PRIMEROS PASOS EN LA COORDINACION DE PROYECTOS

Presentación del curso “Reuniones eficaces”

En el entorno profesional es habitual tener reuniones para coordinar equipos,

actualizar a los demás sobre el estatus de un tema o proyecto, presentar
propuestas o resultados a clientes. Pero esta herramienta tan útil que debería
servir para facilitarnos el trabajo diario se ha convertido en un mal necesario para la
mayoría de nosotros. Soy Elena Compte, experta en comunicación y "marketing".
He organizado, participado y, en demasiadas ocasiones, sufrido cientos de
reuniones, y he estudiado cómo mejorar la eficacia de estos procesos para elaborar
este curso. En él te enseñaré a llevar a cabo reuniones eficaces, bien planteadas y
productivas. Veremos cómo planificarlas y cuál es el trabajo previo de quien
organiza. Además, prestaremos atención a cómo sacar el máximo rendimiento
durante la reunión. Y no olvidaremos la parte final: qué se debe hacer después
de una reunión para que lo hablado no quede en el olvido. El objetivo final de este
curso es que las reuniones sean lo más productivas posible y que, por tanto,
vuelvan a valorarse como lo que deben ser: una forma óptima de
comunicar, compartir y debatir cara a cara o por voz en el caso de
videoconferencias o "conference calls".

1.- Introducción a reuniones eficaces

Presentación de Reuniones eficaces

En el entorno profesional, y también en el académico, es habitual tener reuniones

de distinto tipo: para coordinar equipos, actualizar a los demás sobre el estatus de
un tema o proyecto, presentar propuestas o resultados a clientes... Pero esta
herramienta tan útil que debería servir para facilitarnos el trabajo diario se ha
convertido en un mal necesario para la mayoría. No solo muchas de las reuniones
son innecesarias, sino que las que son necesarias suelen gestionarse mal
y eternizarse en el tiempo, sin llegar en muchos casos a conclusiones válidas al
finalizar. Esto, además, tiene unas consecuencias enormes en la productividad
laboral, puesto que al tiempo perdido en la reunión se añade el tiempo que hemos
dejado de trabajar, y al volver al puesto de trabajo nos encontramos con un
montón de "emails" pendientes y de tareas por realizar. Cuando digo tiempo
perdido en una reunión, me refiero a que si no se alcanzan los objetivos
marcados, sin duda no ha sido bien invertido. En este curso te enseñaré a llevar a
cabo reuniones eficaces. Veremos cómo y por qué se plantean mal las reuniones
y acaban siendo improductivas, y cómo mejorar los procesos y el tiempo empleado
en ellas. Cómo planificarlas para que acudan las personas adecuadas, tengan la
duración idónea y se logren los objetivos que hemos fijado. Veremos que hay un
trabajo previo por parte del que la organiza, durante la misma para sacarle el
máximo rendimiento, y posterior para que lo hablado no quede en el olvido y se
lleve a cabo. Aunque puede parecer que el organizador de la reunión tendrá una
sobrecarga de trabajo extra con todos estos pasos, en realidad se trata de procesos
simples pero efectivos, que enseguida se realizarán de forma automática, evitando
que pierda el tiempo tanto él o ella como el resto de implicados en la
reunión. También veremos algunos consejos para que los asistentes que no dirigen
la reunión puedan contribuir a optimizar los procesos y el desarrollo de las
reuniones. El objetivo final de este curso es que las reuniones sean lo más
productivas posible y que por tanto vuelvan a valorarse como lo que deben ser:
una forma óptima de comunicar, compartir y debatir cara a cara o por voz en el
caso de videoconferencias o "conference calls". Este curso será útil a aquellos que
tienen regularmente reuniones y sienten que no se les saca el partido que
debería, especialmente aquellos que por su cargo o responsabilidad las organizan,
pero también a los que son convocados a participar y pueden contribuir a
mejorar la eficacia de las reuniones. Los no profesionales, por ejemplo,
estudiantes, también podrán aprovechar estos conocimientos, tanto si tienen
reuniones de grupo para trabajo como para llevar a cabo lo aprendido cuando se
incorporen al mundo laboral.

Objetivos del curso Reuniones eficaces

El principal objetivo es que al finalizar el curso, cuando pongamos en marcha lo

que hemos aprendido, podamos organizar las reuniones necesarias con los
asistentes que deben estar, fijándonos objetivos claros y que se verán cubiertos
cuando nos levantemos de la reunión. Además, lograremos que tanto los que
convocan las reuniones y las preparan como el resto de asistentes acudan a ellas
sabiendo que serán productivas y útiles. ¿Cómo vamos a lograrlo? Repasemos qué
estamos haciendo mal para saber qué debemos mejorar. Cómo debe planificarse
previamente una reunión para decidir si es conveniente llevarla a cabo o no. Qué
formato debe tener, a qué hora debe llevarse a cabo, qué documentos nos serán
útiles y cómo hay que prepararse antes de la reunión, tanto el organizador como el
resto de asistentes. También veremos qué protocolos hay que seguir durante la
reunión, cómo se debe dirigir la misma para no desviarse de los temas que se
deben tratar, y cumplir con la duración estipulada. Nos olvidaremos de situaciones
tan habituales como tener que llamar a nuestra casa para avisar de que la
reunión se está alargando y quizás no lleguemos a cenar. Pero una reunión no
acaba cuando nos levantamos de la mesa y no basta con enviar el resumen de
reunión a los asistentes o a aquellos que no han podido ir. Así que también
hablaremos de qué acciones posreunión hay que llevar a cabo. Sin embargo, no
pretendo que este curso sirva para aumentar la carga de trabajo de nadie, al
contrario. Os daréis cuenta de que, tras un breve periodo de adaptación para
acostumbrarse a llevar a cabo los procesos, estos se realizarán de forma casi
automática, ahorrando tiempo y esfuerzo a todos los participantes de las reuniones
y sobre todo contribuyendo a aumentar la productividad de los trabajadores
y mejorando la conciliación de vida personal y profesional.

2.- Sentando las bases de una buena reunión

Ejercicio de situación

Antes de entrar de lleno en la materia, creo que es importante pararse a pensar

qué nos ha impulsado a aprender a llevar a cabo reuniones eficaces. Quizás haya
personas que han asistido a pocas reuniones o quieren formarse porque nunca han
convocado y dirigido ninguna, pero la mayoría de los que quieren aprender cómo
hacerlo mejor es porque son de los que tiemblan cuando reciben una convocatoria
de reunión por "email" o la cita para confirmar de Outlook o del software que
usemos. Se convocan reuniones por múltiples razones, muchas veces simplemente
por inercia, porque toca reunión semanal, por ejemplo, aunque estemos en
Navidades, seamos dos en el equipo porque el resto está de vacaciones y no haya
nada en realidad que contar, pero no la cancelamos. Otras veces porque no nos
paramos a pensarlo. ¿Cuántas veces se decide tener una reunión después de una
conversación rápida en un pasillo o tomando un café? Se habla de un tema de
trabajo por encima, se ve que es demasiado complejo como para solucionarlo
de cualquier manera y uno propone: "Oye, ¿nos reunimos la semana que viene y lo
hablamos?". Y el otro responde: "Vale, voy a decir a los de contabilidad y a los de
'marketing' que también vengan, a ver si lo resolvemos entre todos". El resultado
es que, una vez se unifiquen las agendas, habrá una reunión entre cuatro, ocho o
diez personas, que seguramente irán sabiendo solo lo que diga el asunto del
"email" de convocatoria. Incluso con temas tan amplios como: reunión de
presupuestos de "marketing". ¿Seguro que vamos a hablar de todo el
presupuesto del departamento de "marketing"? ¿No será sobre algo más
concreto? Pero no olvidemos que en el ejemplo que nos ocupa tiene mucha
responsabilidad el que convoca, pero el que recibe la convocatoria está en su
derecho de preguntar lo que quiera saber, pedir al menos el orden del día y en
ocasiones de decidir no ir. Una situación así tiene varias consecuencias. Primera, los
asistentes no saben a qué van, por lo que no pueden prepararse el tema y ni
siquiera llevar documentación útil a la reunión. Segunda, aquellos que no vayan
con el tema preparado por desconocimiento y que ni siquiera hayan podido pensar
qué van a decir, podrán aportar poco a la reunión, tendrán que escuchar lo que los
demás digan, improvisar sus respuestas sobre la marcha, y después de la reunión
trabajar sobre el asunto que sea para poder aportar algo en el equipo. Tercera,
cuando alguien tiene sus propios asuntos por resolver y se ve obligado a ir a una
reunión sin saber para qué, la sensación es que va a perder el tiempo, por lo que la
actitud ya no será la más positiva y colaboradora. Cuarta, las reuniones de grupos
grandes deben estar muy bien coordinadas, saber quién va a hablar u opinar de
cada cosa y en qué momento, cuál es el papel de cada uno, etc. En resumen, la
razón por la que este curso es útil para muchas personas es porque se organizan
muchas reuniones, demasiadas, y a menudo innecesarias. A menudo no se convoca
a las personas adecuadas, esas personas, incluso las que sí deben estar, suelen
estar mal informadas o desinformadas sobre los temas a tratar en la reunión. Los
participantes no suelen ir preparados a estas citas, sea por falta de interés o por
falta de información. Los temas a tratar no suelen ser claros, e incluso con un orden
del día determinado es habitual irse por las ramas y divagar. No se suelen respetar
los horarios de reuniones. A menudo se retrasa la hora de comienzo por alguien
que llega tarde y casi siempre la hora de finalización, si es que se había fijado. Los
horarios y duración de las reuniones muchas veces interceden y perjudican
nuestra vida privada. A veces, las reuniones se dejan inacabadas por cansancio o
porque no se llega a ninguna conclusión, con la consecuente frustración de los
participantes, que ven que no ha servido para nada reunirse. Incluso cuando se dan
por finalizadas, si no había objetivos claros y no se extraen conclusiones concretas
de ellas, sirve para poco asistir. Cuando hay objetivos marcados y se extraen
conclusiones, pero no se marcan acciones a desarrollar en función de esas
conclusiones, muchas veces se para el proceso. Hay muchas más razones por las
que las reuniones son improductivas y frustrantes, y seguro que cada uno
podemos añadir otros motivos, pero es difícil, cuando se ha asistido a unas
cuantas, no sentirse identificado con las que he mencionado. Es importante ser
consciente de lo que falla para ponerle remedio. Vamos a ir paso a paso
solucionando estos problemas.

Cuándo es necesario convocar una reunión

Todos sabemos que hay reuniones que no deberían haberse organizado. A veces lo

sabemos desde el momento en que recibimos la convocatoria, y otras cuando
estamos viendo cómo se desarrolla. Así que la pregunta clave es: ¿Cuándo
debemos convocarla? La respuesta fácil sería: cuando sea imprescindible. Muchos
temas se pueden resolver con una simple llamada de teléfono, otras veces, en las
que varias personas tienen que estar implicadas o informadas, lo mejor es un
"email", o en ocasiones bastaría con una reunión entre dos personas que a
posteriori comuniquen las decisiones tomadas a los demás o las
conclusiones, elaborando un informe y remitiéndolo por correo electrónico. Por
supuesto, estos métodos de comunicación no son útiles siempre. ¿En qué
situaciones sí será útil convocar una reunión? Mencionaremos los más
importantes. Si son temas demasiado complejos de explicar por escrito. Cuando
sea necesaria la implicación de varios departamentos de la empresa o personas
de distintas especialidades, que, por tanto, tienen maneras diferentes de trabajar y
comunicarsey puede haber confusión si no se hacen reuniones de
coordinación. Cuando las personas implicadas no conocen suficientemente bien la
materia y pueden necesitar aclaraciones que por escrito o por teléfono son
complicadas de dar. En el caso de precisar un texto demasiado extenso para
exponerlo si corremos el riesgo de que nuestros interlocutores no lo lean lo
malinterpreten. Cuando la presencia física facilite notablemente la comunicación
por alguna razón. Si otras formas de comunicarse han fallado. Por ejemplo, si se ha
desencadenado una sucesión de "emails" con respuestas y comentarios de
varios interlocutores que se cruzan y dificultan entenderse. Cuando sea importante
el "feedback" de los participantes para debatir el tema. Hay personas que si no se
les pide una opinión o implicación de manera directa y personal, prefieren no
participar activamente y en una reunión se sienten más proclives a
hacerlo. También en las ocasiones que es necesario persuadir o convencer a los
interlocutores, como en reuniones con clientes. O cuando el componente humano
tenga un valor especial. Por ejemplo, si son equipos que habitualmente trabajan
físicamente distantes y la reunión contribuye a hacer equipo y desarrollar el sentido
de pertenencia. Como medida para conocer mejor a los participantes, su forma de
expresarse, opiniones, implicación, cómo interactúan en equipo, etc. Si, por el tema
o por el perfil de los implicados, sabemos que otro sistema de comunicación no va
a funcionar. Si se quiere implicar al equipo en la toma de decisiones y que no
parezca una decisión tomada unilateralmente. Cuando es necesario que los
implicados estén aislados y concentrados en un asunto para avanzar con
ello, sabiendo que si, por ejemplo, les enviamos un "email", no le prestarán la
dedicación necesaria. En los casos en los que hay que ver distintos puntos de vista
y valorarlos para tomar decisiones conjuntas. Cuando se quiera dar voz a opiniones
o quejas de equipos para que lo hagan abiertamente y minimizar la rumorología o
comentarios de pasillo. Pero en este caso hay que tener mucho cuidado y, según
los temas a tratar, el tener que emitir una queja pública puede provocar miedo a
las represalias y que haya una participación menos activa. En estos casos es
necesario y útil convocar una reunión en vez de utilizar otros medios de
comunicación. Y del mismo modo que estoy totalmente en contra de la cultura de
la "reunionitis", o sea, de reunirse por reunirse, tampoco hay que tener miedo a
hacerlo cuando es preciso. En una reunión bien organizada se puede resolver
muchos asuntos mucho más rápida y eficientemente que por otras
vías. Simplemente hay que valorar antes su necesidad, y hacerlo bien.

Reuniones con muchos asistentes

Cuando hablamos de organizar una reunión, normalmente nos referimos a un

grupo más o menos numeroso de personas que se encuentran físicamente en un
lugar para hablar o debatir sobre un tema común. De hecho, este es el modelo
habitual, pero no es el único. Podemos clasificarlas de muchas maneras. Pueden ser
reuniones internas, cuando solo acuden equipos de la propia empresa u
organización, o externas si nos reunimos con clientes o proveedores, por ejemplo.
Pueden ser reuniones interdepartamentales si acuden trabajadores de distintos
departamentos, o departamentales. Pueden ser reuniones informativas o, al
contrario, para recoger información de los asistentes. Para solucionar problemas,
planificar, tomar decisiones, convencer a un cliente, y un largo etcétera. Depende
de si las clasificamos teniendo en cuenta quién acude, el objeto de la misma u
otros factores. Las variables son muchas, pero en la mayoría de los casos no varía la
forma de gestionarlas para mejorar su eficiencia, así que nos centraremos en las
que tienen una casuística que hemos de tener en cuenta a la hora de
organizarlas. El primer caso importante es cuando es necesario reunir a un grupo
muy grande de personas. En ocasiones, son varios los departamentos de una
empresa implicados en un proyecto, o vamos a visitar a un cliente para tratar un
tema complejo, por lo que por su parte acudirá un grupo numeroso y por la
nuestra también. El primer paso es valorar si es estrictamente necesario que acudan
tantas personas. Si es posible, puede ir, por ejemplo, un representante por
departamento, y este representante informará posteriormente a su equipo de lo
que se hable en la reunión. Si no se puede reducir el número, lo más importante en
este caso es: convocar con la mayor antelación posible para que cada uno organice
su agenda. Proponer dos o tres fechas y horas de reunión para elegir la que mejor
se adecúe. Doodle es una herramienta muy útil y sencilla para mandar encuestas de
disponibilidad de fechas, donde cada participante puede señalar la que le viene
mejor, y todos pueden ver lo que los demás han contestado. Enviar la convocatoria
con el orden del día con información clara de lo que se espera de cada
asistente. Ser rigurosos con el horario de inicio, finalización y turnos de
palabra. Establecer quién hablará y expondrá temas, quién tendrá turno de palabra
posteriormente, el orden de intervención y el tiempo destinado a cada una de
ellas. Fijar claramente los objetivos de la reunión. El convocante que actúa como
moderador debe ser estricto y no permitir desviarse de los temas a tratar. El orden
y la organización es la base de una reunión con muchos
participantes. Posteriormente todos los asistentes deberán recibir el resumen de lo
hablado en la reunión, especialmente de las decisiones tomadas o las conclusiones
a las que se ha llegado, y de los próximos pasos a dar. Es decir, qué acciones se
requiere a cada asistente en función de lo decidido. Estos son los puntos más
importantes para que una reunión de este tipo sea fructífera.

Reuniones de brainstorming

Uno de los tipos de reuniones que por sus características requiere un tratamiento
especial son las reuniones de "brainstorming". El "brainstorming", o tormenta de
ideas, no es algo nuevo, fue ideado hacia 1938, y su objeto es generar en grupo
ideas nuevas y creativas para solucionar un problema o dar respuesta a una
necesidad. Es un proceso no estructurado. La forma de desarrollar estas reuniones
va orientada a fomentar la creatividad. Quiero dedicarle una explicación a este tipo
de reunión, en primer lugar, porque su estructura sí que varía de la mayoría de
reuniones habituales, en segundo lugar, porque, si bien son muchas las empresas e
instituciones de todo el mundo que las utilizan para generar ideas en grupo,
considero que tienen un gran valor para la empresa y los propios empleados, y que
se desaprovecha mucho talento por no llevar a cabo este tipo de reuniones. Pero
vamos paso a paso. antes de llevar a cabo la reunión de "brainstorming", primero,
se decidirá un moderador o dinamizador que supervisará y en cierto modo dirigirá
la reunión. Entonces se deben decidir los participantes y la duración de la reunión:
debe tener un horario de inicio y finalización concreto. Dichos participantes pueden
estar relacionados directamente con el proyecto, o puede que no. Hay que tener en
cuenta que se buscan ideas creativas, el famoso "thinking out of the box", por lo
que en ocasiones implicar a gente ajena al tema aporta frescura e ideas nuevas.
Debemos entonces formular concretamente el problema, el tema que nos ocupa o,
en suma, el desafío. Lo mejor es darle forma de pregunta abierta: ¿qué nuevos
servicios podemos ofrecer a nuestros clientes? O ¿cómo podemos motivar a
nuestros clientes para que compren el producto X? Hay que ser concreto al
formular el objetivo, pero dejar la respuestas abiertas a cualquier posibilidad. Una
vez damos comienzo a la reunión, el moderador informa del objetivo de la reunión.
Facilitaremos toda la información disponible y necesaria a los participantes,
siempre y cuando sea una ayuda para enfocarse en el tema pero no dificulte la
creatividad ni la condición. También se informa de las normas de este tipo de
reunión, que como he dicho es diferente de las habituales. Aquí lo importante es
generar ideas en cantidad, sin filtrar aún, ni por su calidad ni si son factibles ni
nada. Cuanto más creativas mejor. Y son ideas breves, que no hay que explicar ni
justificar. Se deben ir diciendo según vienen a la mente, ya que muchas veces
estarán inspiradas por lo que ha dicho otro participante. En estos momentos no se
puede censurar ni descartar nada por absurdo que parezca. No hay que guardar
turnos, pero es importante que se puedan oír entre sí y que el moderador pueda ir
apuntando las ideas en una pizarra o lugar visible para todos. Lo ideal es que los
participantes se vayan relajando y vayan involucrándose en el proceso a medida
que avanza la reunión, aportando cada vez más. Es de gran ayuda en ocasiones,
además de apuntar en la pizarra, grabar la reunión para no perderse nada
importante a posteriori. Los participantes deben estar informados de que son
grabados, pero no verse intimidados por la grabadora. El moderador debe en todo
momento supervisar que haya una participación activa por parte de todos y que
nadie monopolice la reunión. Que las respuestas sean breves y no se pierda tiempo
en explicaciones largas. Se retome el tema si la conversación se desvía de una
manera improductiva y, por supuesto, de gestionar correctamente el tiempo de
cada fase. Y una vez acabado el tiempo, de las ideas apuntadas en la pizarra sin
censura alguna se deben seleccionar entre los participantes las más adecuadas. Es
el momento de ser críticos y valorar también si son factibles. Entre todos se
eliminan las que estén repetidas, no sean posibles por alguna razón, si es algo
ilegal o no se puede llevar a cabo por falta de recursos, incluso que ya se esté
desarrollando y no queramos repetir. Y entre las resultantes, elegiremos unas
cuantas ideas, cuatro o cinco, de las que de mutuo acuerdo se consideren las
mejores y las someteremos a un análisis. Lo mejor es que el moderador vaya
dirigiendo dicho análisis sobre cada punto con preguntas útiles. Por ejemplo,
¿cumple esta idea con los objetivos fijados? ¿Resuelve nuestro problema de una
manera creativa? ¿Es posible llevarla a cabo? ¿Se podría hacer en el periodo de
tiempo que tenemos? ¿Se ajusta al presupuesto? ¿Es factible? Se descartarán las
que no cumplan las condiciones y se llegará a consenso con las que sí, las que son
las mejores. Por último, se fijan los próximos pasos a dar respecto a esas ideas.
Como se puede ver, es un tipo de reunión 1 muy interesante, útil para muchas
empresas 1 y organizaciones y, sobre todo, con muchas 1 aplicaciones si se hace
bien.

Reuniones no presenciales

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en el vídeo
Otro tipo de reuniones que gozan de popularidad y tienen unas características
particulares son las reuniones a distancia, que pueden ser llamadas con varios
participantes, conocidas como "conference call" o videoconferencia, con Skype o
Hangouts, por ejemplo. Estas últimas se han popularizado mucho en los últimos
años por varias razones. Por una parte, permiten que haya imagen y voz, o solo
llamada de voz. Son gratuitas, aunque estés hablando con varias personas de la
otra punta del mundo. Hay varias herramientas o programas como Skype o
Hangouts que permiten hacerlo y van mejorando en cada versión. Los recortes de
las empresas han afectado mucho a los viajes, y las reuniones presenciales han
dejado de ser tan habituales en beneficio de las no presenciales. Pero, antes de
entrar en más detalles, voy a contar una situación que viví hace unos años. Yo
estaba implicada en un proyecto de una empresa multinacional en el que
participábamos unos países europeos. Lo coordinaban en Londres y cada tres
semanas teníamos una "conference call" todos los países para informar de lo que
estábamos haciendo, cómo avanzábamos y próximos pasos a dar. Bueno, os podéis
imaginar lo que era aquello. para que lo sepa el que no ha participado en
"conference calls" de grupos de este tipo, hay un numero internacional, se marca,
se introduce un código que identifica tu "conference call", que comparten los
participantes, y una voz te pide que digas tu nombre. Cuando te unes a la "call",
suena un sonido de aviso de que hay un nuevo participante, y esa voz anuncia que
Elena se ha unido a la conferencia. Cuando esto sucede una y otra vez hasta
los miembros del equipo y cada vez la conversación se interrumpe para saludar y
cruzar unas palabras de cortesía con cada uno, la "call" se alarga innecesariamente
y se hace infernal. Si a eso le añadimos que a cada país no le influía lo más
mínimo el trabajo de los demás porque trabajábamos autónomamente, ¿cuál es el
sentido de tenernos a todos bloqueados durante al menos 45 minutos para
informar de algo que se habría podido hacer enviado completado un "excel" con el
estatus? El resultado es que, al menos yo, estaba haciendo otras cosas, incluso de
otros proyectos, sin prestar atención a la "call" hasta que oía que decían: "Spain", y
explicaba mi parte. Volvía a seguir con lo mío, y al final me despedía afablemente
del resto hasta la siguiente "call". ¿Cuáles son los fallos de este tipo de reunión a
distancia? en este caso concreto, el principal error es simplemente convocarla. Si no
hay una razón concreta para convocar una reunión, sea del tipo que sea, si no es
necesario, no debe convocarse. Eso, por principio. Si se puede enviar un "email"
con la regularidad necesaria simplemente para informar cada país de en qué punto
está cada acción del proceso y cuáles serán los pasos siguientes, ¿para qué
complicar las cosas y perder más tiempo? Y si el objetivo es que todo el mundo
esté informado, aunque en realidad no nos afecte, basta con compartir el
documento que recopile todos los informes. Si una reunión presencial con muchos
participantes ya requiere una excelente organización para que sea fructífera, si
además es a distancia, de la forma que sea, "call" o videoconferencia, esto es
mucho más complicado, porque a veces falla el sonido de algunos participantes y
no se les oye o entiende, suele haber una ralentización de la llegada de la voz, por
lo que es fácil que algunos participantes interrumpan a otros al hablar. En suma, un
caos. Una de las desventajas más importantes, además de lo que he señalado, es
que no te ves y parte del valor de la comunicación, la no verbal, se
pierde. Especialmente para reuniones cuyo objeto es convencer o persuadir, más
que informar, no es el mejor formato. Lo mismo podemos decir de, por ejemplo,
hacerla por Skype sin imagen. Así que, si las reuniones en general no gozan
de mucha aceptación, las "conference calls" menos aún. Aunque tienen un par de
ventajas importantes: suelen ser más breves y se va más al grano, y evitan que
tengas que desplazarte. Así que, cuando es necesario organizarlas, de nuevo lo
importante es hacerlo bien y no improvisar, e intentar reducir el número de
participantes. Pero hablemos de las reuniones no presenciales en general y qué
hemos de tener en cuenta, ya que no podemos preparar una reunión o
presentación a distancia igual que una presencial. Uno: Revisa los posibles
problemas técnicos antes de empezar. Asegúrate de que el sonido no se entrecorta
y la imagen, cuando la hay, sea de calidad. También es muy molesto cuando el
sonido va ralentizado. Dos: Hay que prepararlas muy bien. Se puede compartir la
pantalla del ordenador para que los demás vean lo que queremos mostrarles o
enviar un documento o presentación y pedir que vaya cada uno 1 pasando las
diapositivas, pero no es lo mismo que 1 hacerlo en persona, por lo que los
documentos que 1 compartamos deben ser claros, sencillos y permitir que los
demás 1 se concentren en ellos y al mismo tiempo nos escuchen. 1 Tres: La parte
visual queda eliminada en el caso 1 de las "calls" y bastante reducida en el de 1 las
videoconferencias. 1 Cuando hay imagen, lo normal es que se vea solo 1 la cara y
parte del torso, por lo que el lenguaje 1 corporal queda muy reducido. 1 Cuatro: La
voz es la principal 1 herramienta para comunicar 1 en estos casos, por lo que es
fundamental 1 la expresividad, usar la entonación adecuada 1 para enganchar con
la voz, manejar las pausas y silencios, 1 y saber transmitir. 1 Un pequeño truco
cuando se habla por teléfono y no nos ven es que 1 suena mucho más amable y
agradable la voz cuando sonreímos, 1 esto sucede aunque la sonrisa no sea sincera
y de 1 alguna manera la estemos forzando con este objetivo. 1 Cinco: Al igual que
en persona nos gusta que recuerden 1 nuestro nombre y se dirijan a nosotros de
manera personal, 1 en este tipo de reuniones pasa lo mismo. 1 Intentar recordar la
voz de los participantes e 1 identificarla con su nombre para dirigirnos 1 a ellos
hará que todo suene más personal. 1 Se puede apuntar durante la presentación
inicial 1 algún rasgo de la voz que sea identificable, 1 como el acento de un lugar
determinado, 1 para reconocerlos más fácilmente. 1 Seis: La interacción es más
importante que nunca 1 en estas reuniones. 1 Si se convierten en un monólogo o
en 1 una conversación entre algunos miembros 1 excluyendo a otros, es fácil que
los excluidos 1 se pongan a hacer otras cosas y pierdan interés, 1 como en la
situación que comentaba anteriormente. 1 La forma de evitarlo es que la reunión
sea muy dinámica 1 y hacer partícipes a todos, haciendo preguntas o 1 pidiendo
que comenten u opinen cada poco tiempo, 1 a ser posible, dirigiéndose a los
demás por el nombre, 1 y no en plan general. 1 Esto también nos ayuda a
asegurarnos de que no hay 1 algún problema de sonido y han dejado de oírnos.
1 Mejor darse cuenta pronto que tener que 1 repetir los últimos 15 minutos de
"call". 1 Siete: También puede pasar al contrario, 1 procura no distraerte con otras
cosas y prestar atención 1 a lo que dicen los demás. 1 Aunque no te vean o no
puedan ver exactamente lo que haces, 1 el objetivo es sacar el máximo partido a la
reunión. 1 Ocho: Una obviedad es que, si la reunión no es 1 en tu idioma materno,
sobre todo si participan 1 varias personas que suelen hablar distintas 1 lenguas
aunque la común sea el inglés u otra, 1 es mucho más importante asegurarse de
que el sonido 1 es de buena calidad, que no hay cortes en la voz y que 1 todos
están siguiendo la reunión. 1 Siempre es recomendable, pero más en este caso, 1 al
final de la reunión a distancia, 1 resumir los puntos principales o las decisiones
tomadas, 1 y dar la oportunidad a los demás de añadir lo que consideren.
1 Posteriormente se enviará un resumen de reunión a 1 todos los participantes.
1 Así, si alguien se hubiese perdido por culpa 1 del idioma o del sonido, tendría la
información básica.

Reuniones no presenciales

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Otro tipo de reuniones que gozan de popularidad y tienen unas características
particulares son las reuniones a distancia, que pueden ser llamadas con varios
participantes, conocidas como "conference call" o videoconferencia, con Skype o
Hangouts, por ejemplo. Estas últimas se han popularizado mucho en los últimos
años por varias razones. Por una parte, permiten que haya imagen y voz, o solo
llamada de voz. Son gratuitas, aunque estés hablando con varias personas de la
otra punta del mundo. Hay varias herramientas o programas como Skype o
Hangouts que permiten hacerlo y van mejorando en cada versión. Los recortes de
las empresas han afectado mucho a los viajes, y las reuniones presenciales han
dejado de ser tan habituales en beneficio de las no presenciales. Pero, antes de
entrar en más detalles, voy a contar una situación que viví hace unos años. Yo
estaba implicada en un proyecto de una empresa multinacional en el que
participábamos unos países europeos. Lo coordinaban en Londres y cada tres
semanas teníamos una "conference call" todos los países para informar de lo que
estábamos haciendo, cómo avanzábamos y próximos pasos a dar. Bueno, os podéis
imaginar lo que era aquello. para que lo sepa el que no ha participado en
"conference calls" de grupos de este tipo, hay un numero internacional, se marca,
se introduce un código que identifica tu "conference call", que comparten los
participantes, y una voz te pide que digas tu nombre. Cuando te unes a la "call",
suena un sonido de aviso de que hay un nuevo participante, y esa voz anuncia que
Elena se ha unido a la conferencia. Cuando esto sucede una y otra vez hasta
los miembros del equipo y cada vez la conversación se interrumpe para saludar y
cruzar unas palabras de cortesía con cada uno, la "call" se alarga innecesariamente
y se hace infernal. Si a eso le añadimos que a cada país no le influía lo más
mínimo el trabajo de los demás porque trabajábamos autónomamente, ¿cuál es el
sentido de tenernos a todos bloqueados durante al menos 45 minutos para
informar de algo que se habría podido hacer enviado completado un "excel" con el
estatus? El resultado es que, al menos yo, estaba haciendo otras cosas, incluso de
otros proyectos, sin prestar atención a la "call" hasta que oía que decían: "Spain", y
explicaba mi parte. Volvía a seguir con lo mío, y al final me despedía afablemente
del resto hasta la siguiente "call". ¿Cuáles son los fallos de este tipo de reunión a
distancia? en este caso concreto, el principal error es simplemente convocarla. Si no
hay una razón concreta para convocar una reunión, sea del tipo que sea, si no es
necesario, no debe convocarse. Eso, por principio. Si se puede enviar un "email"
con la regularidad necesaria simplemente para informar cada país de en qué punto
está cada acción del proceso y cuáles serán los pasos siguientes, ¿para qué
complicar las cosas y perder más tiempo? Y si el objetivo es que todo el mundo
esté informado, aunque en realidad no nos afecte, basta con compartir el
documento que recopile todos los informes. Si una reunión presencial con muchos
participantes ya requiere una excelente organización para que sea fructífera, si
además es a distancia, de la forma que sea, "call" o videoconferencia, esto es
mucho más complicado, porque a veces falla el sonido de algunos participantes y
no se les oye o entiende, suele haber una ralentización de la llegada de la voz, por
lo que es fácil que algunos participantes interrumpan a otros al hablar. En suma, un
caos. Una de las desventajas más importantes, además de lo que he señalado, es
que no te ves y parte del valor de la comunicación, la no verbal, se
pierde. Especialmente para reuniones cuyo objeto es convencer o persuadir, más
que informar, no es el mejor formato. Lo mismo podemos decir de, por ejemplo,
hacerla por Skype sin imagen. Así que, si las reuniones en general no gozan
de mucha aceptación, las "conference calls" menos aún. Aunque tienen un par de
ventajas importantes: suelen ser más breves y se va más al grano, y evitan que
tengas que desplazarte. Así que, cuando es necesario organizarlas, de nuevo lo
importante es hacerlo bien y no improvisar, e intentar reducir el número de
participantes. Pero hablemos de las reuniones no presenciales en general y qué
hemos de tener en cuenta, ya que no podemos preparar una reunión o
presentación a distancia igual que una presencial. Uno: Revisa los posibles
problemas técnicos antes de empezar. Asegúrate de que el sonido no se entrecorta
y la imagen, cuando la hay, sea de calidad. También es muy molesto cuando el
sonido va ralentizado. Dos: Hay que prepararlas muy bien. Se puede compartir la
pantalla del ordenador para que los demás vean lo que queremos mostrarles o
enviar un documento o presentación y pedir que vaya cada uno 1 pasando las
diapositivas, pero no es lo mismo que 1 hacerlo en persona, por lo que los
documentos que 1 compartamos deben ser claros, sencillos y permitir que los
demás 1 se concentren en ellos y al mismo tiempo nos escuchen. 1 Tres: La parte
visual queda eliminada en el caso 1 de las "calls" y bastante reducida en el de 1 las
videoconferencias. 1 Cuando hay imagen, lo normal es que se vea solo 1 la cara y
parte del torso, por lo que el lenguaje 1 corporal queda muy reducido. 1 Cuatro: La
voz es la principal 1 herramienta para comunicar 1 en estos casos, por lo que es
fundamental 1 la expresividad, usar la entonación adecuada 1 para enganchar con
la voz, manejar las pausas y silencios, 1 y saber transmitir. 1 Un pequeño truco
cuando se habla por teléfono y no nos ven es que 1 suena mucho más amable y
agradable la voz cuando sonreímos, 1 esto sucede aunque la sonrisa no sea sincera
y de 1 alguna manera la estemos forzando con este objetivo. 1 Cinco: Al igual que
en persona nos gusta que recuerden 1 nuestro nombre y se dirijan a nosotros de
manera personal, 1 en este tipo de reuniones pasa lo mismo. 1 Intentar recordar la
voz de los participantes e 1 identificarla con su nombre para dirigirnos 1 a ellos
hará que todo suene más personal. 1 Se puede apuntar durante la presentación
inicial 1 algún rasgo de la voz que sea identificable, 1 como el acento de un lugar
determinado, 1 para reconocerlos más fácilmente. 1 Seis: La interacción es más
importante que nunca 1 en estas reuniones. 1 Si se convierten en un monólogo o
en 1 una conversación entre algunos miembros 1 excluyendo a otros, es fácil que
los excluidos 1 se pongan a hacer otras cosas y pierdan interés, 1 como en la
situación que comentaba anteriormente. 1 La forma de evitarlo es que la reunión
sea muy dinámica 1 y hacer partícipes a todos, haciendo preguntas o 1 pidiendo
que comenten u opinen cada poco tiempo, 1 a ser posible, dirigiéndose a los
demás por el nombre, 1 y no en plan general. 1 Esto también nos ayuda a
asegurarnos de que no hay 1 algún problema de sonido y han dejado de oírnos.
1 Mejor darse cuenta pronto que tener que 1 repetir los últimos 15 minutos de
"call". 1 Siete: También puede pasar al contrario, 1 procura no distraerte con otras
cosas y prestar atención 1 a lo que dicen los demás. 1 Aunque no te vean o no
puedan ver exactamente lo que haces, 1 el objetivo es sacar el máximo partido a la
reunión. 1 Ocho: Una obviedad es que, si la reunión no es 1 en tu idioma materno,
sobre todo si participan 1 varias personas que suelen hablar distintas 1 lenguas
aunque la común sea el inglés u otra, 1 es mucho más importante asegurarse de
que el sonido 1 es de buena calidad, que no hay cortes en la voz y que 1 todos
están siguiendo la reunión. 1 Siempre es recomendable, pero más en este caso, 1 al
final de la reunión a distancia, 1 resumir los puntos principales o las decisiones
tomadas, 1 y dar la oportunidad a los demás de añadir lo que consideren.
1 Posteriormente se enviará un resumen de reunión a 1 todos los participantes.
1 Así, si alguien se hubiese perdido por culpa 1 del idioma o del sonido, tendría la
información básica.