MANUAL DEL PROCESO

DE COMUNICACIÓN
INTERNA
CA-SGI-01-P02

Versión 1.0
22/07/2015
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MANUAL DEL PROCESO DE Versión: 1.0
COMUNICACIÓN INTERNA Página: Página 1 de 9

Contenido
1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO .............................................................................................. 3
3. ROLES .......................................................................................................................................... 3
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4
5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO .................................................................................... 5
6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN ....................................................... 6
6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 6
6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 6
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 6
7. INDICADORES .............................................................................................................................. 8

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1. INFORMACIÓN BÁSICA

Proceso COMUNICACIÓN INTERNA

Código del Proceso CA-SGI-01-P02

PROPÓSITO
Establecer acciones y preparar material impreso, audio,
videos, multimedia e Internet para la implementación
del Plan de Comunicación Interna, así como atender
requerimientos puntuales de las diferentes unidades de
la Institución referente a su gestión

DISPARADOR
 Ejecución del Plan de Comunicación Interna
 Necesidades de la Unidades de la Institución

ENTRADAS
 Solicitud de la unidad Requirente
Descripción  Plan de Comunicación Interna

ACTIVIDADES PRINCIPALES
 Ejecutar Plan
 Elaborar el arte
 Generar procesos comunicacionales
 Elaborar Producto Final
 Difundir en la Institución

PROCESO RELACIONADO
 Emisión de Certificación Presupuestaria
 Contratación y Compras Públicas
 Gestión de Pagos

Productos/Servicios del
Difusión de los productos de Comunicación Interna
Subproceso
Tipo de Subproceso Adjetivo
Responsables del
Director de Comunicación Social
Subproceso
Tipo del cliente Interno

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 Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI-2014-0006 –

Marco Legal Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por
Procesos

2. LINEAMIENTOS DEL SUBPROCESO

El proceso de Comunicación Interna considerar los siguientes lineamientos:

 La Dirección de Comunicación Social es el encargado de velar por los procesos de

concentración y difusión de la información de la Institución.
 Los logros de la Institución deben ser comunicados lo más rápido posible y de manera
efectiva.

3. ROLES
Asistente Administrativa.- Asistir en los procesos administrativos y logísticos para el cumplimiento
de las metas y objetivos de la Dirección y brindar soluciones a las necesidades de los usuarios
internos y externos.

Analista de Comunicación Social.- Ejecutar los procesos de gestión técnica comunicacional a

través de políticas, normas, planes, programas y proyectos de comunicación interna y externa para
posicionar la imagen institucional.

Director de Comunicación Social.- Dirige la difusión, permanente y estratégica, de la gestión

y logros institucionales, a través de los diferentes medios y canales de comunicación
internos y externos, generando procesos de identidad institucional.

Experto de Comunicación Social.- Coordinar procesos de gestión técnica comunicacional a través

de políticas, normas, planes, programas y proyectos de comunicación interna y externa para
posicionar la imagen institucional.

Diseñador.- Ejecutar producciones gráficas y visuales para proyectos de diseño de interiores y

exteriores de readecuación, remodelación reconstrucción y aplicación de Marca País de bienes
inmuebles a cargo de la institución.

Unidad Requirente.- Diferentes unidades de la Institución

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4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Comunicación Interna.- Es el conjunto de actividades llevadas a cabo por cualquier organización
para la creación y mantenimiento de buenas relaciones con y entre sus miembros, a través del uso
de diferentes medios que los mantengan informados, integrados y motivados para contribuir con
su trabajo al logro de las metas institucionales, además ayudará a que el trabajador se sienta
comprometido con la organización, motivado para realizar mejor sus tareas, involucrado y
partícipe del proceso de comunicación. Lo anterior, se verá reflejado positivamente en los
resultados y en la productividad de la organización.

Plan Estratégico de Comunicación.- Es un documento en donde se precisan las estrategias y las

tácticas que realizará la organización en torno a la gestión de la comunicación y la información en
un tiempo determinado, con el objetivo principal de obtener la fidelización de sus trabajadores y
el interés del cliente externo.

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5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO

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6. PROCEDIMIENTO DEL SUBPROCESO DE ADMINISTRACIÓN

6.1. PROPÓSITO
Establecer acciones y preparar material impreso, audio, videos, multimedia e Internet para la
implementación del Plan de Comunicación Interna, así como atender requerimientos puntuales de
las diferentes unidades de la Institución referente a su gestión

6.2. ALCANCE
Es proceso abarca desde la elaboración del Plan de Comunicación Interna o recepción de una
solicitud por parte de las unidades requirente hasta la difusión del producto final en la Institución.

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

DOCUMENTO
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN
Y/O REGISTRO
La Unidad requirente realiza una solicitud
puntual para el desarrollo de un producto
Unidad Correo
Elaborar solicitud para Comunicación Interna, el mismo que es
Requirente electrónico
enviado por correo electrónico al Director de
Comunicación Social.
Director de
Recibe la solicitud, misma asigna al Experto de
Disponer gestión Comunicación No Aplica
Comunicación Social para su atención
Social
Recibe el requerimiento y lo analiza, con el fin
de determinar la viabilidad del mismo y su
tiempo de elaboración.

Es importante señalar que para el análisis se

realizan reuniones con el área requirente para
puntualizar los detalles del requerimiento.
Analizar Experto de
requerimiento / Comunicación No Aplica
Dependiendo del requerimiento, este puede
solicitar insumos Social
contemplar únicamente una parte gráfica, o
puedo incluir el desarrollo de un video o
audio.

En cualquiera de los casos anteriores el

experto solicita al especialista y al analista
desarrollar el producto.

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El Plan de Estratégico de Comunicación

Plan Estratégico
Elaboración de Plan Director de contemplará acciones que permitan a la
de
Estratégico de Comunicación Institución mantener y potenciar su imagen
Comunicación
Comunicación Social ante los trabajadores internos y los
Interna
ciudadanos.
Una vez que se cuenta con el Plan Estratégico
de Comunicación el Experto procede con su
Experto de ejecución, para lo cual plantea hojas de rutas
Ejecutar plan Comunicación (cronogramas) de acuerdo a la planificación Hoja de Ruta
Social estipulada en el Plan, al igual que designar el
personal para las ejecución de las diferentes
tareas.
Experto de De acuerdo a la hoja de ruta establecida, el
Solicitar elaboración
Comunicación experto solicita al analista y al especialista la No aplica
de productos
Social elaboración de los productos

Realiza el arte de acuerdo a las

especificaciones presentadas en la solicitud de
Especialista en
Elaborar el arte la unidad requirente o en su defecto de
Diseño Gráfico
acuerdo a lo estipulado en el Plan Estratégico
de Comunicación.

Genera los procesos comunicacionales tales

como, boletines, notas, guiones, videos, etc.
Los mismos que pueden ser complemento del
Generar procesos Analista de arte que realiza el diseñador gráfico. Boletines,
comunicacionales Comunicación Guiones, nota,
Social De igual manera se debe considerar las videos
especificaciones presentadas en la solicitud o
lo estipulado en el Plan Estratégico de
Comunicación.

El experto revisa los productos realizados por

Experto de el Diseñador Gráfico y el Analista, de existir
Revisar y aprobar Comunicación observaciones solicita realizar cambio, caso No Aplica
Social contrario entrega los productos al Director de
Comunicación social para su validación.

Revisa y valida los productos, de encontrar

Director de
observaciones solicita realizar los cambios.
Revisar y validar Comunicación No Aplica
Social
Si los productos fueron elaborados en
respuesta a una solicitud, remite los mismos a

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la unidad requirente para aprobación.

Si los productos fueron realizados en

cumplimiento del Plan Estratégico de
Comunicación, solicita al experto su difusión.

Revisa que los productos de acuerdo a las

Unidad especificaciones realizadas. De estar de
Revisar y aprobar Zimbra
Requirente acuerdo con el producto, mediante Zimbra
aprueba los productos y solicita su difusión.

Una vez que se cuenta con la aprobación del

Experto de Director de Comunicación Social, y en el caso
Solicitar elaboración
Comunicación de ser necesaria la aprobación de la Unidad No Aplica
del producto final
Social Requirente el experto solicita que se proceda
con la elaboración del producto final.

Elaborar producto Especialista de Se elabora el producto final, revisando todos

Producto Final
final Diseño Gráfico los detalles, previo a su difusión.

El producto final es difundido en la Institución,

esto se lo puede realizar a través de los
Analista de siguientes canales:
Difundir en la Difusión
Comunicación
Institución Producto Final
Social  Mailing
 Cartelera Informativa
 Redes Sociales

7. INDICADORES
Unidad de Responsable de Frecuencia
N° Indicador Fórmula de Cálculo
Medida Medición de Medición
Número de productos
Porcentaje de comunicacionales internos
productos desarrollados / total de Director de
1 Porcentaje Mensual
comunicacionales productos Comunicación Social
internos desarrollados comunicacionales
planificados

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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma

Elaborado Por: Lcda. Paola González Analista de Procesos

Revisado Por: Lcdo. Félix Agua Analista de Comunicación Social

Aprobado Por: Mgs. Ricardo Rosales Director de Comunicación Social

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 22/07/2015