Corporación Universitaria Autónoma del Cauca

Dirección de Planeación y Evaluación

Proyecto fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad
Informe diagnóstico SGC 2017

La Corporación Universitaria Autónoma del Cauca aprobó mediante el Acuerdo 020 del 11
de agosto de 2015 la política de calidad y el mapa de procesos conducentes a la
implementación del Sistema de Gestión de Calidad. Dicho mapa de procesos como
representación gráfica de la estructura del modelo de gestión por procesos de la
institución definió una estructura convencional conformada por 3 tipos de procesos:
estratégicos, los cuales tienen la misión de proporcionar la guía que rige los propósitos de
la visión y estrategias de la institución, los misionales quienes son la razón de ser de la
Corporación y los de apoyo, que soportan a los demás procesos y en su gestión permiten
el desarrollo óptimo de los procesos misionales asegurando la prestación del servicio.
En este sentido, se definieron 2 procesos estratégicos, 6 procesos misionales y 10
procesos de apoyo, para un total de 18 procesos, los cuales se representan gráficamente
a continuación:
Ilustración 1. Mapa de procesos Acuerdo 020 de 2015

Fuente: Acuerdo 020 de 2015, Uniautónoma.

Posteriormente, hacia el mes de abril de 2017 se realizó desde la Dirección de Planeación
y Evaluación una propuesta de reestructuración del mapa de procesos institucional;
propuesta que no fue aprobada desde la Dirección, pero bajo la cual se inició un trabajo
de actualización y creación de documentos del SGC.
Ilustración 2. Propuesta mapa de procesos 2017

Fuente: Archivo Dirección de Planeación y Evaluación, 2017.

De lo anterior, la Institución actualmente dispone de un SGC resultado del trabajo

realizado desde el año 2014 y hasta el 2017, del cual se realizó un diagnóstico y se
consolidó un listado maestro base cuyos resultados se evidencian a continuación:
Se tomó como referencia el listado maestro disponible en el archivo de calidad (con última
fecha de modificación 30-sep-2016) en el que encontraron relacionados 243 documentos;
dicho listado se alimentó con la documentación encontrada en los archivos disponibles en
la Dirección de Planeación y Evaluación, resultando un Listado Maestro actualizado con
400 documentos (ANEXO 1. Listado maestro actualizado), de los cuales no se
encontraron 12 documentos; siendo la base de trabajo 388 documentos, 331 completos y
57 incompletos en cuanto a su contenido.
Los documentos se relacionaron según su tipo en: Caracterización (C), procedimiento (P),
instructivo (I), manual (M), guía (G), formato (F) y otro.
En la Tabla 1. Relación documentos SGC diagnóstico, se relaciona el número de
documentos según tipo y proceso al que pertenecen (de acuerdo a la clasificación del
Procedimiento de Elaboración y Codificación de Documentos vigente - P-GC-001).
 Tabla 1. Relación documentos SGC diagnóstico

Diagnóstico del SGC agosto 2019

Corporación Universitaria Autónoma del Cauca

Dirección de Planeación y Evaluación
Procesos Estratégicos
Documentos Documentos
Nombre Completos Incompletos
C F I P M G Otro C F I P M G Otro

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO Y EVALUACIÓN 10 2 1

ASEGURAMIENTO DE CALIDAD 16 8 4 1 1
Total 16 18 0 6 2 1 0 0 0 0 0 0 0 0
Procesos Misionales
Documentos Documentos
Nombre Completos Incompletos
C F I P M G Otro C F I P M G Otro

ADMISIONES 2 1
FORMACIÓN ACADEMICA 6 1 4
INVESTIGACIÓN 4 1
PROYECCIÓN SOCIAL 3 1 1 1
GESTION DE EGRESADOS 4 1 1
PROCESOS ACADÉMICOS Y FINANCIEROS (REGISTRO Y CONTROL) 33 5 3
Total 0 50 9 4 7 0 0 0 0 1 0 1 0 0
Procesos de Apoyo
Documentos Documentos
Nombre Completos Incompletos
C F I P M G Otro C F I P M G Otro

GESTION ADMINISTRATIVA 5 2 3 1 1
BIENESTAR INSTITUCIONAL (UNIVERSITARIO) 45 3 4 2 6 1 1 4 1
MERCADEO Y COMUNICACIONES 7 1 2 1 6 3
GESTION DEL TALENTO HUMANO 43 1 5 4 4 1 2
GESTION DOCUMENTAL 33 2 2
INFRAESTRUCTURA 7 1 1 1
GESTION FINANCIERA 1 1 1 14 3
GESTION JURIDICA 1 1
RECURSOS TECNOLOGICOS 7 1 5
MEDIOS EDUCATIVOS 27 1 1 3
Total 0 176 8 13 7 0 14 0 5 26 9 11 0 4
Fuente. Elaboración propia Dirección de Planeación y Evaluación, 2019.
 Gráfica 1. Total, documentos SGC diagnóstico

450
400 388

350

Número Documentos 300

250
200 Total Documentos
150 Documentos faltantes
100
50 12
0
2019
Año

Fuente: Elaboración propia.

Gráfica 2. Número de documentos según tipo y completitud

300

250 5
Número de documentos

200

150
Incompletos
244
Completos
100

50
9 12
0 27 4
16 17 23 16 14
0 0
1
C F I P M G Otro
Tipo de Documento

Fuente: Elaboración propia.

Gráfica 3. Número de documentos procesos estratégicos según tipo y completitud

20
18 0

16 0
Número de documentos 14
12
10
18 Incompletos
8 16
Completos
6 0

4
6 0
2 0
2
1
0 0 0
C F I P M G Otro
Tipo de Documento

Fuente: Elaboración propia.

Gráfica 4. Número de documentos procesos misionales según tipo y completitud

60

50 0
Número de documentos

40

30
50 Incompletos
Completos
20

10 1
1
9 0
7
4
0 0 0 0
C F I P M G Otro
Tipo de Documento

Fuente: Elaboración propia.

 Gráfica 5. Número de documentos procesos de apoyo según tipo y completitud

200
5
180
160
Número de documentos 140
120
100
176 Incompletos
80
Completos
60
40 26
9 4
20 11
8 13 7 14
0 0 0
C F I P M G Otro
Tipo de Documento

Fuente: Elaboración propia.

Observaciones:

 Se debió tomar la información de varias fuentes dado que no se contaba con una
sola fuente confiable de los archivos del SGC.
 Versiones de documentos sin codificar.
 Documentos pendientes de validación y actualización.
 Códigos duplicados.
 Mezcla de codificación entre lo establecido en el mapa de procesos de 2015 y la
propuesta de mapa de 2017.
 Varios formatos con el mismo objetivo, que pueden unificarse.
 Confusión entre documentos por pertenecer a dos procesos.
 El Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo fue considerado como
proceso en el listado maestro, pero no está definido como tal en el mapa de
procesos. No se encontraron los documentos de este sistema relacionados en el
listado maestro.
ANEXO 1. Listado maestro actualizado

COMPLETO INCOMPLETO NO SE ENCONTRÓ DOCUMENTO

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS SGC - UNIAUTONOMA

PROCESOS ESTRATEGICOS

1 DI PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO Y EVALUACIÓN    

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Procedimie
1 P-DI-001 Revisión Gerencial 6 28-9-15 1 ok Completo
nto
2 M-DI-001 Manual Planeación estratégica Institucional 10 28-9-15 1 ok Completo
3 F-DI-001 Formato Cronograma planeación por proceso 1 28-9-15 1 ok Completo
4 F-DI-002 Formato presupuesto anual por proceso 1 28-9-15 1 ok Completo
5 F-DI-003 Formato Acta de Revisión Gerencial 3 28-9-15 1 ok Completo
6 F-DI-004 Formato Acta de Reunión 2 28-9-15 1 ok Completo
7 F-DI-005 Formato indicadores de Gestión 2 28-9-15 1 ok Completo
Procedimie
8 P-DI-002 Análisis estratégico de mercados 6 5-10-15 1 ok Completo
nto
9 F-DI-006 Formato Briefing 5 5-10-15 1 ok Completo
10 F-DI-007 Formato Briefing cualitativo 3 5-10-15 1 ok Completo
11 F-DI-009 Formato Encuesta 1 5-10-15 1 ok Completo
12 F-DI-011 Formato Informe de investigación 2 5-10-15 1 ok Completo
13 F-DI-010 Formato Formato SIM 2 5-10-15 1 ok Completo

2 GC PROCESO ASEGURAMIENTO DE CALIDAD        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
1 G-GC-001 Guía Elaboración y codificación de documentos 9 9-1-15 3 ok Completo
Procedimie
2 P-GC-003 Acciones correctivas y preventivas 11 9-1-15 1 ok Completo
nto
Procedimie
3 P-GC-005 Procedimiento para auditorías internas de calidad 9 9-1-15 1 ok Completo
nto
Procedimie
4 P-GC-002 Control de la información documentada 7 9-1-15 1 ok Completo
nto
Procedimie
5 P-GC-004 Control de producto no conforme 9 9-1-15 1 ok Completo
nto
6 F-GC-001 Formato Programa de Auditoria 1 9-1-15 1 ok Completo
7 F-GC-002 Formato Plan de auditoria 1 9-1-15 1 ok Completo
8 F-GC-003 Formato Informe de Auditoria 1 9-1-15 1 ok Completo
No cuenta
con la
codificación,
9 F-GC-004 Formato Lista de verificación       ok
además
esta sin
formato
No cuenta
con la
codificación,
10 F-GC-005 Formato Reporte ACPM       ok
además
esta sin
formato
11 F-GC-006 Formato Producto no conforme       ok No cuenta
con la
codificación,
además
 esta sin
formato
No cuenta
con la
codificación,
12 F-GC-007 Formato Validación y Seguimiento de procesos       ok
además
esta sin
formato
13 F-GC-008 Formato Compromiso de Confidencialidad       No  
14 F-GC-009 Formato Aceptación de auditoría       No  
15 F-GC-010 Formato Informe de Procesos       ok Completo
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
16 C-GC-001 Direccionamiento Estratégico y evaluación       ok
ción además
esta sin
formato
Caracteriza 23-09-
17 C-GC-002 Aseguramiento de la calidad 1 1 ok Completo
ción 2016
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
18 C-GC-003 Admisiones       ok
ción además
esta sin
formato
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
19 C-GC-004 Formación Académica       ok
ción además
esta sin
formato
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
20 C-GC-005 Investigación       ok
ción además
esta sin
formato
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
21 C-GC-006 Proyección social       ok
ción además
esta sin
formato
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
22 C-GC-007 Gestión de Egresados       ok
ción además
esta sin
formato
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
23 C-GC-008 Procesos académicos y financieros       ok
ción además
esta sin
formato
Caracteriza
24 C-GC-009 Infraestructura 1 12-9-15 1 ok Completo
ción
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
25 C-GC-010 Bienestar Institucional       ok
ción además
esta sin
formato
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
26 C-GC-011 Gestión del talento humano       ok
ción además
esta sin
formato
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
27 C-GC-012 Gestión documental       ok
ción además
esta sin
formato
 No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
28 C-GC-013 Mercadeo y comunicaciones       ok
ción además
esta sin
formato
No cuenta
con la
Caracteriza codificación,
29 C-GC-014 Recursos tecnológicos       ok
ción además
esta sin
formato
Caracteriza
30 C-GC-015 Medios educativos       No  
ción
31 C-GC-016 Gestión Financiera       ok No cuenta
Caracteriza
con la
ción
codificación
32 C-GC-017 Gestión jurídica       ok No cuenta
Caracteriza
con la
ción
codificación
Caracteriza
33 C-GC-018 Gestión Administrativa       No  
ción
34 M-GC-001 Manual Manual de Calidad       ok Completo

PROCESOS MISIONALES

3 AM PROCESO ADMISIONES        
NR FOLI FECHA VERSI OBSERVACIO
TIPO DE
O. OS DE ÓN NES
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
VIGENC
TO
IA
Incompleto
en cuanto a
1 M-AM-001 Manual Admisiones y Financiación 11 5-10-15 1 ok
su
información
2 I-AM-001 Instructivo Entrega de Información 4 28-9-15 1 ok Completo
3 I-AM-002 Instructivo Legalización de créditos Icetex 1 28-9-15 1 ok Completo

4 FA PROCESO FORMACIÓN ACADEMICA        

NR FOLI FECHA VERSI OBSERVACIO
TIPO DE
O. OS DE ÓN NES
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
VIGENC
TO
IA
1 M-FA-001 Manual Planificación Gestión Académica 8 28-9-15 1 ok Completo
2 M-FA-003 Manual Evaluación Docente 45 28-9-15 1 ok Completo
Gestión Curricular / diseño de lineamientos para
3 M-FA-002 Manual 13 28-9-15 1 ok Completo
pregrado y postgrado
Docencia- (Practicas Pedagógicas) / LINEAMIENTOS
4 M-FA-004 Manual 8 28-9-15 1 ok Completo
CURRICULARES Y EVALUACIÓN DE CURRICULO
5 I-FA-001 instructivo Renovación registros calificados 2 28-9-15 1 ok Completo
6 F-FA-001 Formato Cronograma Institucional - calendario Académico 1 28-9-15 1 ok Completo
7 F-FA-002 Formato Horarios de Clase 1 28-9-15 1 ok Completo
8 F-FA-003 Formato Labor docente 1 28-9-15 1 ok Completo
9 F-FA-004 formato Plan de aula 2 28-9-15 1 ok Completo
10 F-FA-005 formato Guía de actividades 2 28-9-15 1 ok Completo
11 F-FA-006 formato Lista de chequeo 3 28-9-15 1 ok Completo

5 IV PROCESO INVESTIGACIÓN        
NR FOLI FECHA VERSI OBSERVACIO
TIPO DE
O. OS DE ÓN NES
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
VIGENC
TO
IA
Proyectos de investigación, convocatoria interna y 14-10-
1 M-IV-001 Manual 13 1 ok Completo
externa 15
 14-10-
2 F-IV-001 Formato Ante-proyecto de investigación 1 1 ok Completo
15
14-10-
3 F-IV-002 Formato Grupo de Investigación 2 1 ok Completo
15
14-10-
4 F-IV-003 Formato Hoja de vida del Investigador 2 1 ok Completo
15
14-10-
5 F-IV-004 Formato Presentación de propuesta 3 1 ok Completo
15

6 PS PROCESO PROYECCIÓN SOCIAL        

NR FOLI FECHA VERSI OBSERVACIO
TIPO DE
O. OS DE ÓN NES
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
VIGENC
TO
IA
1 M-PS-001 Manual Consultorio Jurídico 6 1 ok Incompleto:
14-10-
faltan las
15
definiciones.
Incompleto:
falta definir
el
responsable
14-10- de la
2 I-PS-001 Instructivo Formulación de proyectos 5 1 ok
15 información
documentad
a y las
condiciones
generales.
14-10-
3 I-PS-002 Instructivo Emprendimiento 5 1 ok Completo
15
14-10-
4 F-PS-001 Formato Cronograma de brigadas jurídicas 1 1 ok Completo
15
14-10-
5 F-PS-002 Formato Usuarios atendidos 1 1 ok Completo
15
14-10-
6 F-PS-003 Formato Plan de Negocio 9 1 ok Completo
15
           
7 GE PROCESO GESTION DE EGRESADOS    
NR FOLI FECHA VERSI OBSERVACIO
TIPO DE
O. OS DE ÓN NES
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
VIGENC
TO
IA
1 P-GE-001 Política Política de egresados 6 29-9-15 1 ok Completo
2 M-GE-001 Manual Seguimiento del Egresado 12 29-9-15 1 ok Completo
3 F-GE-001 Formato Base de datos del egresados 1 29-9-15 1 ok Completo
4 F-GE-002 Formato Encuesta egresados momento cero 9 29-9-15 1 ok Completo
5 F-GE-003 Formato Encuesta egresados 4 29-9-15 1 ok Completo
6 F-DI-005 Formato Indicadores de Gestión 2 28-9-15 1 ok Completo
7 N/A N/A Plan de beneficios 2 N/A N/A N/A  

8 PA PROCESO REGISTRO Y CONTROL        

NR FOLI FECHA VERSI OBSERVACIO
TIPO DE
O. OS DE ÓN NES
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
VIGENC
TO
IA
Procedimie 14-12-
1 P-PA-001 Homologación 6 2 ok Completo
nto 2016
Procedimie 14-12-
2 P-PA-002 Matrícula estudiante 9 2 ok Completo
nto 2016
Procedimie 14-12-
3 P-PA-003 Novedades de matrícula 5 2 ok Completo
nto 2016
14-12-
4 I-PA-001 Instructivo Becas académicas 6 2 ok Completo
2016
14-12-
5 I-PA-002 Instructivo Exámenes 13 1 ok Completo
2016
14-12-
6 I-PA-003 Instructivo Cursos dirigidos y vacaciones 5 2 ok Completo
2016
7 I-PA-004 Instructivo Solicitud de grado 6 14-12- 2 ok Completo
 2016
Solicitudes de certificados, constancias, duplicado de 14-12-
8 I-PA-005 Instructivo 6 2 ok Completo
diplomas o actas de grado 2016
F-GA-CR- 27-09-
9 Formato Acta habilitación 1 1   Completo
001 2017
F-GA-CR- 27-09-
10 Formato Reporte de notas 1 1   Completo
002 2017
F-GA-CR- 27-09-
11 Formato Corrección de faltas 1 1   Completo
003 2017
F-GA-CR- 27-09-
12 Formato Corrección de nota habilitación 1 1   Completo
004 2017
F-GA-CR- 27-09-
13 Formato Corrección de notas 1 1   Completo
005 2017
F-GA-CR- 27-09-
14 Formato Prorroga de trabajo de grado 1 1   Completo
006 2017
F-GA-CR- 27-09-
15 Formato Solicitud de grado privado pregrado 1 1   Completo
007 2017
F-GA-CR- 27-09-
16 Formato Solicitud de grado público pregrado 1 1   Completo
008 2017
F-GA-CR- 27-09-
17 Formato Acta de matrícula educación continua
009 1 2017 1   Completo
F-GA-CR- 27-09-
18 Formato Matrícula judicatura 1 1   Completo
010 2017
F-GA-CR- 27-09-
19 Formato Matrícula preparatorios
011 1 2017 1   Completo
F-GA-CR- 27-09-
20 Formato Registro de notas pregrado 1 1   Completo
012 2017
F-GA-CR- 27-09-
21 Formato Examen de suficiencia 1 1   Completo
00 2017
14-12-
22 F-PA-00 Formato Solicitud examen de habilitación 1 1   Completo
2016
14-12-
23 F-PA-00 Formato Solicitud examen preparatorio 1 1   Completo
2016
14-12-
24 F-PA-00 Formato Relación de supletorios y habilitaciones 1 1   Completo
2016
14-12-
25 F-PA-00 Formato Solicitud examen supletorio 1 1   Completo
2016
14-12-
26 F-PA-00 Formato Solicitud seminarios de actualización 1 1   Completo
2016
14-12-
27 F-PA-00 Formato Matrícula trabajo de grado plan coterminal 1 1   Completo
2016
14-12-
28 F-PA-00 Formato Matrícula trabajo de grado 1 1   Completo
2016
14-12-
29 F-PA-001 Formato Solicitud examen supletorio posgrados 1 1   Completo
2016
26-09-
30 F-PA-001 Formato Acta de matrícula educación continua posgrados 1 1   Completo
2017
14-12-
31 F-PA-001 Formato Solicitud de grado privado posgrados 1 1   Completo
2016
14-12-
32 F-PA-001 Formato Solicitud de grado público posgrados 1 1   Completo
2016
14-12-
33 F-PA-001 Formato Paz y salvo de grado privado pregrado 1 1   Completo
2016
14-12-
34 F-PA-001 Formato Paz y salvo matrícula de trabajo de grado 1 1   Completo
2016
14-12-
35 F-PA-001 Formato Paz y salvo plan coterminal sin trabajo de grado 1 1   Completo
2016
14-12-
36 F-PA-001 Formato Paz y salvo de grado público 1 1   Completo
2016
18-11-
37 F-PA-001 Formato Constancias y certificados 1 1   Completo
2016
14-12-
38 F-PA-001 Formato Acta de supletorio 1 1   Completo
2016
14-12-
39 F-PA-001 Formato Acta de examen supletorio posgrados 1 1   Completo
2016
14-12-
40 F-PA-001 Formato Paz y salvo plan coterminal con trabajo de grado 1 1   Completo
2016
14-12-
41 F-PA-001 Formato Paz y salvo de grado privado posgrados 1 1   Completo
2016

PROCESOS DE APOYO

9 GA PROCESO GESTION ADMINISTRATIVA        

NR CODIGO TIPO DE DOCUMENTO FOLI FECHA VERSI OBSERVACIO ESTADO
O. DOCUMEN OS DE ÓN NES
 VIGENC
TO
IA
Incompleto,
Validar si está
1 M-GA-001 Manual Gestión de Autorizaciones y Pagos 8 7-10-15 1 Título,
vigente
Introducción
Incompleto,
Título,
Validar si está
Introducción
Procedimie 15/10/20 vigente,
2 P-GA-002 Compras 12 2 ,
nto 15 Alineación
Descripción,
seven
Descripción
gráfica
Incompleto,
Título,
Introducción
Procedimie Validar si está
3 P-GA-001 Selección, evaluación y reevaluación de proveedores 11 7-10-15 1 ,
nto vigente
Descripción,
Descripción
gráfica
Validar si está
4 F-GA-002 Formato Hoja de vida del proveedores 3 7-10-15 1 Completo
vigente
Validar si está
5 F-GA-004 Formato Evaluación y Reevaluación de Proveedores 2 7-10-15 1 Completo
vigente
Validar si está
6 F-GA-003 Formato Orden de Compra de bienes o servicios 1 7-10-15 1 Completo
vigente
Validar si está
7 F-GA-001 Formato Solicitud de bien o servicios 2 7-10-15 1 Completo
vigente
Incompleto,
Encabezado
,
Codificación
En
8 - Instructivo Solicitud de viáticos 8 - - , Versión,
construcción
Título,
Introducción
,
Descripción
Validar si está
9 I-GA-001 Instructivo Solicitud 1 6-2-16 1 Incompleto
vigente
Incompleto,
Título,
Portada,
Tabla de
Procedimie Validar si está control y
10 P-GA-004 Elaboración presupuesto anual 5 12-2-15 1
nto vigente cambios,
tabla de
contenido,
Descripción
gráfica
Completo,
20-02- Validar si está
11 F-AE Formato Acta de entrega o recibido administrativo 1 1 se debe
2017 vigente
codificar
En
12 - Otro Casilleros Aljibe 2 - - Incompleto
construcción

10 BI PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Completo
(Hay un
manual de
2017
1 M-BI-001 Manual Gestión de eventos de cultura 10 30-9-15 1 ok llamado
Manual de
gestión de
eventos de
bienestar)
2 M-BI-002 Manual Seguimiento permanencia estudiantil 9 30-9-15 1 ok Incompleto:
falta
flujograma.
(Hay un
manual de
2017 con el
mismo
 nombre,
también le
falta el
flujograma)
Procedimie
3 P-BI-001 Gestión de inventario de instrumentos de cultura 6 30-9-15 1 ok Completo
nto
Completo
(Hay un
procedimien
to de 2017
Procedimie llamado
4 P-BI-002 Talleres permanentes de formación artística 5 30-9-15 1 ok
nto talleres
permanente
s de
formación
integral)
Incompleto
Procedimie 26-11-
5 P-BI-003 Atención básica en salud y atención médica general 4 2 ok (falta
nto 2017
flujograma)
Completo
Procedimie 28-11-
6 P-BI-004 Consulta Psicológica, clínica y educativa 5 2 ok (hay una V2
nto 2017
de 2017)
Completo
Procedimie 28-11-
7 P-BI-005 Prácticas Psicológicas 5 2 ok (hay una V2
nto 2017
de 2017)
Completo
(se encontró
una
segunda
versión del
11 de
8 I-BI-001 Instructivo Llamadas a desertores 2 30-9-15 1 ok
noviembre
de 2017, se
dejó esta
versión que
es la más
actual)
9 I-BI-002 Instructivo Llamadas a egresados no graduados 2 30-9-15 1 ok Completo
Incompleto:
menciona la
existencia
de anexos
pero no
define
cuales son.
(se encontró
una
10 I-BI-003 Instructivo Seguimiento a estudiantes en bajo rendimiento 5 30-9-15 1 ok
segunda
versión del
11 de
noviembre
de 2017, se
dejó esta
versión que
es la más
actual)
Completo
(no lo
considero
11 F-BI-001 Formato Asignación de citas en Psicología / Psicoorientación 1 30-9-15 1 ok
necesario
como
formato)
Completo
12 F-BI-002 Formato Consentimiento informado 1 11-1-17 2 ok (hay una V2
de 2017)
Completo
13 F-BI-003 Formato Evaluación salud consulta externa 25 30-9-15 1 ok (su objetivo
no es claro)
Completo
14 F-BI-004 Formato Seguimiento de historias clínicas o psicoeducativas 2 8-9-16 1 ok (Formato
V2)
Completo
15 F-BI-005 Formato Historia Clínica psicológica 6 8-9-16 2 ok (Formato
V2)
16 F-BI-006 Formato Préstamo de historias clínicas 1 30-9-15 1 ok Completo
(este
 formato no
debería
existir)
17 F-BI-007 Formato Registro diario consultas en psicología 1 30-9-15 1 ok Completo
18 F-BI-008 Formato Datos Sare 2 30-9-15 1 ok Completo
Completo
(este
19 F-BI-009 Formato Certificación artistas de alto nivel 1 30-9-15 1 ok formato no
es
necesario)
Completo
(este
formato
debe ser
general para
permisos o
permisos
por
20 F-BI-010 Formato Permisos académicos cultura y deporte 1 30-9-15 1 ok
representaci
ón) hay un
formato de
2017 en el
que se
ajustan los
cargos de
las firmas
Completo
(Debiera
realizarse
21 F-BI-011 Formato Solicitud de préstamo de instrumentos musicales 1 30-9-15 1 ok un formato
de
préstamos
general)
Completo
(está más
dirigido a
eventos de
bienestar,
hay que
generalizarl
o)
Hay otro
22 F-BI-012 Formato Control de asistencia a eventos 1 30-9-15 1 ok
formato de
listado de
control de
asistencia
con el
código F-
TH-009 y un
formato de
2017 con V3
23 F-BI-013 Formato Inventario (instrumentos o implementos deportivos) 1 30-9-15 1 ok Completo
24 F-BI-014 Formato Entrega de implementos deportivos 1 30-9-15 1 ok Completo
25 F-BI-015 Formato Calendario de actividades 1 30-9-15 1 ok Completo
26 F-BI-016 Formato Inscripción de actividades 1 30-9-15 1 ok Completo
Completo
(esto no
debería ser
27 F-BI-017 Formato Entrevista de deserción estudiantil 2 30-9-15 1 ok un formato,
es una guía
para
entrevista)
Completo
(esto no
debería ser
un formato,
es una
28 F-BI-018 Formato Registro respuestas entrevista deserción estudiantil 1 30-9-15 1 ok matriz
interna para
registro de
respuestas
de
entrevista)
 Completo
(esto no
debería ser
29 F-BI-019 Formato Entrevista estudiantes inscritos no matriculados 2 30-9-15 1 ok un formato,
es una guía
para
entrevista)
Completo
(esto no
debería ser
un formato,
es una
Registro respuestas entrevista estudiantes inscritos
30 F-BI-020 Formato 1 30-9-15 1 ok matriz
no matriculados
interna para
registro de
respuestas
de
entrevista)
31 F-BI-021 Formato Remisión 1 30-9-15 1 ok Completo
Completo
(esto no
debería ser
un formato,
es una
Registro respuestas entrevista egresados no
32 F-BI-022 Formato 1 30-9-15 1 ok matriz
graduados
interna para
registro de
respuestas
de
entrevista)
33 F-BI-023 Formato Entrevista atención psicológica estudiantes 9 30-9-15 1 ok Completo
Completo
(Hay otro
formato de
2017
34 F-BI-024 Formato Evaluación grado de satisfacción de eventos 1 30-9-15 1 ok
denominado
Encuesta de
satisfacción
de eventos)
35 F-BI-025 Formato Control asistencia acompañamiento académico 1 30-9-15 1 ok Completo
Completo
(esta
repetido
este código)
Existe una
36 F-BI-025 Formato Atención psicoorientación 1 30-9-15 1 ok versión 2 de
este
documento
con fecha
13 de julio
de 2016.
Completo
(Reevaluar
37 F-BI-026 Formato Entrevista inicial 1 9-8-16 2 ok
si es
necesario)
Incompleto
(este no
debiera ser
38 F-BI-027 Formato Seguimiento estudiantes de bajo rendimiento psic 1 30-9-15 1 ok un formato,
es una
matriz
interna)
39 F-BI-028 Formato Acta de compromiso estudiantes casos críticos 1 30-9-15 2 ok Completo
40 F-BI-029 Formato Atención en crisis   9-8-16 1   Completo
No está
(pero el F-
41 F-BI-030 Formato Registro diario de consultas de psicológia   9-8-16     BI-007 tiene
el mismo
nombre)
42 F-BI-031 Formato Pre y post de atención psicología   9-8-16 1   Completo
43 F-BI-032 Formato Inasistencia a procesos de atención   9-8-16 1   Completo
44 F-BI-033 Formato Reporte de talleres psicólogos en formación   9-8-16 1   Completo
45 F-BI-034 Formato Escala de evaluación pre y pos test psicoorientación   9-8-16     Completo
Documento
Gestión de préstamos y entrega de implementos de 2017, no
46   Manual        
deportivos, recreativos y culturales esta
codificado
Incompleto
(documento
Procedimie 28-11- de 2017, no
47   No renovación de matrícula 4 1  
nto 2017 codificado,
no tiene
flujograma)
Incompleto
(no está
codificado,
Procedimie 26-11-
48   Limpieza y desinfección diaria y terminal de áreas 9 1   parece un
nto 2017
instructivo,
no tiene
flujograma)
Incompleto
(no está
codificado,
Procedimie 26-11-
49   Limpieza y desinfección diaria y terminal de equipos 4 1   parece un
nto 2017
instructivo,
no tiene
flujograma)
Completo
28-11-
50   Instructivo Seguimiento a estudiantes en alertas tempranas 2 1   (no está
2017
codificado)
No tiene
código.
Comparar
este formato
51   Formato Acta de reunión 2 5-4-15    
con el que
actualmente
se aplica en
la institución
Esta debiera
ser una
matriz
interna o un
21-08-
52   Formato Seguimiento indicadores de gestión       formato
2015
estandariza
do para
todos los
procesos
Documento
28-11- de 2017, no
53   Formato Acta de premiación 1 2  
2017 está
codificado
Documento
de 2017, no
está
Constancia participación activa en grupos 28-11-
54   Formato 1 1   codificado,
representativos 2017
es un
modelo de
constancia
Documento
28-11- de 2017, no
55   Formato Control asistencia a talleres permanentes   1  
2017 está
codificado
Documento
28-11- de 2017, no
56   Formato Control asistencia monitores o practicantes   1  
2017 está
codificado
Documento
28-11- de 2017, no
57   Formato Informe final talleres permanentes   1  
2017 está
codificado
Documento
28-11- de 2017, no
58   Formato Registro de inscripción talleres permanentes      
2017 está
codificado
Documento
23-08- de 2017, no
59   Formato Inscripción estudiantes foráneos 1 1  
2017 está
codificado
 Documento
28-11- de 2017, no
60   Formato Solicitud de espacios académicos talleres   1  
2017 está
codificado
Documento
de 2017, no
61   Formato Informe semanal de actividades   3-3-17 2  
está
codificado
Documento
de 2017,
contiene
varios
26-11-
62   Formato Formatos enfermería   1   formatos de
2017
enfermería
pero en sí el
formato es
uno solo
Completo:
63   Otro Normograma   5-5-15     no está
codificado
28-11- Es una
64   Otro Sistematización encuestas de satisfacción      
2017 matriz
Es una
65   Otro Plantilla para reporte de actividades   5-5-17    
plantilla
Test de
66   Otro Organización preguntas orientación vocacional   5-5-17     orientación
vocacional
Cuestionario hábitos de estudio y motivación para el
67   Otro   5-5-17     Cuestionario
aprendizaje
68   Otro Cuestionario HEMA   5-5-17     Cuestionario

11 ME PROCESO MERCADEO Y COMUNICACIONES        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Incompleto,
Titulo,
Portada,
Validar si está
1 M-ME-001 Manual Diseño de Marca 3 5-10-15 1 Tabla de
vigente
control y de
contenido,
introducción
Incompleto,
Titulo,
Portada,
Validar si está
2 M-ME-002 Manual Promoción y Publicidad 17 5-10-15 1 Tabla de
vigente
control y de
contenido,
introducción
Incompleto,
Titulo,
Portada,
Validar si está
3 M-ME-003 Manual Servicio al cliente - con tratamiento de quejas 6 5-10-15 1 Tabla de
vigente
control y de
contenido,
introducción
Procedimie Validar si está
4 P-ME-001 Gestión de Comunicaciones 11 5-10-15 1 Completo
nto vigente
Incompleto,
Validar si está
5 I-ME-001 Instructivo Elaboración boletín de prensa 1 5-10-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está Titulo,
6 I-ME-002 Instructivo Brigadas Educativas 2 5-10-15 1
vigente Portada,
Descripción
Incompleto,
Validar si está Titulo,
7 I-ME-003 Instructivo Carnetización 1 5-10-15 1
vigente Portada,
Descripción
Incompleto,
Validar si está Titulo,
8 I-ME-004 Instructivo Facturación de eventos 1 5-10-15 1
vigente Portada,
Descripción
9 I-ME-005 Instructivo Open House 3 5-10-17 1 Validar si está Incompleto,
 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
10 I-ME-006 Instructivo Toma de Colegios 2 5-10-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
11 F-ME-001 Formato Control de Publicaciones 1 5-10-15 1 en
vigente
elaboración
17/04/20 Validar si está Completo,
12 F-ME-002 Formato Cronograma de ferias 1 1
17 vigente validar
Completo,
Validar si está
13   Formato Control publicaciones 1 6-12-17 1 falta
vigente
codificación
Completo,
Validar si está
14   Formato Publicación y divulgación de la información 1 7-12-17 1 falta
vigente
codificación
Validar si está
15   Otro Política de comunicaciones 1 1-1-17 - Completo
vigente
Validar si está Completo,
16 - Formato Solicitud de diseño 1 - -
vigente validar
Validar si está Completo,
17 - Formato General 1 - -
vigente validar
Validar si está Completo,
18 - Formato Open House 1 - -
vigente validar
Validar si está Completo,
19 - Formato Visitas 1 - -
vigente validar
Validar si está
20 - Otro Diagrama de Proceso 1 - - Validar
vigente

12 TH PROCESO GESTION DEL TALENTO HUMANO        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Existe un
Manual de
producción
documental
actualizado
ok - PTE
1 M-TH-001 Manual Producción documental 18 15-9-15 1 mediante
FLUJO
Resolución
0200 del 06
de
noviembre
de 2012
Completo
(es un
documento
24-04-
2 M-TH-002 Manual Plan institucional de capacitación 13 1   de 2017,
2017
con código
M-GA-TH-
002)
Completo
(es un
documento
24-04-
3 M-TH-003 Manual Gestión de permisos, licencias y vacaciones 8 1   de 2017,
2017
con código
M-GA-TH-
003)
Procedimie ok - PTE
4 P-TH-001 Reclutamiento y Selección de personal 11 15-9-15 1 Completo
nto FLUJO
Procedimie ok - PTE
5 P-TH-002 Contratación y Administración de personal 16 15-9-15 1 Completo
nto FLUJO
Requiere
Procedimie ok - PTE actualizació
6 P-TH-003 Inducción y entrenamiento al cargo 11 15-9-15 1
nto FLUJO n (misión y
visión)
Procedimie pte revisión
7 P-TH-004 Evaluación de desempeño 9 15-9-15 1 Completo
nto por TH
Procedimie pte revisión
8 P-TH-005 Gestión por Competencias 7 15-9-15 1 Completo
nto por TH
9 P-TH-006 Procedimie Procesos disciplinarios 7 15-9-15 1 pte revisión Incompleto:
nto por TH falta
flujograma y
verificar
 información
Incompleto
(falta
flujograma,
Procedimie es un
10 P-TH-008 Paz y salvo institucional 6 6-12-17 1  
nto documento
de 2017 con
código P-
GA-TH-008)
No existe
como
Perfil de pte revision procedimien
11 P-TH-016 Perfil de Cargo 3 15-9-15 1
Cargo por TH to, sólo
como
formato.
12 I-TH-001 Instructivo Reporte SNIES 7 15-9-15 1 ok - pte flujo Completo
13 F-TH-001 Formato Hoja de vida institucional 5 15-9-15 1 ok Completo
Completo
(Esta es la
18-05- versión 2 de
14 F-TH-002 Formato Lista de chequeo documentación 1 2 ok
2017 2017 con
código F-
GA-TH-002)
15 F-TH-003 Formato Solicitud de personal 2 15-9-15 1 ok Completo
Completo
(Es un
formato de
16 F-TH-003 Formato Solicitud de personal docente   7-6-17 3  
2017 con
código F-
GA-TH-003)
Completo
(requiere
actualizació
17 F-TH-004 Formato Entrevista inicial 2 15-9-15 1 ok ny
generalizar
el cargo en
la firma)
Completo
(hay 5
formatos
según el
18 F-TH-005 Formato Entrevista competencias 4 15-9-15 1 ok usuario a
entrevistar,
todos con el
mismo
código)
Completo
(Es un
26-10- formato de
19 F-TH-005 Formato Solicitud de personal administrativo   1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-005)
Completo
(hay 5
formatos
según el
20 F-TH-006 Formato Ponderación 2 15-9-15 1 ok usuario
entrevistado
, todos con
el mismo
código)
Completo
(Es un
Consolidado Ranking de candidatos nivel operativo 26-10- formato de
21 F-TH-006 Formato   1  
(profesional) 2017 2017 con
código F-
GA-TH-006)
22 F-TH-007 Formato Inducción y entrenamiento al cargo 2 15-9-15 1 ok Completo
Completo
(Es un
26-10- formato de
23 F-TH-007 Formato Competencias nivel ejecutivo 1 1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-007)
 Evaluación de la eficacia de la Inducción y
24 F-TH-008 Formato 1 15-9-15 1 ok Completo
entrenamiento al cargo
Completo
(Es un
27-10- formato de
25 F-TH-008 Formato Consolidado Ranking de candidatos nivel directivo 1 1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-008)
26 F-TH-009 Formato Lista de control de asistencia 1 15-9-15 1 ok Completo
27 F-TH-010 Formato Plan de formación por competencias 1 15-9-15 1 ok Completo
Completo
(Es un
Consolidado Ranking de candidatos nivel ejecutivo 27-10- formato de
28 F-TH-010 Formato 1 1  
área administrativa 2017 2017 con
código F-
GA-TH-010)
Completo
(Es un
Solicitud de permiso menor a media jornada de 16-08- formato de
29 F-TH-011 Formato 1 2 ok
trabajo 2017 2017 con
código F-
GA-TH-011)
pte revision
30 F-TH-012 Formato Evaluación de desempeño 3 PTE   No esta
por TH
31 F-TH-013 Formato Novedad disciplinaria 1 15-9-15 1 ok Completo
32 F-TH-014 Formato Acta de descargos 6 15-9-15 1 ok Completo
Completo
(es
necesario
verificar con
33 F-TH-015 Formato Entrevista de egreso 2 15-9-15 1 ok egresados
si se
requiere
esta
encuesta)
Están los
pte revisión diferentes
34 F-TH-016 Formato Perfil de Cargo   15-9-15 1
por TH perfiles de
los cargos
Completo
(Es un
formato de
35 F-TH-016 Formato Consolidado ranking candidatos nivel operativo 1 11-9-17 1  
2017 con
código F-
GA-TH-016)
Completo
(Es un
25-04- formato de
36 F-TH-017 Formato Cronograma   1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-017)
Completo
(Es un
25-04- formato de
37 F-TH-018 Formato Acta inducción específica 2 1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-018)
Completo
(Es un
25-04- formato de
38 F-TH-019 Formato Matriz de capacitación 1 1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-019)
Completo
(Es un
25-04- formato de
39 F-TH-020 Formato Evaluación de satisfacción de la capacitación 1 1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-020)
40 F-TH-021 Formato Consolidado de participación en eventos externos 1 25-04- 1   Completo
2017 (Es un
formato de
2017 con
código F-
 GA-TH-021,
hay otro
formato con
algunas
diferencias
pero el
mismo
objetivo F-
GA-DG-006)
Completo
(Es un
formato de
41 F-TH-022 Formato Convocatoria interna 1 7-6-17 1  
2017 con
código F-
GA-TH-022)
Completo
(Es un
formato de
42 F-TH-023 Formato Convocatoria externa 1 7-6-17 1  
2017 con
código F-
GA-TH-023)
Completo
(Es un
formato de
43 F-TH-024 Formato Preselección hojas de vida 1 7-6-17 1  
2017 con
código F-
GA-TH-024)
Completo
(Es un
formato de
44 F-TH-025 Formato Consolidado ranking candidatos docentes 1 7-6-17 1  
2017 con
código F-
GA-TH-025)
Incompleto
21-03- (No tiene la
45 F-TH-026 Formato Manual de funciones y competencias laborales 1 1  
2017 estructura
de formato)
Completo
(Es un
27-06- formato de
46 F-TH-028 Formato Entrevista por competencias personal docente 1 1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-028)
Completo
(Es un
Entrevista por competencias nivel ejecutivo área 28-08- formato de
47 F-TH-032 Formato 1 1  
académica 2017 2017 con
código F-
GA-TH-032)
Completo
(Es un
28-08- formato de
48 F-TH-033 Formato Entrevista por competencias nivel directivo 1 1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-033)
Completo
(Es un
Entrevista por competencias nivel operativo 28-08- formato de
49 F-TH-034 Formato 1 1  
(profesional) 2017 2017 con
código F-
GA-TH-034)
Completo
(Es un
Consolidado ranking de candidatos nivel ejecutivo 28-08- formato de
50 F-TH-035 Formato 1 1  
área académica 2017 2017 con
código F-
GA-TH-035)
Completo
(Es un
11-09- formato de
51 F-TH-037 Formato Entrevista por competencias nivel operativo 1 1  
2017 2017 con
código F-
GA-TH-037)
52 F-TH-039 Formato Reporte de novedades a la labor académica 1 04-12- 2   Completo
2017 (Es un
formato de
2017 con
 código F-
GA-TH-039)
Completo
(Es un
formato de
53 F-TH-040 Formato Paz y salvo institucional 1 7-12-17 1  
2017 con
código F-
GA-TH-040)
Completo
(Está en los
documentos
de 2017, en
F-GA-DG- 25-04- la carpeta
54 Formato Solicitud de gastos de viaje 1 1  
005 2017 de TH pero
con un
código que
no se pudo
identificar)
Completo
(Está en los
documentos
de 2017, en
F-GA-DG- 25-04- la carpeta
55 Formato Reporte de participación en eventos externos 1 1  
006 2017 de TH pero
con un
código que
no se pudo
identificar)
No esta
codificado.
56   Manual Inducción   30-6-05    
Verificar su
vigencia
No esta
codificado.
Esta como
57   Formato Matriz de perfil docente por programa        
formato
pero es una
matriz

13 GD PROCESO GESTION DOCUMENTAL        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Procedimie
1 P-GD-001 Transferencia documental 6 29-9-15 1 OK Completo
nto
Procedimie
2 P-GD-002 Consulta Documental 6 29-9-15 1 OK Completo
nto
Elaboración, archivo y custodia de actas de cuerpos
3 I-GD-001 Instructivo 6 29-9-15 1 OK Completo
colegiados
4 I-GD-002 Instructivo Trámite para correspondencia recibida y despachada 6 29-9-15 1 OK Completo
5 F-GD-001 Formato Comunicaciones recibidas 1 5-10-15 1 OK Completo
Completo
(El código
6 F-GD-001 Formato Memorando 1 9-12-17 1  
está
repetido)
7 F-GD-002 Formato Comunicaciones enviadas 1 5-10-15 1 OK Completo
Completo
(debe unirse
con el de
8 F-GD-003 Formato Correspondencia recibida no radicable 1 5-10-15 1 OK
corresponde
ncia
recibida)
Completo
(El código
9 F-GD-003 Formato Resolución 1 9-12-16 1  
está
repetido)
10 F-GD-004 Formato Acta de entrega de documentos 1 9-12-16 1 OK Completo
21-11-
11 F-GD-005 Formato Préstamo o consulta de documentos 2 2 OK Completo
2017
12 F-GD-006 Formato Acta de eliminación de documentos 5 9-12-16 1 OK Completo
(hay que
generalizarl
 o, las firmas
están con
nombre
propio)
Completo
(dentro del
formato hay
13 F-GD-007 Formato Inventario documental 1 5-10-15 1 OK un
instructivo
para
diligenciarlo)
Completo
(está la
tabla de
retención
14 F-GD-008 Formato Tabla retención documental 3 5-10-15 1 OK
documental
de
Secretaría
General)
Completo
(reevaluar si
15   Formato Rotulo historia académica 1 5-10-15 1 OK debe ir
codificado
por SGC)
Completo
(reevaluar si
16   Formato Rotulo seminarios 1 5-10-15 1 OK debe ir
codificado
por SGC)
Completo
(reevaluar si
17   Formato Descripción carpetas 1 5-10-15 1 OK debe ir
codificado
por SGC)
Res
18   Instructivo organización archivos de gestión         Completo
0199/2012
Completo
09-12-
19 Formato 1 1 (No está
2016
  Hoja de control historias académicas posgrados   codificado)
Completo
(No está
codificado,
09-12-
20   Formato Hoja de control historias académicas 1 1   este se
2016
puede unir
con el
anterior)
Completo
(No esta
codificado,
este es un
09-12-
21   Formato Circular 1 1   modelo para
2016
hacer el
documento,
no es
formato)
Completo
(No esta
codificado,
este es un
09-12-
22   Formato Acuerdos Asamblea de Fundadores 2 1   modelo para
2016
hacer el
documento,
no es
formato)
Completo
09-12-
23   Formato Cuadros de clasificación 1 1   (No esta
2016
codificado)
Completo
09-12-
24   Formato Encuesta para elaboración de tablas de retención 1 1   (No esta
2016
codificado)
Completo
09-12-
25   Formato Hoja de control seminarios, diplomados y cursos 1 1   (No esta
2016
codificado)
26   Formato Índice de carpeta seminarios 1 09-12- 1   Completo
2016 (No esta
codificado,
no es
 necesario
como
formato)
Completo
(No esta
codificado,
09-12-
27   Formato Índice de carpeta 1 1   no es
2016
necesario
como
formato)
Completo
Lista de chequeo para evaluación, organización y 09-12-
28   Formato 1 1   (No esta
archivo digital 2016
codificado)
Completo
(No esta
codificado,
este es un
09-12-
29   Formato Peticiones, quejas y reclamos 1 1   modelo para
2016
hacer el
documento,
no es
formato)
Completo
(No esta
codificado,
09-12-
30   Formato Rótulo de cajas 1 1   no es
2016
necesario
como
formato)
Completo
(No esta
codificado,
09-12-
31   Formato Rótulo carpetas contenidos programáticos 1 1   no es
2016
necesario
como
formato)
Completo
(No esta
codificado,
09-12-
32   Formato Rótulo carpetas 1 1   no es
2016
necesario
como
formato)
Completo
(No esta
codificado,
09-12-
33   Formato Rótulo carpetas diplomados, seminarios y cursos 1 1   no es
2016
necesario
como
formato)
Completo
(No esta
codificado,
09-12-
34   Formato Rótulo carpetas historias académicas 1 1   no es
2016
necesario
como
formato)
Completo
(No esta
codificado,
09-12-
35   Formato Rótulo carpetas historias clínicas ocupacionales 1 1   no es
2016
necesario
como
formato)
Completo
(No esta
codificado,
09-12-
36   Formato Rótulo envío de correo certificado 1 1   no es
2016
necesario
como
formato)
37   Formato Acta de anulación consecutivos de correspondencia 1 09-12- 1   Completo
2016 (No esta
codificado,
no es
necesario
como
 formato, las
firmas estan
con nombre
propio)
Completo
09-12-
38   Formato Único de inventario documental 1 1   (No esta
2016
codificado)

14 IN PROCESO INFRAESTRUCTURA        
FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
1 M-IN-001 Manual Mantenimiento preventivo y correctivo 12 28-9-15 1 OK Completo
Completo
(Este
instructivo
fue
reubicado
en 2016 en
2 I-IN-002 Instructivo Solicitud de un bien 5 28-9-15 1  
el proceso
de Gestión
Administrati
va, con
código I-GA-
001)
3 F-IN-001 Formato Hoja de vida 1 28-9-15 1 ok Completo
Acta de entrega o recibo de materiales, equipos o
4 F-IN-002 Formato 1 28-9-15 1 ok Completo
herramientas
5 F-IN-003 Formato Lista de chequeo de obra 1 28-9-15 1 ok Completo
6 F-IN-004 Formato Cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo 1 28-9-15 1 ok Completo
7 F-IN-005 Formato Cronograma de actividades 1 28-9-15 1 ok Completo
8 F-IN-006 Formato Cronograma de limpieza 1 28-9-15 1 ok Completo
23-11-
9 F-IN-007 Formato Lista de chequeo infraestructura física 1 1 OK Completo
15
Incompleto:
El formato
esta
específico
23-11-
10 F-IN-008 Formato Solicitud de papelería 1 1 OK para una
15
oficina, hay
que
generalizarl
o.

15 GF PROCESO GESTION FINANCIERA        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
En elaboración
1 I-GF-001 Instructivo Certificado de retención 1 28-9-15 1 Completo
de la V2
Incompleto,
Validar si está
2 I-GF-002 Instructivo Cobro de Cartera 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
3 I-GF-003 Instructivo Comprobante de egreso 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
4 I-GF-004 Instructivo Comprobante de ingreso 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
5 I-GF-005 Instructivo Conciliación Bancaria 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
6 I-GF-006 Instructivo Cuenta de cobro a programas 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
7 I-GF-007 Instructivo Descargue Icetex 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
 Incompleto,
Validar si está
8 I-GF-008 Instructivo Descuento Nómina 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
9 I-GF-009 Instructivo Liquidación financiera 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
10 I-GF-010 Instructivo Matrícula financiera 9 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
11 I-GF-011 Instructivo Pago a proveedores 4 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Validar si está
12 I-GF-012 Instructivo Pago caja Menor 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Validar si está Incompleto,
13 I-GF-013 Instructivo Pago de nómina y seguridad social 4 28-9-15 1
vigente Portada
Incompleto,
Validar si está
14 I-GF-014 Instructivo Rete fuente 2 28-9-15 1 Titulo,
vigente
Portada
Incompleto,
Verificación del RUT y actualización de la base de Validar si está
15 I-GF-015 Instructivo 1 28-9-15 1 Titulo,
datos vigente
Portada
Validar
16 - Otro Seguimiento indicadores gestión 2015 3 - - -
Información
Validar
17 - Formatos Levantamiento de información 10 - - -
Información
F-GA-GF- 14/02/20 Validar si está
18 Formatos Captura de datos para matrícula 1 1 Completo
001 17 vigente

16 GJ PROCESO GESTION JURIDICA        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Incompleto,
Validar si está
1 M-GJ-001 Manual Gestión Jurídica 11 29-9-15 1 Título,
vigente
Introducción
Validar si está
2 F-GJ-001 Formato Registro de Asesoría Jurídica 1 29-9-15 1 Completo
vigente

17 RT PROCESO RECURSOS TECNOLOGICOS        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Incompleto,
Validar si está
1 M-RT-001 Manual Centro informático 19 29-9-15 1 Título,
vigente
Introducción
Incompleto,
Validar si está
2 M-RT-002 Manual Sistemas de Información 4 29-9-15 1 Título,
vigente
Introducción
Incompleto,
Título,
Registro Sistema Nacional Información de Educación 11-11- Validar si está
3 M-RT-003 Manual 8 1 Introducción
Superior 15 vigente
,
Descripción
Incompleto,
Título,
11-11- Validar si está
4 M-RT-004 Manual Powercampus 6 1 Introducción
15 vigente
,
Descripción
Incompleto,
Fecha,
Sistema para la prevención de la deserción de la Validar si está Título,
5 M-RT-005 Manual 7 - 1
educación superior (SPADIES) vigente Introducción
,
Descripción
Validar si está
6 F-RT-001 Formato Entrega de salón a docentes. 1 29-9-15 1 Completo
vigente
7 F-RT-002 Formato Entrega de sala de computo a docentes 1 29-9-15 1 Validar si está Completo
vigente, se
puede unificar
con el F-RT-
 001
Validar si está
8 F-RT-003 Formato Registro de Solicitud 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
9 F-RT-004 Formato Solicitud sala de computo 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
10 F-RT-005 Formato Asignación de horarios salas de computo 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
11 F-RT-006 Formato Préstamo de computador interno 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
12 F-RT-007 Formato Asignación de clave 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar
13 - Otro Seguimiento indicadores gestión 2015 3 - - Completo
Información

18 MD PROCESO MEDIOS EDUCATIVOS        

FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Validar si está Incompleto,
1 I-MD-001 Instructivo Solicitud material bibliográfico 4 29-9-15 1
vigente Título
Validar si está Incompleto,
2 I-MD-002 Instructivo Solicitud de laboratorio, materiales y/o equipos 5 29-9-15 1
vigente Título
Validar si está Incompleto,
3 I-MD-003 Instructivo Solicitud de ambientes locativos 4 29-9-15 1
vigente Título
Validar si está
4 F-MD-001 Formato Préstamo material bibliográfico 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
5 F-MD-002 Formato Programador de laboratorios 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
6 F-MD-003 Formato Solicitud de laboratorio, materiales y equipos 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
7 F-MD-004 Formato Entrega de Laboratorios 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
8 F-MD-005 Formato Solicitud de escenarios deportivos 1 29-9-15 1 Completo
vigente
Validar si está
9 F-MD-006 Formato Programador de escenarios deportivos 1 29-9-15 1 Completo
vigente
20-02- Validar si está Completo,
10 F-AE- Formato Acta de entrega o recibido administrativo 1 1
2017 vigente Validar
Validar si está Completo,
11 F-CLT_V1 Formato Creación de laboratorios o taller 8 - 1
vigente Validar
Validar si está Completo,
12 F-DL-V1 Formato Distribución laboratorio 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
13 F-EIC-V1 Formato Entrega de consumibles 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
14 F-ELD_V1 Formato Entrega de Laboratorios a docentes 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
15 F-ELU_V1 Formato Entrega de Laboratorios a Usuarios 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
16 F-GPL-V2 Formato Guía Práctica de laboratorio 2 - -
vigente Validar
F-LAB- Validar si está Completo,
17 Formato Entrega y devolución de materiales 1 - -
SEEL-V3 vigente Validar
Validar si está Completo,
18 F-MD-001 Formato Prestamos Material Bibliográfico 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
19 F-MD-002 Formato Programador de Laboratorios 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
20 F-MD-003 Formato Solicitud de Laboratorio, materiales y/o equipos 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
21 F-MD-004 Formato Entrega de Laboratorios 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
22 F-MD-005 Formato Solicitud de Escenarios Deportivos 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
23 F-MD-006 Formato Programador de Escenarios Deportivos 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
24 - Formato Ficha técnica 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
25 F-RL_V1 Formato REQUERIMIENTOS_LABORATORIOS 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
26 F-SED_V1 Formato Solicitud de equipos para dotación de laboratorios 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
27 F-SOM Formato Solicitud y orden de mantenimientos 1 - -
vigente Validar
28 PEI_01_V3 Formato Préstamo externo de equipos 1 - - Validar si está Completo,
 vigente Validar
PSGCL-AF- Validar si está Completo,
29 Formato Asistencia a Formación 1 - -
V1 vigente Validar
Validar si está Completo,
30 RNL-V1 Formato Registro de Novedades 1 - -
vigente Validar
Validar si está Completo,
31 CMP-V3 Otro Cronograma mantenimiento 1 - -
vigente Validar
Procedimie 11-11- Validar si está Completo,
32 - Dotación de laboratorios 9 1
nto 2016 vigente Validar

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

19 SS PROCESO        
TRABAJO
FECHA
TIPO DE
NR FOLI DE VERSI OBSERVACIO
CODIGO DOCUMEN DOCUMENTO ESTADO
O. OS VIGENC ÓN NES
TO
IA
Acta de Entrega de Requerimientos de Seguridad y
1 F-SS-001 Formato 2 5-11-16 1 ok No está
Salud
Inspección de Seguridad para Botiquines Fijos de
2 F-SS-002 Formato 1 5-3-16 1 ok No está
Primeros Auxilios
3 F-SS-003 Formato Inspección de Seguridad de Extintores 1 3-1-16 1 ok No está
Inspección de Seguridad de Puesto de Puestos de
4 F-SS-004 Formato 3 5-11-16 1 ok No está
Trabajo
Formato de Control de salidas de Insumos de Botiquin
5 F-SS-005 Formato 1 5-11-16 1 ok No está
Fijo y de Mano.
Completo
6   Otro Matriz Almacenamiento de reactivos   3-7-17 2   (Es una
matriz)
Completo
7   Otro Matriz Estado del espacio   3-8-17 2   (Es una
matriz)
Completo
23-02-
8   Otro Matriz Hábitos seguros   2   (Es una
2017
matriz)
Completo
9   Otro Matriz Residuos peligrosos   3-7-17 2   (Es una
matriz)