COORDINACIÓN ZONAL 1

Fecha de elab: 30/01//2023

DISTRITO 08D04 QUININDE - SALUD Área / Proceso: ARCHIVO CENTRAL
Archivo Distrital 08D04 Quninde-Salud

INFORME TÉCNICO No. 03

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ANTECEDENTE:

La salvaguarda de documentos públicos de carácter histórico se remonta al período

presidencial de José María Plácido Caamaño, el 17 de enero de 1884, con la creación
del Archivo Nacional, institución dependiente del Ministerio de lo Interior y que fue
creada con el objeto de constituirse en el custodio del Patrimonio Documental de la
Nación.

Y la emisión del Decreto Ejecutivo No 985, del 13 de enero del 2011, se reorganizó el
Sistema Nacional de Cultura y el Archivo Nacional Pasó a formar parte del Ministerio
de cultura.

OBJETIVO:

El Archivo Nacional crea condiciones de seguridad e integridad para salvaguardar el

Patrimonio Documental. Actualiza su gestión para brindar una información oportuna y
veraz a los usuarios. Ofrece asistencia técnica a archivos públicos y privados e
institucionaliza procesos que responden a las políticas del Sistema Nacional de
Archivos.
Asegura una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación debe
permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se deteriore
por la acción de la humedad, fuego, aire,... y evitar su pérdida.
Satisface eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los documentos
están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento solicitado, y se
proporcionan los datos en forma oportuna.

Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como

contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.

Coordination Zonal 1- Salud

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DIRECCIÓN DISTRITAL 08D04 Quinindé – Salud

DIRECCIÓN: Calle 3 de Julio y Victor Villegas
Funcionalidad Acciones Realizadas para
Estado Actividad
del Archivo subsanar Novedades
El archivo está ubicado en
Regular / el Hospital Padre Alberto Empecé con la petición de un lugar
Área de Archivo
Propio Buffoni en la parte adecuado para archivo.
posterior.
Ing. Carolina Vasconez Bonilla
Técnico de archivo Cubierto Mediante Acción de Personal.

Técnico de ventanilla Cubierto Mediante Acción de Personal.

Ing. Carolina Vasconez Bonilla
La documentación se encuentra,
Estado de La documentación se encuentra foliada y
Bueno expurgada, foliada (Porcentaje
Documentación: organizado.
de cumplimiento) 5%.
Informar el estado y avance Hasta ahora se ha logrado foliar y organizar por
Inventario Si (Porcentaje de cumplimiento) departamentos los documentos en sus respectivas
5%. cajas archivadoras.
Se ha etiquetado un 5% de las
Se está realizando aun el etiquetado de los
Etiquetado Si cajas archivadoras con su
documentos que faltan.
respectiva documentación.
Se ha expurgado un 10% de la Se está continuando con el expurgo de la
Expurgo o depuración Si
documentación. documentación.
La documentación se encuentra
archivada por año y guardada en
cajas de conservación, Se encuentra organizado en cajas archivadoras por
Organización de Archivo Si
organizada paulatinamente departamentos y años.
aplicando la norma vigente

Computadora en Archivo Si La computadora es de archivo. La computadora es del departamento de archivo.

Se procedió a informar los avances del
El departamento de archivo no departamento de archivo y al mismo tiempo dando a
Escáner en Archivo NO conocer que no contaba con el
cuenta con escáner.
Escáner con el número de Quipux Nro. MSP-CZ1-
08D04-AF-2018-3170-M
Se procedió a informar los avances del
departamento de archivo y al mismo tiempo dando a
Cuento con cajas archivadoras si conocer que ya se cuenta con estanterías, que se
Estantería en Archivo SI tengo estanterías no todas las realizó una gestión de actividad pero no contamos
necesarias con todas las necesarias se reincide la solicitud para
contar con las necesarias con el número de Quipux
MSP-CZ1-08D04-AF-2018-3

Si cuento con cajas archivadoras

Cajas de conservación Si Si cuento con cajas conservadoras adecuadas.
adecuadas.
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Material de
si se cuenta con,
protección si se cuenta con, mascarillas.
Si mascarillas.
(mascarillas,
guantes y extintor)

Evidencia Fotográfica de:

Etiquetado
Organización

PLAN DE ACCIÓN:

Se esta organizando los archivos pasivos por departamentos.

Continuar y avanzar en la aplicación de la Normativa Legal Vigente sobre el manejo de

archivos, a fin de mejorar el trabajo con eficiencia y eficacia.
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CRONOGRAMA:

ACTIVIDADES FECHA DE FECHA RESPONSABLE

INICIO FINAL
Transferencia de documentos En forma
del archivo activo al archivo continua Técnico de Archivo
central
Revisar cuidadosamente los 02-01-2023 30-12-2023
documentos recibidos,
aplicando el expurgo. Técnico de Archivo

Continuar con la foliación, 02-01-2023 30-12-2023

etiquetado y organización del
archivo en cajas de Técnico de Archivo
conservación.
Llenar las matrices de 02-01-2023 30-12-2023
inventario y custodiar los
documentos existentes en el Técnico de Archivo
archivo central.
Digitalización de documentos 02-01-2023 30-12-2023 Técnico de Archivo
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CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
-No se receptará documentación que no esté foliada, expurgada y etiquetada, ya que es responsabilidad de los
procesos que producen la información.
-Capacitación a los Procesos y Unidades Operativas para proceder a la entrega de documentación a Archivo
Central.
- Se esta en el proceso de escáner.

Atentamente:
Nombre Cargo Fecha Sumilla
Elaborad Ing.Carolina TECNICO DE
o ARCHIVO DISTRITAL 30/01 /23
Vasconez 8D04 QUININDE - Firmado electrónicamente por:
CAROLINA ESTEFANIA
SALUD VASCONEZ BONILLA