NOMBRE: PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUDE DE VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE AREA GENERADORA: DIRECCIN GENERAL FECHA DE ELABORACIN: FEBRERO DEL

2012 VERSIN: PRIMERA VERSIN

PROPSITO Gestionar, asignar, comprobar y controlar los viticos y gastos de viajes del personal previa autorizacin y/o asignacin para efectuar comisiones o trabajos en el territorio de Mxico o en el extranjero. OBJETIVO Definir y establecer las reglas de aplicacin para el desempeo de las comisiones y movilizaciones temporales en territorio nacional y extranjero, as como para el pago de viticos y gastos de viajes del personal de la empresa. ALCANCE Este procedimiento es de aplicacin general y observancia obligatoria para todo el personal de la empresa, inicia con verificacin de disponibilidad presupuestal de la empresa y termina con la recepcin de los documentos que amparen los gastos.

SUPERVIS

AUTORIZA

FIRMA

FIRMA

NOMBRE CONTABILIDAD

NOMBRE DIRECCIN

1.- POLTICAS DE OPERACIN 1.1 El otorgamiento de viticos y gastos de viajes se gestionaran por medio del formato autorizado para solicitud de viticos y gastos de viajes de la empresa, y ser estrictamente personal, estos gastos debern ser comprobados. 1.2 El otorgamiento de viticos y gastos de viajes nicamente para casos imprevistos y/o situaciones de emergencias podrn ser tratados a travs de la utilizacin de medios alternativos (telfono, correo electrnico, fax, etc.) y bajo la autorizacin del Director de la Empresa. 1.3 El otorgamiento de viticos y gastos de viajes estar sujeto a las tarifas vigentes conforme a la ley y lineamientos aprobados por el Director de la empresa y que en su caso se encuentren vigentes. 1.4 El pago de viticos proceder nicamente cuando y que por necesidad del trabajo o servicio tenga que desplazarse de su lugar de adscripcin, de trabajo o residencia a otro cuya distancia sea mayor a 50 km. 1.5 El concepto de viticos incluye los gastos indispensables en el desempeo de una comisin o trabajo, relacionados con hospedaje, alimentacin, transporte local, estacionamiento, llamadas telefnicas oficiales, fax, servicio de internet y cualquier otro similar que sea necesario en el cumplimiento de los objetivos de la comisin. 1.6 La asignacin y autorizacin de las comisiones solo podrn ser realizadas por el Director de la empresa. 1.7 Sera estrictamente indispensable establecer en la Solicitud de Viticos y Gastos de Viajes las fechas de inicio y termino de la comisin, estas sustentarn el monto solicitado sin pernoctar el ltimo da de la comisin. 1.8 El personal comisionado ser el responsable de solicitar y dar trmite a la Solicitud de Viticos y Gastos de Viajes con un mnimo de dos das hbiles de anticipacin, para el caso de que su desempeo sea en el interior de la Repblica y cinco das hbiles para comisiones en el extranjero. 1.9 nicamente se autorizarn las comisiones estrictamente indispensables para el desarrollo de las funciones encomendadas, debiendo reducir al mnimo la duracin de las mismas y cuidando que slo concurran a ellas el personal realmente necesarios. Para tal efecto debern evaluarse los resultados que se esperen de la comisin en relacin con su aporte real a la consecucin de los objetivos y metas de la empresa. 1.10 Los perodos de comisin no debern de exceder a 5 das, salvo causas plenamente justificadas. 1.11 En comisiones que se realicen en el mismo da (ida y vuelta) solo se pagar el importe de alimentacin y transportacin.

1.12 EI importe de transporte del lugar de trabajo al de la comisin y viceversa, se har en funcin al valor vigente de las tarifas del medio de transporte utilizado, excepto cuando se utilice vehculo oficial, arrendado o propio de la persona comisionada. 1.13 El importe del transporte en avin se pagar con la tarifa vigente correspondiente a "clase turista", excepto cuando el Director de la empresa autorice lo contrario. 1.14 Cuando el traslado se efecte en vehculo de la empresa, se pagar gasolina y las cuotas de peaje. (El conductor deber de contar con licencia de manejo en regla.). Ser bajo responsabilidad del comisionado utilizar vehculo propio. 1.15 El pago de gasolina ser proporcional a la distancia existente entre el lugar de residencia y/o trabajo de la persona comisionada y el lugar de comisin. 1.16 Slo podr arrendarse equipo de transporte para el cumplimiento de comisiones cuando tengan que trasladarse varias personas y no exista disponibilidad de vehculo en la empresa. 1.17 EI avin como medio de transporte, proceder cuando la distancia del lugar en que se realice la comisin lo justifique (ms de 800 Km o el tiempo de recorrido sea superior a 8 horas) previa autorizacin del Director de la empresa. 1.18 Los gastos de transportacin en el lugar de la comisin (taxis), sern comomximo el 20% sobre el importe del hospedaje. La comprobacin se realizar con el comprobante del servicio correspondiente a falta de este mediante recibo de caja firmado por el comisionado. 1.19 EI personal comisionado (excepto directivos), deber presentar un breve informe de los resultados de la comisin, avalado por su superior inmediato. 1.20 Si por as requerirlo, se prolonga el perodo de comisin, por los das de diferencia se elaborar una nueva solicitud de viticos, a la que se deber anexar fotocopia de la solicitud inicial y de los documentos comprobatorios; enel espacio de observaciones se anotar el justificante y se har referencia a lasolicitud original. 1.21 De no comprobarse la totalidad de los gastos o hacerlo con documentos que no renan los requisitos de aceptacin, el comisionado deber reintegrar la diferencia en efectivo o, en su defecto, se descontar el importe de los viticos no comprobados a travs de la nmina. 1.22 La autorizacin de una nueva solicitud de viticos, si se tiene una partida pendiente por comprobar, deber estar sujeta a la aprobacin del Director de la Empresa. 1.23 En ningn caso, se podrn otorgar viticos para sufragar gastos de terceras personas o de actividades ajenas al servicio oficial, ni por cualquier otro motivo diferente al desempeo de una comisin oficial.

1.24 En los casos en que por alguna razn no se lleve a cabo la comisin, el comisionado deber hacer el reintegro de inmediato en cuanto se conozca quese cancela la comisin ante la instancia financiera que le proporcion el recurso, haciendo referencia al documento de Solicitud de Viticos y Gastos de Viajes que est cubriendo. 1.25 No se autorizarn comisiones ni se otorgarn pasajes ni viticos cuando el personal se encuentre disfrutando de su periodo vacacional o cuando estn desempeando servicios con objetivos diferentes a los de la empresa o como incremento o complemento de sueldos u otras remuneraciones. 1.26 Tampoco para cubrir gastos de representacin de orden social o en calidad de cortesa u otro distinto a los sealados en los lineamientos vigentes de la empresa. 1.27 Para el otorgamiento de pasajes se cuidar que los traslados se hagan a travs del transporte que resulte ms econmico y no se utilizarn servicios de primera clase ni se contratarn boletos abiertos. 1.28 Toda entrega de viticos, pasajes y gastos de viaje deber ser comprobada mediante los documentos que respalden los gastos efectuados durante la comisin, por lo que ser responsabilidad de los comisionados recabar y resguardar en el curso del viaje, los comprobantes de los gastos que efecten y verificar cuando se trate de viajes nacionales, que los mismos cumplan con los requisitos fiscales. 1.29 La comprobacin de los viticos y gastos deber efectuarse en un plazo mximo de dos das hbiles posteriores a la fecha del trmino de la. En el caso de que el comisionado no cumpla con el plazo establecido, el importe correspondiente le ser descontado por nmina salvo prrroga autorizada por el Director de la empresa. 1.30 Para comprobar el perodo de la comisin se requiere que las fechas de los boletos de autobs, notas de gasolina y peajes correspondan a las de inicio y trmino de la comisin, las facturas de hotel y notas de alimentos sean por el periodo de la comisin, debiendo reunir los requisitos fiscales. 1.31 Como excepcin cuando se tramite el pago de viticos por comisiones urgentes ya realizadas, se deber adjuntar la documentacin comprobatoria e identificar tal hecho en la solicitud. 1.32 No se aceptaran facturas expedidas en bares, ni se efectuar el pago por consumo de bebidas alcohlicas, ni llamadas telefnicas personales. 1.33 No se otorgaran viticos al personal, que adeuden comprobantes y/o reembolsos por concepto de viticos no devengados de comisiones anteriores, salvo que se haya autorizado prorroga.

1.35

Los documentos comprobatorios: Llenar debidamente y presentar el Formato para la justificacin de gastos.

Los dems documentos debern cubrir los siguientes requisitos: Contener impreso el nombre, denominacin o razn social, domicilio fiscal y clave del registro federal de contribuyentes de quien los expida. Tratndose de contribuyentes que tengan ms de un local o establecimiento, debern sealar en los mismos el domicilio del local o establecimiento en el que se expidan los comprobantes. Contener impreso el nmero de folio. Lugar y fecha de expedicin. Deber ser expedido a nombre de la Empresa con los datos fiscales correspondientes y/o proporcionados. Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen. Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en nmero o letra, as como el importe y el desglose del IVA. Fecha de impresin y datos de identificacin del impresor autorizado. Los comprobantes debern estar expedidos dentro del plazo mximo establecido, contados a partir de su fecha de impresin. El lugar y fecha de expedicin que debern coincidir con el lugar de la comisin y el periodo en que fue desempeada. La leyenda: ''la reproduccin no autorizada de este comprobante constituye un delito en los trminos de las disposiciones fiscales''

1.36 La interpretacin de estos lineamientos, as como los casos no previstos en ellos sern resueltos por la Direccin de la empresa.