Auditoria Administrativa:

Marco conceptual:
Una auditoría administrativa no se produce en el vacío. Forma parte de una estrategia de cambio que
requiere una clara decisión del más alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una
organización adquiera capacidad para transformarse y crecer de manera eficiente. El punto de partida es
el convencimiento de que no constituye un fi n en sí misma, sino que está ligada a todo un proceso de
desarrollo institucional, por lo que la aportación de distintos puntos de vista y experiencias, la toma de
conciencia generalizada y el ejercicio de la autocrítica en todos los niveles, son determinantes para que
esta herramienta pueda alcanzar los resultados esperados.

El análisis sistemático de todos y cada uno de los aspectos involucrados en su ejecución demanda
establecer toda una infraestructura que haga posible el flujo de información suficiente, relevante,
oportuna y veraz, para disponer en el momento y en los lugares adecuados de elementos de decisión y
calidad idóneos.

Esta base de información debe permitir amalgamar la historia, el presente y el futuro, articular el concepto
con los hechos, las intenciones con los objetivos, la visión con las posibilidades y los escenarios con las
áreas de influencia. Es el marco desde el cual deben partir todas las inferencias, apreciaciones y acciones
probatorias de la situación que guarda una organización.

Antecedentes Históricos:
El marco histórico para el estudio de la auditoría administrativa es tan extenso como la administración
misma. Las iniciativas y tendencias que propiciaron el surgimiento de una es la razón de la existencia de
la otra. Es por eso que la base de información que las sustenta es común en muchas de sus vertientes y
sirve de plataforma para darle contexto a la auditoría administrativa.

En el recuento de hechos significativos que inciden en su campo de estudio, existen numerosas

contribuciones, entre otras: Claude S. George Jr.,i en su obra Historia del pensamiento administrativo,
Prapid N. Khandwalla,ii The Design of Organizations y Clarence H. Haring,iii The Spanish Empire in America.
Todas y cada una de ellas consignan valiosas referencias, aunque sólo algunas inciden directamente en la
materia que nos ocupa. En virtud de ello, se presentan los más sobresalientes.

La primera contribución documentada corresponde a la civilización sumeria en el año 5000 a. de C., donde
se encuentran evidencias de prácticas de control administrativo. En orden cronológico se deben
mencionar las correspondientes a los egipcios, en el año 4000 a. de C., en las cuales se destaca el
reconocimiento de la necesidad de planear, organizar y regular y, en el 2000 a. de C., el uso de consejos
para ordenar las acciones de sus gobernantes.

Más adelante, alrededor del año 1800 a. de C., en Babilonia aparece el Código de Hammurabi, el cual
incluye aspectos sobre el control del comercio. Con el paso del tiempo, en el año 1600 a. de C. nuevamente
los egipcios presentan la iniciativa de reorganizar la administración y el control de los territorios ejercido
por el gobierno central.
Después, en China, tienen lugar varios hechos importantes. En el año 1994 a. de C., durante la dinastía
Hsia o Hia, de manera incipiente comienza a considerarse el empleo de técnicas administrativas de control
en sus gobiernos territoriales. En el año 1766 a. de C. la dinastía Shang se ocupa de los aspectos
administrativos y de control, perspectiva que sería adoptada de manera paulatina por las dinastías
siguientes. En el año 500 a. de C., durante la dinastía Zhou, Mencius, en sus escritos, manifiesta la
conveniencia de contar con sistemas y estándares. Posteriormente, durante el gobierno de la dinastía
Tang, entre los años 618-917, se reestructuran los órganos del gobierno imperial y local, que se ampliaron
para proporcionar una administración centralizada, y se preparó un elaborado código de leyes
administrativas y penales. Finalmente, durante la dinastía Ming, entre 1368 y 1644, se menciona la
Censoría (tu ch’a-yuan), cuerpo central de censores existente en las dinastías anteriores, el cual vio
acrecentado su poder al situarse entre consejeros, sobre los que tenía derecho de control e inspección,
así como sobre los cuerpos inferiores de la administración.

En 1436, en Venecia, durante la época medieval, los directores del Arsenal emplearon controles contables,
de inventarios, de costos y de personal para manejar su flota naval.

Años más tarde, en 1554, en el marco de la organización administrativa imperial en la Nueva España, se
creó la Junta Superior de Hacienda para atender los asuntos financieros de la Colonia, organismo que, con
el tiempo, coadyuvó con el Consejo de Finanzas y la superintendencia de la Real Hacienda. Estos órganos
ejercieron su función de control a través de la “visita”, una investigación administrativa especial que podía
ser específica, sobre un determinado puesto o funcionario, o general, esto es, relativa a toda la
administración y a todos los asuntos públicos de una región.

En 1799, Eli Whitney, pionero del sistema americano de manufactura, como parte de sus estudios en el
campo de la administración y del uso del método científico, desarrolla sistemas de control de costos y de
calidad. En 1800, James Watt y Mathew Bolton, industriales ingleses, desarrollan una propuesta para
estandarizar y medir procedimientos de operación, la cual incluía una reseña específica acerca de la
conveniencia de utilizar la auditoría como mecanismo de evaluación.

Las investigaciones continuaron y se presentaron nuevas propuestas. En 1821, James Mill,iv en su obra
Elements of Political Economy consigna sus ideas sobre el estudio del campo del control; en 1832, Charles
Babbage,v en su trabajo sobre La economía de las máquinas y la manufactura destaca la importancia de
la efi ciencia operativa; en 1856, Daniel C. McCallum plantea la necesidad del uso de organigramas para
mostrar la estructura de las organizaciones y en 1881, Joseph Wharton presenta una iniciativa para
estudiar la administración de negocios a nivel universitario. En 1886, Henry Robinson Towne y Henry
Metcalfevi coinciden en el estudio de la administración como ciencia. Este último plasmó sus ideas en su
libro The Cost of Manufactures and the Administration of Workshops Public and Private. En 1895,
Lawrence McLaughlin,vii reconoce la importancia de las funciones administrativas en su trabajo Business
Administration.
 Concepto de Auditoria Administrativa:

Una auditoría administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito
de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una
ventaja competitiva sustentable.

Objetivo de la Auditoria Administrativas:

Por sus características, la auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar
el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se requiere de un estudio
más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo superar obstáculos, cómo
imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y, sobre todo, realizar un análisis causa-efecto
que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.

En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir objetivos congruentes cuya
cobertura encamine las tareas hacia resultados específicos. Entre los criterios más sobresalientes para
lograrlo se pueden mencionar:

 De control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoría y evaluar el

comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.
 De productividad: Encauzan las acciones de la auditoría para optimizar el aprovechamiento de
los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
 De organización: Determinan que el curso de la auditoría apoye la definición de la estructura,
competencia, funciones y procesos a través del manejo efi caz de la delegación de autoridad y el
trabajo en equipo.
 De servicio: Representan la manera en que la auditoría puede constatar que la organización está
inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y
satisfacción de sus clientes.
 De calidad: Disponen que la auditoría tienda a elevar los niveles de actuación de la organización
en todos sus contenidos y ámbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos.
 De aprendizaje: Permiten que la auditoría se transforme en un mecanismo de aprendizaje
institucional para que la organización pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para
convertirlas en oportunidades de mejora.
 De toma de decisiones: Traducen la puesta en práctica y los resultados de la auditoría en un sólido
instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.
  De interacción: Posibilitan el manejo inteligente de la auditoría en función de la estrategia para
relacionar a la organización con los competidores reales y potenciales, así como con los
proveedores y clientes.
 De vinculación: Facilitan que la auditoría se constituya en un vínculo entre la organización y un
contexto globalizado.
Alcance de la Auditoria Administrativa:
El área de influencia que abarca la auditoría administrativa comprende la totalidad de una organización
en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación. Esta connotación incluye
aspectos tales como:

 Naturaleza jurídica
 Criterios de funcionamiento
 Estilo de administración
 Enfoque estratégico
 Sector de actividad
 Giro industrial
 Ámbito de operación
 Tamaño de la empresa
 Número de empleados
 Relaciones de coordinación
 Desarrollo tecnológico
 Sistemas de comunicación e información
 Nivel de desempeño
 Trato a clientes (internos y externos)
 Entorno
 Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento
 Sistemas de calidad.
Campo de Aplicación de la Auditoria Administrativa:

La auditoría administrativa puede instrumentarse en todo tipo de organizaciones, ya sean públicas,

privadas o sociales. Por su extensión y complejidad, es necesario entender cómo están conformadas estas
organizaciones para responder a las demandas de servicios y productos del medio ambiente y, sobre todo,
de qué manera se articulan, lo cual obliga a precisar su fi sonomía, área de infl uencia y dimensión. A
continuación se presenta la información por sector específico:

SECTOR PÚBLICO

En este sector la auditoría se emplea en función de la fi gura jurídica, atribuciones, ámbito de operación,
nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia. Con base
en estos criterios, el ámbito de aplicación se centra en las instituciones representativas de los poderes
ejecutivo, legislativo y judicial.
Poder ejecutivo

1. Dependencias del Ejecutivo Federal (Secretarías o Ministerios de Estado)

2. Entidades paraestatales
3. Organismos autónomos
4. Gobiernos de los estados (entidades federativas o departamentos)
5. Gabinete presidencial
6. Comisiones, coordinaciones o consejos intersecretariales
7. Mecanismos especiales

Poder legislativo

1. Cámara de diputados
2. Cámara de senadores
3. Comisiones y/o grupos especiales de estudio

Poder judicial

1. Suprema Corte de Justicia de la Nación

2. Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federación
3. Consejo de la Judicatura Federa

Efecto: El resultado de aplicar la auditoría administrativa en el sector público es mejorar la actuación de

los órganos y mecanismos que lo integran considerando sus acciones particulares y la interacción
proveniente de la naturaleza de sus funciones, a partir de la idea de que el Poder legislativo determina el
orden jurídico, el Poder ejecutivo lo implementa y el Poder judicial vigila su cumplimiento.

SECTOR PRIVADO

Por lo que toca a este sector, la auditoría se aplica tomando en cuenta la fi gura jurídica, objeto, tipo de
estructura, elementos de coordinación, área de influencia, relación comercial y pensamiento estratégico
sobre la base de las siguientes características:

1. Tamaño de la empresa
2. Tipo de industria
3. Naturaleza de sus operaciones
4. Enfoque estratégico

En lo relativo al tamaño, convencionalmente se las clasifica en:

1. Microempresa
2. Empresa pequeña
3. Empresa mediana
4. Empresa grande