INDICE

DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO ...........................................................................3

1. Definición, Requisitos y Formalidades para que sean admisibles en el país .....................3
2. Normativa legal guatemalteca que regula los documentos provenientes del Extranjero
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1. Apostilla .................................................................................................................................................5
¿Cuándo es aplicable la Apostilla? ........................................................................................................6
Valor de la Apostilla e Impuestos a pagar ............................................................................................6
Efectos............................................................................................................................................................6
Trámite electrónico .....................................................................................................................................6
Protocolación ...............................................................................................................................................6
Impuestos ......................................................................................................................................................7
Validez de documentos protocolizados ................................................................................................7
3. Actuación del Notario en el Extranjero ..........................................................................................8
Referencia....................................................................................................................................................... 12
ANEXOS .......................................................................................................................................................... 13
ANEXO #1 ................................................................................................................................................... 14
ANEXO #2 ................................................................................................................................................... 15
ANEXO #3 ................................................................................................................................................... 16
ANEXO #4 ................................................................................................................................................... 17
ANEXO # 5. ................................................................................................................................................. 18
Anexo 6. ...................................................................................................................................................... 19

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 DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTRANJERO
1. Definición, Requisitos y Formalidades para que sean admisibles en el país

Documento: Es el Instrumento, escritura, escrito con que se prueba, confirma o justifica

alguna cosa o que se aduce con tal propósito. (Cabanellas, 1993)

Documento proveniente del extranjero: Cuando un documento proviene del extranjero,

habiendo sido autorizado por un Notario o por una autoridad extranjera y necesita hacerse
valer en Guatemala, debe realizarse los pases legales, que son actos concatenados, cuyo
objeto es cumplir con las distintas legalizaciones de firmas de los funcionarios por los que
ha pasado el documento, según lo establece Decreto Número 2-89 Ley del Organismo
Judicial, articulo 37.

La legalización de documentos tanto en Guatemala como en el extranjero es un

procedimiento para validar la información. Esto para ser reconocidos legalmente en ambos
países, según los trámites que se necesite hacer. Los documentos provenientes del
extranjero que vayan a surtir efectos en nuestro país deben de ser legalizados por el
Ministerio de Relaciones Exteriores. El Convenio de La Haya que suprime la exigencia de
legalización diplomática o consular para los documentos públicos extranjeros, fue firmado el
5 de octubre de 1961.

Desde ese momento en todos los países firmantes del convenio, para legalizar un
documento, es suficiente con una apostilla en vez de tener que seguir una larga cadena de
legalización. La principal función de la apostilla es cerciorar que un documento es genuino y
válido, la cual consiste físicamente en una hoja que se agrega al documento.

Las ventajas que aporta la Apostilla del Convenio de la Haya frente a la legislación tradicional
de documentos es, la reducción tanto del costo como del tiempo que se requiere para realizar
los trámites necesarios para obtener y legitimar ciertos documentos.

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Para que esto sea posible es necesario que el país involucrado en este procedimiento esté
incluido en el convenio de la haya si no, el sello especial de la apostilla no tendrá ninguna
validez.

En la actualidad, 126 países forman parte de la Convenio De La Haya sobre Apostilla, de los
que, 41 en total cuentan con el servicio digital, pero solo 21, incluida Guatemala, atienden a
sus usuarios con el proceso de apostillado en forma electrónica en línea.

2. Normativa legal guatemalteca que regula los documentos provenientes

del Extranjero
Un documento proveniente del extranjero que haya sido debidamente autorizado por un
notario deberá ser sometido a una serie de procesos para poder obtener validez legal en la
República de Guatemala. El Decreto número 1-2016, designa al Ministerio de Relaciones
Exteriores como la autoridad competente para aplicar el Convenio, suprimiendo la exigencia
de legalización de los documentos públicos extranjeros conforme lo acordado en La Haya el
5 de octubre de 1961.

El fundamento legal de los pases de ley en Guatemala se encuentra contemplado en Decreto

Número 2-89 Ley del Organismo Judicial, articulo 37 al 44, en donde se expresa lo siguiente:

1. Para que sean admisibles los documentos provenientes del extranjero que deben de
surtir efectos en Guatemala, deben ser debidamente legalizados por el Ministerio de
Relaciones Exteriores.
2. En caso de que un documento proveniente del extranjero está redactado en un idioma
ajeno al oficial en Guatemala, éste deberá ser traducido al español por un traductor
jurado debidamente autorizado por la República de Guatemala. Sino no hubiere
traductor para determinado idioma, entonces estos documentos serán traducidos bajo
juramento por dos personas que posean las habilidades y destrezas en ambos
idiomas.
3. En cuanto a documentos tales como mandatos o documentos que deban ser inscritos
en los registros públicos, además de cumplir con los requisitos anteriores, deberán
ser protocolizados por un Notario en Guatemala.
4. Deberá hacerse el respectivo pago en cuanto a los timbres fiscales y el papel sellado
se refiere.

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En Guatemala se les conoce como pases legales a la cadena de legalizaciones de
documentos para que estos puedan surtir efectos en el territorio de Guatemala. Para que un
documento proveniente del extranjero pueda surtir efectos dentro de la República de
Guatemala se necesita que la causa sea lícita. Esta regla solo se puede llevar a cabo dentro
de Guatemala si no afectará o alterará las leyes internas de la nación; la autoridad
guatemalteca estará encargada de calificar la licitud o ilicitud del asunto o materia, así como
el objeto del contrato si fuera el caso, suscrito en el exterior de acuerdo a las leyes propias
de su soberanía.

1. Apostilla

Es un certificado que acredita el origen de un documento público y la autenticidad de la firma

del funcionario local del país en el que se ha emitido. Únicamente se puede extender por un
Estado que es parte del Convenio para que el documento respectivo surta sus efectos en
otro Estado que también es parte.

El proceso para realizar una apostilla en Guatemala es el siguiente:

✓ Obtener el documento en donde corresponda

✓ Realizar auténtica en la autoridad superior de la entidad que lo emite o la que
sea competente
✓ Apostillar en el Ministerio de Relaciones Exteriores
✓ Documento listo para utilizarse en el país de destino

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¿Cuándo es aplicable la Apostilla?
✓ Si el país del que proviene el documento público es parte de la Convención.
✓ Si el país donde surtirá efectos el documento público también es parte de la
convención.
✓ Si el país en donde el documento público se utilizará requiere una Apostilla
para reconocerlo como un documento público extranjero.
✓ Si la ley del Estado de origen del documento lo clasifica como un documento
público.

Valor de la Apostilla e Impuestos a pagar

La Convención no hace referencia al valor de una apostilla y varía según cada Estado.
Algunos Estados cobran por la emisión de una apostilla y los precios varían entre países. En
el caso de Guatemala la Apostilla no tiene costo, sin embargo, debe satisfacerse el impuesto
al que se refiere el Decreto número 37-92 Ley de Timbres Fiscales y Papel Sellado Especial
para Protocolo, numeral 2 del Artículo 5, el cual debe cubrirse adhiriéndose a cada certificado
especies fiscales por valor de Q. 10.00.

Efectos
La Apostilla únicamente certifica:

✓ El origen del documento público

✓ La autenticidad de la firma
✓ La autenticidad del sello
✓ La capacidad que se tiene para apostillar

Trámite electrónico
Anexo: Manual para registro de usuario nuevo y solicitud de apostilla electrónica.

Protocolación
Protocolizar es la incorporación material y legal que el notario realiza en el protocolo que
tiene a su cargo. Los documentos que se protocolizan, establecidos Código de Notariado
[CN]. Decreto Número 314. 1 de enero de 1947 (Guatemala), en el artículo 63, son los
documentos o diligencias cuya protocolación esté ordenada por la ley o por tribunal

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competente; los documentos privados cuyas firmas hubieren sido previamente legalizadas;
los documentos privados sin reconocimiento o legalización de firmas.

Se establecen como requisitos Código de Notariado [CN]. Decreto Número 314. 1 de enero
de 1947 (Guatemala), en el artículo 64 y los siguientes: el número de orden del instrumento;
el lugar y fecha; los nombres de los solicitantes, o transcripción en su caso, del mandato
judicial; mención del documento o diligencia, indicando el número de hojas que contiene y el
lugar que ocupa en el protocolo, según la foliación y los números que correspondan a la
primera y última hojas. Cuando en una escritura pública se convenga en la protocolación de
documentos o diligencias relacionadas con ella, la cláusula respectiva contendrá los
requisitos anteriormente mencionados y hará las veces de acta.

Impuestos
Antes de protocolizar el documento, se debe cubrir el impuesto en el documento original,
conforme Decreto Numero 37-92, Ley del Impuesto de Timbres Fiscales y de papel sellado
especial para Protocolos, el artículo 16 numeral 2, lo que hará constar el notario en el acta
de protocolización y debe adherir las estampillas fiscales por la cantidad o impuesto al que
este afecto el acto o contrato del que se trate.

En el testimonio especial que se envía al Archivo General de Protocolos, se cubre el

impuesto del timbre notarial de diez quetzales por cada protocolización como lo establece el
Decreto Numero 82-96 Ley de Timbre Forense y Timbre notarial, artículo 3 literal b. Toda
protocolización se realiza en Papel especial para protocolo, el cual cubre el impuesto con
una tarifa específica de diez quetzales establecida en el artículo 6 de la Ley del Impuesto de
Timbres Fiscales y de papel sellado especial para Protocolos, Decreto Numero 37-92, el cual
fue reformado por el artículo 66 del Decreto 04-2012 del Congreso de la República.

Validez de documentos protocolizados

Al protocolizar un documento proveniente del extranjero, no le da una validez especial, el
documento conserva su misma calidad, solamente que ahora está protocolizado por
exigencia de la ley, la cual le da perdurabilidad, conservación y facilidad de reproducción.

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 3. Actuación del Notario en el Extranjero

La migración se ha convertido en una necesidad para el ser humano y para la situación

económica mundial. Esto ha influido también en el ámbito del Notariado guatemalteco, ya
que el ejercicio profesional de los Notarios se ha convertido en una situación de carácter
“permanente” en el extranjero, cuando únicamente se encuentra autorizada en forma
temporal, tal y como lo establece uno de los requisitos habilitantes siendo éste: Estar
domiciliado en la República de Guatemala (Artículo 2 del Código de Notariado, Dto. 314).

Dentro de nuestro sistema jurídico guatemalteco según el artículo 43 de la Ley del

Organismo Judicial Decreto 2-89 del Congreso de la República de Guatemala, se amplía el
ámbito del ejercicio del profesional del derecho a nivel internacional. Entendiéndose por esto
que los Notarios guatemaltecos en el extranjero pueden autorizar actos y contratos que
tengan que surtir efectos legales y jurídicos en la República de Guatemala, como,
reconocimiento de hijos, rectificaciones de partidas de nacimiento, cambio de nombres y
apellidos, y uno de los puntos más importantes, la autorización de mandatos o “poderes”,
para que cualquier familiar o abogado pueda representarnos en nuestro país ante cualquier
institución financiera, administrativa o judicial, en asuntos como, divorcios, manejo de
cuentas bancarias, reclamos de seguros, cobro de pensiones, venta de propiedades, cobro
de prestaciones laborales, autorización de pasaportes para menores de edad, etc.

Como lo establece el artículo 43 de la Ley del Organismo Judicial, Dto. 2-89, los funcionarios
diplomáticos y consulares guatemaltecos, siendo Notarios, están facultados para hacer
constar hechos que presencien y circunstancias que les consten y autorizar actos y contratos
en el extranjero que surtan efectos en Guatemala, en papel simple (Art. 10 del Código de
Notariado) y protocolizarlos para que surtan efectos legales a partir de la fecha en que fueron
protocolizados.

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El artículo 6 del Código de Notariado establece que pueden también ejercer el Notariado, los
cónsules o los agentes diplomáticos de la República, acreditados y residentes en el exterior,
que sean Notarios hábiles. La importancia del Notario guatemalteco específicamente en el
extranjero, radica en su preparación académica y profesional, ya que ostenta el grado de
Licenciatura en Ciencias Jurídicas y Sociales, y los títulos académicos de Abogado y Notario,
conociendo, así como funciona el sistema jurídico legal de la República de Guatemala. Como
profesionales, están preparados para darle forma legal a la voluntad de sus clientes de
acuerdo a los requerimientos legales de nuestro país. Además de brindar la asesoría legal
necesaria de acuerdo a sus casos específicos, entendiendo tanto las repercusiones legales,
administrativas, penales, pagos de impuestos, arbitrios y lo más importante en el campo
internacional las repercusiones legales en tiempo presente y futuro.

Todos los documentos provenientes del extranjero y que han sido autorizados por Notario
guatemalteco y los cuales van a surtir efectos en Guatemala, no deberán sufrir el trámite de
las legalizaciones o pases de ley, pues por el simple hecho de ser autorizados por Notario
guatemalteco habilitado para su ejercicio, únicamente deberán cumplir con la obligación de
protocolizarse para que dichos documentos tengan plena validez en Guatemala y surta sus
efectos.

Las funciones notariales del Cónsul de Guatemala

La función notarial de un cónsul en su mayoría se circunscribe a la legalización de

documentos y de firmas. Dicha legalización en nuestra legislación recibe el nombre de pases
de ley. Para el efecto, los consulados guardan un libro especial de registro de firmas de
Notarios y de funcionarios de Relaciones Exteriores del Estado receptor. En el presente caso
el cónsul guatemalteco acreditado en un país receptor es un alto funcionario que actúa en el
territorio de otro Estado; con previo consentimiento de éste, ejerciendo en lo que respecta,
actos dotados de fe pública, además como requisito deben surtir efecto en su propio Estado.

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Más ampliamente nuestra legislación, autoriza al cónsul para que ejerza funciones
notariales, su base legal el Artículo 6 numeral 2 y establece: “Quienes más pueden ejercer
el notariado “los cónsules o los agentes diplomáticos de la república, acreditados y
residentes en el exterior que sean notarios hábiles conforme al Código de Notariado”. La
función notarial del cónsul guatemalteco, tiene su fundamento en la fe pública notarial la cual
significa la presunción legal de veracidad que tienen los hechos y actos en los cuales
interviene un Notario para autorizarlos. Lo anterior expuesto tiene su fundamento en el
Código de Notariado Decreto 314 del Congreso de la República, Artículos 1, 6 numeral 2, y
el Artículo 5 inciso f) de la Convención de Viena de 1963, sobre relaciones consulares.

Circunscripción de las funciones notariales del Cónsul guatemalteco.

El cónsul ejercerá sus funciones en el territorio atribuido a una oficina consular. La misma
es fijada por el Estado acreditante y aprobada por el Estado receptor y no podrá ser
cambiada sin la autorización previa de éste. En circunstancias especiales, el cónsul
guatemalteco podrá, con el consentimiento del Estado receptor, ejercer sus funciones fuera
de su circunscripción.

Análisis de las ventajas y desventajas que conlleva para el Notario estar inscrito o no
en el consulado de los Estados Unidos de América.

A continuación, se presenta un breve análisis de los pros y los contras que representa para
el notario su inscripción o no en el consulado de los Estados Unidos de América en
Guatemala.

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En conclusión, se puede afirmar con certeza, que el estar inscrito en el consulado de nuestro
interés como Notarios, que en este caso en particular es el consulado de los Estados Unidos
de América, trae consigo más ventajas que desventajas, pues nos ahorra tiempo y dinero
especialmente, factores que son indispensables para poder prestar un buen servicio a
nuestros usuarios.

11
 Referencia
Cabanellas, G. (1993). Diccionario Juridico Elemental. Argentina : Heliasta.

Citas legales:

✓ Código Procesal Civil y Mercantil- Decreto Ley 107.

✓ Ley del Organismo Judicial- Decreto 2-89.
✓ Código de Derecho Internacional Privado- Decreto No.1575.
✓ Convenio de la Haya 5 de octubre de 1961
✓ Decreto No.1-2016 Congreso de la República de Guatemala

Citas en línea:

Ministerio de Relaciones Exteriores:

✓ https://www.minex.gob.gt//Consulta_Doc.aspx?IdDoc=1785https://www.minex.gob.gt
//Consulta_Doc.aspx?IdDoc=1785.
✓ https://www.minex.gob.gt/Uploads/Apostilla-Servicios.pdf
✓ https://www.minex.gob.gt/userfiles/apostilla.pdf.
✓ Manual para registro de usuario nuevo y solicitud de apostilla electrónica.
blob:https://apostilla.minex.gob.gt/6c1fdcac-4de0-4ee5-a889-c7b0ff1eec1d

12
ANEXOS

13
ANEXO #1

14
ANEXO #2
Modelo de Apostilla conforme a anexo del Convenio de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo
la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros (Convención de la
Apostilla)

✓ Formato de apostilla para Guatemala

15
ANEXO #3
Diferencia entre documento autorizado por notario guatemalteco y por notario no
guatemalteco.

Característica Notario guatemalteco Notario Del Sistema

Latino
Papel Se realiza en hojas papel Se realiza en hojas papel
bond bond
Antefirma Por mi y ante mi /ante mi Por mi y ante mi /ante mi
Acta de protocolación Solamente se identifica Compareciente solicita la
en qué consiste el protocolización del
documento y quien lo documento; se divide en
otorga. clausulas; se coloca el
nombre del notario
autorizante; se describe
el documento;
certificaciones: Estado y
país procedente,
Consulado de
Guatemala, Ministerio de
Relaciones Públicas de
Guatemala, traducción
jurada si es un idioma
diferente al español,
Pases de ley No requiere Si requiere

16
ANEXO #4

✓ Proyecto de aviso al Archivo:

Lugar y Fecha _________________________________

SEÑORA DIRECTORA

DEL ARCHIVO GENERAL DE PROTOCOLOS

En cumplimiento del artículo 40 de la Ley del Organismo Judicial,

AVISO:

Que en el Instrumento Público número _____ (___) de fecha ______________, procedí a

protocolizar un documento proveniente del extranjero de conformidad con lo siguiente:

Fecha del documento:

Lugar en que fue expedido:

Funcionario que autorizó:

Objeto del acto:

Nombres y apellidos del otorgante o

personas a que se refiere:

Impuestos pagados:

Atentamente, me suscribo de usted.

Nombre de la Notaria, firma y sello

Colegiada _________

Clave: _____

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 ANEXO # 5.
Manual para registro de usuario nuevo y solicitud de apostilla
electrónica.

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 MANUAL PARA REGISTRO DE USUARIO NUEVO Y
SOLICITUD DE APOSTILLA ELECTRÓNICA

Para acceder al sistema de Apostila Electrónica, ingresa en tu navegador la siguiente dirección:

https://apostilla.minex.gob.gt

Para efectuar solicitudes de apostilla electrónica, es necesario realizar el registro de tus datos en el sistema
como sigue:

1. Haz click en “Crear una cuenta”

2. Ingresa tu número de Documento de Identificación Personal -DPI- o tu número de pasaporte y haz

click en “Continuar”.

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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3. Ingresa los datos solicitados en el formulario, los marcados con asterisco * en color rojo son requeridos,
como medida de seguridad debe completar el reCaptcha y por último haz click en “Registrar Cuenta”

El sistema enviará a tu cuenta de correo electrónico un número de PIN de 5 dígitos que servirá para
completar el registro.

4. Si todos los datos son válidos, el sistema mostrará el mensaje que la cuenta fue creada con éxito,
selecciona la opción de “Iniciar Sesión” y revisa en tu cuenta de correo electrónico que recibiste el
número de pin, éste servirá para completar tu registro.

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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 5. Te mostrará la pantalla de ingreso al sistema, utiliza los datos proporcionados previamente y haz
click en “Iniciar Sesión”.

6. Para finalizar el registro, debes ingresar el número de PIN enviado a tu correo electrónico, se debe
completar el reCaptcha y luego haz click en “Validar”.

Ingresa el número de
PIN que se envió a tu
correo electrónico

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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 SOLICITUD DE APOSTILLA ELECTRÓNICA
7. Para crear una nueva solicitud de apostilla electrónica haz click en “Nueva Solicitud”. Para realizar esta
acción debes ingresar al sistema con tu usuario y contraseña.

8. Muestra la siguiente pantalla, haz click en el botón de “Crear Solicitud”.

9. Muestra la siguiente pantalla y despliega un mensaje para continuar, haz click en SI para continuar

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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10. En este formulario ingresa los datos relacionados al documento que deseas apostillar, los datos marcados
con asterisco * en color rojo son requeridos.

11. Escanee el documento que desea apostillar, verifique que sea legible y que el peso no supere los 8
Megabytes, guárdelo en formato PDF.

Para enviar el documento que deseas apostillar debes hacer click en “Cargar Documento”, localiza el
documento en tu computadora y verifica que esté en formato PDF, se mostrará como imagen en la parte
derecha de la pantalla.

Ahora haz click en Agregar Documento para cargarlo al sistema y lo agregue al listado en la parte inferior
de la pantalla.

Nota: En una solicitud puedes agregar varios documentos, sin embargo se emitirá una apostilla por
documento cargado.

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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12. El sistema te mostrará el listado de todos los documentos que agregues, con el botón de “Acciones”
podrás ver un documento o eliminarlo de tu solicitud previo a enviar la solicitud.

13. Al finalizar de agregar documentos haz click en “Enviar Solicitud”.

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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14. Mostrará la siguiente pantalla, haz click en SI para continuar con la solicitud.

15. Podrás ingresar al sistema para verificar el estado de la solicitud enviada al momento que se desees.

16. Para salir del sistema haz click en la parte superior derecha en donde aparece el nombre y luego click en
Salir.

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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 17. Si tu solicitud fue Aprobada recibirás un mensaje a tu correo electrónico indicando que se necesita
realizar el pago y registrarlo en la sección de documentos aprobados en el sistema.

Para realizar el pago del impuesto del timbre fiscal, ingresa a

https://declaraguate.sat.gob.gt/declaraguate-web/ y localiza “Impuesto del Timbre” Formulario SAT-
7130.

Llena los datos del contribuyente solicitados, selecciona tarifas específicas y te permitirá seleccionar la opción
“Auténticas de firmas en el país”

Valida el formulario, imprímelo y realiza el pago correspondiente el los bancos afiliados a la Superintendencia
de Administración Tributaria -SAT-.

Ahora, ingresa al sistema en https://apostilla.minex.gob.gt con tu usuario y contraseña, luego selecciona la

opción “Aprobadas”.

Haz click en “Ingresa Boleta de Pago”

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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 Procede a ingresar los datos solicitados en el formulario los cuales pertenecen a la persona que realizó el pago
del impuesto del timbre fiscal.

En la boleta de pago del Impuesto del Timbre Fiscal muestra el CUI de la persona, el número de
formulario.

Este es el número
de boleta a utilizar
Aquí se encuentran los
datos del
Contribuyente a utilizar
en el sistema

Luego de registrar el pago debes esperar un mensaje a tu correo electrónico y recibirás la apostilla
electrónica firmada digitalmente.

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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18. En la página principal https://apostilla.minex.gob.gt puedes consultar una Apostilla emitida, debes
ingresar el código de apostilla y el código de verificación y haz click en “Consultar”

Para soporte del sistema comuníquese a la siguiente dirección de correo electrónico soporte_eapp@minex.gob.gt
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 Anexo 6.
Ejemplo de un documento proveniente

del extranjero protocolizado

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