Toma de notas para profesionales

Presentación del curso “Toma de notas para profesionales”

Hola, soy Pedro Lambán, realizo e imparto talleres de productividad donde

ayuda a la gente a ser más eficaz y voy a ser tu instructor en este curso de toma
de notas en ámbito profesional. Con este curso voy a lograr que tú tomes notas
de una forma muy eficiente en tu día a día. Te enseñaré los factores
importantes, aquellos defectos que tienes que evitar y veremos estrategias que
son más que recomendables a la hora de sintetizar conceptos, recoger
información o hacer resúmenes, donde espero, incluso, que lleguen a
convertirse en hábito en tu proceso de toma de notas. Veremos en detalle unas
técnicas que te servirán en cualquier escenario que lo requiera. Y, finalmente, te
mostraré una serie de situaciones y esquemas que pueden ser de utilidad para
que no pierdas nada de lo que te estén contando. Aprender, todo lo que voy a
mostrarte en este curso hará que la toma de notas sea para ti una labor
cotidiana y te asegure una mayor eficiencia y productividad. Vamos allá.

Por qué es importante la toma de notas en nuestro día a día

¿Cuándo requerimos tomar notas? Son muchas las situaciones en la que la toma

de notas es una parte esencial del momento que está ocurriendo. Una reunión
con nuestro jefe en la que se tratan una serie de temas y, tras finalizar esta,
tendremos una serie de tareas a realizar, a partir de un material y unas premisas
que en esta reunión nos habrán dado. Aquí es sencillo, es evidente que
necesitamos salir de esta reunión con un plan de acción o lista de tareas. Si
vemos un poco más allá, vemos que cualquier situación en las que nos cuenten
algo, y nosotros seamos una parte activa, en el sentido de que requerimos de
esa información que nos han transmitido para desempeñar una tarea posterior,
la toma de notas, el saber condensar la información de forma eficaz, de manera
que no perdamos nada de lo que para nosotros es importante, es nuestra
garantía de éxito. Asistir a una conferencia, a una presentación, preparar un
viaje de trabajo, leer un plan de proyecto, tomar apuntes, aprender un nuevo
lenguaje de programación son situaciones donde una buena técnica de la toma
de notas, puede ser la clave del éxito. Evidentemente, la toma de notas es un
proceso totalmente subjetivo; es decir, lo que a nosotros nos sirve, quizás a un
colega le resulte totalmente inútil, y es, por ello, que debemos adaptar la
situación en la que nos encontremos a la necesidad puntual que tengamos. Por
ejemplo, si asistimos a una reunión donde se va a hablar del diseño de una
nueva página web, si nosotros somos el diseñador, quizás deberíamos obviar
todas las tareas referentes a marketing. Sin embargo, todo lo referente a estilo,
colores e imagen de marca para nosotros es esencial, y por ello debemos ser
capaces de filtrar, de separar el grano de la paja, y quedarnos únicamente con lo
que, para nosotros, es importante. Acompáñame en el curso, y te enseñaré no
solo a tomar notas de una forma eficaz, y para ello utilizar distintas
técnicas, sino que también te enseñaré a focalizar y filtrar únicamente en las
cosas que nos resultan importantes.

Requisitos y conocimientos para afrontar el curso

Te voy a mostrar ahora cuáles son los conocimientos previos necesarios  a la

hora de realizar este curso. Ninguno. Requieres extraer información, tienes que
ser capaz de hacerlo y además hacerlo de forma eficiente, condensando o
recopilando aquello que realmente te es útil y huyendo lo irrelevante. Debes de
obtener aquello que has ido a buscar, ni más ni menos. Quizás no puedas
hacerlo en el momento, o quizás la situación no sea propicia. Pero lo que tiene
que quedar claro es que, tras tu proceso de recogida de notas, y si se requiere
su posterior revisión, habrás sintetizado y obtenido aquello para lo que te has
preparado. Ten clara una cosa: la toma o recopilación de notas nos supone
únicamente obtener un documento de texto, gráficos, esquemas,
dibujos, cualquier elemento que sea de utilidad para ti es válido. De la reunión
saldremos con un plan de acción. De la conferencia, con la secuencia de lo
importante que se ha dicho en cada una de las transparencias. De una lectura
de un libro, con nuestro resumen que posibilitará el no tener que volver a
leerlo. Como ves, el denominador común de todos estos ejemplos que te estoy
mostrando eres tú, tú y tu necesidad de sintetizar información, y, por lo
tanto, no hay conocimientos previos necesarios para afrontar este
curso. Hablemos ahora de los requisitos, y, de nuevo, te invito a que te pongas
en contexto en cada uno de los momentos que hemos hablado. Por ejemplo, en
la reunión dispondrás quizás de un ordenador portátil con el software
adecuado. En la conferencia, posiblemente asistas con tu libreta y tu bolígrafo. Y
a la hora de leer un libro, dispondrás de un cuaderno con tus lápices de
colores. Con esto te quiero decir que los únicos requisitos necesarios para
realizar una correcta toma de notas es disponer de los materiales que para ello
requieras, ni más ni menos. Así pues, comencemos.

Un factor clave, escuchar y observar a quien nos habla

Uno de los aspectos más importantes a la hora de tomar notas es saber

atender. El oído y la vista son los canales por los que recibimos la
información. Debemos convertirnos en espectador activo, es decir, una persona
que comprende y entiende lo que le están transmitiendo. Usaremos la
combinación de ambos canales para retener la información que nos están
contando. La atención sobre quien nos habla es esencial. Olvidémonos de
nuestro entorno y de aquellos compañeros que tengamos al lado. Estamos aquí
con una misión: recopilar la información que nos va a ser útil. ¿Y por qué he
nombrado también la vista como canal de entrada? En algunas ocasiones es
obvio. Se nos presentan transparencias, material a observar o a leer, pero en
otras ocasiones el lenguaje no verbal de la persona que nos está hablando es
importante. Cuando hace énfasis sobre algo, o cuando nos abre sus brazos
intentando que recibamos información, o cuando nos señala como foco de
atención de lo que está diciendo, en ese momento somos su objetivo, y
posiblemente la parte más importante de lo que nos quiere transmitir está
ahí, es su llamado a la acción. La clave para saber si lo que se nos está
diciendo nos está resultando realmente útil es auto-preguntarnos
periódicamente acerca de ello. Es decir, formularnos preguntas tipo: ¿Y cómo
utilizo esto? ¿Responde mis inquietudes? ¿Tengo toda la información? Y si en
algún momento detectamos que no disponemos de toda la información, quizás
podemos preguntar a quien nos habla, pero esto lo haremos con educación y
sin interrupciones, esperando obviamente el momento oportuno o el turno de
preguntas. Por lo tanto, es conveniente, previo a asistir a un evento donde
requiramos la toma de notas, tener y conocer un objetivo claro de lo que
queremos obtener, cuáles son las preguntas para ello y nuestra labor será
obtener la respuesta de las mismas. Un buen método para esto es hacernos una
lista de control o check list: escribir las cuestiones que debemos marcar como
satisfechas una vez haya finalizado el evento para el cual hemos ido a tomar
unas notas. Si sigues estas técnicas a la hora de atender a quien te habla o
analizar el material que dispones, tu proceso de toma de notas será más eficaz.

Filtrar contenidos y capturar conceptos

En este vídeo voy a mostrarte una de las claves más importantes a la hora de

tomar notas. Empecemos haciendo juntos un ejercicio muy simple y te invito a
que lo hagas mientras escuchas este vídeo. Intenta escribir conforme voy
hablando. Comienza ahora. Intenta que todo lo que estoy diciendo ahora tú lo
tengas escrito. Te vas a dar cuenta que, efectivamente, mi voz va más deprisa
que tu mano, que no llegas a escribir todo conforme yo voy hablando. ¿Te has
dado cuenta que, de esta manera, si tu intención era escribir frases largas y
transcribir todo lo que te estaba diciendo es muy probable que pierdas
conceptos, que llega un momento en que dejas de escuchar porque tu cerebro
ha memorizado y continuarás escribiendo frases que corresponden,
temporalmente, a más atrás de lo que yo, ahora, te estoy diciendo? ¿Qué es lo
que te estoy demostrando con este ejercicio? Que no debes anotar sentencias o
frases completas sino conceptos, palabras sueltas que condensen el
significado de lo importante de lo que se te está diciendo. Además, no todo lo
que escuchas es igual de importante. Recuerda cuál es tu objetivo. Recuerda
que te has hecho una checklist, del porqué estás tomando notas ahora mismo  y,
por lo tanto, tu labor va a consistir en escribir estas palabras que dan respuesta
a tu necesidad y que marcarán como completada esa lista de control. En
muchas ocasiones, ocurre que realmente se hable de muchos temas, que se
requiere capturar multitud de información, por lo tanto, lo que intentaremos es
sintetizar en conceptos lo que se nos está diciendo. Evidentemente, las notas
que hayamos tomado serán una secuencia de palabras que posteriormente
deberemos completar. Te aconsejo que lo hagas en las veinticuatro horas
siguientes a haber realizado la toma de notas, pues todavía mantendrás en tu
memoria aquellos conceptos por los cuales tomaste esas palabras, y, por lo
tanto, serás capaz de completar el esquema que has capturado y transformarlo
en un documento que te va a ser, realmente, útil.

Huir de los errores más comunes y fáciles de cometer

En este vídeo te voy a mostrar algunas costumbres o acciones a evitar, que te

van a ayudar a ti o a tu equipo a ser más eficientes en la toma de notas.  La
primera es la puntualidad. Llegar tarde a una reunión o a alguna charla tiene
varios efectos negativos; el primero obviamente en tu educación, el segundo,
que vas a provocar distracción al resto de personas que ya están realizando la
reunión verás que, o el ponente debe comenzar de nuevo o hacerte un
resumen y quizás pierdes un valor importante de aquello que tú esperabas
escoger, La segunda es intentar evitar cualquier distracción y en los entornos en
los que actualmente nos movemos es muy común el ser interrumpidos por
cualquier sonido electrónico de nuestros dispositivos móviles u ordenador
personal. Incluso, aunque nuestros dispositivos tuvieran silencio, el simple
hecho de distraer nuestra atención y mirarlo provocará distracción, no solo en
nosotros sino en el resto de las personas, por lo tanto, todos los asistentes a
una reunión o charla deberán apagar sus dispositivos móviles u ordenadores
personales a no ser que sean la herramienta que utilicemos para la captura de
notas, en cuyo caso deberemos silenciar cualquier tipo de sonido o
notificación. Es muy buena costumbre disponer en la sala donde se realiza la
reunión de un recipiente donde todos los asistentes depositen apagados sus
dispositivos móviles al comienzo. La tercera costumbre o acción para evitar es
interrumpir a quien habla, posiblemente existe un momento para preguntas que
es cuando estas deben realizarse; si no fuera así, es una muy buena costumbre
el dialogar, pero debemos dejar terminar las frases y no interrumpir
constantemente. En el transcurso de la reunión o charla apunta tus
preguntas; quizás se respondan solas posteriormente y si no, ya las formularás
en su momento con exactamente los conceptos que no tienes. El cuarto
elemento a evitar es realizar cualquier ruido o gesto que pudiera distraer al
resto de participantes. Imaginemos que mientras estamos
escuchando, chasqueamos los dedos o golpeamos con bolígrafo encima de la
mesa, realizamos cualquier movimiento o tic que haga perder la atención sobre
la persona que está hablando. El lenguaje no verbal es importante tanto en
quién habla como en cualquier persona que está en la sala. Y, por último, te
hago énfasis en capturar conceptos. Imaginemos que disponemos del texto y
que nuestra función es realizar un resumen. No tendría ningún sentido que si lo
que hacemos es subrayar lo que nos resulta interesante que todo el texto
estuviera subrayado una vez realizada la lectura del mismo. ¿Te resulta familiar
alguna de las situaciones que te he contado? Seguramente has vivido en
primera persona estas u otras similares en las que no has podido tomar notas
como a ti te hubiera gustado o, sin saberlo, has provocado que otras personas
no lo hicieran de forma correcta. ¿Puedes imaginarte otras acciones que sean
perjudiciales para la toma de notas? Si es así, intenta evitarlas, las personas de
tu entorno te lo agradecerán.

Uso de Símbolos en la toma de notas

Voy a compartir contigo ahora una serie de técnicas y estrategias que te harán

mucho más eficiente en el proceso de toma de notas. Es evidente que en una
situación o contexto donde queramos recopilar información de alguien que nos
está contando cosas, ya sea una reunión, en una charla, presentación o,
simplemente, en una conversación de trabajo con el compañero,  nuestra mano
vaya mucho más despacio que la voz de quien nos habla y, por tanto, debemos
desarrollar una técnica que nos convierta en personas eficaces. El primer hábito
que vamos a adoptar es escribir menos. De esta forma, y siguiendo con la
velocidad de nuestra mano, esta se convertirá en mucho más eficiente a la hora
de capturar información. Además, lo vamos a hacer sin obviar nada de lo que se
nos está diciendo. Es decir, estaremos atentos continuamente a lo que se nos
está transmitiendo, pero requerimos de escribir menos y capturamos conceptos
con símbolos. Si requerimos de apuntar una tarea o acción que nosotros
mismos debemos acometer, en lugar de apuntar, por ejemplo, "preparar
documentación del proyecto", escribiremos "documentación del proyecto"
entre corchetes. Si necesitamos, además, añadir que esta documentación debe
de estar preparada para el viernes, día 12, escribiremos "documentación del
proyecto, viernes día 12" entre corchetes. Si requerimos dar importancia o hacer
énfasis en un concepto, podríamos inicialmente subrayarlo, aunque esta técnica
podría llevarnos a confusión si ya utilizamos el subrayado como otro elemento
de marcado. A la hora de dar énfasis o importancia a un concepto, yo
recomiendo apuntar este entre asteriscos. Por ejemplo, "el cliente se ha
intentado poner en contacto y no lo ha conseguido" entre
asteriscos. Supongamos que debemos establecer una tarea repetitiva o
recordatorio. Lo haremos apuntando esta entre signos de exclamación. Por
ejemplo, si necesitamos revisar todos los días el buzón de la
oficina, escribiremos "¡Revisar buzón!". Y, de la misma forma, si esta es una tarea
repetitiva, incluiremos la información correspondiente a la repetición, por
ejemplo, "¡Revisar buzón, martes!", para indicar que debemos revisar el buzón
todos los martes. Imaginemos ahora que debemos delegar o asignar una
tarea a un compañero de trabajo. Para anotar esto, lo haremos con el símbolo
arroba. Por ejemplo, si queremos que Juan revise una
documentación, escribiremos "Juan, documentación" entre símbolos de
arroba. Y, si además necesitamos que esta tarea esté realizada en una
fecha, añadiremos esta: "Juan, documentación, viernes 12", entre símbolos de
arroba. Por último, si en un momento dado necesitamos que algún concepto
sea ampliado o es necesario que ampliemos lo que nos están contando, lo
escribiremos entre símbolos de almohadilla. Por ejemplo, si necesitamos para
nuestra hoja de cálculo conocer el número de libros publicados en el año
2016, escribiremos "Índice de publicación de libros electrónicos en 2016" entre
almohadillas. Quizá los símbolos que yo te he contado no sean importantes
para ti. Imaginemos que tú eres un diseñador y que no tienes nadie a tu
cargo, nadie a quien delegar tareas. Entonces, podrías substituir el uso del
símbolo arroba con el significado "delegar" por el de "dibujar". Y, en tu caso,
para anotar el realizar una maqueta o boceto, la abreviatura debería ser
"Maqueta" entre símbolos de arroba. Te invito a que desarrolles estos
hábitos. Inicialmente, quizás se te hace difícil, pero con el tiempo te permitirá
condensar en muy pocas palabras concepto y acción, por lo que se simplifica lo
que necesitamos escribir para indicar las acciones asociadas.

Método de los cuadrantes

En este vídeo vamos a introducir la técnica de escribir nuestras notas, no como

un texto continuado, sino que la estructura de la hoja donde las tomamos
también es importante. Vamos a dividir la hoja en cuatro cuadrantes: ideas,
tareas, delegar e investigar. Escribiremos en el cuadrante Ideas todos aquéllos
elementos que simplemente sean conceptos. Escribiremos en el cuadrante
Tareas aquéllos conceptos que supongan una acción por nuestra
parte. Escribiremos en el cuadrante Investigar aquéllos conceptos que requieren
de una ampliación. Y por último, en el cuadrante Delegar, aquéllos conceptos
que supongan una acción que debe de hacer una persona que tenemos a
nuestro cargo o colega. El proceso de toma de notas, si sigues este
esquema, consistirá en dividir la hoja en los cuatro cuadrantes y, según
requiramos, anotar un concepto-acción hacerlo en el cuadrante
correspondiente. Lo añado en el encabezado, o pie de página, una línea donde
sea claro a qué se refieren todas las anotaciones. Es decir, hemos pasado de una
hoja donde se ve todo el texto según nos lo han ido contando, a un esquema
donde en un solo vistazo sintetizamos lo que nos han contado, qué tareas
debemos realizar, qué debemos ampliar y cuáles debemos delegar. Por ejemplo,
imaginemos una reunión con nuestro jefe en la que realizamos el seguimiento
de un proyecto. El resultado final de la reunión podría ser algo como esto. En el
encabezado: Reunión con el jefe el viernes 12. Asunto: Seguimiento del
proyecto. En el cuadrante Ideas, enumeración de temas tratados, posibles
incidencias... En el cuadrante Tareas, Revisar documentación, ponerse en
contacto con el cliente... En el cuadrante Investigar, algunas de las incidencias
anteriores. Y, finalmente, en el cuadrante Delegar, indicarle a Juan que
confeccione acta de reunión; y a Pedro, que redacte el mailing de
marketing. Como puedes ver ahora el resultado no es una secuencia de texto
como hemos dicho, sin embargo en un solo vistazo disponemos de información
y acciones para todos los miembros del equipo que requieren sacar ese
proyecto adelante. Te invito a que dispongas de un acta de una reunión a la que
hayas asistido recientemente, y, a partir de esta, vuelques la información en una
estructura de cuadrantes como la que te he contado e intenta buscar
diferencias. ¿Te atreves a realizar esta misma tarea en la próxima reunión a la
que asistas?

Método Cornell

Ahora voy a mostrarte una técnica que es válida para aquellas situaciones en las
que nos cuentan información a gran velocidad  o con mucha información y no
disponemos de material sobre lo que se nos está contando. Te hablo del
método Cornell, el cual requiere dos pasos. El primero de ellos, la toma de notas
en sí, y el segundo, la revisión de lo que hemos anotado y completar las notas
para hacer de estas un reflejo fiel del evento al que hemos asistido o el
documento que hemos leído. Requiere de una preparación previa, pues
debemos realizar la toma de notas sobre unas hojas de papel que previamente
habremos trabajado. Dispondremos de una hoja tamaño A4 que dividiremos en
tres partes. La parte inferior que será aproximadamente de cinco o seis
líneas. Dos columnas, la izquierda que corresponde a un tercio de la hoja y la
derecha que serán los dos tercios restantes. El primer paso, es la toma de
notas, la cual haremos sobre la columna derecha, la que utilizamos para escribir
las ideas principales. Será la única parte en la que escribamos. Es importante
recordar que esta toma de notas la haremos con frases, de forma concisa, con
símbolos y dejando espacio entre estas líneas, de forma que sepamos
diferenciar entre unas ideas y otras. Una vez haya finalizado la sesión de toma
de notas y en las 24 horas posteriores a esta, deberemos revisar nuestras notas
y completaremos las dos partes restantes de la hoja de la siguiente manera. En
la parte izquierda, anotaremos los conceptos importantes, aquellos que se
representan en las ideas recogidas en la parte derecha, pero lo haremos
sintetizando al máximo, a modo de preguntas y de forma que la respuesta se
encuentre del lado derecho. Y, finalmente, en la parte inferior destinada al
resumen, lo haremos es, mediante una lectura combinada de preguntas y
respuestas, confeccionar un resumen que en un par de párrafos condense todos
los conceptos captados en el documento. Si repasamos ahora el resultado
final, veremos que en la parte inferior de la hoja tendremos un completo
resumen de todos los conocimientos. En la parte derecha, el desglose de las
ideas principales y en la parte derecha el desarrollo de los conceptos vistos.

Método de la página dividida

En este vídeo voy a contarte una técnica que podrás utilizar en aquellos eventos
que se desarrollan de forma tranquila y en la que, incluso, podrás disponer de
un tiempo al final, en el que preguntar al interlocutor sobre algún concepto que
no hubiera quedado demasiado claro. Necesitamos preparar las hojas de papel
sobre las que realizamos la toma de notas. Dividiremos la hoja en dos columnas
de poporciones 1/3 y 2/3. La columna de la izquierda estará destinada a recoger
conceptos esenciales y la columna de la derecha el desarrollo de estos
conceptos. A la hora de tomar notas, lo haremos sobre la columna
derecha, donde recogeremos frases que condensen lo que se nos está
diciendo. De nuevo, utilizaremos símbolos que nos faciliten la tarea, y
dejaremos espacio entre estas frases. Conforme el evento se realiza, iremos
completando la columna de la izquierda con los concepto principales que
hemos plasmado en esas ideas desarrolladas en la columna derecha. Una vez
finalizado el evento, repasando lo anotado en ambas columnas, nos dará pistas
en un solo vistazo de aquellos puntos que no hemos recogido
convenientemente o no hemos sido capaces de desarrollar, procediendo, por
tanto, a realizar las preguntas concretas y necesarias para que en ambas
columnas un concepto tenga su desglose. Una lectura secuencial de las ideas
plasmadas en la columna derecha serán un buen resumen de lo que se nos ha
contado. Y, de la misma forma, una lectura secuencial de los conceptos
recogidos en la columna izquierda debería ser un desglose de los puntos clave
que se han tratado. ¿Por qué no lo pruebas la próxima vez que alguien te
explique algo o vayas a un evento? Verás que con un poco de práctica te
ayudará a enfocar tus ideas y mantener la concentración.

Método SQ3R (Survey, Question, Read, Recall y Review)

Exploremos ahora un método enfocado a impulsar la comprensión lectora y

poder extractar de un documento original un buen resumen que te sirva como
base para tratar la información que realmente requieres. Es altamente
recomendable para el tratamiento de documentos extensos o situaciones en las
que debemos memorizar unos conocimientos, por ejemplo, ante presentaciones
de un producto, charlas o incluso liderar una reunión. Es el Método
SQ3R Survey,Question, Read, Recite y Review y que establece cinco fases en el
tratamiento de esa documentación extensa. Survey - Inspeccionar En esta
primera fase, nuestro objetivo es conocer la idea o tema principal del
documento, así como los puntos más importantes que en él se desarrollan. Para
llevarlo a cabo, realizamos un recorrido por el documento extractando el título,
subtítulo, capítulos, diagramas, gráficos no debería llevarte más de diez minutos
realizar esta tarea. Question - Preguntar Una vez que hemos leído de forma
superficial el documento, podemos hacernos una idea de aquello que
esperamos del mismo por lo tanto, en esta fase, debemos reflexionar haciendo
las preguntas que posteriormente vayamos a ser capaces de responder. Escribe
estas preguntas en un folio aparte dejando hueco para contestarlas. Cuántas
más preguntas formules, mayor conocimiento del documento adquirirás. Read -
Leer En esta tercera fase, corresponde leer el documento. Ahora, no es
importante la velocidad sino la comprensión de todo lo que se nos está
diciendo. Si algún concepto no te ha quedado suficientemente claro, detente y
vuelve a leerlo. Es importante prestar atención a palabras subrayadas, negrita o
aquellas que tengan un marcado especial. Es importante también interpretar
aquellas gráficas que hubieran en el documento, pues nuestro resumen debería
contener un desarrollo de las mismas; debemos dar respuestas a las cuestiones
planteadas. Recite - Recitar Cada vez que finalicemos la fase de lectura, vamos a
repasar si hemos dado soluciones a cada una de esas cuestiones que habíamos
planteado en la fase 2. De cara a asimilar los conceptos recogidos o si realmente
requiriéramos memorizarlos, es conveniente realizar esta fase leyendo o
recitando en voz alta las cuestiones y las respuestas a las mismas. Review -
Repasar Esta última fase debe realizarse durante días posteriores a haber
realizado las anteriores. Su finalidad es afianzar el conocimiento, memorizar lo
que nos han dicho o lo que tenemos que contar. El desarrollo de la misma,
consiste en comprobar que sabemos las preguntas importantes y, obviamente,
su respuesta. Si el documento es muy extenso o pudiera estar dividido en
capítulos, puedes realizar estas fases para cada uno de ellos de forma
separada e incluir un resumen final a modo de nexo de unión entre todos ellos.

Técnica de Mind Mapping o mapas mentales

Analicemos ahora una técnica que te va a servir para cualquier situación en la

que requieras realizar una toma de notas, y, como veremos
posteriormente, válida también para organizar tus ideas ante cualquier
evento en el que requieras de una preparación previa para
organizarlas. Estamos hablando de una técnica totalmente visual, los Mapas
mentales; totalmente recomendada cuando no existe un orden establecido en el
que vas a requerir tomar información y donde, posteriormente, en un solo
vistazo, tendrás al alcance todos los conceptos o lo más relevante para ti de lo
que te han contado. Un mapa mental consiste en una idea o concepto principal
y central sobre la que giran multitud de ideas. Realmente, lo que ocurre es que
tu mente asocia esas ideas a un concepto principal formando una estructura de
araña. Enlazamos, asociamos esas ideas a la principal mediante líneas. Pero no
nos quedamos ahí. Cada nodo, a su vez, puede ser expandido con ramas que
representan ideas secundarias o deducciones de esa idea inicial; y,
evidentemente, a cada uno de estos nodos de nuevo podemos darle más
profundidad. Podemos, incluso, utilizar recursos gráficos para darle el
significado que creamos más conveniente, desde colores en esas líneas de
asociación, dibujos o imágenes en los nodos, y cualquier elemento, incluso, en
esas líneas de asociación que hemos dicho. El objetivo es aportar significado en
el dibujo relacionando ideas, de forma que, como hemos dicho, en un vistazo
posterior seamos capaces de vislumbrar todos los conceptos que giran entorno
a esa idea central. Por ejemplo, si quisiéramos representar en un mapa mental el
contenido de un documento, podríamos hacerlo de la siguiente forma: la idea
central sería el título del mismo, tendríamos un primer nodo por capítulo y un
primer nodo adicional donde podriamos recoger nuestras conclusiones y,
posteriormente, a segundo nivel, y asociado a cada uno de los nodos, las ideas
más principales de cada capítulo; y en el lado de conclusiones, nuestro resumen
del documento. El ejemplo anterior también nos serviría en otros casos, como
preparar una presentación, donde la idea central sería el título de la
misma. Cada uno de los nodos de primer nivel podrían ser cada una de las
diapositivas que va a contener nuestra presentación, y podríamos tener un nodo
adicional, requerimientos. En este nodo, recogeríamos aquello que
necesitamos para realizar la presentación, por ejemplo, un proyector, una
pantalla, equipo multimedia, etc. Así como en el ejemplo del mapa
mental correspondiente a la lectura del documento el orden en el que describir
ideas y asociaciones podría ser secuencial, en el segundo ejemplo podríamos ir
confeccionando nuestro mapa mental conforme vamos dando estructura a la
presentación que queremos realizar. Otro posible uso de los mapas mentales
serían las listas de tareas. En este caso, a partir de un requerimiento
inicial podremos profundizar en nodos que signifiquen tareas a realizar o
contextos donde realizarlas. Podríamos plasmar nuestra lista de tareas para un
día donde la idea central sería el día en cuestión y podríamos representar, por
ejemplo, en un primer nodo las acciones que debemos llevar a cabo para
preparar una reunión; un segundo nodo con los correos electrónicos que
debemos redactar; y, en un tercer nodo, las conclusiones de una presentación a
la que hemos asistido que, obviamente, plasmaremos en otro mapa mental. Te
invito a que utilices esta técnica de los mapas mentales para cosas que
inicialmente te sean muy frecuentes. Se trata de representar las asociaciones de
ideas que instintivamente tu cerebro realiza, y amplía, posteriormente, el
abanico de uso. La técnica es muy sencilla, lo importante es el hábito.

Técnica Outliner o secuencial

Descubramos una técnica para la recogida de notas donde el orden de los

conceptos viene de forma secuencial y necesitamos realizar una toma de notas
o resumen muy rápido. Además, es recomendable su uso en aquellas
situaciones en las que no existe una información muy compleja a recopilar o no
se requiere una atención especial. Un ejemplo podría ser una
presentación donde después de la diapositiva número uno aparece la
diapositiva número dos y no se volvió a hablar de esa diapositiva anterior. El
método outliner es muy simple. Partiendo de esa base inicial que podía ser el
título de la presentación representamos la secuencia de transparencias a primer
nivel y, asociada a cada una de estas, aquellos conceptos que nos son
relevantes. Como ves, el mismo esquema podría aplicarse a la lectura de un
libro. Un primer vistazo a un catálogo de producto e incluso podríamos realizar
un inventario de objetos que tenemos almacenados. En este caso, los elementos
de primer nivel serían las ubicaciones y asociamos a cada uno de ellos los
objetos que en ella se encuentran. El cumplimentar un outliner se hace de una
forma secuencial; conforme va apareciendo información, la vamos plasmando
en el documento, preservando los niveles de indentación que representan la
asociación o pertenencia de ideas. Evidentemente, esas ideas las recogeremos
de forma concisa y concreta, utilizando símbolos y cualquier elemento auxiliar
que pueda ser de nuestra utilidad La técnica es muy simple, pero muy
apropiada para eventos no demasiado complejos donde existe un orden de
presentación y tras la confección del outliner un repaso de este, será un buen
resumen de aquello a lo que hemos asistido.

Cómo debes usar los ejemplos del curso

En este capítulo vamos a visionar una serie de plantillas que pueden servirte

como base para dar salida a la toma de notas o recolección de información en
una serie de contextos. Las plantillas pertenecen a dos plataformas: XMind, en
su versión gratuita, para la confección de algunos elementos gráficos como
mapas mentales o árboles jerárquicos. Lo puedes descargar de su web a través
de la opción download, siguiendo las instrucciones para su
instalación. Microsoft Office para la confección de documentos de texto, hojas
de cálculo o presentación, que podrás completar según lo que te cuente en el
ejercicio. Obviamente, puedes construir en tu propia plataforma software  una
plantilla similar con la que suplir, de manera eficiente, estos u otros
requerimientos. Sí es importante que, una vez confecciones una plantilla para
dar solución a un requerimiento, a un contexto, reunión, charla la utiices
siempre. Tenla como base, te sentirás más cómodo y tu eficiencia se
incrementará por el simple hecho de que para ti ya sea un hábito. Sabrás con lo
que te vas a encontrar y cuál es la forma de tratarlo para que te sea útil a
posteriori. Tendrás disponible para su descarga todos los ficheros que en este
capítulo te muestro.

Uso de la técnica de Mapas mentales para lista de tareas

En este vídeo voy a mostrarte cómo plasmar y posteriormente gestionar una

lista de tareas con el software XMind. Una lista de tareas puede ser una
secuencia de acciones que necesitamos completar para llegar a un objetivo y en
la que conforme vayamos completando tareas, las iremos marcando como
realizadas. Veamos cómo realizar esto con la plantilla que te adjunto donde
vamos a utilizar la técnica de los "mapas mentales". Nuestro mapa mental se
compone de un nodo central, que sería el objetivo final de nuestra Lista de
Tareas, y unos nodos hijo que corresponden a la secuencia de acciones o la
secuencia de tareas que necesitamos completar para llegar a ese objetivo
deseado. Vamos a personalizar este según nuestra conveniencia y
necesidades. Para ello, inicialmente tenemos que marcar o fijar el objetivo
final de nuestra Lista de Tareas. Para ello, seleccionado ese nodo
central, procedemos a Modificar el Título. Pasamos ahora a personalizar cada
uno de los nodos que componen esta Lista de Tareas y vamos a indicar:
Importancia, Prioridad o Avance de las Tareas. Para ello, seleccionado el nodo
correspondiente, accedemos al panel Marcadores donde se ven las capacidades
gráficas de la herramienta. En esta ocasión, únicamente vamos a utilizar aquellas
que corresponden al Avance de las Tareas y aquellas que corresponden a la
Prioridad, para lo cual utilizaremos indistintamente Banderas o Estrellas. Una vez
que has posicionado un icono en una tarea o en un nodo, simplemente puedes
modificar su significado seleccionándolo y variando o escogiendo aquel que, en
esta ocasión, mejor te convenga. También, podrás, en un momento dado si lo
requieres, suprimir un icono. Para ello, simplemente, de la misma forma que vas
a modificarlo, podrás suprimirlo. Puedes modificar, como te he dicho, el
avance que es lo más importante en una Lista de Tareas; para lo cual el icono de
Avance de Tareas lo seleccionamos y vamos indicando el avance deseado; por
ejemplo, 5/8. Finalmente, si una tarea requiere tener subtareas, es decir, en
nuestro mapa mental, añadir nodos hijo al nodo en el que estemos
posicionados, lo haremos pulsando la tecla Tabulador para indicar un nodo hijo,
una subtarea. Si, además, requerimos de más de un nodo hijo, de más
subtareas, lo haremos pulsando la tecla Intro. De la misma forma, si lo que
necesitamos es eliminar una tarea porque ya no es necesaria, simplemente nos
posicionamos en la tarea deseada, en el nodo deseado, y pulsamos la tecla
Suprimir. Si necesitamos completar la información que contiene una tarea
añadiéndole notas, lo haremos seleccionando el nodo correspondiente y, de
nuevo, acudiendo a la barra lateral, en este caso, el apartado de Notas, para
indicar la información correspondiente. Como ves, en este mapa en el nodo
central, te he dejado una serie de notas, resumen de todo lo que te he
mostrado en el vídeo.

Preparar una reunión de forma tradicional y colaborativa

Procedemos ahora con este documento a ver lo que sería el planteamiento de

una reunión, es decir, para una reunión que tenemos que realizar, vamos a
recoger la convocatoria de la misma y plasmar su posterior acta, es decir, qué es
lo que realmente ha acontecido en la reunión. Inicialmente y en la cabecera,
plasmaremos los datos iniciales, es decir, el proyecto para el cual realizan la
reunión, la fecha de la convocatoria, y la hora de inicio de esta. Asimismo, el
lugar donde esta acontecerá. En el apartado Participantes, indicaremos nombre
y apellidos de las personas convocadas; la empresa a la que pertenecen; y, si
necesitas más información, simplemente añade columnas donde recoger esta
información. Y los temas a tratar en el orden del día, es decir, los numeraremos,
1, 2, 3…; indicaremos el asunto o el tema que necesitamos tratar; y finalmente
las tareas o conclusiones que se derivan de este, es decir, para cada una de los
elementos o tareas necesarios de ejecutar, quién es el responsable y en qué
fecha deben estar finalizadas. Si requieres de más de un tema a tratar en esta
reunión, simplemente copia todo el bloque y pégalo a
continuación, complementando los datos para ser tratados en la reunión. Una
vez que la reunión haya finalizado, establece la hora de fin e indica y concreta
los asistentes, pues puede ocurrir que alguna persona se haya incorporado a
mitad de reunión. Esta plantilla de reunión puede resultarte de utilidad en caso
de que todas las personas estén centralizadas y la convocatoria y posterior acta
la realice una única persona. Sin embargo, y con las posibilidades que ahora se
ofrece de trabajo colaborativo y ficheros en la nube, voy a mostrarte otra
opción con una hoja de cálculo que incorpora ambas funcionalidades. El trabajo
de forma colaborativa nos permitirá a todos los miembros de un equipo de un
departamento poder preparar conjuntamente la reunión desde cualquier lugar,
cualquier momento, y desde cualquier dispositivo que tenga acceso a
internet. Simplemente nos conectaremos a este documento colaborativo y
modificaremos según la conveniencia. Para ello, lo que tendremos que hacer es
que todos los miembros del equipo deberemos recibir el enlace con el que nos
hayan compartido dicha hoja. He establecido una división en dos partes,
Propuestas y Acta de reunión. Nuestro departamento tiene la característica de
que realizamos reuniones todos los viernes, es decir, el 5 de mayo, el 12 de
mayo, el 19 de mayo, y la siguiente reunión, por lo tanto, será el 26 de
mayo; para la cual, para establecer la siguiente reunión, simplemente
copiaremos esta fila y la pegaremos a continuación de la última reunión. Y aquí
establecemos 26 de mayo. Los temas a tratar serán de los cuales hayamos
hecho propuestas. Es decir, todas las personas que hayamos recibido el
enlace podremos apuntar aquí qué es lo que queremos que en nuestro
departamento se trate. Estableceremos la fecha en la que hemos apuntado la
propuesta, establecemos quién lo propone el tema, el tiempo en el que
estimamos que el tema será tratado, un asunto, y unos detalles que nos den un
poco más de pistas acerca del asunto a tratar. Finalmente, cuando decidamos
qué temas van a ser tratados en la siguiente reunión, simplemente
seleccionamos las filas que los contienen y las cortamos. Pasamos al Acta de
reunión. Pegamos los temas a tratar. Y a partir de aquí establecemos uno a uno
el resultado de cada uno de los temas. Puede ocurrir que el tema haya sido
completamente tratado, para lo cual pondrá "ok". "Manipular…", el
Asunto. Detalles, "Caducidad de contraseñas", en este caso. Pues en
Decisiones anotaremos aquellas conclusiones que se hayan derivado del
tema, en este caso, "Manipular cuentas de usuario", "Caducidad de
contraseña", "Establecer caducidad 3 meses". Si un tema queda pendiente, por
ejemplo, este, lo anotaremos como "pendiente". Y en la columna
correspondiente a Seguimiento anotaremos cómo va variando o cómo va
evolucionando la tarea. Es decir, por ejemplo, aquí en esta tarea que
corresponde a este tema que es el número 6, en el que Ana quería hablar de
cómo tomar notas en las reuniones, está pendiente porque ella
actualmente está realizando un estudio de posibilidades de cloud. Y finalmente
puede ocurrir que un tema necesite o tengas más información en una
ubicación, esto lo anotaremos en la casilla de Enlace. Por ejemplo, para este
tema tratado, Ana, el "Formato condicional de plantillas", "Observar ejemplo
demostrativo", lo que se dijo o lo que se concluyó fue: Vamos a ver la plantilla
que está en este servidor. Y con esto quiero demostraros que un trabajo
colaborativo actualmente es muy posible, el poder ubicar todos los miembros
del equipo de forma colaborativa, los temas a tratar, y tratarlos además de esta
forma tan dinámica en la reunión, hará que tus reuniones sean mucho más
productivas y el departamento funcione de una forma más eficaz.

Planificar un viaje, los detalles y su agenda

Vamos a realizar en un documento de Microsoft Word la planificación de un

viaje de trabajo. En él, vamos a establecer tres apartados: el "Detalle del viaje",
aquellos aspectos básicos del viaje que queremos realizar, es decir, el "Destino",
que puede ser, por ejemplo, Madrid, las "Fechas" en las que va a ocurrir este
viaje, por ejemplo, desde el 1de marzo del 2017 al 3 de marzo del 2017 y el
"Objetivo" de viaje que puede ser en este caso, conocer clientes.  Indicaremos en
el segundo apartado los detalles del "Desplazamiento" y aquí podríamos
recoger el número de vuelo, el número de tren, el número de billete de autobús,
etc. es decir, el medio de transporte que utilices. Indica esta información en los
apartados ida y vuelta. Finalmente en el campo "Agenda" estableceremos un
bloque como el que te indico para cada uno de los días del viaje que estamos
organizando, por lo tanto, si necesitas más de un día, lo que debes hacer es
inicialmente copiar el bloque y pegarlo tantas veces como te sea necesario. Por
ejemplo, en esta ocasión lo vamos a hacer para un segundo día. Te aconsejo
que cada uno de los días le modificas con el número ordinal, pero además
añadas la fecha, que te servirá como referencia a la hora de completar un
tracking o pasar los tickets de gastos. Vamos a analizar cada uno de los puntos
que tiene el día. Inicialmente la idea es recoger una planificación de
reuniones, por lo tanto, tú lo que debes de hacer es indicar los asistentes para
los cuales has citado a la reunión. Aquí indicaremos el nombre y apellidos del
asistente, el lugar y hora en el que quieres realizar esa reunión y finalmente el
objeto de la misma. Te he dejado tres huecos para esta información. Así mismo
puedes establecer con un objetivo similar, los detalles de tu almuerzo o tu cena
de trabajo, es decir, el lugar, la hora y el objeto de estos eventos si en ellos hay
oportunidades de trabajo. Finalmente, vamos a utilizar también esta plantilla a
modo de recoger esos tickets de gastos que finalmente nos servirán para
indicar los gastos que hemos tenido, es decir, indicaremos el concepto, por
ejemplo, en la cena, hemos tenido un coste de 20 €.

En qué consiste el análisis DAFO

En este vídeo voy a mostrarte cómo realizar un análisis empresarial DAFO. Este
análisis, podríamos decir, que es una herramienta analítica de lo que sería el
pensamiento estratégico de nuestra empresa. Analizamos cómo estamos
internamente respecto a debilidades y fortalezas, y con nuestra competencia,
cuáles son las amenazas y oportunidades que tenemos para crecer o que nos
impiden hacerlo. A modo de resumen, vamos a ver en una presentación cómo o
qué aspectos definen cada uno de estos elementos. Las
debilidades. Apuntaremos, obviamente, a los puntos débiles que son aquellos
aspectos que limitan o reducen nuestra capacidad de desarrollo
efectivo. Diríamos que serían nuestros problemas internos que debemos
mejorar, por ejemplo, insuficiencia de recursos, hardware anticuado o software
desactualizado. Amenazas, desde un punto de vista externo, que podríamos
decir son, aquellos puntos en nuestro entorno que impiden la implantación de
una estrategia, que reducen nuestra efectividad o incrementan los riesgos de la
misma, por ejemplo, crecimiento lento de mercado, cambios demográficos
adversos, incremento en venta de productos de la competencia. Fortalezas,
desde un punto de vista interno, son nuestros puntos fuertes, aquellos que nos
dan valor, son nuestras capacidades y recursos que nos aportan
posicionamiento avanzado y, en consecuencia, factores que pueden servir para
explorar nuevas oportunidades, por ejemplo, ubicación de nuestros locales
comerciales, variedad de productos, horarios de atención al cliente. Y,
finalmente, oportunidades, que será todo aquello que pueda suponer una
ventaja competitiva respecto a nuestra competencia, o bien representa una
posibilidad para mejorar la rentabilidad de nuestra empresa o aumentar nuestra
cifra de negocio. Ejemplos de esto podrían ser, crecimiento rápido de
mercado, ampliar cartera de productos o entrar en nuevos mercados. Por lo
tanto, el diagrama DAFO según lo visto y según los ejemplos que hemos
reflejado anteriormente, sería el que muestra la pantalla. Podemos, bien utilizar
una plantilla similar, vacía, para poder complementarla entre todos los
responsables de confeccionar dicho gráfico, o trabajar el análisis
DAFO. Resultante de los ejemplos que hemos visto, sería el que te muestro en
pantalla. Puedes utilizar una plantilla similar. Puedes trabajar sobre una
pizarra, dividiendo en cuatro apartados su área para poder escribir sobre
ella. Sin embargo, este análisis DAFO en un documento como el que te he
mostrado, debe realizarlo una sola persona o varias, pero simultáneamente y en
el mismo lugar, lo cual no es nada productivo, teniendo en cuenta las
posibilidades de trabajo colaborativo y documentos en la nube disponibles hoy
en día. Para poder introducir, de forma colaborativa, entre todos los miembros
de nuestra organización aquellas debilidades, amenazas, fortalezas y
oportunidades, lo que haremos será, por ejemplo, trabajar en una hoja de
datos similar a la que te propongo, y compartirla para todos los miembros del
equipo. Una vez que cada uno de los miembros haya recibido el enlace
correspondiente, le posibilitará desde cualquier lugar y con cualquier
dispositivo acceder a la hoja en cuestión y rellenar aquellas líneas que considere
oportunas. Para poder facilitar la tarea de cumplimentación de esta hoja, lo que
he hecho ha sido, en un apartado, que digamos es Validación, cerrar y concretar
las posibles opciones de cada una de las líneas a incluir, en este caso, amenazas,
debilidades, fortalezas y oportunidades, así mismo, establecerlas con un
color. Posteriormente, a la hora de análisis, cada uno de los miembros del
equipo, en este caso, Pedro y Luis, introducen aquellos elementos que
consideran importantes dentro de cada uno de los apartados. Es decir, Pedro ha
considerado que mejores campañas de publicidad es una fortaleza para la
empresa. Por otro lado, Pedro también ha supuesto que la entrada de
competencia es una amenaza también para nosotros. Lo mismo ha hecho
Luis: ha establecido una serie de líneas, fortalezas, oportunidades, entre todos
los miembros del equipo, y hasta una fecha dada, se puede concretar que
podemos introducir las líneas que consideramos oportunas y ya haremos,
posteriormente, una reunión centralizada donde poder, digamos, analizar las
conclusiones y obtener las conclusiones de esas líneas que hemos
introducido, para lo cual, nos es de gran utilidad los filtros. Por ejemplo,
podremos indicar... Vamos a únicamente analizar amenazas, entonces
deshabilitamos fortalezas y oportunidades, le damos a Aceptar y solo veremos
las amenazas que tenemos recogidas. Y, de esta forma, podremos
analizarlas. Solo amenazas. Lo mismo ocurre si lo que queremos es filtrar
fortalezas, o simplemente filtrar fortalezas y debilidades, es decir, la opción de
filtros nos da una funcionalidad muy rica para poder centrarnos en las
capacidades que tenemos que analizar en cada momento. Utiliza las hojas
colaborativas y las opciones y funcionalidades que te aportan los filtros para dar
mayor fortaleza y mayor productividad en tus reuniones.

Polivalente planificador de tareas a modo de diario o agenda

Voy a implementar en este documento de Microsoft Word un planificador,  es

decir, un lugar dónde recoger aquellas tareas que tienes pendientes de realizar
y que conforme vayas finalizando irás marcando como realizadas o
finalizadas. En este planificador podrás indicar aquellas tareas que inicialmente
son tuyas, y luego indicaremos tachando o indicar aquellas tareas que te han
asignado a ti personalmente o han asignado a tu equipo. En este caso,
marcaremos Para nosotros. Así mismo puedes indicar para qué día es esta
planificación, es decir, podríamos indicar que es para el viernes, únicamente,
porque estamos trabajando y planificando la semana y decimos: "Para el viernes
necesitamos estas tareas que te voy a mostrar", o indicar que son las tareas que
tú necesitas tener en una fecha concreta. Por ejemplo, el 9 de marzo. Como veis,
la funcionalidad puede ser doble, porque puede tener sentido de "Estas son las
tareas que yo necesito finalizar el día 9 de marzo", o "Estas son las tareas que yo
he realizado el día 9 de marzo". Utilizado a tu conveniencia. Finalmente, en la
lista inferior, introduciremos las tareas a realizar, por ejemplo, "Email a
clientes", "Informe de ventas" o "Completar… el perfil de... LinkedIn". Una vez
que has finalizado una tarea, simplemente, márcala como chequeada. Si,
además, a la hora de grabar la plantilla, el documento con las tareas que has
realizado o tienes pendiente de realizar lo haces guardando el mes y el día en
que estas ocurren, podrás, posteriormente, consultar esto a modo de diario. Es
decir, si Guardamos como, la fecha, en este caso, 0309, de esta forma, sabremos
que este documento corresponde a las tareas de ese día en concreto.

Confección de un plan de proyecto en un Mapa mental

Trabajamos en esta ocasión, de nuevo en XMind, sobre un mapa mental  donde

hemos reflejado un plan de proyecto. Un plan de proyecto se compone de
varios apartados a primer nivel, que corresponden a esos puntos
principales: Definición, Objetivos, Requerimientos, Planificación, la gestión de
Riesgos y el seguimiento. En cada uno de estos apartados, lo que hemos hecho
ha sido, por ejemplo, en el apartado de Definición, incluir, en nodos de segundo
nivel, que corresponden a lo que necesitamos cumplimentar, en este caso: Jefe
de proyecto, Equipo, Descripción y Anotaciones. Si alguno de los apartados o
nodos no te es de utilidad, simplemente, seleccionado el nodo
correspondiente, pulsamos la tecla Suprimir y lo eliminamos. Si queremos
cumplimentar la información asociada al nodo, posicionados en el nodo
correspondiente, pulsando la tecla Tabulador, lo que hacemos es crear un nodo
hijo del que estábamos posicionados, por lo tanto, en este caso, vamos a
cumplimentar quién es el jefe del proyecto. Por ejemplo, Pedro. Pasamos al
equipo; en este caso, lo componemos de una persona. Por lo tanto,
necesitaremos crear un nodo hijo y nodos hermanos, para lo cual, Tabulador
para crear el nodo hijo, por ejemplo, Juan; y, además, nodos hermanos de
Juan, lo cual lo realizamos pulsando la tecla Intro. Para cada uno de los
apartados, Definición, Objetivos y Requerimientos, lo podemos hacer de la
misma forma. Si alguno de los apartados nos distrae para cumplimentar
convenientemente otro, lo que podemos hacer es ocultarlo. Para lo cual,
pulsando el símbolo menos -, ocultamos, y pulsando ahora el símbolo más +,
mostramos. En el apartado Planificación, como ves, hemos previsto tres
fases: Fase 1, Fase 2 y Fase 3. De nuevo, si no necesitáramos la Fase
3, posicionados en este nodo y pulsando la tecla Suprimir, la Fase 3
desaparecería. Y, de la misma forma, si necesitamos una Fase 4, lo que haríamos
sería Intro para introducir un nudo hermano, Fase 4, y, ahora, Tabulador para
introducir nodos hijos de Fase 4. Tabulador para establecer el Objetivo. Y, ahora,
las tareas que lo van a componer, que, en este caso, sería la Tarea 1, por
ejemplo, y la Tarea 2. Para establecer la prioridad de las tareas que componen la
Fase de igual forma que en las Fases anteriores, lo que haríamos sería recurrir a
las capacidades gráficas de la herramienta, para lo cual, pulsamos el botón
lateral, y escogemos, en este caso estamos hablando de Importancia de las
tareas. Por ejemplo, en nuestra Tarea 1 tendría una importancia 3; y nuestra
Tarea 2, una importancia 1. Obramos de la misma forma para Riesgos. Es decir,
aquí lo que vamos a hacer es introducir la gestión de Riesgos o plasmar la
gestión de Riesgos de nuestro proyecto. Podemos variar, así mismo, el icono
con el que hemos plasmado estos Riesgos, es decir, inicialmente, hemos
establecido un icono rojo como muy importante, pero podríamos establecer,
por ejemplo, un icono verde oscuro para darle otro significado. Obra como
necesites. Si el mapa mental desaparece de tu pantalla porque no cabe todo lo
que se muestra en él, puedes utilizar los botones de zum para disminuir o
aumentar, de forma que veas, en cada caso, lo que necesites, de la forma más
productiva para ti.

Confeccionar un organigrama jerárquico

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Voy a mostrarte en este vídeo cómo realizar un esquema jerárquico  u
organigrama para tu empresa. El ejemplo que aquí vamos a ver, podría ser
utilizado, por ejemplo, para establecer o determinar el mapa de un sitio web. Así
pues, partimos de la parte más alta de esa jerarquía; en este caso, nuestra
compañía, nuestra empresa y, en la jerarquía, un poquito más abajo, nos
encontramos con Marketing, Ventas, Recursos Humanos o Desarrollo, que
serían los departamentos a primer nivel en nuestra estructura jerárquica. Si para
tu ejemplo, para tu compañía, no necesitas el departamento de
Desarrollo simplemente, posiciónate sobre él y pulsa la tecla Suprimir, con esto,
el departamento desaparece. De la misma forma, si tú lo que necesitas es un
departamento adicional, ubicado, por ejemplo, en este caso, Recursos
Humanos, por ser el último departamento que tienes plasmado, pulsando la
tecla Intro, crearías un nodo adicional para otro departamento. Una vez que
estamos posicionados en un departamento, vamos a introducir contenido a lo
que tenemos en el plasmado, es decir, por ejemplo, si esto fuera una
sección podríamos indicar con el símbolo del teléfono para dar a entender que
estamos hablando del departamento de Call Center y aquí simplemente,
indicaríamos posicionados en un nodo ahora correspondiente a una
persona podríamos, recurriendo a las capacidades gráficas de
XMind, podríamos establecer, en este caso, que vamos a hablar de una
persona y aquí introducir su puesto de trabajo y su nombre. Puedes obrar de la
forma que te muestro para dar salida a todas tus necesidades o modificar el
organigrama según tus requerimientos, a nivel de áreas, a nivel de
departamentos o a nivel de puestos de trabajo o empleados.

Desafío: mapa mental para el desarrollo de una reunión

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En nuestro trabajo es muy frecuente el celebrar reuniones, si además eres el
organizador de esta, tu labor es doble. Por un lado, debes preparar la
convocatoria, indicar el dónde, cuándo y quiénes son las personas
necesarias. Cuál es la documentación requerida, y, evidentemente, el objetivo
principal de la reunión y el orden del día de los temas a tratar. Una vez
finalizada, además, deberás disponer de todas las tareas que se deben realizar y
cuál es la fecha límite para ello, una vez tratados los temas, y en toda reunión
siempre hay una serie de anotaciones que es importante tener en
cuenta. Descarga el fichero donde te indico los apartados que yo he pensado, y
desarrolla el mapa mental que te sirva de guía a la hora de tener tus futuras
reuniones. Posteriormente, piensa en tu casuística, los elementos que a ti te son
importantes y desarróllalos también. Esta es una labor que debes realizar de
forma pausada, tómate tu tiempo, aunque con 15 minutos debería serte
suficiente. Visiona la solución que te propongo en el siguiente vídeo.

Solución: mapa mental para el desarrollo de una reunión

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Vamos a dar solución al problema planteado mediante un mapa
mental. Necesitamos plasmar una Reunión. Una reunión contiene dos
apartados: la Convocatoria y las Conclusiones, donde plasmaremos el discurrir
de esta. En la Convocatoria, inicialmente lo que deberemos informar es el dónde
se va a realizar la reunión, cuándo, fecha y hora, las personas convocadas, es
decir, el nombre y apellidos, método de contacto e información adicional que
requiramos, objetivo principal de la reunión, cuál es la documentación que debe
ser revisada previo a la realización de la reunión y cuál es el orden del día, es
decir, los temas que vamos a tratar. En cada uno de los nodos podremos
establecer la información correspondiente, completando lo que se requiera. Así
mismo, como hemos visto en el curso, podremos añadir o eliminar nodos si
estos no son de nuestra utilidad o si requerimos otros. Por ejemplo, si el dónde
significa edificio y oficina añadiremos estos nodos para su cumplimentación
posterior. Pasemos ahora las Conclusiones. En este apartado lo que vamos
hacer es reflejar aquellas tareas o aquellas acciones fruto de haber tratado el
orden del día. Dispondremos del apartado de anotaciones para anotar lo que se
considera oportuno y para cada una de las tareas estableceremos el quién, qué
y cuándo debe realizar qué tarea. De nuevo, modifica el mapa mental según tu
conveniencia. Modifica el mapa mental para añadir o quitar los nodos que
consideres oportunos y cumpliméntalos siempre y utilízalo previo a todas las
reuniones que realices. Tu productividad se verá incrementada.

Tomar notas en situaciones difíciles o imprevistos

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De acuerdo. Acudimos al evento donde vamos a tomar notas, ya sea una
reunión, una charla, una presentación, una clase, abrimos nuestro portátil y no
enciende, no tiene batería. O vamos al evento y hemos olvidado nuestro
cuaderno en casa. ¿Qué ocurre? ¿Cómo salvamos esta situación? Lo primero
que te tengo que hacer es tranquilizar. No se acaba el mundo por ello. Vamos a
ver ahora opciones o alternativas que te permitan realizar esa toma de notas de
la mejor y más eficiente forma posible. Se trata de buscar alternativas a esa
herramienta o técnica que tenías planeado aplicar. Lo primero que debemos
hacer es buscar una alternativa real, es decir, imaginemos que debemos
trabajar sobre un documento de texto en nuestro ordenador portátil y no
disponemos de él. Lo más eficiente sería abrir un documento de similares
características, un documento de texto, una hoja de cálculo, una presentación o
en su defecto, un documento en blanco y trabajar sobre él según alguna de las
técnicas que te he planteado. Si me permites un paréntesis, lleva siempre la
información por duplicado ya sea en un dispositivo USB o tenlo almacenado en
la nube, ya sea OneDrive, Google Drive, DropBox o similar. Vamos a poner un
poco más difícil la situación, pues como te dicho tu ordenador portátil se había
quedado sin batería. En este caso puedes utilizar un bloc de notas y en el caso
de no disponer de él, utiliza una pequeña libreta. Dispón siempre de una
pequeña libreta en tu mochila o bolso, aunque de reducido tamaño, te permitirá
tomar notas según algunas de las técnicas vistas de una forma muy eficiente. Es
muy probable también que dispongas de tu Smartphone o tableta, en este caso
también es posible utilizar un software para recopilar información escrita o
incluso grabar el audio o vídeo del evento en el que estás. Si fueras a utilizar
este recurso, no olvides hacerlo de una forma educada y solicitando
permiso. Una opción que puedes utilizar en este punto es, si realizas trabajo en
equipo, de forma colaborativa en alguno de los repositorios cloud que te he
nombrado, podrías conectarte a esos ficheros si lo requieres con tu dispositivo y
trabajar de forma directa sobre él. Y como último recurso, puedes utilizar algún
medio a tu alcance donde escribir, en este caso capta conceptos esenciales y
concisos, concéntrate y apóyate en tu memoria. Recuerda, una vez finalizado el
evento, repasa el recurso que has utilizado, revísalo y anota ahora sí de forma
correcta la información deseada.

Conclusiones del curso Toma de nota y próximos pasos

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Requerir toma de notas es un ejercicio que se aprende. La experiencia te
convierte en más eficiente; idependientemente de las herramientas o situación
en la que te encuentres verás cuánto más o menos válidas han sido esas notas
que recopilaste. Te he mostrado técnicas que espero que te sean de
utilidad. Captura conceptos, conceptos claros, que en una revisión posterior
puedas desarrollar. Utiliza símbolos; ayúdate de estos para capturar concepto y
acción. No todas tus notas deben ser una secuencia de texto; recuerda que
hemos visto distintos métodos algunos muy gráficos otros que parten de un
trabajo de representación de la hoja donde vas a recopilar esas notas, pero
todos ellos enfocados a que seas realmente productivo en la toma de notas. Te
he dado también una serie de plantillas que pueden ayudarte a desenvolverte
en algunas situaciones o contexto determinado, utilízalas, pero ve más
allá. Desarrolla tus propias plantillas, aquellas que realmente te sean
útiles. Pueden servirte de ayuda las que te he dado, pero serán realmente útiles
en la medida que a ti te sirvan para facilitarte la tarea de toma de notas. Si dado
el momento no dispones de las herramientas adecuadas, utiliza lo que esté a tu
alcance, ya sea una pequeña libreta, el Smartphone o tableta. Y recuerda, una
revisión posterior a tu primer boceto de las notas puede ser aquello que
refuerce el contenido de las mismas. Espero que todo lo que te he contado en
el curso, te haya resultado interesante aunque se verdadera utilidad será que a
ti te hagan más productivo en la toma de notas. ¡Felicidades por haber
completado el curso! Hasta pronto.