MANUAL

PORTAL EMPLEADO

MANUAL USUARIO KAIROS V.1 www.ullastres.com

 Indice:
¿ Qué es Kairos? 3

¿Cómo registrarme? 3a5

Portal 5

Fichajes 6

Mi empresa 6

Calendario 6

Ausencias 7

Vacaciones 7a9

Permisos 9 y 11

Bajas 12 a 16

Documentos 16

Solicitud de cambio de Cuenta Bancaria 17

Solicitud de cambio de IRPF 18

Otros:

He olvidado mi contraseña 19

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 ¿Qué es Kairos?
Se trata del PORTAL DEL EMPLEADO de Grupo Ullastres que
además de fichar, puedes consultar la nómina, solicitar vacaciones y
permisos de trabajo,

Puedes acceder desde cualquier dispositivo móvil y vía web con el

usuario asignado y la contraseña definida.

¿Cómo registrarme?
PASO 1 Accede vía WEB o APP al portal del empleado

Desde los navegadores Chrome o Firefox , pincha en el link:

https://www.kairostimesystem.com/login

Descarga la App “Kairos Mobile”, desde la Playstore o Appstore

PASO 2 Procede a REGISTRARTE :

2.1 En ambos casos aparecerá un menú de acceso y

tendrás que pulsar “¿Olvido contraseña?”

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 2.2 Tras pulsar “¿Olvidó la contraseña?” en la
pantalla de acceso, solicitará Código de
empresa* y DNI. Una vez cumplimentados,
tendras que pulsar “ Enviar” y Kairos enviará un
enlace a la dirección de correo electrónico a la
que esté asociada.

* El código de empresa lo encontrarás en el

correo electrónico, enviado por Gestión de
Personas, de cómo acceder a Kairos.

2.3 En este correo debéis pinchar en el enlace

para poder crear una contraseña y así poder
acceder a la aplicación.

2.4 A continuación, nos llevara a la pantalla

donde podremos introducir una nueva
contraseña, es necesario repetirla y pulsar
enviar. Ésta contraseña ha de tener un mínimo
de 6 caracteres que incluyan mayúsculas,
minúsculas y números.

Una vez realizado el cambio de contraseña nos

devolverá a la pantalla inicial, donde deberás
volver a introducir todos tus datos.

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 2.4 Acepta las política de privacidad. Aparecera
en una ventana emergente, como la que figura a
la izquierda.

Portal del empleado:

Al acceder al portal, en la pantalla inicial nos muestra los siguientes campos:

 Barra de navegación (1) :

Fichaje
Mi empresa
Calendario
Ausencias
Documentos

 Fichajes (2)

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 Fichaje:
En la pestaña fichaje está disponible el horario que tienes asignado.

Mi empresa:
Donde puedes consultar a qué empresa del Grupo Ullastres perteneces.

Calendario
Es el apartado donde se puede consultar el calendario laboral que te corresponda.

Tendrá marcados los días festivos nacionales, regionales, locales y los periodos de
vacaciones, tanto los que tienes disfrutados (rojo) como los que has solicitado y están
pendientes de autorización VACACIONES PENDIENTES (amarillo).

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 Ausencias:
En este apartado se comunicarán las ausencias, bien porque solicitemos permisos,
vacaciones o porque comuniquemos una baja/alta médica:

1. Vacaciones
2. Permisos
3. Bajas Médicas

Vacaciones:
Desde este apartado podrás gestionar tus días de vacaciones, verás cuantos días te
quedan pendientes de disfrutar y tienes acceso a la solicitud de los periodos que desees.

La pantalla inicial nos muestra los siguientes campos

 Nueva solicitud (1): Este apartado sirve para solicitar vacaciones.

 Filtros (2): Se trata de un motor de búsqueda del histórico de vacaciones.
 Días de vacaciones disponibles (3): En este apartado se indica el número
días laborales que están pendiente de disfrutar.
 Peticiones(4) : Es un cuadro resumen donde aparecen todas las peticiones
de vacaciones realizadas.

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 ¿Cómo solicito vacaciones?
Una vez hayas entrado en “pestaña” Vacaciones, pincha en y aparecerá
la siguiente pantalla:

Procedemos a cumplimentar los campos obligatorios requeridos:

 Fecha de Inicio de Vacaciones

 Fecha de fin de Vacaciones

El resto de campos, “Observacion” y “Adjunto”, son campos voluntarios que pueden ser
utilizados si lo crees conveniente.

Una vez solicitadas, se quedaran en la pantalla de inicio, en el campo de “Peticiones”:

En el registro de vacaciones aparecerá la siguiente información:

 Fecha de inicio y final de Vacaciones

 Estado. Hay tres tipos de estados:

Pendiente si tu responsables no las ha validado o rechazado.

Aceptadas si tu responsable ha aceptado tu petición.
Denegadas si tu responsable las ha rechazado.

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  Fecha de creación. Te indica la fecha y hora de registro de petición.
 Disfrutadas: Te indicaran si has disfrutado ( ) o no las vacaciones ( ) solicitadas.
 Días descontados: Número de días que se descontaran del total de vacaciones
 Acciones:
• Si pinchas en aparecerá un resumen individual de la petición.
• Si pinchas en podrás modificar las fechas de vacaciones siempre que su
estado este como pendiente de aprobación. En caso de que hayan sido aceptadas,
tendrás que solicitar a tu responsable la denegación de estas y gestionar una
nueva solicitud.

Recuerda que la gestión de vacaciones se realiza con tu responsable

directo y que desde gestión de personas no aceptamos, rechazamos o
modificamos las mimas.

Permisos:
Desde este apartado podrás solicitar permisos recogidos en tu convenio,
especificando el tipo desde el desplegable. El sistema de solicitud/aprobación es el
mismo que el de las vacaciones.

La pantalla inicial nos muestra los siguientes campos

 Nuevo (1): Este apartado sirve para solicitar un permiso

 Filtros (2): Se trata de un motor de búsqueda del histórico de permisos.
 Peticiones(3) : Es un cuadro resumen donde aparecen todas las peticiones
de permisos realizados.

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 ¿Cómo solicito permisos?
Una vez hayas entrado en “pestaña” Permisos, pincha en y aparecerá la
siguiente pantalla:

Procedemos a cumplimentar los campos requeridos:

PASO 1 Pincharemos en “Asunto” y elegiremos del desplegable

el permiso que necesitamos:

PASO 2 Una vez seleccionado, habría que cumplimentar el campo “

fecha de solicitud” y una vez rellanado, de manera
automática, calcula los días que te pertenecen por este
permiso. También de manera automática se
cumplimentaría la “duración”. Además, selecciona la zona
horaria ( península/canarias) e indica si vuelves a trabajar o
no.

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 PASO 4 Adjunta en formato PDF/JPG el justificante que
pruebe el derecho al permiso seleccionado.
Recuerda que si es una fotografía, debe ser en
buena calidad y perfectamente visible.

PASO 5 Por último, disponemos del campo de

“Observaciones” que puede utilizarse para
indicar algún comentario.

Una vez solicitado, se quedaran en la pantalla de inicio, en el campo de “Peticiones”:

En el registro de permiso aparecerá la siguiente información:

 Fecha de inicio y final del permiso: fechas de disfrute del permiso

 Estado. Hay tres tipos de estados:

Pendiente si tu responsables lo ha validado o rechazado.

Aceptadas si tu responsable ha aceptado tu petición.
Denegadas si tu responsable lo ha rechazado.

 Hora Inicio/fin. Horario de disfrute del permiso

 Incidencia. Tipo de permiso seleccionado.
 Fecha de creación. Fecha y hora de registro de petición.
 Documento. Documento adjunto donde se justifica el derecho de disfrute del
permiso.
 Canjeado. Si has disfrutado o no el permiso
 Acciones:
• Si pinchas en aparecerá un resumen individual de la petición.
• Si pinchas en podrás modificar las fechas del permiso siempre
que su estado este como pendiente de aprobación. En caso de que hayan
sido aceptado, tendrás que solicitar a tu responsable la denegación de este
y gestionar una nueva solicitud.

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 Bajas:
Desde el apartado “ Bajas” podrás gestionar las bajas y altas médicas así como los parte de
confirmación de las bajas.

La pantalla inicial nos muestra los siguientes campos

 Nueva solicitud (1): Este apartado sirve para registrarlas

 Bajas (2): Aquí aparecerán todas las bajas que hayas registrado

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¿Cómo registro una baja médica?

Una vez hayas entrado en “pestaña” Permisos, pincha en y aparecerá la
siguiente pantalla:

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 Procedemos a cumplimentar los campos requeridos:

PASO 1 Pincharemos en “Inicio de la baja ” y elegiremos

la fecha a partir de la cual nos han concedido la
baja.

PASO 2 En el campo “ días” indicaremos el número de

días de baja que aparezca en el parte de baja
emitido por el médico.

PASO 3 Elegiremos del desplegable el “ Tipo de baja”

PASO 4 En el campo “ observaciones” podremos incluir

algún comentario y en el apartado “ Adjunto”
deberemos anexar el parte de baja médica de
la seguridad social.

PASO 5 Una vez rellanado, procedemos a guardarlo.

Recuerda que cualquier baja/alta médica debe ser notificada de manera

INMEDIATA en el portal del empleado.

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 Una vez registradas, se quedaran en la pantalla de inicio, en el campo de “Bajas”:

En el registro de bajas aparecerá la siguiente información:

 Fecha de inicio: fecha de inicio de la baja

 Estado. Hay tres tipos de estados:

Pendiente si tu responsables lo ha validado o rechazado.

Aceptadas si tu responsable ha aceptado tu petición.
Denegadas si tu responsable lo ha rechazado.

 Duración estimada: días aproximados que durara la baja

 Duración efectiva.
 Fecha de alta fecha de alta.
 Acciones:

• Si pinchas en podrás modificar las fechas de la baja médica

siempre que su estado este como pendiente de aprobación. En caso
de que hayan sido aceptada, tendrás que solicitar a tu responsable la
denegación de esta y gestionar una nueva solicitud.

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 ¿Cómo registro un parte de confirmación o un
alta médica?
En la pantalla de inicio, en el campo de “Bajas”, donde quedan registradas las que
hemos, pincharemos en :

Al pinchar, nos llevara a siguiente pantalla y seleccionaremos “ Parte de Confirmación”

Procederemos a cumplimentar los campos solicitados:

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 PASO 1 En el campo “ fecha de parte” indicaremos la fecha del
parte de confirmación o la fecha del alta:

PASO 2 En el campo “ observaciones” podremos incluir algún

comentario y en el apartado “ Adjunto” deberemos
anexar el parte de confirmación o alta de la seguridad
social.

PASO 3 Si se trata de un alta médica, además, hay que clicar en

“ Es el parte de Alta”:

PASO 4 Una vez rellanado, procedemos a guardarlo.

Documentos:
En este apartado se almacenará la información que suba a Karios (bajas médicas, justificantes
etc) , y se generará otra carpeta de nóminas en la que se almacenará tus nóminas.

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 Cuenta Bancaria
Para solicitar un cambio de cuenta bancaria debes seguir los siguientes pasos:

PASO 1 Pincha en “mi perfil”, en la parte

derecha de la pantalla.

PASO 2 Pincha en la pestaña “Solicitud de cuenta

Bancaria”

PASO 3 Introduce el número de cuenta bancaria en el campo

asignado para este y adjunta el certificado de titularidad de
la cuenta ( es un requisito imprescindible). Una vez
cumplimentado y subido el documento, pincha en
“Confirma que los datos son correctos” y “guardar”.

Cualquier solicitud recibida después del día 10 se tendrá en cuenta para

la nómina del mes siguiente.

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 Irpf
Para solicitar un incremento de IRPF debes seguir los siguientes pasos:

PASO 1 Pincha en “mi perfil”, en la parte

derecha de la pantalla.

PASO 2 Pincha en la pestaña “Solicitud de IRPF

voluntario”

PASO 3 Introduce el procentaje en el campo asignado

para este. Pincha en “Confirma que los datos
son correctos” y “guardar”.

Cualquier solicitud recibida después del día 10 se tendrá en cuenta para

la nómina del mes siguiente.

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 ¿Olvidaste contraseña?
En caso de que hayas olvidado tu contraseña
PASO 1
de acceso a Kairos, pulsaremos “¿Olvidó la
contraseña?” en la pantalla de acceso,
solicitará Id de empresa y DNI. Kairos enviará
un enlace a la dirección de correo electrónico
a la que esté asociada.

PASO 2 En este correo deben pinchar en el enlace

para poder crear o restablecer una contraseña
y así poder acceder a la aplicación.

El enlace te llevará a la pantalla de cambiar

contraseña, igual que vimos en el apartado
anterior y finalmente accederá al menú
principal de Kairos

Tu contraseña es personal e intransferible, cualquier gestión

relacionada con la misma se realizará desde tu correo electrónico
personal

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 Si tienes cualquier pregunta o incidencia,
puedes contactar con nosotros vía correo
electrónico:

gestion.personas@ullastres.com

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