Nombre: Miriam Sian Fecha: 12/10/2022
Cron ológ ico
Sistemas de
Archivo
7 sistemas de archivo
alfa béti co
Los documentos llevan una secuencia alfabética
y hacen uso de los nombres que usualmente
constituyen los títulos de los rótulos.
Los folders o guías principales llevan la primera
letra de un nombre de persona o institución y
van en 1era. Posición.
Las carpetas varían su posición de 2da. a 5ta.
Posición y son útiles como separadores que
indican un nombre o institución utilizando la
segunda letra de los mismos.
DUP LEX
Se utiliza para dividir los departamentos de una
empresa, normalmente no se utiliza para
archivar directamente documentos y se puede
manejar tanto números como letras.
Los nombres de los deptos. se ordenan
alfabéticamente sea número o letra, o
combinados.
Las mayúsculas son para los departamentos y las
minúsculas para la división de áreas dentro de
ellos.
Clase: Archivo
Num érico
Los documentos se archivan por los títulos que
son números que se le han asignado a nombres.
Por ejemplo:
Cuando archivamos una factura 'Original'; el
folder se compone del NIT de la empresa, la guía
principal es la primera letra del nombre, Guía
secundaria es la segunda letra del nombre.
Lo mismo sucede con los nombres de personas o
instituciones, siguiendo las reglas de inversión
del nombre de ambos casos.
POR ASUNTO
cosas
Los títulos se archivan por los nombres de
quien
o categorías. se archivan por el nombre de
envía la carta si original, si es copia por el
destinatario.
la
en el folder se clasifican los documentos, en
la
guía principal la referencia de la carta y en
de
guía secundaria el nombre de la empresa o
persona .
Profesor: Carla Barreno
Los documentos se archivan según la
fecha de cada uno de ellos.
En el folder: se coloca el año
En la carpeta (2da. Posición): van los
meses
Carpeta (3ra. Posición): archivos muertos
Carpeta (4ta. Posición): los días
van de arriba abajo, del año más pequeño
al más grande. Ej: (2020 a 2021)
VARI ADEX
Cubre el alfabeto y es una manera sencilla de
encontrar más rápido los documentos no solo por
las letras o los números que estén identificados,
sino por el agregado de colores que da la facilidad
de colocarlos ya sea en los folders o carpetas.
su clasificación por color es:
A - D: anaranjado, E - H: amarillo, I -Ñ: azul
O - Q: verde, R - Z: morado.
Cada letra inicial del nombre lleva su color
correspondiente tanto en guía principal y
secundaria
GEO GRÁ FIC O
Los títulos de los documentos son los nombres
de los lugares agrupados todos en el mismo
lugar por orden alfabético tomando en cuenta
su ubicación; desde el país, posición en donde
reside el cliente hasta la zona en la que se
encuentra. Es más utilizado en las empresas que
tienen clientes o asuntos en la república o fuera
de ella o cualquier región geográfica, esto puede
ser debido a las ventas que se organizan fuera
del país.