ELABORACION INFORME DE ENSAYO

FECHA: 2022.01.03 VERSION: 01

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE ULTIMA
VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO
VERSIÓN

00 2021.08.02 Versión Original.

01 2022.01.03 Se ajusta el procedimiento en el numeral 4

donde se incluye la responsabilidad del Jefe
de Laboratorio, numeral 6.1.5 (literal h, i),
6.2.4 (literal j, k), 6.3.4 (literal q, r); donde se
incluye la revisión y aprobación de los
informes, así como el numeral 6.4 ítem 3, 4,
donde se cambia la palabra reporte por
informe y el ítem 8, donde se incluye el
aporte del jefe de laboratorio en los
informes.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Analista de Laboratorio Coordinador de Laboratorio Jefe de Laboratorio
Kelly Villegas Daimer J. Torres G. Yeider Castillo

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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos que aplican para la elaboración, modificación, revisión y emisión de
informe de ensayo correspondientes a los ejecutados en el Laboratorio Control de
Contaminación Ltda. Estos lineamientos están encaminados a la obtención de la mayor
información posible para presentar resultados confiables y veraces.

Asegurar que los informes de ensayo físico-químicos emitidos por el Laboratorio Control de
Contaminación Ltda., sean claros y precisos y lleguen al cliente de una manera oportuna y segura,
en conformidad con sus necesidades y de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Norma
ISO/IEC 17025:2017

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los informes de ensayo emitidos por el Laboratorio de control
de contaminación Ltda.

3. POLITICAS
Los Analistas del laboratorio deben emitir resultados claros, sin enmendaduras y sin ambigüedad.

Cuando el cliente solicita evaluación de los resultados obtenidos, recomendaciones o cualquier

otro tipo de información se dejará consignado en las observaciones o en la conclusión del estudio.

Cuando el cliente solicite una modificación que no afecte los resultados de los análisis, se modificará
el informe de ensayo y en la parte superior del reporte se incluirá “este reporte reemplaza y modifica
al reporte número” y se debe incluir en el informe la razón del cambio

Cuando el cliente adiciona un análisis y el informe ha sido emitido, se elabora un nuevo informe que
se identifica como adición y por consiguiente tiene el mismo código del informe madre.

El sistema interno de información del Laboratorio, permite realizar la trazabilidad de la muestra desde
su recepción hasta la emisión de los resultados, ya que se pueden verificar los responsables, las fechas
de ingreso, modificación y cambios de los informes, además restringe las modificaciones por medio
de una clave de usuario que está asignada al laboratorio. En caso de que no exista concordancia de
los datos detectados en el sistema interno de información del laboratorio se realizará la verificación
de la información, se notificará al Coordinador de laboratorio para modificar los datos, quien, bajo
autorización del Jefe de Laboratorio, habilita la modificación de los resultados, en el sistema interno
de información queda registrada la modificación realizada. Cuando la no concordancia sea detectada
fuera del Laboratorio, se generará una no conformidad y se realizará el seguimiento pertinente por
medio del sistema interno de información; revisando desde el ingreso de la muestra, el procesamiento
y reporte con la fecha de realización y los responsables del proceso. Los informes que llegan del
laboratorio externo se ingresan directamente al Informe Final, de igual forma se envía vía correo
electrónico los informes al cliente.

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4. RESPONSABILIDADES

a. El Coordinador de Laboratorio, tiene la responsabilidad y autoridad para asegurar la pertinencia,

exactitud y confiabilidad de los informes de ensayo emitidos por el Laboratorio referidos en el
alcance, así como autorizar las modificaciones al informe de ensayo.

b. El Jefe de Laboratorio tiene la responsabilidad de la aprobación del informe.

c. Los Analistas son responsables de elaborar el informe de ensayo del producto analizado, y las
modificaciones si se requieren, siguiendo los lineamientos establecidos en el presente
documento.

5. DEFINICIONES

a. Informe de Ensayo: El informe se refiere a una declaración escrita, que describe las cualidades,
las características y el contexto de algún hecho, se trata pues de una elaboración ordenada
basada en la observación y el análisis.

b. Aseguramiento de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar

confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad.

c. Control de la Calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los

requisitos de la calidad.

d. Ensayo o Prueba: Operación técnica que consiste en la determinación de una o más

características o desempeño de un producto, material, equipo, organismo, fenómeno físico,
proceso o servicio dado, de acuerdo a un procedimiento especificado.

e. Método de Análisis: Define el procedimiento técnico para determinar una o más características
específicas de un producto o material.

6. DESARROLLO 1

6.1. Informe de Ensayo Gravimétrico Calidad de Aire contiene:

a. Logotipo del laboratorio

b. En la parte superior izquierda y derecha contiene información (Fecha, Identificación y versión
del formato).

6.1.1. Datos de la Empresa (Control de Contaminación)

a. Nombre
b. Nit:
c. Dirección

6.1.2. Identificación del Cliente

a. Código del Cliente
b. Código de Informe

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6.1.3. Identificación de la Muestra

a. Fecha de recepción
b. Fecha de Análisis
c. Fecha de Reporte
d. Nombre del punto
e. Variable a Determinar
f. Método Analítico
g. Equipo
h. Condiciones Ambientales (T°C y %H)

6.1.4. Datos de Muestra

a. Fecha recogida de Muestra
b. Código de la Muestra

6.1.5. Datos de Análisis

a. Peso Inicial
b. Peso Final
c. Peso del Residuo
d. Incertidumbre
e. Observaciones
f. Nota
g. Responsable analista de laboratorio
h. Revisó Coordinador de Laboratorio
i. Aprobó Jefe de Laboratorio

6.2. Informe de Ensayo Gravimétrico Isocinetico contiene:

a. Logotipo del laboratorio

b. En la parte superior izquierda y derecha contiene información (Fecha, Identificación y versión
del formato).

6.2.1. Datos de la Empresa (Control de Contaminación)

a. Nombre
b. Nit
c. Dirección

6.2.2. Identificación del Cliente

a. Código del Cliente
b. Código de Informe

6.2.3. Identificación de la Muestra

a. Fecha de recepción
b. Fecha de Análisis
c. Fecha de Reporte
d. Nombre de la fuente
e. Variable a Determinar
f. Método Analítico
g. Equipo
h. Condiciones Ambientales (T°C y %H)
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6.2.4. Datos Análisis

a. Fecha Toma de Muestra
b. Material Particulado en Filtros (Código del filtro-Peso inicial-Peso final-Residuo del filtro)
c. Material Particulado en Solución (Código de la muestra-Peso inicial-Peso final-Residuo de la
solución).
d. Peso del residuo (Filtro + Solución)
e. Incertidumbre
f. Concentración del Blanco de Acetona (Lote-Fecha de análisis-Peso inicial-Peso final-Resultado-
Cumplimiento.
g. Nota
h. Responsable Analista de Laboratorio
j. Revisó Coordinador de Laboratorio
k. Aprobó Jefe de Laboratorio

6.3. Informe de Ensayo Gases contiene:

a. Logotipo del laboratorio

b. En la parte superior izquierda y derecha contiene información (Fecha, Identificación y versión
del formato).

6.3.1. Datos de la Empresa (Control de Contaminación)

a. Nombre
b. Nit
c. Dirección

6.3.2. Identificación del Cliente

a. Código del Informe

b. Código del Cliente

6.3.3. Identificación de la Muestra

a. Fecha de recepción
b. Fecha de Análisis
c. Fecha de Reporte
d. Método
e. Nombre del Punto
f. Tipo de Muestra
g. Condiciones Ambientales

6.3.4. Resultados de Análisis

a. Fecha toma de muestra

b. Código de la muestra
c. Volumen solución absorbente para la toma de muestra (V1)
d. Volumen de muestra ingresada al laboratorio (Vm)
e. Volumen total en que se expresa la muestra (Vim)
f. Factor de dilución (F)
g. Volumen de alícuota analizada (Va)
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h. Factor de dilución (D)

i. Absorbancia nm (muestra – blanco)
j. Masa (0 y T)
k. Incertidumbre
l. Equipo utilizado
m. Datos de la curva de calibración
n. Observaciones
o. Nota
p. Responsable analista de laboratorio
q. Revisó Coordinador de Laboratorio
r. Aprobó Jefe de Laboratorio

6.4. DESARROLLO 2

ITEM DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE

Los resultados son reportados de manera exacta, clara, objetiva e
inequívoca, de conformidad con los lineamientos establecidos en los
respectivos procedimientos de ensayo,
Al momento de generar el informe, se debe recoger los siguientes Coordinador de Laboratorio y
1
documentos: / o Analista de Laboratorio

 Cadena de custodia
 Formato de análisis del laboratorio
registrar los resultados en el formato Excel “Informe de Ensayo
Coordinador de Laboratorio y
2 Gravimétrico Calidad de Aire”, “Informe de Ensayo Gravimétrico
/ o Analista de Laboratorio
Isocinetico”, “Informe de Ensayo Gases”.
Se diligenciará el informe de acuerdo al numeral 6 dependiendo de Coordinador de Laboratorio y
3
los resultados / o Analista de Laboratorio
Se generará un código de informe consecutivo que indica la
secuencia de los mismos. El cual se identifica de la siguiente manera:
Coordinador de Laboratorio y
4 Análisis Gravimétrico: REPLAB0001
/ o Analista de Laboratorio
Análisis Gases: REPLABG0001, el numero define la secuencia de los
reportes emitidos.
El informe Excel se convertirá a pdf, se monta en la carpeta
correspondiente (Reportes Lab – Filtros – Reportes para firmar). el
5 Analista de Laboratorio
analista firmará el informe por medio de una firma escaneada en
acrobat.
Una vez firmado el informe, se reemplaza por el anterior y se informa
6 al coordinador de laboratorio quien verificará los resultados y Coordinador de Laboratorio
colocará su firma escaneada en acrobat, a manera de revisión.
Si se encuentra alguna inconsistencia con los resultados, se
Analista de Laboratorio y
7 procederá a realizar los ajustes correspondientes y volver a revisar el
Coordinador de Laboratorio
reporte para su revisión.
Una vez revisado el informe, el coordinador lo monta en la aplicación
Dropbox, carpeta laboratorio, para que el Jefe de laboratorio lo
Coordinador de Laboratorio Y
8 apruebe, quien plasmará su firma escaneada de acrobat e
Jefe de Laboratorio
inmediatamente se genera un movimiento en el Dropbox,
evidenciando los cambios y el coordinador procede a su gestión.

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Si por alguna razón el Jefe presenta inconveniente con el ingreso a

Dropbox, solicitará acceso remoto al sistema del laboratorio por
medio de la aplicación AnyDesk, y tendrá disponible los reportes por
firmar, así como también cualquier otro documento que lo requiera.
El informe en PDF se enlaza con un hipervínculo en el “Consecutivo Coordinador de Laboratorio y
9
de Informes del Laboratorio”. / o Analista de Laboratorio
Enviar el informe PDF por correo electrónico a la asistente técnica, Coordinador de Laboratorio y
10 dejando constancia en el formato “Entrega de Resultados de / o Analista de Laboratorio y
Laboratorio Asistente Técnica
Una vez que el departamento de ingeniería reciba el informe de
laboratorio y encuentra que existe una inconsistencia en los Ingeniero de Proyectos y/o
11
resultados, datos del cliente, información de la muestra. Solicitará los Jefe Técnico
cambios pertinentes al laboratorio.
El laboratorio revisara las observaciones solicitadas y procederá a
realizar los cambios que existan, generando el mismo código de
reporte seguido con un guion y numero que indica los cambios Coordinador de Laboratorio y
12
realizados. Ejemplo: REPLAB0001-1, significa que el reporte número / o Analista de Laboratorio
uno fue modificado en algún dato y se incluye la declaración de
“Modificación al informe #”.
Coordinador de Laboratorio y
13 Una vez finalizado los cambios continuar como lo indica el ítem 6.
/ o Analista de Laboratorio

7. FORMATOS

Informe de Ensayo Gravimétrico-Calidad de Aire

Informe de Ensayo Gravimétrico-Isocinetico
Informe de Ensayo Gases
Consecutivo Informes del Laboratorio
Entrega de Resultados de Laboratorio.

Fin del documento

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