UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA FACULTAD DE

HUMANIDADES
 El archivo.
Concepto del archivo.

Dentro del concepto archivo se puede encontrar tres aceptaciones distintas según la lengua
Real Academia, la primero es la local en el que se custodian documentos públicos o
particulares los cuales contienen carpetas, guías etc. La segunda es la administración en la
cual se conoce la definición de los archivos en la ley de Patrimonio Histórico Español. Y la
última que es la que consiste en revivir, clasificar, custodiar y facilitar los documentos.

Función del archivo.

El trabajo que realiza el archivo es el de guardar los documentos de la manera correcta, en

la cual la ley obliga a guardarlos por tiempos limitados los cuales se ordenan y clasifican de
la mejor forma, también ayuda a que las personas que conforman pate de la asociación
estén informados en relación a los que ya estaban ordenados y guardados ayudando a ser un
medio de consulta para demostrar la formalidad de los mismos.

Clases de archivos.

En el archivo se pueden mencionar varias las cuales son, según el grado de frecuencia de
utilización, según el lugar de emplazamiento.

El archivo de gestión.

Entre estos documentos se puede mencionar que el archivo tiene diferentes funciones como
lo es, el archivo que es preparado por los empleados de la institución o de otros, el cual es
amplio y el encargado de ordenarlos es el funcionario realizando las operaciones correctas
y a su tiempo.

Conservación de gestión.

Dentro de la conservación los principales principios de esta son la adopción de medidas y la

aplicación de los criterios.
 El registro.
Concepto de registro.

Es el lugar o espacio del momento en donde se encuentra la entrada y salida de los

documentos, los cuales serán registrados para tener constancia de la misma.

Dentro de registro podemos encontrar dos clases la de registro general habla sobre escribir
cuando un documento es entregado y cuando se saca el documento de la institución la cual
lleca sub temas de único, múltiple, general de salida, el segundo es el registro de auxiliar
en la cual se hacen otros papeles para que puedan llevar un control sobre estos, la tercera es
el registro de archivo esta para saber que documentos fueron guardados. En los archivos
podeos encontrar el orden, quien es quien la manda, que es lo que desea o dice tal
documento, El derecho de acceso a estos documentos es solamente cuando estos estén
solicitados por ellos y esta solicitud tenga una fecha correcta, exponiendo las necesidades
del porque necesita tal documento.

Existen diferentes tipos de documentos que pueden funcionar en la Organización de la

administración o para los del servicio.

El circular.

Es uno de estos que es firmada por el director, el tiempo de vigencia que este necesita,
comunicar y tratar con personal a su cargo, este circular se usa para informar cómo hacer
tal cosa, hacer constatar de personal, establecer los cambios, se debe tener una copia de
este y la distribución debe ser original.

Notificación.

Es una información de carácter obligatoria la manda el director y se usa para mandar

información recibida de otros institutos gubernamentales, derechos y resoluciones del
Ejecutivo Nacional, Noticias e informaciones, nombramiento de funcionarios y es de forma
lectora y debe ser original.
Manuales.

Procedimientos e instructivos. Este documento lo puede realizar cualquiera siempre y

cuando ya haya sido autorizado, lo primordial debe tener las normas vigentes del tema que
se desee, al momento de recibir esta se debe comunicar, después de este se debe mandar
respuesta escrita, es la responsabilidad de los supervisores, se debe mandar en original.

Memorándum.

De la misma manera su función es informar la cual contiene información de actividades

vigentes sobre la misma pone sobre aviso al personal con un recordatorio. Y se trabaja entre
los que conforman la asociación.

Elementos esenciales de un documento.

Se mencionaran algunos de los elementos que forman parte de un documento entre estos
están índice o sumario, introducción, fuentes bibliográficas o referencias, un documento se
debe registrar mediante la codificación y registro para luego archivarlos llevando un control
o a la conveniencia de la asociación. Pasos a seguir estos son mantener una codificación,
por lo menos de tres letras, mantener una codificación entre los tipos de documentos, la
relación entre dos tablas de la codificación, ejemplo de eso sería que el “código se10/es la
primera orden del pago para el año 2014” (Gestión documental, pág. 20)

A continuación tenemos el ejemplo de cómo se debe registrar una correspondencia, el cómo

archivar documentación, Esto se hace por la necesidad de tener un control sobre los
mismos.

1.- Establezca una codificación que se adapte a su Organización.

2.- Forme una codificación para los tipos de documentos. (Ver pasos 1 y 2 del apartado:
¿Cómo registrar la documentación?)
3.- Escriba una codificación para relacionar el medio o envió de la correspondencia recibida
o enviada. Puede ser la mostrada en la Tabla.
4.- Escriba una codificación para relacionar el tipo de clientes internos y externos que tiene
su Organización. Podría ser la mostrada en la Tabla 5.
5.- Relacione en un formulario, el cual podría ser en Excel, los siguientes campos señalados
a continuación. (Gestión documental, pág. 20)
Ejemplo, podemos decir del código: CRCAR03-001, que se Recibió una Carta de un
Cliente, (CAN=CANTV), la Evaluación de Registro de Proveedores.

Por otro lado, podemos decir -siguiendo el ejemplo- que en ese mes solo recibió una
cotización a través del Fax, registrado: CRCOT03-001, para un despacho de productos.
(Gestión documental, pág. 21).

Archivar un documento no solo es guardan, este también lleva un paso o proceso para
hacerlo de la forma correcta para cuando se necesiten los documentos no se esté entonces
lo primero que debemos hacer es: hacer un cuadro en la cual los cuadros contengan
palabras que se relacionen con los otros, segundo paso es crear una carpeta para poder
identificar que tipo de documentos se guardaran en ella, tercera elaborar un listado del
orden de los documentos(índice), la cuarta en la que la manera de codificar puede ser la
misma en los documentos físicos y electrónicos.

Según mandamientos de Harry Faulkner-Brown una biblioteca debe estar ordena siguiendo
los órdenes:

Flexible. Compacto. Accesible. Extensible. Variado en su oferta de espacios, Organizado,

Confortable, Seguro, Constante, Económico. Estos son los pasos que se deben cumplir y
seguir para poder lograr que dentro de una biblioteca exista una buena organización y
presentación de los diferentes libros, archivos, etc.