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PRODUCTOS LÁCTEOS LA QUINTA S.A. DE C.V.

INVENTARIO CONTABLE DE CIERRE ANUAL


PROCEDIMIENTO

Este Procedimiento es propiedad de Productos Lácteos LA QUINTA S.A de C.V. y debe permanecer en la
Carpeta de Manual de Procesos de Abastecimiento, así como también en la Base de Datos de la empresa para
su consulta.

El presente procedimiento con revisión No. 1 consta de 7 páginas sobre el Conteo Físico de Inventario Contable
de Cierre Anual, se implementará a partir de Diciembre 2016 y se actualizará conforme a las necesidades de
la organización.

El presente Procedimiento es elaborado por el Área de Abastecimiento de Materiales, es revisado y aprobado


por la Gerencia General de Productos Lácteos LA QUINTA S.A de C.V.

Elaborado por: Ing. Edgar Torres Gtz


Cargo: Jefe de Abastecimiento
Fecha: Diciembre 2016

PMAT. Rev 1 Diciembre 2017


PRODUCTOS LÁCTEOS LA QUINTA S.A. DE C.V.

INVENTARIO CONTABLE DE CIERRE ANUAL


PROCEDIMIENTO

Contenido

A. Objetivos del Conteo físico de Inventario. ..................................................................................................... 3


B. Alcance ......................................................................................................................................................... 3
C. Antes del Conteo Almacén ............................................................................................................................ 4
D. Antes del Conteo Áreas ................................................................................................................................ 5
E. Antes del Conteo Equipos ............................................................................................................................. 5
F. Durante el Conteo ......................................................................................................................................... 6
G. Después del conteo ...................................................................................................................................... 7

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INVENTARIO CONTABLE DE CIERRE ANUAL


PROCEDIMIENTO

A. Objetivos del Procedimiento de Conteo físico de Inventario.

1. Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de Materia Prima y Producto
Terminado de la Empresa.

2. Preparar el personal y material necesario para la toma de inventario físico.

3. Organizar la toma de inventario físico de Materia Prima y Producto Terminado de tal manera que el
mismo se lleve a cabo de manera ágil, confiable, seguro y transparente.

4. Los Artículos a Contar son:

a. Queso: Oaxaca, Panela, Ranchero.


b. Mantequilla.
c. Crema.
d. Suero.
e. Leche Entera.
f. Materia Prima Principales: Grasas y Leche en Polvo.
g. Materia Prima Insumos: Aditivos.
h. Materia Prima Empaque.
i. Materia Prima Muestras.

B. Alcance.

El Presente Procedimiento alcanza a las áreas Contabilidad, Producción, Abastecimiento y Distribución


de las Plantas ubicadas en San José Iturbide, Gto. y en Querétaro, Qro.

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PROCEDIMIENTO

C. Antes del Conteo Almacenes.

1. De ser necesario, se pueden marcar previo al conteo, áreas que correspondan a cada equipo, con
claves que determinan los grupos de trabajo, separadas por grupos de artículos de tal manera que no
se invadan los territorios de cada uno. A1, A2, B1, B2, etc. El número corresponde al equipo y la letra
al orden de conteo.

2. Lograr que el conteo se realice ágil, confiable y seguro. Los artículos iguales deben estar en un
mismo sitio o varios, si es necesario pero definidos. Comprobar el acomodo, orden, distribución,
pasillos, flujo del conteo.

3. Necesidades internas para el conteo: Llaves de acceso, Horario y asistencia del personal de los
almacenes, Cintas métricas, Sistemas PEPS, patín, tarimas, empaquetar la mercancía pequeña,
Orden y Limpieza.

4. Hacer un simulacro con la papelería y el material. Contar algunos artículos, identificarlos y anotarlos
en el listado de conteo. Corregir desviaciones.

5. Planear para que al final, la recopilación del material sea expedita, segura y confiable.

6. Identificar mercancía recibida, no registrada. Buffer o Tránsito.

7. Dentro de lo posible y sin afectar la operación, detener entradas y salidas durante el conteo.

8. El día del conteo deben estar registradas todas las entradas y salidas de Almacén, previas al
conteo.

9. Comprobando que el último movimiento fue registrado en sistema. (Entradas, Salidas, SMT
Solicitudes de Materiales, Remisiones).

10. Efectuar antes del inicio de conteo la consolidación y preparación del Inventario en Sistema.

11. Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de inventario, de tal
manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades propias de sus cargos dentro de la
empresa, planificando previamente para que permita dedicación exclusiva a la realización del
inventario, dando mayor agilidad al proceso.

12. Debe prohibirse para esta actividad el uso de teléfonos celulares, no pasar llamadas, ni dejar utilizar
elementos electrónicos que distraigan al personal de sus labores, etc.

13. Al personal encargado de manipular los bienes a inventariar dotarlos con la protección necesaria
(guantes, mascarillas, petos, cinturones, etc.) acorde al reglamento de protección e higiene y
seguridad industrial.

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D. Antes del Conteo Áreas.

1. CREMA: Entregará El Inventario Inicial de Crema y Mantequilla. Responsable: Rafael Salazar.

2. PRODUCCIÓN: Entregará el Inventario Inicial de Materia Prima, Compuestos, Suero, Leche


Entera, Producto Terminado y Reproceso. Responsable: Amelia Velázquez.

3. ALMACÉN: Entregará Inventario de Materia Prima. Responsable: Lizandro Villanueva.

4. ABASTECIMIENTO: Entrega Listados con artículos (con stock y columnas para Materia Prima en
Almacén, Materia Prima en Proceso, Producto Terminado), tablas de apoyo, lápices, borrador,
calculadora de bolsillo, maskin tape, marcadores. Edgar Torres Gtz.

E. Antes del Conteo Equipos.

1. Instalaciones:
a. Almacén Planta Querétaro.
b. Almacén Planta San José Iturbide.
c. Almacén IBA.
d. Almacén ARGO.

2. El día y hora de inicio de conteo: será el día jueves 28 de diciembre de 2017 a las 9:00 horas.

3. Definir dos equipos participantes del conteo para cada Planta: de preferencia mixto y 4 personas
por equipo (por ejemplo: 1 almacenista, 1 contador interno, 1 auditor, 1 producción)

4. Nombrar Jefe de Equipo: Designado para garantizar que se cumplan los objetivos perseguidos por la
empresa con la toma física del inventario de los bienes durante todo el proceso, observando especial
cuidado en que se cumpla la transparencia de la toma de información.

5. Nombrar Personal de Conteo: Constatar que el artículo sea identificado, dictar al anotador el código
del artículo y las demás características o información básica que identifican al bien.

6. Nombrar Anotador: Anotar existencia física que dicte el Personal de Conteo. Si se evidencia que el
bien no se encuentra registrado, se procede a incluirlo en la planilla tomando nota de toda la
información de rigor.

7. Guía de Inventario: Es el Auxiliar administrativo de cada Almacén, designado para garantizar que se
cumplan los objetivos perseguidos por la empresa con la toma física del inventario de los bienes

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PROCEDIMIENTO

durante todo el proceso, observando especial cuidado en que se cumpla la transparencia de la toma
de información.

- Garantizar que todo el proceso de la toma física de inventario se cumpla según el procedimiento
satisfactoriamente.
- Coordinar, orientar e impartir las instrucciones necesarias a las personas involucradas antes,
durante y después de todo el proceso.
- Consolidar toda la información arrojada por el inventario.
- Cotejar junto con el Jefe de Abastecimiento a cargo del control, custodia y salvaguarda de los
bienes los resultados obtenidos.

8. El Orden a contar será de la siguiente manera:

FAMILIA CONCEPTO EQUIPO 1 EQUIPO 2


MPR Materia Prima Principal Almacén. 10 14
MPRP Materia Prima Principal Producción. 6 7
MPI Materia Prima Insumos Almacén. 11 12
MPIP Materia Prima Insumos Producción. 7 8
MPEA Materia Prima Empaque Almacén. 12 13
MPEP Materia Prima Empaque Producción. 8 9
MPPP Materia Prima en Proceso Producción. 9 6
MPPA Materia Prima en Proceso Almacén. 13 11
MPM Materia Prima Muestras Almacén. 14 10
PT Producto Terminado. 1 1
CRE CREMA. 3 3
MAN MANTEQUILLA. 5 5
SUE SUERO. 2 2
LECHE LECHE. 4 4

F. Durante el Conteo.

1. Iniciar el trabajo de conteo por el mismo orden del 1 al 14.

2. Empezar a contar de acuerdo al acomodo de los artículos a contar.

3. Si es necesario, marcar cada área que haya sido contada (anaquel, pared, piso, etc. con etiquetas,
maskin tape, marcador, pintura, marbetes, etc.) para no repetir el conteo.

4. Efectuar doble conteo para darle seguridad y confiabilidad.


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PROCEDIMIENTO

G. Después del conteo.

1. Se hará la comparación de conteos físicos de los dos equipos, en caso de haber diferencias, se
realizará un tercer conteo.

2. Comparar Conteo contra Sistema, determinar diferencias y contabilizarlas.

3. El Guía de Inventarios consolidará en Sistema el Inventario de Materia Prima en Almacén.

4. Los miembros de cada equipo firman los documentos de Conteo Físico.

5. Los miembros de cada equipo llenan el formato de Comentarios y/o Sugerencias. Esto para
retroalimentación del área.

6. El Jefe de Abastecimiento Consolida el Inventario Contable de Cierre de Año y lo entrega, vía correo
electrónico, al área de Finanzas, Contabilidad, Producción y Gerencias de Planta.

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