FORMATO ACTA DE REUNION F-SIG-FO-GC-001

EMPRESA SOCIAL DE ESTADO Versión:

1
HOSPITAL ORITO
Nit: 846000474-7
Elaborado: 03/02/2017
“ACCIÒN POR LA SALUD DE TODOS”

ORGANIZACIÓN ARCHIVO CENTRAL E

No Acta: 011 Tema:
HISTORICO
Lugar
Fecha: 29 mayo 2017 Área: Archivo ARCHIVO
:
Hora Hora
4:00 PM 5:00 PM
Inicio: Fin:

1. ANTES DE LA REUNION

Objetivo Evaluación de la organización archivo clínico Central e histórico

Socializar proceso de eliminación de historias clínicas

Agenda
Digitalización Base de datos mensual
(Temas importantes para
Organización de archivo clínico
el logro de los objetivos)
Puntos varios

2. SEGUIMIENTO COMPROMISOS ACTA ANTERIOR.

No Cumplimient
Compromiso Responsable
. o (SI/NO)
Organizar archivo central,
1 Aux. Archivo 30 /jun/2018
gestión e histórico.
2 Digitalizar archivo histórico Aux. archivo 30 /jun/2018

3 Depurar archivo histórico Aux. Archivo 30 /jun/2018

3. DESARROLLO DE LA REUNION

(Descripción de los aspectos tratados en la reunión)

En la oficina de Archivo, siendo las 4:00 pm del día lunes 29 de abril de 2018, se reúnen los
integrantes de archivo, con el fin de evaluar la organización del archivo central e histórico y
depuración de historias clínicas.

Da inicio a la reunión Carlos Cortez, y lee los objetivos de la reunión para continuar con el
proceso para la organización del archivo clínico y eliminación de historias clínicas, teniendo
en cuenta los compromisos en el acta anterior para finalizar el 30 de junio de 2018.

1. Socializar proceso de eliminación de historias clínicas: Ing. Carlos explica a los

auxiliares de archivo sobre la eliminación de las historias clínicas de usuarios que no
volvieron a recibir atención por más de 20 años. Se debe tener toda la normatividad,
__________________________________________________________________________________
 investigación, documentación y los procesos necesarios por tratarse de un
documento privado e historial clínico del usuario. Por lo tanto tomara tiempo la
eliminación, más sin embargo solicita, continuar con la digitalización y organización
del archivo histórico, el cual consta separar las historias a eliminar, y en el momento
que se haya realizado todo conforme la ley se procederá hacer la eliminación.
2. Digitalización Base de datos mensual: Diariamente se están digitando 600 usuarios a
la base de datos y se proyecta terminar el 30 de junio de 2018.
3. Organización de archivo clínico: Este trabajo se mira el orden a medida que se digita
y se archiva en cajas continuas, pero aún quedan bastante cajas que contienen Az
con información de atención en urgencias y otras áreas.
4. Otros puntos:
 Escaneo de historias clínicas: Una persona continúa realizando el escaneo de
historias clínicas, se registra en base de datos y se adjunta al infosalud historia
net.
 Atención al usuario, archivo de historias clínicas de brigadas, urgencias, pyp y
otras. Se distribuye las actividades entre las tres (3) personas auxiliares del área
de archivo y estadística.

4. COMPROMISOS

N Fecha de
Descripción Responsable
o Finalización
1 Organizar archivo central e histórico. Aux. Archivo 30 /jun/2018

2 Digitalizar archivo histórico Aux. archivo 30 /jun/2018

3 Depurar archivo histórico Aux. Archivo 30 /jun/2018

5. REGISTRO PARTICIPANTES

Firma
No. Nombres y Apellidos Identificación Cargo
1
2
3
4      

6. FIRMA RESPONSABLE DEL EVENTO

Nombre Empresa: Ese Hospital Orito

Nombre: Carlos Enrique Cortez

Firma:

Cargo: Técnico Operativo de estadística y Archivo de historias clínicas

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