Coordinador Administrativo

Para realizar un papel clave en el éxito de la organización y las operaciones del

día a día de una oficina, un coordinador administrativo supervisa sus
actividades administrativas, gestiona la información, comunica la información
en toda la oficina, y regularmente utiliza las computadoras y otros equipos de
oficina para realizar estas funciones. Se espera que los coordinadores
administrativos tengan una fuerte iniciativa, capacidad de hacer juicios y tomar
decisiones de manera independiente, y el conocimiento de todas las normas y
políticas de cada departamento dentro de la organización.

Sobre todo, la coordinación es un proceso muy importante porque ayuda a que

la información se maneje de forma armoniosa y para poder realizar
un trabajo cooperativo. En una empresa cada persona desarrolla un trabajo
diferente. Pero, estas tareas se deben relacionar de forma eficiente si se
quieren alcanzar los resultados propuestos.

Al sincronizar las acciones de todas las personas, se facilita el proceso del

trabajo y sus resultados. Por esa razón, la coordinación es un proceso de
mucha importancia para cualquier organización. De este proceso dependerá
el éxito o el fracaso en el logro de las metas establecidas.

1. Por organización

Fundamentalmente, la coordinación por organización se logra aplicando el

principio de autoridad. En esta forma debe existir una unidad de mando y
unidades de tareas. Estas unidades de tarea constituyen la división del
trabajo que se asignará a cada persona responsable.

De igual modo, para que funcione tiene que existir un correcto proceso de
comunicación y control. En este caso, se utiliza la coordinación vertical.

¿Qué es la coordinación vertical?

La coordinación vertical se fundamenta en el principio de autoridad. Por ello,

existe una persona que ejerce la autoridad sobre los responsables de cada uno
de los departamentos de la empresa. Por lo tanto, la autoridad y la
responsabilidad se ejercen y asignan de una forma descendente.

2. Por dominio de ideas

Ahora bien, la coordinación por dominio de ideas opera cuando se unifican los
propósitos y valores dentro de todas las personas que son parte de la empresa.
Esta unificación es el fundamento para la coordinación de la rutina diaria
del proceso de trabajo de la empresa. En este caso se utiliza la coordinación
horizontal.

Ante todo, la coordinación horizontal se caracteriza porque se encuentra

desprovista de autoridad y de la ejecución de mando. Se basa en la aplicación
del principio del conocimiento. Por esa razón, es participativa y colaborativa,
porque no frustra ninguna idea.

Importancia de la coordinación

Es importante destacar, que la coordinación fortalece la cultura organizacional,

reduce conflictos entre departamentos y genera una adecuada colaboración entre
todos los miembros de la empresa. Por lo tanto, la coordinación es vital en la
estructura de cualquier organización.X

Además, la coordinación determina la forma cómo se divide el trabajo dentro de la

empresa y la forma cómo deberá realizarse. Por ello, debe efectuarse de una forma
adecuada.
Mecanismos de coordinación

Los siguientes mecanismos que se pueden aplicar en el proceso de coordinación:

1. Ajuste mutuo

Para empezar, con el ajuste mutuo la coordinación se alcanza por medio de la

comunicación informal que se produce entre todo el personal. Generalmente, es usado
en empresas pequeñas y de procesos simples. Estas empresas dejan el control del
proceso de trabajo en las manos de los trabajadores.

2. Supervisión directa

Luego, encontramos la supervisión directa que es una forma de coordinación muy

común. Consiste en que una persona se vuelve responsable del trabajo de los demás.
Por eso debe generar las instrucciones y controlar el trabajo de los subordinados. El
supervisor asume la posición de líder y aprovecha al máximo las habilidades de los
colaboradores a su cargo.

3. Estandarización de procesos

La estandarización de procesos permite la normalización de los procedimientos que

deben seguirse. Esto implica que no es suficiente que el proceso de trabajo sea
supervisado. Además, se debe estandarizar para que el trabajo sea más sencillo y fácil
de efectuar.  

4. Estandarización de resultados

De manera similar, la estandarización de resultados implica normalizar las salidas del

proceso. En este caso, se refiere a la salida del proceso de trabajo, por lo que puede
usarse para medir el resultado de la tarea que se está haciendo.

5. Estandarización de habilidades

La estandarización de habilidades se hace cuando no es posible normalizar los

procesos. Entonces, se normalizan los conocimientos y las habilidades que el
trabajador debe poseer para efectuar una labor. Estos conocimientos y habilidades
son requeridas para realizar ciertas actividades. Incluso, podrán existir tareas que por
ser complejas requieren habilidades específicas que no cualquiera puede poseer.

6. Normalización de reglas

Por otra parte, la normalización de reglas se realiza para que todo el personal
comparta un conjunto de principios y creencias que deben ser comunes. Por esa
razón, deben coordinarse para que todos manejen principios similares.X

Entre las modalidades empleadas para lograr la coordinación encontramos:

Información y comunicación

Los coordinadores administrativos recuperan, almacenan y comunican

información a los empleados sobre la organización . Esto puede incluir la
planificación y programación de reuniones y citas, gestión de documentos y
archivos electrónicos.

Administración y operaciones

Las funciones de coordinadores administrativos incluyen la asistencia a las

operaciones de la oficina administrativa y de otro tipo. Esto puede implicar
ayudar a los supervisores a preparar un presupuesto de la organización o
departamento, o el seguimiento de los proyectos para asegurarse de que estén
progresando de manera eficiente y terminado antes del plazo. Ellos ayudan de
esta manera a preparar manuales y otras publicaciones sobre soluciones
mejoradas, métodos y procedimientos después de la realización de
investigaciones y análisis de informes y conclusiones.