UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES Y POSTGRADO

MAESTRÍA EN EDUCACIÓN ABIERTA Y A DISTANCIA
ÁREA DE INCUMBENCIA: ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA
UNIDAD CURRICULAR
Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

Lectura III
LA PLANIFICACIÓN DEL
SISTEMA EDUCATIVO

Dr. Pedro Gutiérrez Leal

Caracas, Febrero 2003

Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

Adaptación del Capítulo Planificación Estratégica del Libro “Economía empresarial” de Pedro
Gutiérrez Leal, Caracas 1998 (Inédito), autorizado para fines didácticos en la Unidad
Curricular Planificación y Formulación de Proyectos Educativos de la Maestría de Educación a
Distancia de la Universidad Nacional Abierta

Posicionando el tema
Como hemos analizado en la unidad curricular “Administración de
Instituciones de Educación a Distancia” (Códigood. 812), toda
organización, institución o empresa al que consideramos un Sistema,
consta de tres (3) Ambientes: Lógico, Material y Social.
El primero de ellos se encuentra conformado fundamentalmente por su
Misión y su cultura, las cuales se encuentran generalmente de manera
implícita. Los otros dos Ambientes son esencialmente tangibles y
concretos, dirigidos por el primero. Cuando el Lógico se haya desarrollado
expresamente su valor se expresa por la dirección y la intencionalidad de
las acciones que comanda.
La Planificación y específicamente la Estratégica, es una actividad
deliberada de definir la Misión y el resto de elementos lógicos que guían el
desempeño del sistema. La Misión no es una declaración de la voluntad de
su equipo gerencial sino producto de un diagnóstico situacional o
investigación de campo que pone en evidencia el producto que el cliente
requiere, al mercado que se puede abordar y el modelo de producción
cónsono con los dos primeros y la realidad financiera de la que se dispone.
Como también estudiamos anteriormente, un sistema puede existir sin que
se haya expresamente definido su orientación lógica, al coincidir de manera
instintiva el producto que elabora y las necesidades del cliente al que puede
acceder. Esta situación es más frecuente de lo que se piensa,
especialmente se presenta en empresas familiares que surgen para atender
un determinado sector local que pueden llegar ha expandirse en función a
las habilidades competitivas o comparativas que exhiba.
Cada día el mercado se hace más competitivo, imposibilitando depender del
instinto o la espontaneidad comercial para adquirir un posicionamiento
importante en el mercado que podemos atender. Se requiere desarrollar
concientemente el marco estratégico que oriente y orqueste expresamente
el desempeño del sistema en su entorno así como los procesos y las
diferentes actividades que garanticen que el producto alcance la mayor
eficiencia en el mercado que tiene acceso. Para ello, el sistema recurre a la
actividad de Planificación Institucional la cual es común a los Procesos
Académico-Productivo y al Administrativo.

2 EDUCATIVO
LECTURA III. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

Su objetivo es orientar la utilización de los recursos humanos, materiales,

presupuestarios y cognoscitivos con el fin de obtener los productos
académicos de manera efectiva y eficiente, en consonancia con las
necesidades de sus clientes, además de crea un marco lógico ideal para
orientar y encausar la acción de los diferentes recursos evitando el gasto
innecesario de esfuerzos y de materiales, elaborando un plan con dos
niveles de competencia:
1. Macro o Estratégico: establece los lineamientos en los que se
desempeña en su entorno, además de exponer las estrategias,
políticas, principios y valores con los que la institución cuenta para
alcanzar la máxima competitividad y posicionamiento, dentro del
plazo que se fijo como Horizonte Visión. Este plazo estará en función
del tipo de organización y del desarrollo alcanzado por el mercado
donde actúa.
2. Operativo establece una serie de metas a corto plazo dentro del
cual orienta la utilización de los recursos materiales y humanos para
progresivamente ir alcanzando el Horizonte Visión proyectado para el
plazo establecido. Este nivel programático orienta el desempeño de
lo productivo y administrativo en el devenir cotidiano.
La planificación es el instrumento necesario para gobernar la organización
en función de la máxima eficacia y efectividad en su entorno así como lograr
sus objetivos, que ofrece el suficiente soporte lógico y la pertinencia
operacional para evitar la improvisación y la incertidumbre.
El objetivo de este primer capítulo es mostrar la forma como
frecuentemente se aborda la planificación y los Momentos: Estratégico y
Operativo.
En el flujograma que a continuación se muestra se presenta una situación
anterior al momento Estratégico que denominamos “CONCIENCIA” y uno
posterior al Operativo denominado “EJECUCIÓN Y CONTROL”, ambos si bien
no forman parte de la Actividad de Planificación Institucional son, el primero
para inducir la acción y el otro como resultado o consecuencia de la
planificación. Además, el resultado de la evaluación de la ejecución del plan
y sus programas, permiten corregir la programación de corto plazo en
función de lograr el Horizonte Visión establecido en el Plan Estratégico.
Es necesario resaltar que tradicionalmente la planificación así como la
elaboración de los presupuestos programas se realiza por la consolidación
de agregados de los planes y presupuestos de las dependencias de la
organización. La Planificación Estratégica se caracteriza porque las
actividades y dependencias organizativas programan y presupuestan en
función a los elementos de nivel macro que definen la razón de ser o la
3 EDUCATIVO
LECTURA III. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

Misión del sistema.

Como principio planificador moderno, el sistema y sus partes se orientan
bajo la premisa que satisface las necesidades y expectativas presentes en
su entorno por lo que sus actividades y dependencias se orquestan y
organizan con ese objetivo. Lo que determina que la planificación parte por
definir los parámetros macro para programar las particularidades propias de
los procesos, actividades y dependencias.
Fases de la Actividad de Planificación

Conciencia es aquella donde surge la necesidad de un cambio, la cual

puede iniciarse al tomar conciencia de una situación
problemática que amenaza al sistema. Puede surgir por la
necesidad de consolidar una posición previamente alcanzada o
por las oportunidades que presentan en el entorno. En esta
Fase, se hace evidente recurrir a la planeación en búsqueda
de soluciones o de actualización.
La conciencia de la necesidad de un cambio aparece, cuando

4 EDUCATIVO
LECTURA III. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

surgen “síntomas” concretos de caída de ventas, déficit en el

flujo de efectivo, reducción de la liquidez, problemas que se
evidencian en el Ambiente Material del sistema, pudiéndose
percibirse también en el Ambiente Social al evidenciarse
malestar y descontento.
Es recomendable recurrir a la ayuda profesional de un asesor
externo que evalué sin apasionamiento la situación actual de
la organización: amenazas, debilidades, fortalezas y
oportunidades.
Como mencionamos anteriormente, esta fase no es en si
misma de planeación, pero sin la previa conciencia de un
cambio en la forma de administrar, es muy difícil que se
recurra a ella.
Estratégica es propiamente una fase de planificación donde se analiza la
situación actual, se determinan y evalúan las oportunidades
del negocio frente a los problemas por los cuales
atraviesan. La Planificación tiene una orientación positiva,
optimista frente a la situación actual. Parte por reconocer las
debilidades y amenazas para generar dentro de las
posibilidades reales del entorno y las fortalezas intrínsecas, un
marco factible de desempeño favorable. Sin esta premisa la
planificación carecería de sentido.
Se inicia con un “Diagnostico Situacional” (Aplicar
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN DE
CAMPO) para evaluar la situación actual de la empresas y
encontrar las debilidades, amenazas, fortalezas y
oportunidades que supuestamente expliquen el origen causal
del problema.
Luego se define el Concepto Institucional provisional (Misión
y Cultura) que debe ser evaluado y validado a través de una
investigación de campo y de factibilidad financiera y técnica
para generar luego una Marco Estratégico definitivo.
Para lo cual Diagnóstico Situacional se aplica la Forma I que
acompaña los materiales instruccionales, el cual no es más
que un instructivo para realizar entrevista entre el personal
directivo de la institución, una aproximación a la compresión
de los clientes, la competencia, proveedores que
posteriormente se evalúan en base a la teoría y método del
Área de Incumbencia de “Administración y
Gerencia”. Posteriormente se formulan una propuesta de
Misión preliminar (Productos, mercado, Modelo de Producción)
5 EDUCATIVO
LECTURA III. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

y si es el caso, un propuesta sobre los valores y principios que

guían la expresión cultural o Imagen Institucional.
Luego se procede a evaluar y validar la propuesta de Misión y
Cultura a través del análisis de datos de años anteriores, con
encuestas de mercado, con seguimiento de la oferta de los
competidores, etc., así como también con la utilización de
cualquier instrumento de recolección de información que
permita validar la propuesta de Concepto Institucional
previamente formulada.
La empresa al igual que un ser humano que padece una
enfermedad requiere que el planteamiento solución sea
conseguido lo más rápidamente posible, por lo que las causas
que originan el malestar deben ser minimizadas lo antes
posible. La definición definitiva del Concepto Institucional
debe obtenerse lo más pronto posible pues al asumirse como
el Marco Estratégico guía, las soluciones parciales pueden irse
instrumentando.
Es necesario que en esta fase especialmente, se incorporen
las personas que conforman el más alto nivel directivo de la
institución, para asuma fácilmente los elementos básicos que
orientaran la organización.
Operativa: Una vez establecido el Marco Estratégico, los Objetivos, la
Visión y los lineamientos estratégicos, se procede a
instrumentar programáticamente, las operaciones que
conllevaran al logro de los objetivos planteados, enmarcados
en el Plan Estratégico previamente elaborado.
En esta fase se elaboran los programas que los diferentes
Procesos, Actividades y dependencias internas.
Para realizar los planes se realizan diagnósticos internos de:
• Recursos humanos, materiales, tecnológicos.
• Operacionales y funcionales.
• Económicos y financieros.
• Estructurales y organizacionales.
Con miras a poder establecer las metas y plazos en los cuales
se desglosan los objetivos planteados en el Plan
Estratégico. Como se puede observar en esta afirmación, se
planifica en un sentido descendente no de manera
ascendente, como tradicionalmente se realiza.

6 EDUCATIVO
LECTURA III. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

Una vez elaborado el Plan, los programas, proyectos y

presupuestos, es necesario hacerlo del conocimiento de todo
el personal para inducir la dinamita requerida y poner la
voluntad de todos en alcanzar el Horizonte Visión previsto.

7 EDUCATIVO
LECTURA III. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

Ejecución y Control una vez elaborado el Plan Estratégico y los

Programas Operativos se implementa su ejecución, induciendo
en todo el Ambiente Social de la organización los principios y
normas operativas y funcionales que de ahora en adelante se
aplicaran en la organización. No es propiamente una fase de
planificación sino más bien de aplicación, de ejecución y
control. El monitoreo continuo y permanente del rendimiento
de los recursos productivos involucrados es necesario para
mantener el desempeño del sistema hacia el logro del
Horizonte Visión Previsto, para ello, la retroalimentación de
esta información es esencial para mantener y reprogramar el
rumbo del sistema. Los objetivos planteados en el Plan se
desglosan en metas a ser alcanzadas en un plazo corto. La
Planificación es una actividad permanente y continua, la cual
debe ser asumida como un compromiso de los
administradores para con el sistema, sus clientes y el
Ambiente Social de la institución.

¿Quién Planifica?
El gobierno de una empresa no se delega; por lo tanto tampoco, la Actividad
de Planeación. La Planificación es la Actividad fundamental el sistema
organizacional, fundamentando toda vida interna y el desempeño de la
institución en su entorno. Razón que la convierte en el instrumento básico
de gobierno. El más alto nivel jerárquico del sistema, es el líder planificador
y gerencial natural, comprometiendo su interés, decisión, voluntad y
disciplina, a llevar a delante la actividad de planificación y su
implementación.
Todos y cada uno de los niveles de gerencia están involucrados y
comprometidos en diferente grado de responsabilidad y participación. Pero
el impulso, control y conducción son competencia y responsabilidad de la
alta gerencia.
La alta dirigencia institucional se encuentra muy comprometida con el
resultado de su desempeño, encontrándose en una posición de alta
subjetividad con respecto a la organización que gobierna. Es sumamente
difícil desprenderse se los aspectos emocionales, pues su capacidad y
habilidad profesional se ve perturbada, al mediar entre ambos, un estrecho
vinculo afectivo, el cual media entre gobierno y gobernado, entre gerente y
organización, distorsionándose su apreciación de la realidad del sistema y
por ende sus decisiones.
Al tomar conciencia de la existencia de una problemática
8 EDUCATIVO
LECTURA III. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA
Planificación y Formulación de Proyectos Educativos

empresarialInstitucional, a través de la existencia de síntomas, la alta

gerencia debe buscar y seleccionar la ayuda profesional especializada, no
con el fin de delegar su conducción, sino con la intención de que éste asuma
el papel de analista y propiciador externo de un cambio útil. Un profesional
que interprete objetivamente la situación actual de la institución, ajeno al
vínculo de afectividad.
El asesoramiento externo contribuye a describir y explicar el problema y sus
causas así como también establece la vía más expedita de solución. Pero
quien en definitiva asume el compromiso de aplicar las recomendaciones es
el alto nivel gerencial de la institución. El consultor gerencial es una especie
de médico de organizaciones y como tal recomienda y asesora, pero no
puede caer en la tentación de involucrase en la aplicación del tratamiento
aconsejado, so pena de restar compromiso del líder natural del sistema.
La pertinencia del plan depende del compromiso que asuma la alta gerencia
en el planteamiento solución, en implementarlo, ejecutarlo y comprender la
nueva realidad que contribuyo en fundar.
El pleno conocimiento y manejo de los planes, programas, proyectos y
presupuestos contribuyen esencialmente en consolidar el liderazgo de la
alta gerencia, mostrando solvencia, seguridad y control de la organización
que gobierna, transmitiendo una actitud positiva al resto del Ambiente
Social del sistema.

9 EDUCATIVO
LECTURA III. LA PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA