INTRODUCCIÓN

GESTION DE PROYECTOS
Contenidos
▪ Introducción
▪ Dirección de Proyectos
▪ Programas y Portafolios
▪ Oficina de Dirección de Proyectos
▪ El rol del Director de Proyectos
▪ Factores ambientales
▪ “Stakeholders” o Interesados en el
Proyecto
PMI & PMBOK
▪ El Project Management Institute (PMI)
fundado en 1969, es una organización
sin fines de lucro con sede en Filadelfia
(Pensilvania, Estados Unidos).
▪ Sus principales objetivos son formular
estándares profesionales en gestión
de proyectos y generar conocimiento
a través de la investigación,
desarrollando programas de
certificación.
PMBOK (Project Management Body of Knowledge), es una guía de los fundamentos para la
dirección de proyectos donde se presentan estándares, pautas y normas para la gestión de
proyectos.
¿Qué es un proyecto?
▪ Un proyecto es un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para crear un
producto, servicio o resultado único.
Naturaleza temporal de un proyecto
▪ La naturaleza temporal de los
proyectos indica un principio y un final
definidos.
▪ Temporal no necesariamente significa
de corta duración.

En general, la naturaleza temporal no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el

proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero.
El resultado de un proyecto
Un proyecto puede generar:
PRODUCTO Desarrollo de un componente de SW
• Por ejemplo el desarrollo de un Módulo de un sistema para la Administración de RR. HH.

SERVICIO Instalación y Configuración de Equipamiento Informático

• Por ejemplo los servicios profesionales prestados para el montaje y configuración de una red
de datos LAN-WAN

RESULTADO ÚNICO Una investigación sobre la Ciencia de Datos

• La Investigación realizada con tecnologías de Big Data para evaluar la correlación entre el
riesgo de siniestro de un potencial cliente de seguros con su perfil en redes sociales, multas
de tránsito, etc.
Dirección de proyectos
▪ La dirección de proyectos es la
aplicación de:
▪ conocimientos,
▪ habilidades,
▪ herramientas y
▪ técnicas
a las actividades del proyecto para
cumplir con los requisitos del mismo.
▪ Se logra mediante la aplicación e
integración adecuadas procesos,
que podemos describir en 5 grupos.
Dirección de Proyectos: actividades
Dirigir un proyecto por lo general implica:
▪ identificar requisitos,
▪ abordar las diversas necesidades, inquietudes y
expectativas de los interesados según se planifica y
efectúa el proyecto,
▪ equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto
que se relacionan, entre otros aspectos, con:
 el alcance
 la calidad
 el cronograma
 el presupuesto
 los recursos
 el riesgo

La relación entre estos factores es tal que si alguno de ellos cambia, es probable que al menos otro
se vea afectado. El equipo del proyecto debe ser capaz de evaluar la situación y equilibrar las
demandas a fin de entregar un proyecto exitoso.
Elaboración gradual
▪ Dada la posibilidad de sufrir cambios,
el plan para la dirección del proyecto es
iterativo y su elaboración es gradual a
lo largo del ciclo de vida del proyecto.
▪ La elaboración gradual implica mejorar
y detallar constantemente un plan.

La elaboración gradual permite que un proyecto cuente con un mayor nivel de detalle a
medida que éste avanza.
Otros conceptos
En organizaciones maduras existe en un
contexto más amplio que comprende:

▪ Dirección de Proyectos
▪ Dirección de Programas
▪ Gestión de Portafolios

las estrategias y prioridades de una organización

se vinculan, y se establecen relaciones entre
portafolios y programas, y entre programas y
proyectos individuales.

La planificación de la organización ejerce un impacto en los proyectos, a través del establecimiento

de prioridades basadas en los riesgos, el financiamiento y el plan estratégico de la organización
Programas
▪ Un programa se define como un grupo
de proyectos relacionados
Programa administrados de forma coordinada
para obtener beneficios y control, que
Proyectos
no se obtendrían si se gestionaran en
forma individual.
▪ Los programas pueden incluir
elementos de trabajo relacionados que
están fuera del alcance de los
proyectos específicos del programa.
Dentro de un programa, los proyectos se relacionan mediante el resultado común o la
capacidad colectiva.
Dirección de Programas
▪ La dirección de programas se centra en las inter-
dependencias entre los proyectos y ayuda a
determinar el enfoque óptimo para gestionarlas.
▪ Entre las acciones relacionadas con estas inter-
dependencias, se puede incluir:
 resolver restricciones de los recursos y/o conflictos
que afectan a múltiples proyectos dentro del sistema,
 ajustar la dirección estratégica de la organización que
afecta las metas y los objetivos de los proyectos y del
programa, y
 resolver problemas y cambiar la gestión dentro de
una estructura de gobernabilidad compartida.
Gestión del Portafolio
▪ El término portafolio se refiere a un
conjunto de proyectos o programas
que se agrupan para facilitar la
dirección y cumplir con los objetivos
estratégicos del negocio.
▪ Los proyectos o programas del
portafolio no son necesariamente
interdependientes ni están
directamente relacionados.
Comparación: Proyectos, Programas, Portafolios
PROYECTOS
Los proyectos tienen objetivos
definidos.
El alcance se elabora
Alcance gradualmente a lo largo del ciclo
de vida del proyecto.
Los directores del proyecto
prevén cambios e implementan
procesos para mantener dichos
Cambio cambios administrados y
controlados.
Los directores del proyecto
transforman gradualmente la
información de alto nivel en
Planificación planes detallados a lo largo del
ciclo de vida del proyecto.
PROGRAMAS
Los programas tienen un
alcance mayor y proporcionan
beneficios más considerables.
El director del programa debe
esperar cambios generados
tanto a nivel interno como
externo del programa, y estar
preparado para gestionarlos.
Los directores del programa
desarrollan el plan general del
programa y crean planes de alto
nivel para guiar la planificación
detallada a nivel de los
componentes.
PORTFOLIOS
Los portafolios tienen un
alcance de negocio que varía
según los objetivos estratégicos
de la organización.
Los directores del portafolio
realizan constantemente un
seguimiento de los cambios
en un entorno más amplio.
Los directores del portafolio
crean y mantienen los procesos
y la comunicación necesaria
relacionada con el portafolio
global.
Comparación: Proyectos, Programas y Portafolios
PROYECTOS
Los directores del proyecto
dirigen al equipo del proyecto a
Dirección / fin de cumplir con los objetivos
Gestión del mismo.
El éxito se mide por la calidad
del producto y del proyecto, la
puntualidad, el cumplimiento
Éxito con el presupuesto y el grado
de satisfacción del cliente.
Los directores del proyecto
realizan un seguimiento y
controlan el trabajo de obtener
Seguimiento los productos, servicios o
resultados para los cuales el
proyecto fue emprendido.
PROGRAMAS
Los directores del programa
dirigen al personal del programa
y a los directores del proyecto;
brindan visión y liderazgo global.
El éxito se mide por el grado en
que el programa satisface las
necesidades y beneficios que le
dieron origen.
Los directores del programa
realizan un seguimiento del
progreso de los componentes
de programas a fin de asegurar
que se cumpla con los objetivos
Globales del programa.
PORTFOLIOS
Los directores del portafolio
pueden dirigir o coordinar al
personal de gestión del
portafolio.
El éxito se mide en términos
del desempeño total de los
componentes del portafolio.
Los directores del portafolio
realizan un seguimiento del
desempeño total y de los
indicadores de valor.
Proyectos y Planificación Estratégica
A menudo, los proyectos se utilizan como el medio
para cumplir con el plan estratégico de una
organización.
Por lo general, los proyectos se autorizan como
resultado de una o más de las siguientes
consideraciones estratégicas:
▪ demanda del mercado,
▪ oportunidad estratégica,
▪ necesidad comercial,
▪ solicitud de un cliente,
▪ adelantos tecnológicos y
▪ requisitos legales

Las organizaciones gestionan los portafolios basándose en su plan estratégico, lo que

puede dictar una jerarquía al portafolio, programa o proyectos implicados.
Oficina de Dirección de Proyectos
Una oficina de dirección de proyectos es una entidad de una
organización que tiene responsabilidades asignadas con relación
a la dirección centralizada y coordinada de aquellos proyectos
que se encuentran bajo su jurisdicción.

Una función fundamental de esta oficina es brindar apoyo a los

directores del proyecto de diferentes formas, entre ellas:
▪ gestionar recursos compartidos por todos los proyectos;
▪ identificar y desarrollar una metodología, mejores prácticas y
normativas aplicables;
▪ instruir, orientar, capacitar y supervisar;
▪ velar por el cumplimiento de las políticas, normas y
procedimientos.
▪ desarrollar y gestionar políticas, normas y procedimientos
▪ coordinar la comunicación entre proyectos.

Los proyectos a los que esta oficina brinda apoyo o dirige pueden no estar relacionados,
salvo por el hecho de ser dirigidos en conjunto.
Dirección de Proy. - Oficina de Gestión de Proy.
OFICINA DE GESTION DE ▪ Los directores del proyecto y
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
PROYECTOS
las oficinas de gestión de
Gestiona cambios importantes
proyectos persiguen objetivos
Se concentra en los objetivos
específicos del proyecto
relativos al programa que
pueden afectar los objetivos del
diferentes y, por lo tanto,
negocio. responden a necesidades
diferentes.
Optimiza el uso de los recursos
Controla los recursos asignados
de la organización que son
al proyecto a fin de cumplir
compartidos entre todos los
mejor con los objetivos
proyectos.

Gestiona las metodologías,

Gestiona las restricciones
normas, oportunidad/riesgo
(alcance, cronograma, costo y
global e interdependencias
calidad, entre otras) de los
entre proyectos a nivel
proyectos individuales
empresarial.

Sin embargo, todos estos esfuerzos deben estar alineados con las necesidades
estratégicas de la organización.
Dirección de Proyectos y Gestión de las Operaciones
Las operaciones son una función de la organización
que efectúan permanentemente, actividades que
generan un mismo producto o proveen un servicio.
Los proyectos pueden entrecruzarse con
operaciones en varios puntos durante el ciclo de vida
del producto, por ejemplo:
▪ cuando se desarrolla un producto nuevo o se
mejora un producto existente;
▪ en la mejora de operaciones o del proceso de
desarrollo del producto, o
Existe una transferencia de entregables y
conocimientos entre el proyecto y las operaciones a
fin de implementar los resultados del proyecto.

• Las operaciones son esfuerzos permanentes que producen salidas repetitivas, con recursos
asignados para realizar básicamente el mismo conjunto de tareas, según las normas
institucionalizadas, en un ciclo de vida de producto.
Rol del Director del Proyecto
El director del proyecto es la persona asignada por la
organización ejecutante para alcanzar los objetivos del
proyecto.
Además de las habilidades específicas, la dirección de
proyectos efectiva requiere que el director del proyecto
cuente con las siguientes características:
1. Conocimiento Específicos. Se refiere a lo que director
del proyecto sabe sobre la dirección de proyectos.
2. Desempeño. Se refiere a lo que el director del proyecto
puede hacer o lograr si aplica los conocimientos en
dirección de proyectos.
3. Actitudes Personales. Se refiere a la manera en que el
director del proyecto se comporta cuando ejecuta el
proyecto o actividades relacionadas.

La capacidad personal abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo (la

capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se cumplen los objetivos del proyecto y se
equilibran las restricciones del mismo).
Factores Ambientales de la Empresa
▪ Los factores ambientales
de la empresa se refieren a
elementos, tanto internos
como externos, que
rodean el éxito de un
proyecto o influyen en él.
▪ Los factores ambientales
de la empresa pueden
aumentar o restringir las
opciones de la dirección
de proyectos, y pueden
influir de manera positiva
o negativa sobre el
resultado.
“Stakeholders” (Interesados)
▪ Los “Stakeholders” o interesados son personas
u organizaciones, que participan activamente
en el proyecto, o cuyos intereses pueden verse
afectados positiva o negativamente por la
ejecución o terminación del proyecto.
▪ Los interesados también pueden ejercer
influencia sobre el proyecto, los entregables y
los miembros del equipo.
▪ El equipo de dirección del proyecto debe
identificar tanto a los interesados internos
como externos, con objeto de determinar los
requisitos del proyecto y las expectativas de
todas las partes involucradas.

El director del proyecto debe gestionar la influencia de los diversos interesados con relación
a los requisitos del proyecto, para asegurar un resultado exitoso.
“Stakeholders” o Interesados (1):
Clientes / Usuarios
Patrocinadores
Comité de Revisión de Portafolio
Oficina de Dirección de Proyectos
Directores de Programa
Directores de Proyecto
Equipo de Proyecto
Gerentes funcionales
Gerentes de operaciones
Socios de Negocio
Algunos ejemplos de “Stakeholders”:
▪ Clientes/Usuarios. Los clientes/usuarios son las personas u
organizaciones que usaran el producto, servicio o resultado del
proyecto. Los clientes/usuarios pueden ser internos o externos a
la organización.
▪ Patrocinador. Un patrocinador es la persona o grupo que
proporciona los recursos financieros, en efectivo o en especie,
para el proyecto.
▪ Comité de revisión del portafolio Los comités de revisión del
portafolio están conformados normalmente por ejecutivos de la
organización que actúan como un panel de selección de
proyectos.
“Stakeholders” o Interesados (2):
Clientes / Usuarios
Patrocinadores
Comité de Revisión de Portafolio
Oficina de Dirección de Proyectos
Directores de Programa
Directores de Proyecto
Equipo de Proyecto
Gerentes funcionales
Gerentes de operaciones
Socios de Negocio
Otros ejemplos de “Stakeholders”:
▪ Oficina de dirección de proyectos (PMO). La PMO puede ser un
interesado si tiene alguna responsabilidad directa o indirecta en el
resultado del proyecto.
▪ Directores del programa. Los directores del programa son
responsables de la gestión coordinada de proyectos relacionados,
para obtener beneficios y un control que no serian posibles si los
proyectos se gestionaran individualmente.
▪ Directores del proyecto. Los directores del proyecto son
designados por la organización ejecutante para alcanzar los
objetivos del proyecto. Se trata de un rol prestigioso, lleno de
desafíos, con una responsabilidad significativa y prioridades
cambiantes. Requiere de flexibilidad, buen juicio, fuerte liderazgo y
habilidades para la negociación, así como de un conocimiento
solido de las practicas de dirección de proyectos.
▪ Equipo del proyecto. Este equipo esta compuesto por quienes
llevan a cabo el trabajo del proyecto: individuos procedentes de
diferentes grupos, con conocimientos en una materia especifica o
con un conjunto de habilidades especificas.
“Stakeholders” o Interesados (3):
Clientes / Usuarios
Patrocinadores
Comité de Revisión de Portafolio
Oficina de Dirección de Proyectos
Otros ejemplos de “Stakeholders”:
▪ Gerentes funcionales. Los gerentes funcionales son personas
clave que desempeñan el rol de gestores dentro de un area
administrativa o funcional de una empresa, tal como recursos
humanos, finanzas, contabilidad o adquisiciones.

Directores de Programa
▪ Gerentes de operaciones. Los gerentes de operaciones
desempeñan una función de gestión en un área medular de la
Directores de Proyecto empresa, tal como la de investigación y desarrollo, diseño,
fabricación, aprovisionamiento, pruebas o mantenimiento.
Equipo de Proyecto
▪ Socios de negocios. Los vendedores o socios de negocios,
Gerentes funcionales son muchas veces son compañías externas que celebran un
contrato para proporcionar componentes o servicios para el
Gerentes de operaciones proyecto.
Socios de Negocio

NOTA: A diferencia de los gerentes funcionales, los gerentes de operaciones tienen que ver
directamente con la producción y el mantenimiento de los productos o servicios que vende la
empresa.