POLITICA DE VIAJES EN COMISIÓN DE SERVICIO DE LA UNIVERSIDAD PRIVADA DE HUANCAYO

FRANKLIN ROOSEVELT

Primera versión

1. DEFINICIONES

Para el cumplimiento de la presente política se tendrá en cuenta los siguientes

conceptos:

a) Comisión de Servicio: Implica el desplazamiento temporal, fuera de la sede habitual

donde la autoridad, docente, administrativos u otros presten servicios a favor de la
universidad.

b) Programación de Viáticos: Programa efectuado por cada oficina de la entidad

perteneciente al organigrama de la universidad, el cual deberá ser remitido a la Oficina
General de Economía y Finanzas según corresponda en forma anual y mensual;
indicando el comisionado, los importes estimados de cada comisión y gastos operativos
adicionales.

c) Autorización de Viáticos: Es el documento (Formato N°1), en el cual se expresa los

detalles de la comisión, montos y conceptos por los cuales se autoriza el viaje, (la cual
previamente debe contar con la autorización expresa del Gerente General y Tesorero
encargado).

d) Comisionado: Es la autoridad, administrativo, docente u otros, que presta servicios a

la universidad, independientemente del vínculo que tenga con esta última, incluyendo
aquellos que brinden servicios de consultoría que, por la necesidad o naturaleza del
servicio, se requiera que realice viajes al interior del país. Los viáticos alcanzan al
personal destacado, contratado bajo cualquier modalidad de prestación de servicios.
En el caso de consultores, procederá el pago de viáticos y pasajes siempre que esta
condición se haya estipulado expresamente en sus contratos respectivos.

e) Viáticos y Asignaciones por Comisión de Servicio: Comprende los gastos por

alimentación, la cual se refiere exclusivamente al (desayuno, almuerzo y cena),
hospedaje y movilidad (hacia y desde el lugar del embarque, y la que es utilizada para
el desplazamiento en el lugar donde se realiza la comisión de servicio). Se encuentra
prohibida la utilización de los pasajes y viáticos para fines distintos a la de la comisión o
utilización por terceras personas, los cuales no serán reconocidos y en consecuencia se
procederá a el descuento respectivo en su planilla de haberes.

f) Desplazamiento de Personal: Es el traslado de la autoridad, administrativo, docente

u otros fuera de la localidad donde reside.

g) Hospedaje: Gasto por alojamiento.

h) Alimentación: Son los gastos (que corresponde a la atención del desayuno, almuerzo
y cena), los cuales resultan necesarios para el cumplimiento del servicio encomendado.

Los gastos en que se incurran por concepto de alimentación deben ser realizados bajo
los principios de causalidad, razonabilidad, (ambas de conformidad con el artículo 37°
de la Ley de Impuesto a la Renta) y eficiencia hasta el límite del monto asignado; los
 mismos que pueden ser sometidos a revisión de ser necesario o considerarse
pertinente.

i) Tasa Aeroportuaria: Asignación destinada al pago de las tarifas por uso de

aeropuertos.

j) Pasajes: Asignación para atender gastos por el servicio de transporte brindado por
empresas del rubro.
La programación de los viajes en comisión de servicio y desplazamiento del personal se
realizarán bajo el principio de razonabilidad en términos cuantitativos y cualitativos
para obtener el resultado esperado.

2. DISPOSICIONES GENERALES:

La programación de los viajes en comisión de servicio y desplazamiento del personal y

autoridades de la universidad se realizarán bajo el principio de razonabilidad en
términos cuantitativos y cualitativos para obtener el resultado esperado.

Todas las personas que reciban viáticos deben presentar la respectiva rendición de
cuenta y gastos de viaje debidamente sustentado con los comprobantes de pago
originales y correctamente validados ante la SUNAT (en el caso de comprobantes de
pago electrónicos) por los servicios de movilidad, alimentación y hospedaje. Solo se
rendirá mediante Declaración Jurada y hasta un monto no mayor al treinta por ciento
(30%) del monto diario asignado, aquellos gastos en cuyo caso no sea posible obtener
comprobantes de pago reconocidos y emitidos de conformidad con lo establecido por
la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT.

La rendición de cuentas deberá presentarse dentro de los diez (10) días hábiles
contados desde la culminación de la comisión de servicios, en caso de no presentarse
dentro del plazo previsto, este constituirá un incumplimiento a sus labores
correspondiente a una sanción leve, efectuándose la correspondiente llamada de
atención mediante correo electrónico por el área de recursos humanos, de existir
reincidencia en el incumplimiento de dicha obligación por parte de los trabajadores la
sanción podría acaecer hasta un nivel grave y muy grave.

Para el otorgamiento de los viáticos y otros gastos, se tendrá en cuenta que los
comisionados no tengan pendientes rendiciones de cuenta, de lo contrario, no serán
atendidos. Excepcionalmente en caso que la institución requiera que el comisionado
realice otra comisión al término de la primera, se procederá a realizar la autorización
de Viáticos, contando con la autorización expresa del Gerente General y Tesorero
encargado.

3. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

Comisión de servicios al interior del país: Deben programarse con la debida

anticipación, salvo situaciones de extrema urgencia. Los viajes serán autorizados por el
jefe de su oficina; Encargado de Tesorería y, por el Gerente General, en base a la
programación establecida, salvo situaciones de urgencia que dictamine el Gerente
General.
 El Gerente General, o quien haga sus veces, según sea el caso, visará o autorizara
mediante correo electrónico dirigido a la oficina de administración de la Universidad el
Formato N°1 de "Autorización de Viajes en Comisión de Servicio de la Universidad
Franklin Roosevelt " para el inicio de los procedimientos administrativos una vez que se
hayan cumplido con los requisitos establecidos en el párrafo anterior.

Autorizada la comisión, no se permitirán cambios de fecha, ni itinerario, salvo razones

debidamente justificadas y aprobadas expresamente por el Gerente General mediante
correo electrónico.

Así mismo, el Gerente General es el único responsable de ampliar los días de comisión
y los gastos inherentes al mismo mediante correo electrónico.

El tiempo máximo de duración de la comisión de servicio no excederá de quince (30)

días. En caso de requerirse mayor tiempo al señalado, la comisión deberá ser
autorizada mediante un informe emitido y aprobado por el gerente general.

Escala de Viáticos

La escala de viáticos ha diseñada en concordancia con el (inciso r del artículo 37° de la

Ley del Impuesto a la Renta), por lo que no pueden exceder lo establecido en la
siguiente tabla:
FUNCIONARIOS LIMA ADMINISTRATIVOS LIMA

PASAJE IDA S/. 80.00 IDA PASAJE IDA S/. 80.00 IDA
PASAJE VUELTA S/. 80.00 VUELTA PASAJE VUELTA S/. 80.00 VUELTA
HOSPEDAJE S/. 80.00 POR DIA HOSPEDAJE S/. 80.00 POR DIA
ALIMENTACION S/. 60.00 POR DIA ALIMENTACION S/. 40.00 POR DIA
PASAJES LOCALES S/. 40.00 POR DIA PASAJES LOCALES S/. 20.00 POR DIA
S/. 340.00 S/. 300.00

Procedimiento para la solicitud de viáticos en comisión de servicios

La Oficina de Gestión del Talento Humano, tiene a su cargo la coordinación, gestión y

elaboración de planillas de viáticos en coordinación con la Gerencia General, Oficina de
Administración y Oficina de Oficina De Economía y Finanzas.

La Oficina de Gestión del Talento Humano, es responsable de verificar que la

información contenida en el Formato N°1, se ajuste a las disposiciones contenidas en
esta política, estando facultada para devolver el Formato de existir una contravención a
la misma. De encontrarse conforme la información contenida en el Formato N°1, el
encargado de la Oficina de Gestión del Talento Humano se encuentra obligado a firmar
la planilla como señal de la correcta revisión de dicho formato y solo en caso de
ausencia de este, el asistente de la Oficina de Gestión del Talento Humano asume dicha
responsabilidad.
 El encargado de Tesorería, o la persona que haga sus veces, es el encargado de
entregar
el dinero para viáticos, previa revisión de la existencia de la firma del encargado de la
Oficina de Gestión del Talento Humano.

En forma excepcional, se podrá atender viáticos con cargo al Fondo de Caja Chica, en
cuyo caso, el responsable de tesorería o la que haga sus veces, lo atenderá con el
Formato 1, previa autorización expresa y directa del Gerente General.

4. RENDICION DE CUENTAS DE VIATICOS

La revisión de la rendición de cuentas de viáticos estará a carago de la OFICINA DE

ECONOMÍA Y FINANZAS quienes observaran lo siguiente:

I. El saldo, no mayor a 30%, podrá sustentarse mediante Declaración Jurada,

siempre que no sea posible obtener comprobantes de pago reconocidos y
emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT. (En concordancia
con el inciso r del artículo 37° de la Ley del Impuesto a la Renta).
II. Los comprobantes de pago SUNAT deberán cumplir con los siguientes
requisitos:
a. Ser emitidos a nombre de la “UNIVERSIDAD PRIVADA DE HUANCAYO
FRANKLIN ROOSEVELT SOCIEDAD ANONIMA CERRADA”, con el
siguiente número de RUC 20541310038.
b. En ningún caso se aceptará comprobantes de pago emitidos en blanco,
a nombre del comisionado, o a nombre de otra empresa o entidad
distinta de la que financió la comisión.
c. Los gastos por concepto de alimentación (desayuno, almuerzo, cena)
deberán estar detallados en la factura o boleta correspondiente, no se
aceptará el concepto genérico "por consumo", ni gastos por consumo
de licores.
d. No presentar borrones ni enmendaduras, ni errores en las cantidades
o conceptos; para dicho efecto, los comisionados deberán revisar
escrupulosamente que los comprobantes de pago que les entregan los
proveedores, estén emitidos de acuerdo a las políticas establecidas en
el presente documento, revisando la corrección de las cantidades, que
se especifiquen los consumos, que se haya consignado correctamente
el nombre, el Número de RUC de la Universidad y verificar el cálculo
correcto del IGV en caso de Facturas.
e. Todos los documentos de gasto presentados deben encontrarse
firmados por el comisionado.

III. Los gastos de movilidad local diaria, que forman parte del viático diario, se
sustentarán con comprobantes de pago autorizados por la SUNAT; y, en caso de
no contar con estos se utilizará el Formato 2 de Declaración Jurada. En este
caso, el comisionado deberá indicar el detalle de sus traslados en el lugar de la
comisión.
 IV. La rendición de cuentas por hospedaje, alimentación y movilidad, deberá estar
en función del gasto razonable diario en que puede incurrir el comisionado por
cada uno de estos conceptos.
V. Los gastos de viáticos deben cumplir con la causalidad, razonabilidad, (ambas
de conformidad con el artículo 37° de la Ley de Impuesto a la Renta).
VI. La Oficina de Economía y Finanzas es la responsable de contabilizar y registras
en los libros contables correspondientes en base a la información de las
planillas de viáticos emitidas por la Oficina de Gestión del Talento Humano.

FORMATO N° 1

AUTORIZACIÓN DE VIAJES DE COMISIÓN DE SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD PRIVADA

DE HUANCAYO FRANKLIN ROOSEVELT

FECHA

I. DETALLE DE LA COMISIÓN

NOMBRES Y APELLIDOS
N° DNI
CARGO
OFICINA A LA QUE PERTENCE

MOTIVO
DE LA
COMISIÓN

LUGAR / ITINERARIO MEDIO DE FECHA (DD/MM/AA)

TRANSPORTE
AEREO ( ) SALIDA RETORNO TOTAL DÍAS
TERRESTRE ( )

II. VlATICOS Y/O ADICIONALES PARA OTROS GASTOS

Monto x dia Días Monto

a) Viáticos (Alojamiento, Alimentación y Movilidad local)
b) Pasajes Terrestres (A nivel Regional - Dentro de la región de Junín)
c) Pasajes Terrestres (A nivel Nacional)
d) Combustible y Carburantes (En el caso que se use la Unidad de Transporte de la Universidad)
e) Otros (En caso de peajes, lubricantes, entre otros conceptos de menor cuantía)

III. AUTORIZACIÓN

Gerente General Jefe de la Oficina de Gestión Jefe de su Jefe de la Oficina de

del Talento Humano/ o Oficina/Unidad/Área Administración
quien haga sus veces. (En caso fuera el jefe no es necesario)
DNI: DNI: DNI: DNI:
N/A: N/A: N/A: N/A:

IV. CONFORMIDAD DE RECEPCIÓN DEL COMISIONADO

 _________________
(*) Recibí conforme

*Mediante el presente expreso la conformidad de la recepción de viáticos y/o adicionales para otros gastos.
*Mediante el presente autorizo el descuento de mis remuneraciones u honorarios en caso de no rendir cuenta
oportunamente o no cumplir con los requisitos para la rendición de cuentas, y pagar intereses correspondientes.

FORMATO N° 2

DECLARACIÓN JURADA (EN CASO DE NO CONTAR CON COMPROBANTES DE PAGO) DE

COMISIÓN DE SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD PRIVADA DE HUANCAYO FRANKLIN
ROOSEVELT

_________________________________ identificado con DNI N° ________________

(Apellidos y Nombres)

_________________________________ de la _______________________________
(Cargo / Locador / Practicante) (Oficina / Unidad/ Área)

DECLARO BAJO JURAMENTO, haber efectuado gastos en la Comisión de Servicios a las

ciudades de: ___________________________________________________________

según el siguiente detalle:

Fecha Localida Detalle del Gasto de alimentación Importe

(DD/MM/AA) d S/.

TOTAL GASTO DE ALIMENTACIÓN:

Fecha Localida Detalle del Gasto de movilidad Importe
(DD/MM/AA) d S/.
 TOTAL GASTO DE MOVILIDAD:

TOTAL: GASTO DE ALIMENTACIÓN Y

MOVILIDAD

Huancayo, _____ de _______ de

20___

________________
Comisionado

FORMATO N° 3

RENDICIÓN DE CUENTAS DE LA PLANILLA DE VIATICOS DE LA UNIVERSIDAD PRIVADA

DE HUANCAYO FRANKLIN ROOSEVELT
 FECHA:

A) INFORMACIÓN A SER LLENADA POR EL COMISIONADO

INFORMACIÓN DEL COMISIONADO

NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS:
Nom bres Apellido Paterno Apellido Materno

OFICINA / UNIDAD / AREA DONDE LABORA:

ITINERARIO DE LUGAR DE LUGAR DE

LUGAR DE ORIGEN
VIAJE DESTINO RETORNO

FECHA DE SALIDA FECHA DE RETORNO

HORA DE SALIDA: HORA DE RETONO:

Nº DE DÍAS AUTORIZADOS DURACIÓN DE LA COMISIÓN

VIÁTICOS
Nº DE PASAJES Y
Nº TOTAL
FECHA CONCEPTO COMPROBANTE ALIMENTACIÓN GASTOS DE
ORDEN ALOJAMIENTO DESAYUNO ALMUERZO TUUA GASTO
DE PAGO CENA TRANSPORTE
S/. S/. S/.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
IMPORTE TOTAL GASTADO

MONTO TOTAL DE LA DECLARACIÓN JURADA

TOTAL GASTADO

IMPORTE OTORGADO

IMPORTE A DEVOLVER

SUSTENTO EN CASO DE AMPLIACIÓN DE LA COMISIÓN Y/O MODIFICACIÓN DEL GASTO

_______________________ ______________________________ _______________________

JEFE DE LA OFICINA RESPONSABLE DE TESORERIA COMISIONADO
DE ECONÓMIA Y FINANZAS