Viceministerio Programa Nacional de Conservación

Ministerio de Desarrollo Estratégico de Bosques para la Mitigación del Cambio

del Ambiente de los Recursos Naturales Climático

“Decenio de la igualdad de oportunidades para mujeres y hombres”

“Año del Fortalecimiento de la Soberanía Nacional”
“Año del Bicentenario del Congreso de la República del Perú”
200

TÉRMINOS DE REFERENCIA

CONTRATACIÓN DEL SERVICIO PARA VERIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIGITALIZACIÓN, SISTEMATIZACIÓN

Y EMBALAJE DE LOS EXPEDIENTES DEL ACERVO DOCUMENTARIO RELACIONADOS A LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS Y TÉCNICOS, EN EL MARCO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MECANISMO DE
TRANSFERENCIAS DIRECTAS CONDICIONADAS Y ADMINISTRATIVOS DE LA SUBUNIDAD ZONAL DE SAN
MARTÍN

Subunidad de Gestión de Incentivos para la Conservación

Área Usuaria: del Bosque del Programa Nacional de Conservación de
Bosques para la Mitigación del Cambio Climático.
Actividad POI / Tarea / Acción Actividad 5005933 / Tarea 4/ Acción 4.1.
Meta Presupuestaria: 008
Servicio para verificación, organización, digitalización,
Descripción del servicio: sistematización y embalaje de expedientes del acervo
documentario relacionados a los procesos
administrativos y técnicos en el marco de la
implementación del mecanismo de Transferencias
Directas Condicionadas de la Subunidad Zonal de San
Martín

I. ANTECEDENTES
El Programa Nacional de Conservación de Bosques para la Mitigación del Cambio Climático
(PNCBMCC) del Ministerio del Ambiente, en el marco del Decreto Supremo N° 008-2010-
MINAM modificado mediante el Decreto Supremo N° 003-2020-MINAMen y cumplimiento de
sus objetivos específicos viene implementando el mecanismo de Transferencias Directas
Condicionadas (TDC) para conservación de bosques comunales y contribución con el desarrollo
sostenible de las comunidades socias; para lo cual cuenta con la Directiva N° 002-2020-
MINAM/VMDERN/PNCB “Directiva que regula el Mecanismo de Transferencias Directas
Condicionadas con Comunidades Nativas y Campesinas para la Conservación de Bosques”,
aprobado mediante Resolución de Coordinación Ejecutiva N°
027-2020-MINAM/VMDERN/PNCB.

Directiva N° 004-2021-MINAM/SG “Sistema Institucional de Archivos del MINAM” aprobada por RSG
N° 078-2021-MINAM

Central Telefónica: 611-6000

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Directiva N° 011-2017-MINAM/SG “Disposiciones para la Foliación de documentos en el MINAM

En función a lo expuesto y considerando el número de comunidades a cargo de la referida

Subunidad Zonal, se requiere contar con el servicio para verificación, organización,
digitalización, sistematización y embalaje de expedientes relacionados a los procesos
administrativos y técnicos en el marco de la implementación del mecanismo de Transferencias
Directas Condicionadas de la Subunidad Zonal de San Martín, que terminará con la
transferencia de los archivos documentales en físico a la sede central.
II. FINALIDAD PÚBLICA
Contribuir a asegurar que el acervo documentario en físico que se encuentra en la SZSM,
que, relacionados a los procesos administrativos y técnicos de las TDC, sean verificados,
organizados, foliados, digitalizados, sistematizados y embalaje de acuerdo a la directiva
vigentes; y, sean remitidos al archivo central de la sede.
III. OBJETIVO DEL SERVICIO
Prestar servicios verificación, organización, digitalización, sistematización y embalaje de
expedientes relacionados a los procesos administrativos y técnicos en el marco de la
implementación del mecanismo de Transferencias Directas Condicionadas de la Subunidad Zonal
de San Martín.
IV.DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO
Las actividades a desarrollar en el presente servicio, son:
1. Verificación cargos físicos de documentos emitidos (cartas remitidas a CCNN) por la SZSM
(2021-2022).
2. Verificación de reportes trimestral en físico por Comunidad Nativa y año convenio,
presentado el año 2020 hasta la actualidad de corresponder.

3. Sistematización de verificación documentaria en matriz de hoja Excel.

4. Organización de acervo documentario en físico de documentos administrativos de la SZSM,

año 2012 hasta la actualidad (en base a Directiva N° 004-2021-MINAM/SG “Sistema
Institucional de Archivos del MINAM” aprobada por RSG N° 078-2021-MINAM), Directiva N°
011-2017-MINAM/SG “Disposiciones para la Foliación de documentos en el MINAM. y de
acuerdo a las PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL del PNCBMCC como se
detalla: IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS (ACOPIO), CLASIFICACION, ORDENAMIENTO,
FOLIACION.

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5. Organización en carpetas únicas de acervo documentario en físico de documentos referentes
a la TDC, año 2020-2022 (en base a Directiva N° 004-2021-MINAM/SG “Sistema Institucional
de Archivos del MINAM” aprobada por RSG N° 078-2021-MINAM, Directiva N° 011-2017-
MINAM/SG “Disposiciones para la Foliación de documentos en el MINAM y Directiva N° 002-
2020-MINAM/VMDERN/PNCB “Directiva que regula el Mecanismo de Transferencias Directas
Condicionadas con Comunidades Nativas y Campesinas para la Conservación de Bosques”). y
de acuerdo a las PAUTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL del PNCBMCC como se
detalla: IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS (ACOPIO), CLASIFICACION, ORDENAMIENTO,
FOLIACION.

6. Sistematización: Elaborar un inventario en hoja Excel de los documentos ordenados y

clasificados en el marco de las pautas de organización documental del PNCBMCC.

7. Digitalización (escaneo) de todos los documentos organizados en físicos y elaboración de

paquetes rotulados.
8. Colocación de paquetes en cajas de archivo, rotulado y embalaje de los documentos en caja
rotuladas para la transferencia a la Unidad de Administración - Sede central.

Cabe precisar que el servicio se realizará en modo presencial.

V. PLAZO DEL SERVICIO
El servicio tendrá una duración de hasta ochenta (80) días calendarios, contabilizados a partir del
día siguiente de notificada la Orden de Servicio.
Dentro del plazo de ejecución de los servicios, el/la proveedor/a presentará lo siguiente:

5.1. Primer Entregable: Hasta los treinta (30) días calendarios, contados a partir del día
siguiente de la notificación de la Orden de Servicio: Presentación de informe con el
cumplimiento de los ítems 1,2,3 y 4 de la descripción del servicio.

5.2. Segundo Entregable: Hasta los sesenta (60), días calendarios contados a partir del día
siguiente de la notificación de la Orden de Servicio: Presentación del Segundo Informe con el
cumplimiento de los ítems 5 y 6 de la descripción del servicio

5.3. Tercer Entregable: Hasta los ochenta (80) días calendarios, contados a partir del día
siguiente de la notificación de la Orden de Servicio: Presentación del Tercer Informe con el
cumplimiento de los ítems 7 y 8 de la descripción del servicio

Los informes deben contener como mínimo la siguiente estructura:

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a. Antecedentes
b. Análisis
c. Conclusiones
d. Recomendaciones
e. Anexos (memorias, fotografías y cualquier otro documento de verificación)

Los entregables serán presentados por la Mesa de Partes Virtual del Ministerio del Ambiente en el
siguiente enlace: https://app.minam.gob.pe/ceropapel, en horario lunes de a viernes de 08:30 a
16:30 hrs., dentro de los plazos establecidos en el presente término de referencia. Entregable
firmado en todas sus hojas.

VI.COORDINACION, SUPERVISION Y CONFORMIDAD DEL SERVICIO

 El/la proveedor/a coordinará sus actividades con la Jefatura de la Subunidad Zonal de San
Martín. Será supervisado por el personal designado por la Jefatura de la Subunidad Zonal
referida, quien podrá programar reuniones periódicas de supervisión en las diferentes etapas
de desarrollo del servicio.
 La jefa del SGI del PNCBMCC será responsable de la conformidad del Entregable presentado
por el/la proveedor/a, previo informe del/la jefe/a de la SZSM.
En cualquier etapa del desarrollo del servicio se puede dar lugar a observaciones que
necesariamente deben ser absueltas por el/la proveedor/a, de acuerdo a lo estipulado en el artículo
168º del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, no procediendo reclamo alguno por
concepto de pagos pendientes, en tanto no se absuelvan dichas observaciones a satisfacción del
órgano que entregue la conformidad del Programa Nacional de Conservación de Bosques para la
Mitigación del Cambio Climático. El plazo máximo para el levantamiento de observaciones no deberá
exceder de siete (07) días calendario, para lo cual la jefa del SGI deberá evaluar la complejidad de las
observaciones a fin de otorgar el plazo de subsanación, comunicando el detalle de las observaciones
y el plazo otorgado través del correo electrónico del contratista.

VII. RECURSOS A SER PROPORCIONADOS

 Al día siguiente de iniciado el servicio, mediante correo electrónico, el/la jefe/a de la
Subunidad Zonal Subunidad San Martín, proporcionará a él/la proveedor/a la siguiente
documentación:
 Directiva N° 004-2021-MINAM/SG “Sistema Institucional de Archivos del MINAM” aprobada
por RSG N° 078-2021-MINAM.
 Directiva N° 011-2017-MINAM/SG “Disposiciones para la Foliación de documentos en el
MINAM.
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 Directiva N° 002-2020-MINAM/VMDERN/PNCB “Directiva que regula el Mecanismo de
Transferencias Directas Condicionadas con Comunidades Nativas y Campesinas para la
Conservación de Bosques”.
 Archivadores y cajas para embalar.
Se establecerá una reunión con el responsable de archivo de la sede, para la capacitación
correspondientes.

VIII. FORMA DE PAGO

El pago se efectuará en tres (03) armadas previa conformidad del servicio, de la manera
siguiente:
- Primer pago equivalente al 35%, previa presentación y aprobación del Primer entregable
de acuerdo a lo establecido en el punto 5.1.
- Segundo pago equivalente al 35%, previa presentación y aprobación del Segundo
Entregable, de acuerdo a lo establecido en el punto 5.2.
- Tercer pago equivalente al 30%, previa presentación y aprobación del Tercer Entregable,
de acuerdo a lo establecido en el punto 5.3. ((incluye informe final del total del trabajo)

El presente servicio es a todo costo (incluye honorarios, impuestos del proveedor/a, entre otros).

IX. PERFIL DEL CONTRATISTA

El/la proveedor/a deberá tener el siguiente perfil:

a. Egresado o Titulado técnico en Administración o afines a las funciones del puesto.

b. Experiencia no menor de un (01) año en el sector público o privado.
c. Dominio de ofimática: Word, Excel y otros

X. PROPIEDAD INTELECTUAL
El/la proveedor/a no tendrá ningún título, patente u otros derechos de propiedad en ninguno de los
documentos entregables. Tales derechos pasarán a ser propiedad del Programa Nacional de
Conservación de Bosques para la Mitigación del Cambio Climático.

XI. PENALIDADES
De acuerdo a lo estipulado en el artículo 162º del Reglamento de la ley de Contrataciones del
Estado, en caso de retraso injustificado del proveedor en la ejecución de las prestaciones
objeto del contrato, la Entidad le aplica automáticamente una penalidad por mora por cada día
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de atraso. La penalidad se aplica automáticamente y se calcula de acuerdo a la siguiente
fórmula:

Penalidad 0.10 x Monto

Diaria = 0.40 x Plazo en días

Tanto el monto como el plazo se refieren, según corresponda, al contrato o ítem que debió
ejecutarse o, en caso que estos involucraran obligaciones de ejecución periódica, a la
prestación parcial que fuera materia de retraso.

Para efectos del cálculo de la penalidad diaria se considera el monto del contrato vigente.

La penalidad será deducida de los pagos a cuenta, del pago final o en la liquidación final; o si
fuese necesario se cobrará del monto resultante de la ejecución de las garantías del fiel
cumplimiento o por el monto referencial de la propuesta (de ser el caso).

Cuando se llegue a cubrir el monto máximo de la penalidad, la entidad podrá resolver el contrato por
incumplimiento.

Central Telefónica: 611-6000

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