CO-M01 Manual de Viáticos y Gastos de Desplazamiento - Pu

MANUAL DE TRMITE DE VITICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO
Departamento Nacional de Planeacin

Bogot, 2016
ESTE DOCUMENTO ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL, QUE REPOSA EN EL GRUPO DE PLANEACIN DEL DNP
MANUAL DE VIATICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO
CDIGO: CO-M01
PGINA: 2 de 10 VERSIN: 4
TABLA DE CONTENIDO
1
2
3
4
5
5.1
5.2
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.4
5.5
5.6
6
OBJETIVO .......................................................................................................................................................... 3
ALCANCE ........................................................................................................................................................... 3
MARCO LEGAL ................................................................................................................................................. 3
DEFINICIONES ................................................................................................................................................... 3
DE LAS COMISIONES DE SERVICIO, GASTOS DE DESPLAZAMIENTO Y GASTOS DE VIAJE ................. 4
TRMITE DE VITICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO DENTRO DEL PAS ............................................................... 5
TRMITE DE VITICOS Y GASTOS DE DESPLAZAMIENTO FUERA DEL PAS ................................................................. 6
TRMITE DE GASTOS DE TRANSPORTE .................................................................................................................. 6
Transporte Terrestre ........................................................................................................................................... 6
Transporte Areo ................................................................................................................................................ 7
Transporte en vehculo propio a funcionarios y contratistas ............................................................................... 7
LEGALIZACIN ...................................................................................................................................................... 8
CANCELACIN O CAMBIOS EN LA PROGRAMACIN DE LA COMISIN ........................................................................ 9
LIQUIDACIN DE LOS VITICOS Y GASTOS DE VIAJE ................................................................................................ 9
DE LAS RESPONSABILIDADES ..................................................................................................................... 10
CDIGO: CO-M01
OBJETIVO
Adoptar al interior del Departamento Nacional de Planeacin, el reglamento de Viticos y Gastos de Viaje que deben
seguir los funcionarios en cumplimiento de comisiones de servicio, as como establecer el procedimiento a llevar a
cabo por parte de los contratistas para el reconocimiento de los gastos en que estos incurren cuando ejecutan sus
actividades fuera del lugar habitual de ejecucin del contrato, siempre y cuando se encuentre estipulado en las
clusulas del mismo.
2
ALCANCE
El presente Manual de Viticos y Gastos de Desplazamiento es de cumplimiento general para todos los funcionarios
y contratistas del Departamento Nacional de Planeacin (DNP) y el Sistema General de Regalas (SGR) que
efecten viajes al interior o exterior del pas, as como para el personal externo de apoyo (escoltas y consejeros); y
aplica para la autorizacin, liquidacin y pago de viticos o gastos de desplazamiento de acuerdo con el marco legal
vigente y los convenios que suscriba el DNP con otras Entidades.
3
MARCO LEGAL
Ley 4 de 1992
Ley 734 de 2002
Decreto 1950 de 1973
Decreto Ley 019 de 2012
Decreto anual por el cual se establece la escala de viticos
Estatuto Tributario
Resolucin interna 1631 de 2015
Resoluciones internas de constitucin de cajas menores del DNP y SGR vigentes
Resolucin interna Organizacin de grupos de trabajo del DNP vigente
Circular conjunta de marzo 8 de 2006
Circular interna 0036 de 2012
Directiva Presidencial 11 de 2002
DEFINICIONES
COMISIN DE SERVICIOS: Un funcionario se encuentra en comisin de servicios cuando por acto administrativo
proferido por el ordenador del gasto, deba ejercer temporalmente las funciones de su cargo en lugares diferentes a la
sede habitual de trabajo o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo del que
es titular.
3
CDIGO: CO-M01
VITICOS: Es el reconocimiento a los funcionarios del Departamento Nacional de Planeacin y del Sistema General
de Regalas de los gastos de alojamiento y manutencin en que puedan incurrir, cuando previo acto administrativo
deban desempear funciones en un lugar diferente a su sede habitual.
RESOLUCIN DE COMISIN DE SERVICIOS: Se denominar resolucin de comisin al acto administrativo
mediante el cual se otorga una comisin de servicios a un funcionario del Departamento y el pago de los viticos
para la ejecucin de la misma.
GASTOS DE VIAJE: Es el reconocimiento que se hace a los contratistas del Departamento Nacional de Planeacin
y del Sistema General de Regalas de los gastos de alojamiento y manutencin en que puedan incurrir, cuando
previa orden de gastos de viaje deban realizar actividades relacionadas con el objeto del contrato en un lugar
diferente al de ejecucin del contrato.
ORDEN DE GASTOS DE VIAJE: Se denominar orden de gastos de viaje al formato mediante el cual se ordena la
realizacin de un desplazamiento a un contratista, fuera de la sede habitual donde se ejecuta el objeto del contrato y
el pago de gastos de viaje para la ejecucin del mismo.
AUTORIZACIN PARA EL DEPLAZAMIENTO DE UN CONTRATISTA DE PRESTACIN DE SERVICIOS: Los
contratistas que tengan incluida la clusula mediante la cual se aprueban los gastos de desplazamiento en su
contrato, debern solicitar la autorizacin del supervisor asignado para que se aprueben los gastos en que incurra
por dicho desplazamiento.
SEDE O LUGAR HABITUAL DE TRABAJO: Se entiende por ciudad, sede o lugar habitual de trabajo, el permetro o
lmite territorial del municipio o localidad donde se encuentra situada la oficina o dependencia a la cual ha sido
asignado el empleado o contratista de prestacin de servicios y en la que presta sus servicios de forma regular.
INFORME DE COMISION Y ORDENES DE GASTOS DE VIAJE: Se denominar informe de comisin y ordenes de
gastos de viaje, al informe que deben presentar los funcionarios y contratistas una vez finalizada la comisin u orden
de gastos de viaje, donde se debern especificar los objetivos y actividades desarrolladas durante el plazo
establecido en la resolucin de autorizacin.
OTROS GASTOS DE TRANSPORTE: Corresponde a los gastos de transporte incurridos desde y hacia el
aeropuerto, buses intermunicipales, taxis, colectivos y peajes previa resolucin o formato autorizado, para
desempear funciones o ejecutar actividades relacionadas con el objeto contractual en un lugar diferente a su sede
de trabajo y cuando el Departamento no suministre el servicio de transporte. Cualquiera de estos gastos deber
incluirse en la misma Resolucin que otorga la comisin o en el formato de orden de gastos de viaje que autoriza el
viaje, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal o a la Caja menor autorizada para realizar dichos
gastos.
TRANSPORTE ESPECIAL: Corresponde a aquel tipo de transporte no tradicional que es previamente autorizado y
utilizado en lugares de difcil acceso como semovientes, chalupa, lancha, entre otros.
5
DE LAS COMISIONES DE SERVICIO, GASTOS DE DESPLAZAMIENTO Y GASTOS DE VIAJE
La solicitud, aprobacin, prorroga, cancelacin y legalizacin de comisiones y ordenes de gastos de viaje deben
realizarse a travs del mdulo de viticos y gastos de desplazamiento que se encuentra incluida en SISGESTION.
CDIGO: CO-M01
Una vez se ingresa al mdulo se debe seleccionar si el viaje corresponde a una comisin de servicios para los
funcionarios o una orden de gastos de viaje para contratistas, escoltas y consejeros de dicha seleccin, de esto
depende el formulario que deber diligenciar para comenzar el trmite del viaje.
Todas las comisiones y rdenes de gastos al interior o al exterior del pas sin excepcin deben quedar registradas y
tramitadas en el mdulo de viticos y gastos de desplazamiento de SISGESTION.
Nota: En caso excepcional y previa comunicacin del Grupo Central de Cuentas de no encontrarse funcionando el
modulo, las comisiones de servicio y las rdenes de gasto de desplazamiento se realizarn en los formatos
establecidos en el Sistema de Gestin de Calidad.
5.1
Trmite de Viticos y Gastos de desplazamiento dentro del Pas
Viticos: El valor de los viticos corresponde al monto establecido en el Decreto Anual expedido por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, mediante el cual se fija la escala de viticos para las comisiones
de servicios al interior y exterior del pas de los funcionarios.
Gastos de desplazamiento: Para los contratistas y escoltas, aplica a partir del 1 de marzo de 2015, la tabla de
valores por ciudades, la cual fue establecida por la entidad y elaborada teniendo en cuenta el costo de vida por
ciudad, de acuerdo con la Circular No. 0018 del 16 de febrero de 2015.
En caso de realizar viaje a una o dos ciudades, en Ciudad Liquidacin el contratista deber elegir la ciudad
en la cual pernocte.
Cuando el contratista realice viajes a ms de dos ciudades, en la orden de gastos de viaje deber escoger
Otras Ciudades.
En caso de realizar viaje a otra ciudad donde no se tenga establecida la tarifa por ciudad, el contratista
deber escoger Otras Ciudades
As mismo, el contratista que no pernocte deber indicar en el campo de Ciudad Liquidacin, la ciudad de
la cual se est regresando y/o la ltima ciudad visitada.
Nota 1: Las rdenes de viaje otorgadas a consejeros y al personal de la Polica Nacional que preste el servicio de
escolta a la Direccin debern ser autorizadas y firmadas por el (la) Subdirector (a) Administrativo(a).
Nota 2: En las comisiones de servicio o desplazamiento a municipios cercanos a Bogot o ciudad principal como;
Mosquera, Cha, Cajic, Zipaquir, Fusa, Funza, Cota, Siberia, Madrid, Tabio, Sop, Tocancip, Soacha, Nemocn,
Cogua, Ramiriqu, Pacho, Choachi, no se autorizar pernoctar. Los funcionarios y contratistas a quienes se les
conceda comisin de servicios o gastos de desplazamiento en las condiciones antes anotadas, se les autoriza medio
da de viticos y se programaran gastos de viaje o transporte de acuerdo con lo establecido en el presente manual.
5
CDIGO: CO-M01
La solicitud de autorizacin de comisiones o gastos de desplazamiento, debe solicitarse con suficiente anticipacin,
mnimo siete (7) das de anterioridad para garantizar tarifas ms econmicas en los pasajes areos. Para que
apliquen los descuentos no se pueden modificar las reservas.
Nota 3: Si la solicitud se efecta en menor tiempo del enunciado se deben justificar las causas del imprevisto. Lo
anterior no aplica para el Director General, el Subdirector (a) Sectorial y el Subdirector (a) Territorial y de Inversin
Pblica.
Si en desarrollo de un desplazamiento se considera que es necesario realizar una prrroga para ampliar el trmino
de una comisin u orden de gasto de viaje, esta modificacin deber ser autorizada por el jefe del funcionario
mediante Resolucin o por el supervisor del contratista mediante Orden de Gastos de Viaje.
5.2
Trmite de Viticos y Gastos de desplazamiento fuera del Pas
Se autoriza el pago de viticos y Gastos de desplazamiento del pas, de acuerdo con lo establecido en el Decreto
anual expedido por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, mediante el cual se fija la escala de
viticos para las comisiones de servicios al exterior de los Funcionarios del Departamento y para los contratistas,
aplica a partir del 3 de marzo de 2015, la tabla de gastos de desplazamientos al exterior, la cual fue establecida por
la Entidad y elaborada teniendo en cuenta el costo de vida de las ciudades en el exterior, de acuerdo con la Circular
No. 0003 del 3 de marzo de 2015.
Para el trmite de comisiones al exterior ver Lineamiento para el trmite de Comisiones al exterior CE-L01 en
el Sistema de Gestin de Calidad.
Para el trmite de gastos de desplazamiento al exterior se debe diligenciar la orden de gastos de viaje y la
Justificacin de gastos de desplazamiento al exterior para contratistas.
5.3
5.3.1
Trmite de Gastos de Transporte

Transporte Terrestre
Taxis desde y hacia el aeropuerto para Funcionarios y Contratistas: se reconoce el valor de los taxis de acuerdo
con las siguientes especificaciones:
CIUDAD
TAXIS HASTA
BARRANQUILLA
$35.000,oo
BUCARAMANGA
$35.000,oo
CALI
$60.000,oo
MEDELLIN (Aeropuerto Jos Mara
Crdoba)
$60.000,oo
PASTO
$35.000,oo
NOTA: Otros aeropuertos fuera del permetro urbano se autoriza una
tarifa de hasta $35.000
CDIGO: CO-M01
Transporte Terrestre Expreso: No se realizarn pagos de transporte terrestre expresos (incluye alquiler de
vehculos) de requerirse el servicio la solicitud se realizar siempre y cuando se justifiquen los siguientes casos:
-
Problemas de orden pblico

Enfermedad comprobable
Problemas de Seguridad
Cuando el evento requiera traslado de materiales relacionados con las actividades del viaje.
Cuando no exista transporte pblico al destino sea ciudad o municipio
La solicitud de autorizacin deber enviarse con anticipacin, cuando el valor sea hasta por $ 150. 000.oo a
la Coordinadora del Grupo Central de Cuentas, para valores superiores a (la) Subdirector(a) Financiero(a).
NOTA: En caso de que el funcionario o contratista utilice un servicio expreso no autorizado el DNP pagar
el valor del transporte a la tarifa Comercial de transporte urbano de dicho desplazamiento.
Otros Gastos de Transporte: A los vehculos de propiedad del DNP se les reconoce el valor de combustible,
peajes, despinchadas y otros gastos relacionados con el desarrollo de la comisin.
5.3.2
Transporte Areo
Trmite para Reservas: La reserva de los vuelos deber realizarla la persona asignada por el jefe del funcionario o
supervisor del contratista directamente con la persona encargada de la agencia de viajes
Expedicin de tiquetes: Previa autorizacin de la orden de gastos de desplazamiento o Resolucin de
Comisin de Servicios, el funcionario o contratista designado por el supervisor del contrato deber autorizar la
expedicin del tiquete respectivo.
De acuerdo con el Decreto 1083 de 2015: Suministro de pasajes. A los comisionados al exterior se les podr
suministrar pasajes areos, martimos o terrestres solo en clase econmica. El Presidente de Repblica, el
Vicepresidente de la Repblica, los Ministros del Despacho, el Presidente del Senado la Repblica, Presidente de
Cmara de Representantes, el Contralor General de la Repblica, Procurador General de la Nacin, el Fiscal
General de la Nacin, los Presidentes de las Altas Cortes, el Registrador Nacional del Estado Civil, el Defensor del
Pueblo, podrn viajar en primera clase. Los Viceministros del Despacho, los Directores y Subdirectores los
Departamentos Administrativos, los miembros del Congreso, los Embajadores, Magistrados de las Altas Cortes, los
Superintendentes, los Ministros Consejeros, los Secretarios y los Consejeros Presidenciales de la Presidencia de la
Repblica, el Presidente de Ecopetrol S.A., el Alto Comisionado para la Paz, el Director General de la Agencia
Colombiana para la Reintegracin de Personas y Grupos Alzados en Armas podrn viajar en clase ejecutiva.
Pargrafo. Los Embajadores y Embajadores en Misiones Especiales podrn viajar en primera clase, previa
autorizacin del Ministro de Relaciones Exteriores. Los funcionarios o contratistas podrn viajar en clase econmica.
5.3.3
Transporte en vehculo propio a funcionarios y contratistas
El Departamento Nacional de Planeacin no reconocer gastos de transporte cuando los funcionarios o contratistas
decidan por su voluntad transportarse en vehculos de su propiedad; por lo tanto, el desplazamiento al lugar de la
comisin o gasto de viaje deber realizarse en buses de transporte pblico legalmente constituido y en ningn caso
se autoriza transporte en vehculos propios, ni pago de gasolina, ni de peajes.
El DNP queda exento de cualquier responsabilidad ante eventualidades que se presenten por la utilizacin del
vehculo propio, si se decide usarlo ser bajo la responsabilidad del propietario, en cuyo caso el DNP pagar el valor
del transporte a la tarifa comercial de dicho desplazamiento.
CDIGO: CO-M01
5.4 Legalizacin
De acuerdo con las directrices impartidas por el DNP mediante Decreto 2768 del 28 de Diciembre de 2012 en
materia de Legalizacin de gastos de viaje, el articulo 7 cita lo siguiente: La legalizacin de los gastos de la caja
menor deber efectuarse durante los cinco (5) das siguientes a su realizacin.
Para el caso de los gastos efectuados con recursos del SGR, el Artculo 7 del Decreto 0146 del 6 de febrero de
2013 establece lo siguiente: La legalizacin de los gastos de caja menor deber efectuarse durante los diez (10)
das siguientes a su realizacin
En ambos casos, no se podrn entregar nuevos recursos, hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior.
Para legalizar el viaje realizado, el funcionario o contratista deber presentar lo siguiente:
Al Grupo Central de Cuentas de la Subdireccin Financiera:
Formato de legalizacin de viaje diligenciado a travs del mdulo de viticos de SISGETION

debidamente firmado
Pasabordos o certificado expedido por la Agencia de Viajes.
Informe de comisiones de servicio o gastos de desplazamiento al interior del pas.
Tiquetes terrestres (emitidos por empresas de transporte legalmente constituidas o recibos de caja
debidamente diligenciados con el nmero de placa del vehculo, cedula del conductor y telfono de
contacto, segn sea el caso).
Nota 1: Las comisiones sin erogacin se legalizarn con informe de comisin con la respectiva aprobacin del jefe
inmediato en la Subdireccin de Recursos Humanos.
Nota 2: El control del cumplimiento de los plazos establecidos para legalizacin y entrega de informes es
responsabilidad del supervisor del contrato o jefe inmediato.
Nota 3: Los viticos y gastos de desplazamiento pagados y no utilizados debern reembolsarse, en forma inmediata,
al responsable de la caja menor en el Grupo Central de Cuentas o a la Tesorera del DNP si el trmite se realiz por
cadena presupuestal.
Para legalizar las comisiones de servicio y los gastos de desplazamiento, los documentos que soportan los gastos
efectuados deben cumplir con los siguientes requisitos:
Obligados a expedir Factura (Responsables Rgimen Comn):
Denominarse expresamente Factura de Venta

Identificacin del vendedor o de quien presta el servicio (Nombres y apellidos o razn social y NIT del
vendedor o de quien presta el servicio los cuales deben estar preimpresos).
Ciudad, direccin y telfono
Identificacin del adquiriente de los bienes y servicios y NIT
Discriminacin del IVA pagado
Numeracin consecutiva
Fecha de la expedicin
Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
Valor total de la operacin
Identificacin del impresor
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CDIGO: CO-M01
Calidad de agente retenedor del IVA

Resolucin de autorizacin DIAN
Tener en cuenta que sern los documentos equivalentes a la factura solo los siguientes:
Tiquetes de mquinas registradoras o facturas POS (point of sale) siempre y cuando tengan los
requisitos de facturacin.
Tiquetes de transporte de pasajeros expedidos por empresas legalmente constituidas
Plizas de seguros
Documentos expedidos para el cobro de peajes.
Tiquetes o billetes de transporte areo de pasajeros.
El campo de los documentos soporte de pago (recibos) deben ser tramitados en su totalidad y tanto estos como
facturas no deben presentar tachones ni enmendaduras.
5.5
Cancelacin o Cambios en la Programacin de la Comisin
Si por causa ajena a la voluntad del funcionario o contratista el viaje se cancela o aplaza, este o la persona delegada
deber enviar inmediatamente la justificacin por medio de correo electrnico al Grupo Central de Cuentas con copia
a la Agencia de Viajes evitando el cobro del tiquete o cobros adicionales generados por la no utilizacin de este.
En casos excepcionales, si el cambio de itinerario implica un costo adicional menor o igual a $150.000, debe solicitar
autorizacin ante la Coordinadora del Grupo Central de Cuentas, si supera este valor el tramite debe hacerse ante el
(la) Subdirector(a) Financiero(a).
Cuando el funcionario o contratista se vea obligado a prorrogar los das de la comisin o gasto de viaje este deber
inmediatamente informar a su dependencia para que se diligencie el formato de Resolucin de comisin u orden de
gasto de viaje en SISGESTION con la justificacin de la prrroga, es indispensable tener para los funcionarios
nmero de Resolucin, de lo contrario no ser posible cancelar los das adicionales de viticos o gastos de
desplazamiento.
Es importante tener en cuenta que cualquier tiquete adicional, modificacin o penalidad que se requiera deber ser
tramitado con la Agencia de viajes del DNP.
5.6
Liquidacin de los Viticos y Gastos de Viaje
Viticos o Gastos de Desplazamiento

Se reconocern las tarifas de gastos de desplazamiento autorizadas por el DNP vigentes a la fecha que se realice el
viaje y que corresponde al nmero de das que dure la comisin. En caso de pernoctar se reconocer el 100% de la
tarifa, si el viaje de ida y regreso se efecta el mismo da se pagar el 50% de la tarifa diaria, sin embargo, si el
funcionario tiene que pernoctar una noche se pagar la tarifa de 100% + 50% que es el equivalente a 1.5 das.
Descuentos Efectuados para Contratistas
Retencin en la Fuente: Por Gastos de Desplazamiento a los Contratistas se efecta la Retencin en la

Fuente, de acuerdo con la reglamentacin vigente.
Retencin en la Fuente por IVA: De igual forma al contratista que pertenece al Rgimen Comn se le
efecta retencin sobre el IVA, que equivale al 15%. Las facturas deben cumplir los requisitos del Art. 617
del Estatuto Tributario y su Resolucin debe estar vigente al momento de la expedicin.
9
CDIGO: CO-M01
Cupos para Viticos, gastos de desplazamiento y tiquetes

El DNP anualmente asigna a cada dependencia un cupo de recursos para Viticos, gastos de desplazamiento y
tiquetes, para facilitar el control de la ejecucin de estos en el disco (O) se cuenta con ruta de acceso O:\ Cupos
Para Gastos de Desplazamiento, Viticos y Tiquetes; donde todas las dependencias que tienen asignados recursos,
ingresan a la base de datos de seguimiento en los cuales encuentra el informe general de ejecucin y el detalle de
todos los desplazamientos realizados.
6
DE LAS RESPONSABILIDADES
No est permitido:
Ejecutar una comisin o gastos de desplazamiento sin que medie una Resolucin u orden de gastos
que la ordene.
Violar el rgimen de Contratacin, en la ejecucin de gastos
Prorrogar el tiempo de la comisin o gasto de desplazamiento sin cumplir el procedimiento.
Efectuar la legalizacin de la comisin fuera del plazo fijado
Fecha aprobacin: 29 de Julio de 2016
Revis:
__________________________
Yaneth Liliana Enriquez Soto
Coordinadora Grupo Central de Cuentas
Aprob:
____________________________
Josefina Acevedo Ros
Subdirectora de Recursos Humanos (E)
____________________________
Marina del Carmen Vaca Montenegro
Subdirectora Financiera (E)
10

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