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GUIA 23 AJUSTES AL CIERRE DEL PERIODO CONTABLE

INSTRUCTOR
JOSE ANTONIO QUIROGA

APRENDIZ
ERICA PATRICIA ARRIETA GALLARDO
TECNLOGO CONTABILLIDAD Y FINANZAS
FICHA 1134070-2,1

SENA DISTRITO CAPITAL


2017
3.1 Actividades de Reflexin inicial

3.1.1. Es un ideal que las metas que nos plantemos al iniciar cualquier proyecto, llmese:
trabajo, familia, educacin; en su primer intento sean ejecutado al 100% conforme a lo que
hemos proyectado, simplemente porque somos seres humanos imperfectos que siempre
estamos en procesos de aprendizaje y evolucin. Por tanto, siempre estaremos inmersos en
constante evaluacin, ajuste y mejora para lograr nuestros objetivos.
Considerando lo anterior, resuelva individualmente los siguientes planteamientos:

a. Usted considera que sus planes y propsitos siempre van a concretarse tal cual como
los ha proyectado o eventualmente necesitara una revisin para ser ajustado o
cambiado? De un ejemplo y sustente.

Considero que quizs no siempre se darn las cosas como las tengo planeadas, ya que en la vida
diaria se pueden presentar inconvenientes los cuales impedirn que nuestros planes se realicen, ya
sea algn proyecto en general, un ejemplo claro seria al momento de llevar a cabo un negocio, pueda
que se tenga claro lo que se va a realizar, pero en algn momento habr que realizar cambios en las
estrategias ya que en el mbito comercial se tiene que tener en cuenta los cambios.

b. A ttulo personal evale que ajustes deber concretar dentro de los planes que usted se
ha propuesto, ya sea de carcter familiar, laboral o individual. Sustente.

Unos de los planes que tengo propuesto y que a lo mejor tenga que realizar algunos ajustes es en mi
mbito familiar, ya que me he propuestas metas, entre ellas seguir la carrera de contadura, por lo
tanto, tendra que ajustar mi tiempo entre mis estudios y mi familia, para que ninguna de las dos se
vea afectada y as cumplir la meta propuesta.

3.2 Actividades de contextualizacin e identificacin de conocimientos necesarios para el


aprendizaje.

Para que su instructor pueda reconocer de manera previa que tanto conoce usted acerca de los
contenidos a desarrollar en esta Gua, plantearemos entonces una serie de preguntas para que
debatan al interior de su grupo GAES y luego sean socializadas sus respuestas con el resto del Grupo
bajo la orientacin de su Tutor, por medio de una mesa redonda argumentando las respuestas
construidas por su GAES:

Tiene la certeza que dentro de su proyecto formativo se encuentra registrada toda


informacin contable que refleje la realidad econmica de este y que est reconocida en
debida forma? Justifique.
En nuestro proyecto formativo si se encuentra registrada toda la informacin contable, ya que se
lleva un control diario en los libros de todas las transacciones, y lo controlamos por medio de los
balances, realizando inventarios y registrando cada movimiento que realiza la empresa.

Cmo podra determinar el resultado econmico de su proyecto formativo ya sea


ganancia o prdida?

Para determinar los resultados econmicos se realiza a travs de los estados de resultados y otros
resultados integrales, por medio de este determinamos si en nuestra empresa tenemos utilidad o
perdida.

3.3 Actividades de apropiacin del conocimiento (Conceptualizacin y Teorizacin).

3.3.1. Considerando que existen distintos informes, estados y registro que intervienen en la
operacin de cierre contable, lo invitamos a conocerlos por medio de una lectura
comprensiva e individual, de textos de consulta que hagan referencia al tema y se
encuentren a su alcance- considere el recurso propuesto en la bibliografa de esta gua-,
indague entonces acerca de la siguiente rejilla de conceptos y desarrllela de manera
desescolarizada.

CONCEPTO CONCEPTOS
Balance de Prueba Un balance de comprobacin es un
instrumento financiero que se utiliza para
visualizar la lista del total de los dbitos y de los
crditos de las cuentas, junto al saldo de cada
una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De
esta forma, permite establecer un resumen
bsico de un estado financiero.
Balance de Prueba Ajustado Un balance de comprobacin ajustado es una
lista de los saldos de las cuentas del libro
mayor, que se crearon despus de la
preparacin de los asientos de ajuste.
El balance de comprobacin ajustado contiene
los saldos de ingresos y gastos, junto con los
de los activos, pasivos y capital.
Asientos de Ajustes Son los registros requeridos al final de un
periodo para actualizar las cuentas antes de la
preparacin de los estados financieros.
Los asientos de ajuste sirven para prorratear
adecuadamente ciertas transacciones entre los
periodos contables afectados y para registrar
aquellos ingresos devengados o los gastos que
no han podido registrarse con anterioridad al
cierre del periodo.
Asientos de Cierre Registro que se realiza al final del ejercicio, el
cual sirve para liquidar todas las cuentas
(activo, pasivo y capital) que muestren saldo;
para que las mismas queden saldadas se
requiere acreditar el saldo que tengan las
cuentas de activo y cargar el saldo que tengan
las de pasivo y capital.
Cuentas Nominales o de Resultados CUENTAS NOMINALES, DE RESULTADO O
TRANSITORIAS. Son las que a final del
ejercicio contable dan a conocer las utilidades,
costos y gastos, son transitorias porque se
cancelan al cierre del perodo contable.
Hoja de Trabajo La hoja de trabajo es una herramienta contable
considerada como un borrador de trabajo para
el contador, que permite al usuario poder
observar el ajuste de los saldos, de las cuentas
en las cuales se haya obtenido algn error, a la
vez permite analizar los movimientos en los
cargos y abonos.

3.3.2. De igual manera consulte de manera individual y desescolarizada acerca de la siguiente


matriz y desarrllela apoyado en cualquier texto de consulta que encuentre a su alcance

Rubro o cuentas que se Cuando se ajusta Contabiliza (si o no) Revela (si o no)
ajustan (Periodo)
Provisiones, los costos y gastos por Las diferentes En el caso de las En alguna
deudores nmina pagar se ajustarn a provisiones de provisiones si se circunstancia si se
medida que se causen nmina se calculan contabilizan. revela cierta
las obligaciones que mensual, quincenal informacin.
adquiere la empresa al o semanalmente,
finalizar el perodo segn sea el
contable, estableciendo periodo de pago
el valor real de cuentas adoptado por la
tales como: gastos empresa.
de personal,
prestaciones sociales,
intereses, comisiones,
servicios etc..
Depreciaciones en las propiedades La depreciacin se Si se contabiliza la Se revela en las
Propiedades, planta y equipo se ajustar en el depreciacin. notas a los estados
Planta y Equipo presentan ajustes por ltimo ao de vida financieros.
propiedad de deterioro, o por efectos til del activo.
inversin de la depreciacin, es
mantenido para la decir la prdida de valor
venta debido al uso o desgaste
de los mismos durante
su vida til.

Amortizaciones, los gastos o ingresos La amortizacin se Si se contabiliza la Si se revela


intangibles diferidos se ajustarn por ajustar en el amortizacin cada mes.
Gastos pagados el valor correspondiente ltimo periodo de
anticipado a la amortizacin en el vida til.
mismo perodo, tales
como: papelera,
arrendamiento,
intereses, seguros,
publicidad, impuestos
etc.
Deterioro en inventarios de El deterioro se Si se contabiliza. Se revela el
Inventarios mercancas se pueden ajustar en cada Se reconocer deterioro reconocido
Inversiones presentar ajustes por cierre del periodo inmediatamente en el en los estados
Instrumentos prdida, faltantes, contable. resultado del ejercicio financieros.
financieros sobrantes,
obsolescencia o
deterioro.

Causaciones los costos y gastos por Las causaciones La contabilidad Se revelan en


Servicios pblicos pagar se ajustarn a se ajustan de causacin funcin de los
Ingresos medida que se causen mensualmente y al es aquella contabilidad hechos que originan
realizados las obligaciones que cierre del periodo en la que los hechos la causacin.
adquiere la empresa al contable. econmicos se registran
finalizar el perodo en el momento en que
contable, estableciendo suceden
el valor real de cuentas
tales como: gastos
de personal,
prestaciones sociales,
intereses, comisiones,
servicios etc..
Contingencia Arrendamientos, Las contingencias No se contabilizan las en algunos casos se
Laborales Contratos de se deben ajustar al contingencias. revela informacin
construccin, Ingresos menos al cierre de sobre esta en las
de Actividades cada periodo notas.
Ordinarias). contable.
Obligaciones por
beneficios a los
empleados, Impuesto a
las ganancias
Incrementos de Solo se Se ajusta al cierre La entidad reconocer Si se revela en las
valor modificarn cuentas o de cada periodo un activo financiero o un notas
Instrumentos rubros del Balance, es contable pasivo financiero en su
financieros decir, Activos, Pasivos y estado de situacin
Inversiones ... de pasivo de la deuda financiera, cuando, y
convertible slo cuando, dicha
(instrumento entidad se convierta en
financiero compuesto). parte, segn las
clusulas contractuales
del instrumento en
cuestin.
Otras en la cuenta de caja se se ajustan al cierre si se contabiliza los Si se revela en las
Conciliacin debern hacer ajustes de cada periodo ajustes. notas a los estados
Arqueos por faltantes o sobrantes contable. financieros.
Inventarios fsicos detectados mediante
arqueo.

en bancos se harn
ajustes por notas dbito,
notas crdito,
consignaciones o pagos
no contabilizados o por
errores presentados en
el momento de efectuar
registros.

3.3.3. Las realizaciones de los asientos de cierre tienen su respectivo procedimiento, as como el
proceso para cerrar un periodo contable. Para conocer estas tcnicas lo invitamos a realizar la
siguiente actividad colaborativamente con su GAES de manera desescolarizada y con base en
cualquier texto de consulta que se encuentre a su alcance - considere el recurso propuesto en la
bibliografa de esta gua-resuelva los siguientes tems y entrguelos a su instructor por escrito para ser
socializada bajo la tutora de ste, en el ambiente de aprendizaje:
Qu significa cerrar una cuenta de ingresos y como se realiza su cancelacin? Ilustre
con un ejemplo.

El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de resultados


(compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y costos de produccin) y
trasladar dichas cifras a las cuentas de balance respectivas (activo, pasivo y patrimonio).

Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan

Supongamos que en la cuenta 4135 tenemos la suma de $1.000.000 y en la cuenta 5205 la


suma de $600.000:

Cuenta Dbito Crdito


$
4135 1.000.000
5205 $ 600.000

Cancelacin de cuentas [La cuenta 4135 es de saldo crdito y la cuenta 5205 de saldo debito:
por lo que debitaremos la primera y acreditaremos la segunda]:

Cuenta Dbito Crdito


4135 $ 1.000.000
5905 $ 1.000.000
5205 $ 600.000
5905 $ 600.000
Qu significa cerrar una cuenta de gastos y como se realiza su cancelacin? Ilustre con
un ejemplo
Es cuando las cuentas de gastos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas,
es decir, dejarlas en ceros.

Aqu vemos que la cuenta 5905 queda con un saldo crdito de $400.000 [C1.000.000-
D600.000], saldo que tambin debemos cancelar contra la cuenta del patrimonio
correspondiente a resultados del ejercicio.
Como en este ejemplo el saldo de la cuenta 5905 nos indica que hay una utilidad, la cuenta
5905 la cancelamos contra la cuenta 3605:

Cuenta Dbito Crdito


5905 $ 400.000
3605 $ 400.000

Qu significa cerrar una cuenta de costos y como se realiza su cancelacin? Ilustre


con un ejemplo

Es cuando las cuentas de costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas,
es decir, dejarlas en ceros.
Para cerrar las cuentas que figuran en la columna de Costo de Ventas se proceder as:
Primero: se cargar a la cuenta de Costo de Venta la suma que tiene el Debe de la columna
de Costo de Venta, con abono a las cuentas que dieron origen a esa suma.
Segundo: se cargar a las cuentas que aparecen en la columna de ingreso del Costo de Venta
con abono a la cuenta Costo de Venta.

Cuenta Dbito Crdito


6135 $ 400.000
1435 $ 400.000

Cul es la contrapartida de cancelacin de las cuentas de ingresos, gastos y costos?

se acredita cada una de las cuentas de gastos y costos, se utiliza como contrapartida la cuenta
5905 denominada Ganancias y Prdidas
61. xxxx
5905 xxxx

Se debita cada una de las cuentas de ingresos y se utiliza como contrapartida la cuenta 5905
(ganancias y prdidas)
41. xxxx
5905 xxxx

Se acredita la cuenta 4175 (devoluciones en venta) y como contrapartida se utiliza la cuenta


5905 (ganancias y prdidas).
Las contrapartidas de cancelacin de las cuentas nominales tambin se cierran?

Al finalizar el ao, y una vez se han realizado los ajustes pertinentes, se procede a cancelar
cada una de las cunetas de ingresos, gastos y costos para determinar la utilidad del ejercicio, y
esta cancelacin se registra en los comprobantes de cierre.
Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de
gastos y costos se acreditan contra la cuenta 5905, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas
en ceros.

Cmo se realiza su cancelacin? Ilustre con un ejemplo

Consiste en cruzar las cuentas de resultado contra la cuenta puente de 590505 Ganancias y
prdidas, as:

Los ingresos operacionales (grupo de cuentas 41) se cierran al dbito, contra la cuenta
590505 de Ganancias y prdidas.
El Costo de ventas (grupo de cuentas 61) se cierra al crdito, contra la cuenta de
Ganancias y prdidas.
Los Gastos operacionales de administracin (grupo de cuentas 51) y Gastos
operacionales de ventas (grupo de cuentas 52) que son de saldo dbito se cierran al
crdito contra la cuenta de Ganancias y prdidas.
Los ingresos no operacionales (grupo de cuentas 42) se cierra en el dbito y el saldo
neto se lleva a la cuenta 590505 Ganancias y prdidas.
Los egresos no operacionales (grupo de cuentas 53) se cierran al crdito y el saldo neto
se lleva a la cuenta de Ganancias y Prdidas.
Los impuestos de renta y complementarios (grupo de cuentas 54) se cierra al crdito,
contra la cuenta Ganancias y prdidas. Es de aclarar que la cuenta de gastos por
concepto de impuestos ha debido generarse durante todos los meses del ejercicio con
el valor previsto fijo de gastos de impuesto contra la cuenta Provisin para impuestos
(grupo de cuentas 2615), porque el verdadero valor del Impuesto de renta (grupo de
cuentas 2404) solamente se conoce cuando se elabora la declaracin de impuestos
sobre la renta, para pagarlo a la DIAN.
El resultado neto de Ganancias y prdidas se cierra as: si los crditos de la cuenta
590505 son mayores a la suma de los dbitos, da como resultado la Utilidad del ejercicio
(360505), por el contrario, si los dbitos son superiores a los crditos, da como resultado
la Prdida del ejercicio (361005).
El proceso de cierre en el programa de contabilidad, no tiene sentido la cuenta 590505
Ganancias y prdidas, porque cuando se ejecuta el cierre con un clic, se debe
previamente simular el estado de resultado, para saber con anticipacin que cuenta se
va a afectar, si la 360505 o 361005.
Cmo se determina si al final de un periodo se consolid una ganancia o una perdida
para el ente econmico, teniendo en cuenta la cancelacin de sus cuentas nominales?
Ilustre con un ejemplo

El estado de resultado o estado de prdidas y ganancias es un documento contable


que muestra detalladamente y ordenadamente la utilidad o prdida del ejercicio.
La primera parte consiste en analizar todos los elementos que entran en la compra-venta de
mercanca hasta determinar la utilidad o prdida del ejercicio en ventas, esto quiere decir la
diferencia entre el precio de costo y de venta de las mercancas vendidas.

Cada cunto se realizan los asientos de cierre en un ente econmico? Argumente

El periodo contable, como uno de los principios de Contabilidad considerados por nuestra
legislacin, se refiere a que las operaciones econmicas de una empresa se deben reconocer
y registrar en un determinado tiempo, que por regla general es de un ao, que va desde el 01
de enero a 31 de diciembre, aunque se puede tambin trabajar con periodos de tiempo
diferentes como el mes, semestre, trimestre, etc.

Los asientos de cierre se reconocen en la contabilidad? Argumente

Estos registros se preparan en contabilidad al final del periodo y se conocen con el nombre de
ASIENTOS DE AJUSTE, y se busca que la utilidad del periodo no aparezca subestimada o
sobrestimada, y los saldos de las cuentas no estn sobrevalorados o subvalorados.

Al realizar asientos de ajustes estamos haciendo referencia a la medicin posterior de


los elementos de los estados financieros? Sustente.

El principio de Medicin se basa en el COSTO HISTRICO y el VALOR RAZONABLE y el


Principio de Revelacin se satisface a partir de los Estados Financieros, de las Notas y de
Informacin complementaria.
En los estados financieros se emplean diferentes bases de medicin, con diferentes grados y
en distintas combinaciones entre ellas.

3.3.4 A continuacin le invitamos a realizar un paso a paso de cmo se diligencia una Hoja de
trabajo y presentarlo en una cartilla. El instructivo debe presentar grficamente el modelo de
hoja de trabajo (su estructura y partes). Esta evidencia debe ser elaborada con anterioridad a
que su instructor desarrolle el siguiente numeral de socializacin. Igualmente debe ser
desarrollado desescolarizada mente y en GAES. Considere el recurso propuesto en la
bibliografa de esta gua, para la elaboracin de esta didctica.

LA HOJA DE TRABAJO

Es un informe en borrador preparado por el contador al final de cada perodo contable y que le permite
obtener los datos exactos para la elaboracin de los estados financieros.
este informe puede diligenciarse a lpiz utilizando una hoja columnaria en la cual se registrarn los
siguientes elementos:

1. razn social o nombre de la empresa y la fecha de corte de cuentas

2. columna sencilla identificada como cdigo en la cual se escriben los cdigos numricos de cada
una de las cuentas (4 dgitos) utilizadas en la contabilidad de la empresa de acuerdo con el plan
nico de cuentas.
3. columna sencilla identificada como cuentas, en la cual se escriben los nombres de cada una de
las cuentas utilizadas en la contabilidad de la empresa durante el perodo contable.
4. columna doble identificada como balance de prueba o balance de comprobacin, en la cual
se escribirn los saldos dbitos o crditos antes de ajustes de cada una de las cuentas utilizadas
en la contabilidad de la empresa, valores que son tomados del libro mayor y balances.
5. columna doble identificada como ajustes, en la cual se registrarn los movimientos tanto dbitos
como crditos de las cuentas que se afectaron con los ajustes contables y ajustes integrales
por inflacin, valores que se toman directamente de los comprobantes de ajustes.
6. columna doble identificada como balance ajustado, en la cual se escribirn los saldos dbitos o
crditos de cada una de las cuentas. estos saldos se calcularn as:

si la cuenta es de naturaleza dbito, se toma el saldo de comprobacin dbito, se le suman el


ajuste dbito y se le resta el ajuste crdito.
7. si la cuenta es de naturaleza crdito, se toma el saldo de comprobacin crdito, se le resta el
ajuste dbito y se le suma el ajuste crdito.
8. columna doble identificada como cierres, en la cual se trasladarn en forma contraria los saldos
ajustados de todas las cuentas de resultado, es decir aquellas cuentas que presenten saldo
ajustado dbito, este saldo se escribir en la columna crdito, y las cuentas que presenten saldo
ajustado crdito, su saldo se escribir en la columna dbito.
9. si la empresa utiliza el sistema de inventario peridico, el saldo del inventario inicial ( cuenta
1435 mercancas no fabricadas por la empresa), se registrar en el haber de la columna cierres
y el valor del inventario final, se escribir en el debe de la columna cierres.
10. la diferencia entre los dbitos y los crditos de la columna cierres, representar el resultado
antes de impuestos, el cual se interpretar as: si la suma de los dbitos es mayor que la suma
de los crditos, la diferencia representar la utilidad antes de impuestos, pero si la suma de
los dbitos es menor que la suma de los crditos, la diferencia, representar la perdida
del ejercicio. la diferencia se escribir debajo de la columna de menor valor para as poder
establecer las sumas iguales.
11. columna doble identificada como balance general, en la cual se trasladarn los saldos ajustados
de las cuentas reales o de balance (activo 1, pasivos 2 patrimonio 3), adems del valor del
inventario final de mercancas, al igual que la distribucin de la utilidad antes de impuestos en
provisin impuesto de renta cuenta 2615 (35% de la utilidad antes de impuestos ao 2003), y
la reserva legal cuenta 3305 equivalente al 10 % de la utilidad a distribuir es decir la diferencia
entre la utilidad antes de impuestos menos la provisin de impuesto de renta si se trata de una
sociedad, y la utilidad del ejercicio cuenta 3605 o sea la diferencia entre la utilidad a distribuir
menos la reserva legal.
3.3.5 En trabajo colaborativo y desescolarizado con su GAES disee un informe que contenga
la consolidacin de las polticas contables que ha postulado y/o actualizado durante su proceso
formativo, en cada una de las guas de aprendizaje. Este informe se convertir en una
herramienta importante para el desarrollo del taller del cierre contable de su proyecto en el
momento de transferencia de la gua.