EVIDENCIA 2

ENSAYO APLICACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Mayori Lized Vanegas Garavito

Aprendiz sena

Las TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL TRD, que actualmente sirven para formular, orientar,
coordinar y controlar la política archivistica de nuestro país.

Promueve la organización y el fortalecimiento de los archivos públicos del país, para garantizar asi
una eficacia de la gestión del Estado y la conservación del patrimonio documental, No solo es
importante para las organizaciones gubernamentales, sino también para la administración de
control y gestión, para los ciudadanos en particular, para la ciencia, la investigación y la cultura en
general.

Las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos;
quiere decir que nos facilitan en primera instancia el manejo de la información, contribuyen a la
racionalización de la producción documental, nos permiten la administración proporcionar un
servicio eficaz, facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
estipulados.

A veces no somos capaces de identificar que es un documento, lo cual nos obliga a comprender las
funciones del archivo, integrar los procesos archivisticos para el manejo de los documentos,
identificar también los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y como
pueden eliminarse.

Es por lo mismo que el nombre dado a las series documentales debe guardar cierta relación con
una o varias funciones de la dependencia, lo mismo que con los tipos documentales que se
generan en relación con un asunto. Por ejemplo los contratos estatales, las historias clínicas, las
órdenes de pago, las actas, las sentencias, los certificados, etc. Lo contrario a los oficios enviados,
recibidos, gobernación, presidencia, contraloría, ministerio, pedidos,
cotizaciones, memorandos, etc.

El asunto es que la Tabla de Retención Documental, es meramente un instrumento de depuración.

En él se evidencia y justifica la necesidad de prescindir de un grupo documental luego de
transcurrido el tiempo. En si, es una responsabilidad gigantesca la que guarda la TRD y por ello que
su elaboración debe ser una tarea de disciplina con el fin de que las decisiones que se tomen, sean
certeras y se evite de esta forma, la eliminación de documentos importantes para las
organizaciones.

Una buena Tabla de Retención Documental identifica y relaciona los documentos de archivo de
toda la empresa, Esto da como resultado que cada documento producido por la empresa, se
encuentre respaldado por unas actividades y funciones de la realidad administrativa.