REGLAMENTO DE CAJA CHICA

1.- OBJETIVO

El funcionamiento de un Fondo Fijo o de Caja Chica, tiene el objetivo principal de cubrir gastos
menores y de urgencia que requiera realizar en forma circunstancial alguna unidad de la Institución

2.- RESPONSABILIDAD

a) El funcionario encargado del manejo de Caja Chica, será el directo responsable de la

aplicación del presente Reglamento y de las disposiciones y procedimientos vigentes que
norman su funcionamiento.
b) El responsable del manejo del Fondo Fijo de Caja Chica, será un funcionario que habitual y
específicamente no realice las siguientes funciones:

- Manejo de materiales y suministros en Almacén

- Registros Contables

c) El encargado de caja chica, está prohibido de efectuar las siguientes operaciones

- Cambio de Cheques personales

- Otorgar y aceptar valores en garantía por concepto de anticipo y préstamos
temporales.
- Efectuar gastos no contemplados en el presente reglamento.

d) Los funcionarios que soliciten, realicen, autoricen, procesen y administren los desembolsos
de de Caja Chica son responsables de su control y adecuada utilización de los recursos en
cumplimiento al Decreto Supremo N° 22165 de 5 de abril de 1989

3.- DETERMINANCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

La autoridades respectivas establecerán los montos del Fondo fijo, de acuerdo a las estrictas
necesidades, debiendo girarse los cheques de constitución del fondo a la orden del funcionario
responsable de su manejo previa apertura del cargo respectivo creado al iniciarse una gestión
económica, y posteriormente toda reposición se efectuara a la presentación y aprobación de la
rendición de cuenta documentada.

4.- DESEMBOLSO MAXIMO DE GASTO

a) La Caja Chica podrá atender gastos menores hasta un tope máximo equivalente al 10% del
monto global del fondo asignado, teniendo en cuenta que se trata de un fondo constituido
y destinado a la atención exclusiva de “gastos menores y de urgencia”

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5.- CUENTAS CONTABLES DE GASTO, PRESUPUESTO Y CAJA CHICA

Siendo el objetivo hacer del control un instrumento eficiente y eficaz, se establece una relación
muy estrecha entre las cuentas contables de gasto, presupuesto y el funcionamiento de Caja Chica,
por lo que, el Fondo Fijo recibirá recursos con cargo a las apropiaciones contable/presupuestarias
del presupuesto aprobado, debiendo utilizar las siguientes partidas relacionadas con el fondo fijo:

DESCRIPCION Partida Presupuestaria Código

Gastos destinados al pago de 22600 Transporte de
transporte del personal en Personal
labores oficiales
Gastos por adquisición de 32100 Papel de escritorio
papel de escritorio
Gastos destinados a la 39500 Utiles de escritorio y
adquisición de útiles de oficina
escritorio (tintas, lápices,
bolígrafos etc.)
Gastos por compra de 39100 Material de limpieza
material de limpieza (jabón,
detergente etc.)
Gastos en productos 31100 Alimentos
alimenticios tales como:
refrigerios para el personal
que por razones de trabajo
justificado amplían su jornada
laboral
Adquisición de materiales 24100 Mantenimiento y
para mantenimiento de reparación de edificios
oficinas tales como cemento, y equipos
yeso, madera vidrios,
cañerias, alambres, clavos,
tornillos, etc.
Gastos por adquisición de 348 Herramientas
repuestos y herramientas menores
menores, comprende
repuestos para maquinas de
calcular, escribir, fotocopiar,
herramientas martillos
alicates, desentornilladotes,
chapas para escritorio, llaves
etc.

6.- DOCUMENTACION DE RESPALDO PARA EL PAGO DE CAJA CHICA

Los jefes inmediatos y el encargado del fondo fijo de Caja Chica deben cumplir y hacer cumplir
todas las instancias del tramite para utilizar estos fondos en gastos menores y de urgencia,
exigiendo previo a la autorización de pago, la siguiente documentación sustentatoria:

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 a) La solicitud debe llevar el nombre, apellido y firma del funcionario solicitante, fecha y V°B°
de su jefe inmediato.
b) El encargado de Caja Chica pedirá de su jefe inmediato superior, la verificación y
autorización del gasto solicitado.
c) Por cada desembolso se emitirá un comprobante de Caja Chica numerado correlativamente
por el responsable, conteniendo los siguientes datos:

- Fecha de Desembolso
- Importe del gasto numeral y literal
- Número y fecha del justificante que respalda la operación
- Nombre y Apellido y/o unidad beneficiaria
- Firma y Número de carnet de identidad del beneficiario
- Sello y rubrica de la persona natural o jurídica receptora del pago
- Firma y Sello del funcionario superior que autoriza el pago
- Firma del encargado de Caja Chica
- Apropiación contable y presupuestaria definida.

d) El encargado efectivizara la cancelación en base a la solicitud debidamente autorizada

e) A cada comprobante de Caja Chica deben acompañar los siguientes justificantes: Pedido,
Factura Fiscal (original) excepto en los casos en que resulte difícil obtener (servicio de taxi)
f) Los Comprobantes de Caja Chica con registro errado serán anulados.
g) El importe de cada desembolso no debe exceder del límite establecido en el presente
instructivo (4a)
h) En caso de entregar fondos de caja chica para gastos menores a ser justificados
posteriormente, el responsable utilizará un VALE PROVISIONAL autorizado por el inmediato
superior, luego la operación será regularizada con el comprobante de caja chica en el plazo
máximo de cinco días y simultáneamente se anulara el Vale Provisional. Si el receptor del
dinero no justifica su utilización presentado los descargos, vencido el plazo el responsable
de Caja Chica descargará el Vale Provisional, cargando a la cuenta personal del funcionario
que recibió el dinero y está información hará conocer a la Unidad Administrativa para su
recuperación mediante el descuento por planilla de haberes.

7.- REPOSICION DE FONDOS DE CAJA CHICA

El reembolso o reposición de fondos a Caja Chica, procederá cuando:

a) Los gastos efectuados hayan alcanzado el 70% del monto global, de modo que en tanto se
tramite la reposición continué operando con el saldo el 30% en poder del encargado.
b) Para efectos de reembolso del fondo fijo de caja chica, el funcionario encargado
acompañara la siguiente documentación:

- Copia del Comprobante de pago anterior

- Rendición de cuentas con justificantes originales y facturas

c) Los gastos y sus descargos deben corresponder a fechas posteriores respecto a la última
entrega del fondo fijo
d) En el reverso de las facturas por los gastos efectuados debe detallarse las especificaciones
del trabajo o servicio efectuado.

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 e) La ejecución del gasto debe efectuarse en la misma fecha en que señala el comprobante de
caja chica, no siendo procedente el descargo de varias facturas de distintas fechas, en un
solo comprobante de caja chica.
f) Previa a la autorización de reposición el jefe inmediato del encargado de caja chica deberá:
- Determinar la correcta aplicación del presente instructivo
- Cotejar los comprobantes de Caja Chica y sus justificativos respectivos.
- Verificar la legalidad de su emisión y autorización del gasto.
- Verificar el saldo del efectivo no utilizado.
- Anular con sello toda la documentación de descargo

g) La Rendición de cuentas por reposición de caja chica deber ser numerada correlativamente
para un control más eficiente, el responsable retendrá para su archivo una copia
conjuntamente el comprobante de pago
h) La Rendición de cuenta presentada para la reposición de fondos por el valor utilizado deber
ser aprobada por el Jefe Financiero y Director Administrativo Financiero, debiendo
contabilizar con comprobante de pago con cargo directo a las cuentas que dieron lugar a su
movimiento y abono a la cuenta corriente bancaria, emitiendo el cheque a la orden del
responsable por le importa a ser reembolsado.
i) Independientemente de éstos procedimientos recomendaos para el funcionamiento de caja
chica, se podrán practicar arqueos sorpresivos por parte de la unidad pertinente

8.- REGISTRO AUXILIAR DE CAJA CHICA

El responsable del fondo de caja chica llevara un libro auxiliar para el control de movimiento de
caja chica donde oportunamente asentará cronológicamente todas las provisiones, reembolsos y
pagos realizados, cuyo saldo periódico será igual al efectivo mas el importe total de los vales
provisionales.
Autor: Lic. Moisés Gálvez Herrera (Derechos Reservados) Prohibida su reproducción
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