CONSIGNAS PARTICULARES 410001

IPPD01RG02-V2

CLIENTE: FUNDACION COMUNIDAD LOS FUNDADORES

LOCALIZACIÓN: PRINCIPAL PUESTO: REFUERZO PORTERIA 1

HORARIO DEL PUESTO:

10 Horas diurnas de 07:00 a 15:00 y de 17:00 a 19:00 todos los dias

DOTACIÓN REQUERIDA POR EL PUESTO

• Arma no letal.
• Radio de comunicaciones.
• Bastón eléctrico.

ELEMENTOS DEL CLIENTE

CANTIDAD DESCRIPCIÓN OBSERVACIÓN

1 Ver elementos de la porteria 1

DESCRIPCIÓN

1. PROTOCOLO DE OPERACIÓN RESIDENCIAL

a. Cumpla con el protocolo de operación, servicio de vigilancia y seguridad privada física del sector residencial,
anexo a la matriz de seguridad.

2. RELEVO DE TURNO

Antes de recibir su turno, verifique y entérese de:

a. Consignas y razones dejadas por la administración y/o residentes,

b. Anotaciones y novedades registradas en el libro de Administración y Minuta
c. Correspondencia pendiente por entregar.
d. Cumpla con las demás consignas de relevo.
e. Utilice el formato memorando de servicio para reportar las situaciones de seguridad y/o riesgos y peligros,
que puedan llegar a afectar la salud o integridad del trabajador o cualquier persona que interactúe con las
instalaciones.
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3. CONTROL INGRESO Y SALIDA DE VISITANTES

a. Anuncie a todo visitante, una vez confirmado y autorizado por el residente permita el ingreso
b. Deje registro en el control de visitantes.
c. Deje registro de los vehículos de visitantes que ingresan a las instalaciones (previamente autorizados)
teniendo en cuenta de verificar si el residente a visitar cuenta con parqueadero disponible, al ingresra el
vistante debe bajar la ventanilla para para su identificacion
d. No permita el ingreso hasta no ser anunciados y autorizados
e. Los menores de edad, ni empleados pueden autorizar el ingreso de visitantes y/o contratistas
f. En caso de que el visitante estacione su vehículo en la parte externa de las instalaciones, recomiende que lo
deje con las mínimas medidas de seguridad (cerrados, con sistemas de alarma activados y sin elementos
visibles en su interior).

4. CONTROL INGRESO Y SALIDA DE CONTRATISTAS Y EMPLEADOS

a. Anuncie a todo contratista y/o empleado.

b. Una vez confirmado y autorizado por el residente permita el ingreso
c. Solicite documento de identidad (contratistas) y deje registro en el control de visitantes.
d. Revise todo paquete, bolsa y/o maletín, a la salida de empleados y contratistas.
e. haga cumplir el horario de trabajo establecido en el manual de convivencia así: lunes a viernes de 08:00 a
12:00 horas de 13:00 horas a 17:00 horas sábados de 08:00 a 12:00 horas domingos y festivos no se
programan trabajos (se exceptúa por emergencias)
f. Registre en la minuta toda herramienta y equipos ingresados por los empleados o contratistas a fin de que
sea confrontado a la salida
g. No permita salida de empleadas del servicio con las mascotas por la puerta vehicular, a fin de no perder el
control en su salida.
h. Registre en las observaciones del control de visitantes las características de las bicicletas y/o vehículos
ingresados por los contratistas.
i. Confirme con el residente la salida de los empleados y Contratistas de la misma forma los elementos tales
como electrodomésticos o alimentos.

5. MANEJO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA Y ENCOMIENDAS

a. Antes de recibir la correspondencia verifique que la dirección coincida.

b. Distribúyala en los casilleros correspondientes y haga entrega de la misma, en la medida que ingresan los
residentes.
c. Al recibir las suscripciones de prensa y/o revistas, verifique de acuerdo a los listados de suscripciones la
cantidad de la misma.
d. Reciba paquetes y/o encomiendas selladas, dejando registro en la guía de entrega la nota RECIBIDO SIN
VERIFICAR SU CONTENIDO, en caso de que las encomiendas no sean evacuadas en su totalidad deje
registro en minuta de todo paquete pendiente por entregar.
e. Por ningún motivo facilite el sello a los distribuidores de la correspondencia
f. La correspondencia relacionada con entidades del estado como fiscalía, transito, Dian, debe ser entregada
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de manera prioritaria.

6. CONTROL INGRESO SALIDA DE VEHICULOS

a. No opere la puerta de acceso vehicular, hasta que no esté seguro de la identidad del conductor.
b. No permita el ingreso de vehículos, que no tengan parqueadero disponible
c. Actualice permanentemente el listado maestro de vehículos
d. Asegúrese de que la puerta de acceso vehicular sea cerrada oportunamente
e. No preste o facilite parqueaderos de los apartamentos desocupados o que no tienen vehículo, solo los
residentes pueden prestar los parqueaderos que no tiene ocupados previa coordiancion con administracion.
f. SI llega perosnal en motocicleta se debe solicitar el retiro del casco para su identificacion
g. No permita el ingreso de TAXIS solo se autoriza para el traslado de adultos mayores, personas enfermas,
niños en brazos, fuertes lluvias, mecados y maletas, previa verificación.
h. Exija a los conductores de vehículos con vidrios polarizados que bajen el vidrio, con el fin de identificar
plenamente al conductor.
i. Todos los motociclistas deben quitarse el casco para que sean vistos por el guarda para acceder a la
unidad.
j. No permitir el parqueo de vehículos de visitantes en la entrada a la Unidad, exigiendo su ubicación en los
parqueaderos externos destinados para ello.

7. CONTROL INGRESO Y SALIDA DE TRASTEOS

a. Solicite la autorización de la administración

b. Cumpla los horarios establecidos en el manual de convivencia asi de lunes a sadado de 08:00 horas a 18:00
horas. los dias domingos y festivo no aplica trasteo
c. Solicite documento de identidad a todos los contratistas del trasteo y deje registro en la planilla de control
visitantes y/o contratistas
d. Reporte al rondero o al todero el ingreso del trasteo, para que éste haga seguimiento.
e. Los trasteos serán realizados por las puertas mas cercana que no sea vehicular, con la presencia del
guarda recorredor.

8. MEDIDAS PREVENTIVAS

a. No se permitirá la salida de menores de 12 años solos, ni con el personal de empleadas del servicio que no
estén autorizadas por los padres o acudientes
b. Confirme con la CENTRAL DE COMUNICACIONES DE SEGURIDAD OMEGA, antes de permitir el ingreso
a las instalaciones, de empleados de las empresas de servicios públicos (acueducto, energía, telefonía, gas
natural, etc) a tomar lectura de consumo, deje registro en el libro de administración.
c. Reporte a la administración toda novedad con respecto a los equipos y mobiliario de zonas comunes.
d. Actualice el tablero de pico y placa correspondiente al día siguiente, en horario nocturno.
e. El área de portería es de uso exclusivo del personal de seguridad por lo tanto no se debe permitir el ingreso
de personas ajenas a la vigilancia o la administración al interior de la portería.
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f. A partir de las 22:00 y hasta la 06:00 horas realice reportes vía radio obturando el PTT del mismo cada hora
por el canal 1.
g. Si durante su turno usted realiza alguna función, que no está contemplada en la matriz de seguridad del
puesto realice informe de servicio.
h. Mantenga actualizados los siguientes listados: Residentes, Vehicular, Empleadas de servicio doméstico,
i. Solicite el servicio de taxi de acuerdo al requerimiento del residente o visitante y deje registro en la minuta
de la hora, Numero lateral y No. de residencia que solicita el servicio.
j. No sirva de intermediario entre los propietarios y personas interesadas en adquirir vivienda para compra o
arrendamiento y no permita el ingreso sin autorización escrita de la inmobiliaria o propietario.
k. No acepte instrucciones telefónicas de los residentes.
l. No reciba alimentos, ni bebidas de empleadas del servicio doméstico.

9. CONSIGNA ESPECIAL PREVENCION LLAMADA MILLONARIA

a. Este atento a la salida de las empleadas del servicio doméstico, verifique su estado de ánimo y cualquier
actitud sospechosa, indague sobre el motivo de su salida y bajo ninguna circunstancia permita que salga
hablando por celular, espere que cuelgue para ejercer el debido control. Recuerde que los delincuentes que
utilizan la llamada millonaria cada vez son más audaces en su accionar.

10. EQUIPOS ELECTRÓNICOS DE SEGURIDAD

a. Este pendiente de que el sistema de cerca electrificado esté siempre activado.

b. Cada vez que se presenten activaciones en el sistema, solicite al rondero la verificación inmediata de toda
la barrera perimetral.
c. Verifique que el sistema de grabación digital se encuentre en modo grabación.
d. No manipule la configuración de brillo y contraste del monitor del sistema CCTV
e. Reporte al rondero cualquier situación irregular y deje reporte en el libro de administración
f. En caso de fallas del sistema, reporte de inmediato al administrador

11. CONTROL DE DOMICILIOS

a. Permita el ingreso del personal domiciliario, y cumpla el siguiente procedimiento:

b. Cuando exista guarda rondero los fines de semana coordine el acompañamiento hasta que salga el
domiciliario de las instalaciones.
c. Anuncie el domiciliario a la casa que realizo el pedido.
d. Después que el residente autorice el ingreso, solicite al domiciliario un carnet o documento que lo
identifique.
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e. Retenga el documento en la portería hasta la salida del domiciliario del interior del Condominio.
f. Registre el nombre y los datos requeridos en la planilla control de visitantes, contratistas y/o empleados.
g. Permanezca atento para que el domiciliario no exagere el tiempo de permanencia al interior del Condominio,
en caso que esto ocurra confirme con el residente donde solicitaron el servicio, porque es la demora.
h. Regrese el documento que retuvo en la portería en el momento de salida del domiciliario y complete el
control de visitante con la hora de salida.
i. Confirme con el residente la salida del domiciliario y pregunte si todo se encuentra sin novedad.

12. PROTOCOLOS INTERNOS DE ADMINISTRACIÓN

a. Reaccione y transmita a la administración los reportes de los residentes, sobre daños e irregularidades de
índole física o moral que presenten las unidades privadas o en zonas comunes novedades detectadas deje
registro completo en el libro de administración.
b. Cuando se detecten trabajos que afecten la fachada como: instalaciones de antenas, techos, instalaciones
eléctricas, etc. Para lo cual requiere la autorización de la administración o la asamblea.
c. Reporte fallas en la planta eléctrica, motobombas y ascensores al personal contratistas y a la
administración.
d. Informe de inmediato al residente, cuando detecte ropa colgada, alfombras, letreros, avisos, carteras,
antenas de radio o televisión y otros elemento similares en los balcones, fachadas, paredes externas,
puertas, ventanas o aéreas de uso común ni permita sacudir alfombras ropas, etc. Deje registro en el libro
de administración.
e. En caso de que la mascota realice sus necesidades fisiológicas, solicite al propietario el aseo del mismo si
hace caso omiso realice la anotacion en el libro de administracion.

ACTUALIZACIÓN:
Este documento fue actualizado por DEIBY FERNANDO HERNANDEZ CASTRO, Analista de Operaciones el día 03
de Junio de 2016.

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