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Código: GG-PR-02
GESTION GERENCIAL Fecha: 27/07/2018

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACION

Carrera 18 N. 20-137
Duitama
Boyacá
2018

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INTRODUCCION

El presente procedimiento tiene como propósito hacer que los trabajadores de

GUSTYTORTAS SAS, generen el hábito constante de desarrollar sus funciones
con calidad, efectividad y sentido de pertenencia para la empresa, la cual
brindaran sus conocimientos actitudes y aptitudes en el desarrollo de sus
actividades con responsabilidad, y lograr un ambiente laboral satisfactorio
consiguiendo una fluidez de comunicación interna con todos los compañeros de
trabajo y sus directrices.

El desarrollo y seguido proceso de este procedimiento será de gran beneficio para

los trabajadores, ya que están seguros de la contribución que puede hacer a su
área de trabajo, sus compañeros y empresa en general.

OBJETIVO

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Establecer un flujo de criterios y responsabilidades para asegurar una adecuada

comunicación interna, así como regular y asegurar la comunicación externa entre
la empresa GUSTYTORTAS SAS, y demás partes interesadas (Comunidad,
Clientes, Proveedores, Entes gubernamentales, Visitantes, Trabajadores y familias
entre otros); con respecto al Sistema de Seguridad y salud en el trabajo, peligro
y/o riesgos.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todas las actuaciones internas y/o externas de todas
las áreas, centro de trabajo y partes interesadas de la empresa, en materia de
prevención y de riesgos laborales.

RESPONSABILIDADES

El gerente General es el responsable del suministro de los recursos humanos,

tecnológicos y financieros para ejecutar los parámetros establecidos en el
presente procedimiento. Es el encargado de divulgar y verificar su cumplimiento.

Los trabajadores de la empresa o cualquier persona que tenga vínculo con esta,
estará en la obligación de aplicar las pautas determinadas en el presente
documento.

Encargados del Sistema de Gestión: Se harán responsables de la ejecución,

control y seguimiento de este Procedimiento en los términos recogidos en el
mismo.

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MARCO CONCEPTUAL

Actas: Herramienta de comunicación en las que se plasma la participación,

discusión, conclusión y compromiso de todo tipo de reuniones o convocatorias que
se realicen en la Empresa.

Carteleras Informativas: Escrito o dibujo hecho sobre una lámina grande,

generalmente de papel resistente, que se coloca en lugares de la Entidad para
comunicar una noticia, dar un aviso o hacer publicidad de alguna cosa.

Certificados: Comunicación solicitada por empleados o contratistas para

demostrar ingreso promedio o tiempo de relaciones comerciales.

Circulares: Herramienta para la comunicación de directrices al interior de la

Entidad.

Comunicación: La comunicación se define como un proceso en el que intervienen

un emisor y un receptor, en un ambiente determinado (físico o virtual) a través del
cual se logra la transmisión e intercambio de ideas e información, comprensible
entre las partes.

Comunicación Externa: Se define como el conjunto de mensajes emitidos por

cualquier organización hacia sus diferentes públicos externos, encaminados a
mantener o mejorar sus relaciones con ellos, a proyectar una imagen favorable o
promover sus productos y servicios.

Comunicación Interna: Requisito de la norma en que la dirección debe

asegurarse de que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro
de la organización y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia
del sistema de gestión

Comunicación Directa: La comunicación directa es el modo de comunicación

humana, que se da mediante una lengua natural (ya sea este oral o signada). En
la comunicación directa la producción del mensaje por parte del emisor y la

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compresión del mismo por parte del receptor son simultáneas y se produce
mediante la relación interpersonal.
Encuestas: Es un conjunto de preguntas normalizadas dirigidas a una muestra
representativa de la población o instituciones, con el fin de conocer estados de
opinión o hechos específicos.

Informe Escrito: El informe es un documento escrito (científica, técnica o

comercial) con el propósito de comunicar información a un nivel más alto en una
organización.

Llamados de Atención: Es una instancia de aprendizaje o atención con

proyección de mejorar.

Memorandos: Herramientas de comunicación que la gerencia utiliza para

llamados de atención o disposiciones sobre el recurso humano.

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GENERALIDADES

La empresa GUSTYTORTAS SAS debe asegurarse de establecer los procesos de

comunicación apropiados dentro y fuera de la empresa, así mismo que la
efectividad de ésta en el ámbito del Sistema de Gestión de seguridad y salud en el
trabajo y de calidad.

La comunicación debe ser completa, clara y oportuna, logrando que todas las
partes interesadas la conozcan.

Los canales de comunicación existentes en la empresa serán los siguientes:

 Correo Electrónico
 Redes Sociales
 Carteleras de información
 Reuniones informativas
 Copasst
 Comité de convivencia laboral

Las comunicaciones con información sobre el Sistema de Gestión de Calidad, se

manejarán a través del Coordinador de Calidad, de igual manera del sistema de
Gestión de seguridad y salud en el trabajo, se manejarán a través del Coordinador
HSE, pero bajo la responsabilidad del correspondiente Dueño de Proceso. Se dará
un tiempo máximo de diez (10) días hábiles, de trasmitir cada información tomada
en la empresa para promulgarla. Se utilizará los medios anteriormente
mencionados de acuerdo al tipo de información que se requiera divulgar.

Si las comunicaciones de trámite se constituyen en quejas o reclamos, éstas

deberán ser reportadas al Proceso de Aseguramiento de la calidad para el
correspondiente seguimiento, pero de todas maneras se preparará la respuesta de
acuerdo a lo establecido en este procedimiento

Si se trata de dar respuesta a comunicaciones de trámite, la empresa debe

hacerlo dentro los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción oficial.

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ESQUEMA

COMUNICACION

INTERNA EXTERNA

Proceso de comunicación: La comunicación puede ser Interna o Externa a

través de los distintos niveles de la empresa.

COMUNICACIÓN INTERNA:

La comunicación interna garantiza que el personal propio y contratado por la

empresa GUSTYTORTAS, conozcan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud
en el trabajo, los riesgos a los que se encuentran expuestos, objetivos del sistema
que puedan atribuir al cumplimiento de las políticas y mejora continua de la
empresa.

Los tipos de comunicación son:

 Comunicación Horizontal: Es la comunicación que se desarrolla entre los

colaboradores de un mismo nivel corporativo. Utiliza usualmente canales
formales.

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 Comunicación Ascendente: Comunicación que fluye desde los subordinados

hacia los superiores y continúa ascendiendo a través de las líneas definidas
según la jerarquía institucional, establecida en el organigrama general.

 Comunicación Descendente: En esta categoría se ubica la información que

se comunica desde los niveles más altos de la jerarquía organizacional hacia
las personas que ocupan niveles inferiores.

 Comunicación Cruzada: Este tipo de comunicación se refiere al flujo

horizontal de información entre funcionarios de niveles iguales o similares, y el
flujo diagonal entre personas de diferentes niveles entre las cuales no hay
relaciones de dependencia directa.

 Comunicación Formal: Es aquella comunicación generada y autorizada por la

Dirección de la Empresa y se trasmite a través de los canales de comunicación
establecidos.

 Comunicación Informal: Es la comunicación que surge, de manera

espontánea, en la empresa dada la interacción social entre sus trabajadores,
por lo cual esta comunicación no se considera institucional y tiene como
características distintivas su variedad, actividades e inconstancia.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA

Comunicación Formal:

Canales: Formas o medios de comunicación satisfactoria en todas las áreas de

trabajo de la empresa, la cual hace posible divulgar el tipo de información que se
desea publicar (políticas, estrategias, procedimientos, formatos, sanciones,
comunicados, llamados de atención, etc.)
Los canales pueden ser:

Teléfono,
Memorando,
Carta,
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Publicación en carteleras,
Reuniones generales informativas, publicaciones institucionales.

Grupos: Actualmente GUSTY TORTAS cuenta con un equipo de trabajo:

COPASST (Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo), quienes realizan
reuniones cada mes y tratan temas alusivos a seguridad y salud en el trabajo y
Comité de convivencia laboral, quienes llevan a cabo reuniones trimestrales y
tratan alusivos a la prevención del acoso laboral y mejoras en la comunicación
laboral.

Comunicación Informal:

Canal:
Encuentros personales,
Mensajes de texto,
Grupos de whatsapp entre otros.

COMUNICACIÓN EXTERNA

Algunas de las partes interesadas externas de la empresa GUSTY TORTAS son:

Fundación Somos manos unidas, Clientes, Proveedores, vendedores entre otros.

Las comunicaciones externas sobre temas en seguridad y salud en el trabajo

pueden tratar, entre otros temas como: incidentes y accidentes de trabajo, cursos
y/o capacitaciones en SST, evaluación de riesgos, solicitudes de información de
carácter de seguridad y salud en el trabajo o Gestión de calidad.

Los diferentes tipos de comunicación externa son:

 Comunicación Operativa: Se desarrolla para el funcionamiento diario de la

actividad Institucional, se efectúa con todos los actores y/o públicos externos.

 Comunicación Estratégica: Es la evaluación comparativa de la competencia

con el fin de alcanzar una posición competitiva en el mercado.
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 Comunicación de Notoriedad: El objetivo principal de esta comunicación es

mostrar la mejor imagen de la empresa y se hace a través de las estrategias de
marketing trazadas en el Plan de Acción para el periodo correspondiente.

 Comunicaciones Especiales: Clase de comunicaciones que se refiere a

respuestas a los requerimientos de entidades de control.

 Comunicación de trámites: Clase de comunicaciones que se refiere a

consultas, sugerencias y/o reclamos de los clientes.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN EXTERNA

Publicidad Impresa: Se realizarán mensajes publicitarios usando elementos

visuales impresos, como volantes, plegables, se contará con una adecuada
combinación de imágenes y colores que llamaran la atención de los clientes y/o
interesados.

Publicidad en Medios Impresos: Son las publicaciones tipo: aviso, fotografía,

noticia, etc.

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FLUJOGRAMA

No. FLUJOGRAMA DESCRIPCION RESPONSABLE

Inicio

Se define el tipo de
Concretar el tipo de información que se requiera
1 información que se dar con respecto al SG SST. ENCARGADO
SG-SST
quiere transmitir

Convocar a todo el personal

vinculado con la empresa para
que sea participe de la
2 Establecer las información que se desea
personas receptoras comunicar.

Brindar la información por

medio del tipo de medio que
3 Definir la vía de
se estableció para realizarla. ENCARGADO
comunicación
Folletos, carteleras, charlas SG-SST
etc.

Se realiza la respectiva charla

o capacitación a todo el
4 Transmitir
personal y/o persona
información
interesada sobre el SG-SST.

La información fue Si el receptor comprendió el ENCARGADO

5 NO captada a cabalidad? tema se le hace un test para SG-SST
evaluar su desempeño en la
capacitación,
Retro
alimentar SI Si el receptor no comprendió
la información se hace
retroalimentación del
comunicado.
6 Evaluar si se
requiere

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Se establecen nuevas fechas

de charlas y/o reuniones si se ENCARGADO
Cerrar proceso SG-SST
7 de comunicación requiere o como lo estipula el
cronograma de actividades.

Fin

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