma_ ~e taqe tas mag net1-
cas que perm ite registra r info_rma ci~n gene_r~l
de los part~c1p~nte s en las exp ?-
sicio nes O congresos. Esta into rma ctón fac1hta
la comun1eac1ón entr e los as1s-
re nres .
La info rma ción que deb en co nten er las tarje
tas es la sigu ient e:
■ Nom bre de la emp resa o de la pers ona
física
■ Dire cció n
■ Teléfono s
■ Giro o activ idad
■ Tam año de la emp resa
■ Ven tas anua les
w Frecuencia de part icip ació n en este tipo
de even t~s
Las labores que deb en realizarse en el mód ulo
de registro dura nte el even to son:
a. Recibir gafetes y revisar las lis.tas de part
icip ante s, pon ente s mag istra les y
de mesa, invi tado s especiales y acom pañ ante
s.
b. Ten er actu aliz ada la lista de los part icip ante
s regi strad os y que ya pag aron
su cuot a de insc ripc ión.
c. Inte grar y entr egar mat eria l de trab ajo
para cada part icip ante .
d. Recibir los pago s de insc ripc ión y entr egar
los reci bos corr espo ndie ntes .
e. Entr egar los mat eria les de trab ajo.
f Elab orac ión y entr ega de gafetes de iden tific ació
n.
g. Prep arar una rela ción de los part icip ante
s a los que se les entr egó el mat e-
rial de trab ajo.
h. Arc hiva r las cédu las de insc ripc ión.
1. Reg istra r los núm eros de las hab itac ione
s de los part icip ante s.
J· Hac er listas de part icip ante s por mesas de trab
ajo.
k. Elabora~ las listas de los func iona rios de mes
a, invi tado s espe ciale s, pon en-
tes magIStrales y de mesa, y repr esen tant es de
regi strad os. los med ios de com unic ació n
l. Prop orci ona r info rma ción en gene ral.
m. Hac er arqu eos de caja.
n. Verificar que toda la info rma ción esté en
la com puta dor a rener los
pald os necesarios. e , y res-
ñ. Hac er cort es de caja y entr egar cuen cas del
dine ro reci bido .
o. Ser ama bles y cort eses con los part icip ante
s, todo el tiem po.
►
ESTRUCTURA ORGÁNICA ❖ Al

Cuando eJ co mité org:1ni1ador es el rc~ pon sa hlc de di 'irrihui r y a.'i ignar las ha-
bitacion es, es necesari o:

a. Determinar el espacio lísico, ctiuipo y niat cri . tl c<; de trnh,1jo nece5ario5 pa-
ra esta función.
b. Elaborar una lista por orden alfab éti co J e rodos lm parti cipantes e invita-
dos confirmados.
c. lnspcccionar y supervisar las habitacion es.
d. Distribuir y asignar las habitaciones.
e. Entregar las llaves de las habitaciones asignadas.

Se recomienda rotar al personal encargado de las mesas de registro, y tener a

alguien con experiencia todo el tiempo .
El encargado de la caja de pagos no puede ser rotado y debe terminar su
rumo completo.
Calcular el personal necesario par.a tener un registro eficiente no es fácil.
Hay que considerar las horas pico y el tiempo que tarda un asesor en atender
a un participante con reservación, pago por anticipado, confirr11ación y su do-
cumentación en orden, y a otros que tienen problemas para su registro.
Los materiales más usuales que se entregan a los participantes son:

► Gafete
► Carpeta
► Carta de bienvenida de la ciudad sede
► Carta de bienvenida del coordinador general del evento
► Programas de actividades
► Mapas de la ciudad y del lugar sede
► Horarios de alimentos y menús
► Papel membretado
► Papelería, plumas, lápices
► Formatos de evaluación
,, Promocionales
~ Boletos para entrar en diferentes actividades
~ Información general

Gafetes y portagafetes
Hoy día existen sistemas automatizados para elaborar gafetes con característi-
cas similares a las tarjetas de crédito; con ellos se puede tener acceso expedito
a los datos generales de cada participante. Ejemplo: en una exposición, una
persona registrada visita un módulo para informarse de algún producto, el
vendedor anota el número de su gafete y así puede enviarle al día siguiente in-
formación relativa a empresas y productos con el propósito de que el partici-
pante, cuando regrese a su oficina, tenga la información en su escritorio.
 .4 8 ❖ C01'~0 ~GAN IZA~ UN (VfNTO O O.POSICIÓN

Ha)· cmpres.i~ que disponen, e n ~u pl.rn d e m e rca J otecnia,_J _c p e rsonal que

,ólo esrera recibi r info rm .1ción d e los e ncarga d os d e la expoc; 1c16n, para ate n-
d er c•,r' <-''- ,t, '- ,1mc-n tc cst.t función.
Los d aros que debe n tener los gafe tes so n :

• Logotipo del eYento

e !\:ombre completo del participante
& P rocedencia
• El carácter de su participació n en el evento
e Su número de identificación en el evento

Ha~· diferentes tipos de gafetes y es necesario decidir cuál se va a usar para que
su diseño y tamaño coincida con los portagafetes.
Los gafetes q ue normalmente se utilizan son los siguientes:
:J Auxiliar ad ministrativo u operativo
:l Chofer u operador
:J Cocinero
:l Com ité de recepción
:J Com ité organizador (debe mencionar la coordinación a la que pertenece)
:l Coordinador de área (uno por cada coordinación)
:J Diseñador
:i Edecanes
:J Estacionamiento
:J Funcionarios de mesa
:J Intendencia
:l In vitados especiales
:l Jefe de cocina
o Limpieza
o Mantenimiento (electricistas, carpinteros, plomeros, etcétera)
:J Maestro de ceremonias
O M edios de comunicación
u Mesero
O N utriólogo
O Participantes
O Ponentes magistrales
O Ponentes
O Presidium
O Seguridad
o Servicios generales o intendente
O Supervisor
O Técníco en sonido
►
,
ESTl.'UC fURA ORGÁNICA ❖ '19

Para las exposiciones. ademá.~ de lm ,rnteriorcs. generalm enre <te urili,an gafe-
res para :
■ Compra.dore~
■ Consulrores
• Disrribuidores
■ Expositores
■ Fabricames
■ Mayorisras
■ Minoristas
■ Visi rantes

Sistema de adquisiciones

Función: coordinar las adquisiciones y contrataciones de requerimientos co-

mo: servicios, equipos, materiales de trabajo, impresos y productos necesarios.
Comentarios: para hacer una buena adquisición, se necesita tener un catá-
logo de proveedores y solicitar diferentes cotizaciones; esto permite comparar
los precios y la calidad de los productos y servicios, y seleccionar al mejor.
Los requerimien tos son muy variados, por lo que se debe responsabilizar a
alguien de esta función.
Además, se recomienda realizar concursos con los proveedores para que los
productos que se adquieran y los servicios que se contraten sean los de mejor
precio y calidad.
Se debe contar con un programa de adquisiciones que considere posibles
retrasos en las entregas; en este tipo de servicios, los proveedores generalmen-
te no entregan en el tiempo programado.
Por lo común, las empresas que ofrecen el servicio de impresos, promocio-
nales, carpetas, etcétera, tienen problemas con los tiempos de entrega, por lo
que hay que elaborar los pedidos con bastante anticipación, para poder super-
visar la calidad de los artículos y, en su caso, corregir lo necesario.

Administración del sistema de transporte

Función: coordinar, junto con el área de operación, la selección y contratación

de los medios de transporte de pasaje y de carga.
Comentarios: generalmente, las necesidades de transporte son diferentes
para cada evento.
Se debe considerar el número de participantes con un doble propósito: se-
leccionar y contratar el cipo adecuado de vehículos y tener un servicio eficien-
te en cada actividad; ejemplo: los recorridos turísticos para los acompañante s
 SO ❖ CÓM O l)QG ANI ZAR LIN I VfN Tl) () [XJ'()Sl(I Ó N

1
oe ¡('~ · tp:rn
·
p ,11tH tc, . .\ <.:~
, 1 unmcn tc tl'<Jt1 icrc11 m c11 0 5 vcldu il os qu e la tran c; por-
,
t ,1Lt0n .1 la {C'n.,-b.lilc de t.l.n1sur ,t. . . .
i\.lgun a~ úrn\ldc r,lL io n o p,u ~ contr:1 tar el sc rv1c 10 d e autohu sec; d e pasaJe-
r 0~ c;on :

,,.. La repu taLit'>n de lc1 empresa.

,... El prc~-io del servicio .
,,,,. E>,rc ricnci a en manejo de grupos .
,,. Anrisu edad en el giro . . . . .
,,. F1 npo de aurobusc~ y servicios que propor c10_nan_ (atre acond1 c1onad o,
asiento~ redina bles. edecan es, sistem a de comur ncac1ón y otros).
,,. La calidad y profesio nalism o del person al.
E., recome ndable pedir refe rencias de la empres a que se piense contra tar a los
gerente~ de los hoteles y centros de conven ciones de la ciudad sede.
- Los servicios de transpo rte pueden ser costoso s y compli cados cuando son
eventos de miles de particip antes.
Para la transpo rtación de equipo s y materia les al lugar sede, se contra tan
los servicios de empres as de transpo rte especializadas en mudan zas, de prefe-
rencia con oficinas en la ciudad sede.
La docum e ntación que se necesit a para la transpo rtación de equipo s y ma-
teriales es:
0 Nomb re de la empres a de transpo rte que entrega rá la carga.
e Númer os telefó nicos de las oficina s del transpo rtista en las ciudad es de par-
tida y de llegada.
E> Copia de conoci miento de embarq ue.

<:> Copia de remisió n o factura de la carga.

<:> En su caso , los lugares de trasbor do y númer os telefón
icos.
Es necesario plantea r claram ente las necesid ades al contra tista para que no ha-
ya malos entend idos.
Se pueden co ntratar por m edio de la agencia de viajes o directa mente con
las em presas que pres tan el servicio de transpo rte.
!-:1 número Y tipo de vehícu los (autobu ses, camion etas, automó viles, mo-
t~~icletas) depend erá de los progra mas de cada evento y de la cantid ad de par-
uu pan tes.
\e rifi c~r yu e los rransp_orces tengan seguro contra daños y acciden tes.
. . n ar la
Coordi . conrrarac16n Jel servicio con el ,área d e op. erac1on
·' , ya que es-
'
ta e~ la rt~po nsa bl e durant e el evento .

Sistema de alime ntaci ón

Función: coo rdinar yue el sistema J e alimen tación sea efi ciente.
►
ESTRUCTURA ORGÁNICA -!- 5 l

Comentarios: hl rnlidad y el h11 cn se rvicio .<;< rn índí c; pemabl ec; en loe; ali -
mentos que se proporcion en a los part icipa11t cc; , por lo qu e es neccc;a río con -
tratar empres;is de presti gio en el ramo. as( w mo " un admini c; rrador y a un
jefe de cocina experimentado .
Se puede conrrarar el servi cio de alimentos con el hotel; en la mayoría de
los hoteles de lujo y de cinco estrell as, es de calid ad . Y tambi én es posible con -
tratar este servicio en algunos centros de convenciones.
Hay emp resas privadas especializa das en es te servi cio. Algunas sirven des-
de 50 hasta 50 000 comidas diarias, y tienen personal y equipo suficientes pa-
ra brinda r un excelente resu ltado. H ay que pedir varias cotizacion es y referen-
cias con el fin de comparar y decidir la contratació n.
Lo usual es garantizar al hotel o a la empresa privada, el pago de un míni-
mo de comensale s, aunque éstos no se presenten.
El co mité organizad or debe nombrar a un responsabl e, y el hotel o la em-
presa que vaya a servir los alimentos a un representa nte, para que se pongan
de acuerdo en los pormenore s del servicio.
Se recomiend a que el encargado de alimentos que contrate el comité orga-
nizador sea una persona con experiencia y conocimie ntos; puede ser un inge-
niero en alimentos o un nutriólogo .
Las funciones del encargado de los alimentos por parte del comité organi-
zador son:

o Vigilar la calidad y frescura de los alimentos.

o Supervisar que estén adecuadam ente refrigerados.
o Supervisar las materias primas y la preparación de los alimentos.
o Supervisar la limpieza de las vajillas, de la cocina en general, y de mesas, si-
llas y salones.
o Dirigir el manejo de la basura en la cocina.
o Coordinar el almacenaj e y hacer el inventario de los alimentos.
o Evitar malos olores en la cocina.
o Coordinar los horarios de los servicios.
O Supervisar la presentaci ón de los meseros y garroteros.
O Verificar el tipo de servicio y los menús. ·
O Coordinar la distribució n, montaje y arreglo de mesas y sillas.

Es important e que los organizado res y participant es conozcan las políticas y el

procedimi ento que deben seguirse respecto al consumo de los alimentos y be-
bidas. En caso de que se incluyan las bebidas, se debe de llevar un control.
Dependien do del tipo de evento y la asistencia, hay que decidir si las co-
midas se efectuarán por grupos o en bloque, de tal forma que los participan -
tes estén cómodos.
 l
52 ❖ CÓMO O RG ANI ZAR UN EVENTO O EXPOSICIÓN

Se puede contrarnr rnd o tipo y servicio d e co mici a: <l es~yun os .º almuerzos ,

bufet. hanqucrcc;, co1.-reles, servicios d e café y galletas , bebid as caJ, entes y fr ías,
com id:ts y cenas .
L:l vei~raja del b ufet es que requiere menos m eseros, m enos m esas y sill as,
y menos espacio. H ay que servir alimentos sencillos y d e fácil m anejo. Abun -
dancia , variedad y presentació n son la clave del éxito del bufet.
Los banquetes requieren un menú mínimo de tres tiempos.
En algunos eventos se ofrecen refrigerios y golosinas, y no es necesario ser-
vir una comida con1pleta . Los voluntarios pueden ayudar en st.i preparación.
Los hora.rios de las comidas deben ser apropiados y flexibles. Es necesario
escoger el tipo de servicio que se solicitará en cada comida (carta o bufet). En
eventos internacionales, hay que considerar el lugar de procedencia de los in-
vitados y participantes, ya que los horarios para los alimentos son diferentes.
El tamaño del salón debe estar acorde con el número de comensales. Si el
salón es muy grande se puede adecuar dividiéndolo con cortinas o biombos.
H ay salones que ya están equipados para dividirse según las necesidades de los
clientes.
La decoración de los salones dependerá de la actividad que se realice. Hay
que considerar: ·
111 Forma y tamaño de las mesas y sillas.
111 La distancia entre mesa y mesa (vea pág. 253).
l!ll El espacio para el espectáculo.
lii El espacio para los grupos musicales.
Solicitar un plano del salón con la distribución de las mesas es indispensable
para su asignación, ya que la numeración de mesas facilita la distribución de
los participantes.
Para que el salón luzca, es recomendable poner adornos en las mesas du-
rante las actividades más importantes.
El aire acondiciona~o o la c~lefacción son indispensables en algunos luga-
r~ , ya que l?s eventos mternac10nales se organizan durante todo el año y en
diferentes
. climas · En algunas c1· u d a d es, este serv1c10
· · nene
· · · al .
un costo ad1c10n
S1 no está incluido en el contrato, las tarifas pueden ser altas.
Cuando una de las comidas se sirva a la intemperie y no se tenga a la ma-
no. una lona o carpa , hay que h acer un pan l d e emergencia· en caso de lluvia
· o
vientos fuertes.
Es rec~mendable amenizar las comidas con algún tipo de música de gru-
po o ambiental. '
. Para evitar
. largas filas en los b ares d e Ios h ote les, es necesario
· disponer de
caJas
. especiales
1 con suficiente dinero en monedas peq uenas - para f:aci·1·uar y ag1-
·
l1zar e pago.
 ESTRUCTURA ORGÁNICA ,t, 5J

También se puede urili za r un sistema J e boletos canjeables por bebidas; di -

chos boletos se pueden distribuir con anti cipación .
En algunas ci udades se necesita n perm isos e.li pecialcs para se rvir y vender
bebidas alcohólicas.

Coordinar la selección de menús

Hay cinco puntos importantes que es necesario tornar en consideración al ela-

borar el plan de menús:
► El presupuesto disponible
► El tipo e instalacio nes de la cocina
► El perfil de los comensales
► El tipo de evento
► La categoría de los gerentes de alimentos y los cocineros

Hay que balancear los alimentos durante los días que dure el evento .y ade-
cuarlos al clima. Deben ser sencillos, nutritivos y de fácil digestión para evi-
tar problemas estomacales, que son más frecuentes en los eventos internacio-
nales.
Las empresas que ofrecen este servicio pueden sugerir menús adecuados a
la época, hora y tipo de evento, ya que seguramente tienen más experiencia
que los organizadores.
Es necesario conocer con anticipación el número de comensales para cada
comida, ya que de esto depende la preparación del menú.
Las porciones deben de ser suficientes. Una política aceptada es de 150 a
200 gramos de carne o pescado por persona.
El administrador de alimentos, o el jefe de piso, deben decidir qué bebidas
complementarán los alimentos. Hay agrupaciones que prefieren no servir be-
bidas alcohólicas.
La contratación de los servicios de bebidas calientes, frías y botanas, se de-
be hacer con el hotel.
El servicio de botanas y de bebidas calientes y frías, generalmente tiene un
costo alto, por lo que es necesario programar las veces que se ofrecerá.
Se debe decidir el menú de las bebidas alcohólicas y es conveniente adqui-
rirlas con anticipación. Una regla general es que la gente toma menos vino que
cerveza, y menos cerveza que otras bebidas alcohólicas. Para calcular la canti-
dad que se necesita comprar, se puede suponer un consumo aleo de dos bebi-
das por persona por hora, con cuatro cubos de hielo por vaso.
Aproximadamente, una caja de 12 botellas de champaña alcanza para 50
personas; un litro de ron, para 22 copas, y un galón de ponche, para 20 perso-
nas. Hay que considerar que siempre hay botellas que se rompen o se pierden.
54 + CÓMO ORGANIZAR UN
EVENTO O EXPOSICIÓN
En algnn as ac tivida des se
ofrece nn se rvi cio de bebid
ponibk rodo el tiempo, y a_s no alcohólicas, di s-
e11 otros dcpc11J e_Je lo s
En algunos hoteles o cr11 horario s de trabajo.
tros de convenciones, se pu
ede negociar qu e se in -
cluV:l el ;crvicio en \os cu
:nt
·c uando d hotel no propos y sa lon es.
orciona las bebida s alcoh
d pago de un ,1c:intid ad tija ólicas, se puede negocia
por las botellas que se abra r
Unas se manas antes de la n du rante todo el evento.
inauguración, se pu ede re
de los alimentos qu e se pr aliza r un a degustación
etend en servi r durante lo
firmar o cambiar los men s días del evento , para co
ús. La degustación tiene n-
calid ad de los ali mentos y dos propósito s: verificar
la funcionalidad de las va la
jillas y recipientes, y la efi
ciencia del persona\. -

Actividades especiales
Función: coordinar la orga
nización del coctel de bi
envenida, la cena-baile
gala de clausura, y las ac
tividades especiales. de
Comentario~: en la m
ayor parte de los eventos,
la pnmera acnv1dad, por el coctel de bienvenida
lo que hay que determin es
ar con mucho cuidado
s1gmentes puntos: los
e Lugar
e Capacidad y presen
tación del salón
e Duración (horario)
e Alimentos
e Bebidas
e Escenografía
e Sonido
e Programa
0 Ambientación musical
e Responsables del co
mité organizador
e Proveedores

Cena-baile de gala
~ término de un even
c16n participa el comitétoor, lo usual es or aniza
o N b gan· d una cena-bail. e en cuya
iza or, porglo quer ha
Yque conSI'derar lo sigre aliza-
uiente:
om rar responsables por
o La recep ción del salón par
d d te del com1t~ . '
mapa e ubicación de mon e se vaya a realizaorga l
nizador.
o Se ac d es l db
ostumbra regalar al , as, e menu y el pr r ª cena e e contar con: un
,
o Pa l og ma para esa noche.
. ra a cena hay que cogu n presente a las damasra
nside
vm
.. os de mesa bl aneo y ro
rar la 11 'd d d ·. una ílor, un dije,
etcétera.
)lila, cubiertos y demás. jo bebida eceSfl a e tene r un menu, compl
' s, re rescos, hielo, centro eto,
s de mesa, va-
►
FS IRlJ(ll JR/\ O RG ANI( /\ + ~5

.J C0 nt ar con dns g. 1 upns dl' di frrrn tc tipo de 111t'1c; it,1. da viv,,c id ,1d y ;dq~da
al acw.

Espectáculos y animadores

Función: coordinar la srlccció11 y co ntrnta ción de cspccr~ku los y <rnim ,tdorc~.

Comentarios: depend iendo Je! progra ma ge neral de act ivi dades, se dche
hacer un phm )' un progra ma para la co ntratació n de grupos qu e sirvan para
animar algunas de las actividades.
Hay que co nsiderar el presupuesto disponi ble para este rubro , ya que hay
grupos y artistas de diversas categorías y precios.
Existen empresas especial izadas en estos servicios que cobran una comisión
sobre el precio al que se contrate el espectáculo.

Servicios de fotografía, video-grabación, grabación y filmación

Función: coordinar la selección y contratación de los servicios de fotografía,

video-grabación, grabación y filmación.
Comentarios: hay varias empresas que prestan estos servicios. Es preferible
contratar una que tenga prestigio, personal calificado y equipo profesional.
Hay que definir y tener por escrito las condiciones y los precios de los di-
ferentes servicios que se contraten.

Reconocimientos

Función: coordinar la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos.

Comentarios: es recomendable contratar un servicio de diseño para elabo-
rar los diplomas o reconocimientos, ya que es el documento oficial que se lle-
van los participantes como constancia y recuerdo de su colaboración en el
evento. El material en que se elaboren debe ser de buena calidad y larga du-
ración.
Si se elaboran los reconocimientos en materiales frágiles , conviene que el
empaque, las maniobras y los fletes sean hechos por expertos en la materia.
Los reconocimientos o diplomas generalmente se entregan a:

ll La mejor ponencia
■ Accionistas
11 Acompañantes
111 El mejor módulo

11 Autoridades y directivos
il Los coordinadores del comité organizador
11 Edecanes
11 Expositores
56 + CÓMO ORGANIZAR UN EVf N TO O (XPOSICIÓN

■ Los funcio narios d e las m cs,,s de t rn b :t jo

■ 1rwiudos c>-spc-c ialcs
■ tvl i<."' mhros (_k cf,nscjos dircc..t ivos
■ los miembro~ del n)l n ité org.mi1:-id or
• P.\rti1.. lf',ll1 t\.' S
■ Pa:Hocin,1dore~
• Ponen res d e mesas dl" tr~bajo
■ Ponentes magistr~tles
,e_

■ En1presas

Tarjeta s de crédito

Función: coo rd inar la contratac ión del servicio de tarjetas de crédito.

Comenta rios: este servic io hay que contratar lo con suficient e anticipac ión ,
ya que en algunas ocasiones se necesita bastante tiempo para firmar los con-
rracos respectiv os y recibir el servicio.
Hay que contratar el servicio de las tarjetas más usuales. Antes de firmar
los contratos, es preciso revisar las condicio nes generales del servicio. General-
mente se paga un porcenta je sobre la cantidad que se facture en tarjetas.
Hay que verificar las políticas de cada empresa, pues algunas se tardan has-
ta un mes en abonar los depósitos bancarios efectuado s en tarjetas de crédito.

Seguros

Función: coordina r la contratac ión del servicio se seguros.

Comenta rios: en el caso de las exposicio nes, las ferias y otros eventos, es
necesario contratar este tipo de servicios.
Lo seguros pueden ser contra robo, incendio , dinero en efectivo, fenóme-
nos naturales , responsa bilidad civil, daños, de vida y otros.
Es importan te solicitar varias cotizacio nes y seleccion ar la más convenie n-
te , con independ encia del tamaño de la empresa, ya que la mayoría son muy
senas.
Las cotizacio nes deben contener la siguiente informac ión:

- Cobertur a
, Forma de pago
- Monto del deduci ble
- Prima o costo d e la póliza
- Procedim ientos y formas para reportar robos y accidente s
- Vigencia
Hay que verificar qu e los equipos y el transport e que se renten, tengan vigen-
te su póliza d e seguros.
 ESTRUCTURA ORGÁNICA + 57

Cu;¿_n.dv- ~ ro::itr.n.a. una ~mpre1;.1 ~ pec ializada en eventos, se debe solicitar

c--..tt- ~ • ~~ lm lu.p.Te-~ v ,en ic1os que r;e co nt ra ten.

Agencias de viaje

fu.ncio n; coortlin,dr la selección y co ntratación de las agencias de vi aje.

Comentarios: se puede so meler a concurso a vari as agencias de viajes para
·<Jdos ~ sen.icto\ que se requieran. y seleccionar a la que ofrezca mejores con-
dJaones; pan foc. organizadores y parti cipantes.
Ul". 1'CnoÍo~ '1ue puede proporcionar la agencia de viajes son los sigu ientes:
• T~J,fa\ de grupo.
• Vud!Y, chaner.
• P.i.queu.~ c.,pcáaJc,. que incluyan ho\pedaje, alimentación , transporte.
• Hcr.v.;éÁ/, jc, ;/ímcntaí.Íl, n y tram porte independien te.
• /·cr"·:,k,:'-~ ru rí.,cica\.
• r.,11:-,f.rm;i ci l, n de avionc", camíone.4>, trcnc.: ~, hoteles, etcétera.
• f>rograma~ de cnuc:u::n ímícnto ('>ocíale&, cultural es, espectác ulos, recorridos
y (."Xeur,,ír,ní::,) ,
• RL--n'-4 de ín muehl.c½.
• ~vicífJ de gui~ w r í~t ÍCLJ~.
• Tr~m íte,; dé doe,umcnL0'-1 .
• ( Jrg;t11 íz;, r J,t-u lJc,, en general.

rJ pcnhn3f que Jab,,n1 en Jw, agcncíax de viaje\ tiene experi encia y conoce las
•1!:n~j~. y J¡;,,ivcnr~jt-Ul de Jívcr~í:l)) f'o rmaJi de vi ajar: tiene ta rifas y costos actu a-
fí:tMÍo~, u mou fo ct1 lída.d de lo!-J dí fc rcntcl'i prcHtadorcli de servi cio y la.li 1.'ilciruas
<,fcr~J c11 rmncríj de 11Jríri rn1, , p,,r l,J que e<; rccwncnJ ablc su contra tación.
1

( Jm, v1:,w ,jí-J e,> q1w p11cdc:11 Hupcrví~ar el cu mplimi ento <le los scrvk ios
(.(Jh t t~ ta<JJ:,f,, .
1'.1.:,,u,m.;t1 d..: hw (11n cí o11 c11 de h coordí11 í1d ón de admíuiMra<.:ión:
J, JJ1; u; n ní n;ir e í111pl:1 111 í:lr lufi ¡mH.:cdi,ní c1Ho11 y hÍt,1cn1a, 11ccc.. arí os.
Z, ( A1,,rdín:n lí1(Jl,1c11 cí lm ,k lrn1pcr111ÍH0H y líer 11 <., ÍJ ~.
, , JJ,1,()líl f d pr,w,r~o,1a gc1wra l d,· :H, I iví<lí1dc1-,,
1, J Jír,dií1r el pmy¡:w, ;, d,· í14-1ívídadcti de ac 01,i¡,ali ;ulll'" ·
S, l'}1rt íd p:ir en l~J ~wl,·o.íl,n d,· 1:, d 11dad t¡td e.
(, , J1J:1lwr:,r l:1, ,m vu<.. atnri;, p:ir:1d(·gír lít ht dl'.
~¡, ( A,,,nJ í11 :1r h ,:d ,•u ..í(, 11 y ,.mll raw ció11 dd lwrcl 1inl«: o l'I <.: c111 ro dl' lOII -
V {' f JI
.1' J f I(• "l ,

H, ( ,,)otd í1Jar J:t ~1rl r u jt, 11 y <,.011,r;J1 ;1(. Í(,11 del p l' f'H1J11 ,rl 11 c( e,ario.
') . l ~,,rndí11:1r d ,i Í'l lt 11w dt· l11JkJ)C'dajr .
IO. ( .AJurdiw,1 ('l HÍ11 1n11J d<' rcgi 1,1 n,.
 50 .:- CÓMO O RGAN1 7AR UN rvFN TO o [X POSICIÓ N

1 1. ( ~oordin:; ,. l::i cl;1hornció n d e dirccrorio.s:

12. C oordinar l::ts :1dq11i.-. icion c~ )' cont rata c 1on cs. .
1J. ( :onrdi n:H b se Ice<. ió n y co nt r~tra c ió 11 de los rn cJ 10.s d e t ra n sporte.
l 4 . (. "'oordi n.n l:l selecc ió n d e los sa lon es o lu gares d? nJ e se _ll evará n a efec to
1.1... :ic t ivid.td cs d e ¡n:111gu ra ció n. clau.su ra, pon e n c ias m agistrales , m cc;as d e
tr.tbajo y .tli mcnt :H:i<Sn.
1 ~. Coordin:1r el sisrcnw J e alim e nta c ión.
16. l ""'oordinar la selecció n de m enú s.
1- . Coordinar b organi zac ión d el coctel d e bienvenida.
18. Coo rdinar la reali zación d e la cena- baile de gala.
19. Coo rdirnu la selección y contratación de espectáculos, animadores, etcé-
rc ra.
20. Coo rdinar la contratación de los servicios de fotografía, video-grabación ,
grabació n y filmación.
21 . Contratar el servicio de agencias de viajes.
22. Coordinar la elaboración, llenado y entrega de reconocimientos.
23. C oordinar la contratación del servicio de tarjetas de crédito.
24. Coordinar la selección y contratación del servicio de seguros.

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y hoteles y hoteles de trabajo

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ENTRADA Q f Orientación f

f Problemas f
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