REGLAMENTO DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL.

PUBLICADO EN UNA-GACETA 16-2003 28 de noviembre de 2003 SCU-2125-2003 ARTICULO TERCERO, INCISO II, de la sesin ordinaria celebrada el 27 de noviembre del 2003, acta No. 2525, que dice: CONSIDERANDO: 1. 2. 3. 4. El oficio PI-D-2379-2003 suscrito por la Dra. Ada Cartn, Directora de la Proveedura Institucional, en el que solicita una sesin de trabajo para analizar la redaccin de los artculos 2, 3, 4, 17 y 20 del Reglamento de Caja Chica y Fondo Especial. El oficio PGDPF-625-2003 suscrito por la M.BA. Iris Cubero, Directora del Programa de Gestin Financiera, referente al Reglamento de Caja Chica y Fondo Especial. La audiencia concedida por esta Comisin el lunes 6 de octubre del 2003, a la Dra. Ada Cartn y a la M.BA. Iris Cubero, para analizar la redaccin de algunos artculos del Reglamento de Caja Chica y Fondo Fijo. La importancia de reformar los artculos 2 y 3 del Reglamento de Caja Chica y Fondo Especial, a efectos de: 4.1 Eliminar la posibilidad de adquirir por caja chica o fondo especial equipo que represente un activo fijo. 4.2 Crear un transitorio a dichos artculos a fin de que la Proveedura Institucional y el Programa de Gestin Financiera, en un plazo mximo de un mes, definan mediante resolucin conjunta, cul es la definicin de Activo Fijo a efectos de plaqueo y por ende qu no se puede adquirir por caja chica o fondo especial. 4.3 Se induzca al usuario por sana administracin, a consultar previamente las existencias en Bodega, de materiales y bienes, antes de adquirirlos con caja chica o fondo especial. La necesidad de aclarar los artculos 11 inciso c) y 20, en relacin a cules documentos requieren de autorizacin de la Direccin General de Tributacin Directa y cules no. Lo estipulado en el inciso c) del artculo 69 del Reglamento del Consejo Universitario de la Universidad Nacional, que dice: ,,,c) La comisin conceder audiencia por escrito a las entidades representativas de inters de carcter general o gremial, afectadas para que formulen observaciones o propuestas dentro de un plazo que no podr ser menor a diez das hbiles, contados a partir del recibo de la comunicacin correspondiente. El oficio SCU-E-1797-2003 del 21 de octubre del 2003, en el que esta Comisin otorg audiencia escrita a la Vicerrectora de Desarrollo, a la Asesora Jurdica, a la Contralora Universitaria, a la Proveedura Institucional y al Programa de Gestin Financiera, para que remitieran sus observaciones a la propuesta de modificacin. Que dieron respuesta a la audiencia la Contralora Universitaria, la Proveedura Institucional y la Asesora Jurdica. Que la Comisin realiz una reunin en la que participaron funcionarios de la Proveedura Institucional, del Programa de Gestin Financiera y dos directoras administrativas y se acord modificar otros artculos y actualizar todo el reglamento por el cambio de nombre del Programa de Gestin de Desarrollo Presupuestario y Financiero por Programa de Gestin Financiera y publicar integralmente el reglamento, lo cual requiere derogar el vigente. 1

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ACUERDA: A. B. C. DEROGAR EL REGLAMENTO DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL APROBADO EN LA SESIN DEL 31 DE JULIO DEL 2003, ACTA 2490, PUBLICADO EN LA GACETA UNIVERSITARIA N 9 DEL 31 DE AGOSTO DEL 2003. APROBAR EL REGLAMENTO DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL. ACUERDO FIRME.

REGLAMENTO DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL

Presentacin Debido a la impostergable necesidad de actualizar normativa que tiene muchos aos de vigencia y que por tanto fue promulgada en un contexto organizacional y legal desligado del actual entorno nacional e institucional, se plantea el actual replanteamiento integral de la normativa que regula la operacin y funcionamiento de las Cajas Chicas y Fondos Especiales. La propuesta que se plantea se fundamenta en los principios de: autonoma presupuestaria de las Unidades Acadmicas y Administrativas, de legalidad y el de razonabilidad, as como en la necesaria observancia del Control Interno. CAPITULO I DE LA NATURALEZA Y DEFINICIN DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL ARTICULO 1: NATURALEZA DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL. En la Universidad Nacional, adems de los trmites de contratacin de bienes y servicios ejecutados por la Proveedura Institucional, las Unidades Ejecutoras contarn con dos trmites extraordinarios, a saber: a) b) los que se ejecutan mediante CAJA CHICA y, los que se ejecutan por la va de FONDO ESPECIAL. ARTICULO 2: DEFINICIN DE CAJA CHICA. La caja chica es un monto de dinero en efectivo que se autoriza a una unidad ejecutora, de su propio presupuesto de operacin, para adquirir bienes (en sentido amplio: gastos de alimentacin, materiales y equipo que no represente un activo fijo) y servicios, en forma gil y expedita, puesto que esas adquisiciones, por sus caractersticas especiales, no es conveniente ejecutarlas mediante el procedimiento ordinario de solicitud que concluye en una compra o contrato por medio de la Proveedura Institucional. Estas caractersticas especiales son: Situaciones de urgencia o Contrataciones de escaso monto.

Las adquisiciones debern responder a necesidades de operacin que justifiquen su adquisicin inmediata. 2

El usuario previo a ejecutar la compra deber consultar las existencias de Bodega por medio del sistema de informacin institucional, a fin de evitar adquirir bienes existentes en bodega; siempre y cuando se garantice el despacho inmediato por parte de la Bodega o su retiro directo por el usuario. Se podr adquirir contrataciones unitarias por un monto no superior al 75% del monto total autorizado de la caja chica. ARTICULO 3: DEFINICIN FONDO ESPECIAL. El Fondo Especial es un monto de dinero en efectivo, para adquirir en forma gil y expedita, servicios y bienes (en sentido amplio: gastos de alimentacin, materiales y equipo que no represente un activo fijo), indispensables para el desarrollo puntual de actividades especiales y extraordinarias en el marco de sus programas acadmicos, paracadmicos y administrativos, tales como: seminarios, graduaciones, congresos, certmenes, presentaciones de productos acadmicos, homenajes, simposios, conferencias y otros eventos o actividades de naturaleza institucional. Las adquisiciones debern responder a necesidades de operacin que justifiquen su adquisicin inmediata. El usuario previo a ejecutar la compra deber consultar las existencias de Bodega por medio del sistema de informacin institucional, a fin de evitar adquirir bienes existentes en bodega; siempre y cuanto se garantice el despacho inmediato por parte de la Bodega o su retiro directo por el usuario. Se podr adquirir contrataciones unitarias por un monto no superior al 75% del monto total autorizado. ARTCULO 4: DEL PAGO DE IMPUESTOS. En ambos casos, caja chica o fondo especial, las contrataciones que se ejecutan podrn incluir el pago de los impuestos, sino ha sido posible su exoneracin, segn los mecanismos que apruebe la Vicerrectora de Desarrollo. ARTICULO 5: APROBACIN Y APERTURA DE LA CAJA CHICA. El trmite de aprobacin y apertura, por primera vez, de caja chica ser el siguiente: 5.1 APROBACIN Y APERTURA DE CAJA CHICA PARA UN CENTRO, FACULTAD O SEDE REGIONAL: a) El Decano solicita formalmente la asignacin de caja chica al Vicerrector Acadmico, indicando el monto, la unidad ejecutora, cdigo presupuestario, tipo de presupuesto y fuente de financiamiento al que sern cargados los gastos, la ubicacin de la caja chica, y el nombre, nmero de cdula y puesto del "funcionario responsable" y del "funcionario encargado" de su manejo. b) El Vicerrector Acadmico, analiza la conveniencia de su apertura y razonabilidad del monto solicitado y emite la aprobacin formal, indicando, al menos, el monto y el porcentaje de la caja chica en relacin con el presupuesto de operacin de la unidad ejecutara para ese ao presupuestario. La aprobacin de la caja chica con los datos indicados, ser dirigida al Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, con copia para el Centro, Facultad o Sede Regional. 3

c) El Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos pblicos, verifican el cumplimiento de requisitos formales, de contenido presupuestario y econmico y proceden a la apertura de la caja chica. 5.2 APROBACIN Y APERTURA DE CAJA CHICA PARA UNA UNIDAD EJECUTORA DE UN CENTRO, FACULTAD O SEDE REGIONAL: a) El Director de la Unidad Ejecutora solicita formalmente la asignacin de caja chica al Decano del Centro, Facultad o Sede, indicando el monto, la unidad ejecutora, cdigo presupuestario, tipo de presupuesto y fuente de financiamiento al que sern cargados los gastos, la ubicacin de la caja chica, y el nombre, nmero de cdula y puesto del "funcionario responsable" y del "funcionario encargado" de su manejo. b) El Decano, analiza la conveniencia de su apertura y razonabilidad del monto solicitado y emite la aprobacin formal, indicando, al menos, el monto y el porcentaje de la caja chica en relacin con el presupuesto de operacin de la unidad ejecutara para ese ao presupuestario. La aprobacin de la caja chica con los datos indicados, ser dirigida al Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, con copia para LA Unidad ejecutara solicitante. El Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos pblicos, verifican el cumplimiento de requisitos formales, de contenido presupuestario y econmico y proceden a la apertura de la caja chica. 5.3 APROBACIN Y APERTURA DE CAJA CHICA PARA UNA UNIDAD EJECUTORA DE LA ADMINISTRACIN CENTRAL U ORGANOS DESCONCENTRADOS a) El Director o Superior Jerrquico de la Unidad Ejecutora solicita formalmente la asignacin de caja chica al Vicerrector respectivo, -si se trata de una Vicerrectora estas tramitarn ante el Rector; cuando se trate de rganos desconcentrados, de la Rectora y del Consejo Universitario, tramitarn la solicitud ante el Vicerrector de Desarrollo-. En todos los casos la solicitud deber indicar el monto, la unidad ejecutora, cdigo presupuestario, tipo de presupuesto y fuente de financiamiento al que sern cargados los gastos, la ubicacin de la caja chica, y el nombre, nmero de cdula y puesto del "funcionario responsable" y del "funcionario encargado" directamente de su manejo. b) El Vicerrector o rector analiza la conveniencia de su apertura, la razonabilidad del monto solicitado y emite la aprobacin formal, indicando, al menos, el monto y el porcentaje de la caja chica en relacin con el presupuesto de operacin de la unidad ejecutara para ese ao presupuestario. La aprobacin de la caja chica con los datos indicados, ser dirigida al Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, con copia para LA Unidad ejecutara solicitante. c) El Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, verifican el cumplimiento de requisitos formales, de contenido presupuestario y econmico y proceden a la apertura de la caja chica. ARTCULO 6: APROBACIN FONDO ESPECIAL. El trmite de aprobacin para la apertura de un fondo especial ser el siguiente: 6.1 APERTURA DE UN FONDO ESPECIAL PARA UN CENTRO, FACULTAD O SEDE REGIONAL: a) El Decano solicita formalmente la asignacin del fondo especial al Vicerrector Acadmico, razonando la necesidad y motivo de su apertura, adjuntando la documentacin e indicando el perodo de vigencia de operacin del fondo, el monto, la unidad ejecutora, cdigo presupuestario, tipo de 4

c)

presupuesto y fuente de financiamiento al que sern cargados los gastos, o al que se solicita apoyo para su financiamiento, la ubicacin del fondo especial, y el nombre y nmero de cdula y puesto del "funcionario responsable" y del "funcionario encargado" directamente de su manejo. b) El Vicerrector Acadmico, analiza la conveniencia de su apertura, razonabilidad del monto solicitado, coordina con la Vicerrectora de Desarrollo la existencia de contenido presupuestario para otorgar apoyo para su financiamiento, en caso de ser necesario y emite la aprobacin formal dirigida al Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, con copia para el Centro, Facultad o Sede Regional. c) El Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, verifican el cumplimiento de requisitos formales, de contenido presupuestario y econmico y proceden a la apertura del fondo especial. 6.2 APERTURA DE UN FONDO ESPECIAL UNA UNIDAD EJECUTORA DE UN CENTRO, FACULTAD O SEDE REGIONAL: a) El Director de la Unidad Ejecutora solicita formalmente la asignacin del fondo especial al Decano, del Centro, Facultad o Sede, razonando la necesidad y motivo de su apertura, adjuntando la documentacin correspondiente e indicando el perodo de vigencia de operacin del fondo, el monto, el presupuesto de operacin al que sern cargados los gastos o al que se solicita apoyo para su financiamiento, la ubicacin del fondo especial, y el nombre y nmero de cdula del "funcionario responsable" y del "funcionario encargado" directamente de su manejo. b) En el caso de que la Unidad Ejecutora cuente con el contenido presupuestario para su financiamiento, el Decano, analiza la conveniencia de su apertura, la razonabilidad del monto solicitado y emite la aprobacin formal dirigida al Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, con copia para el Vicerrector Acadmico y la Unidad Ejecutora. Caso contrario, emite su aval y traslada la solicitud al Vicerrectora de Desarrollo, quien verifica la existencia de contenido presupuestario para otorgar apoyo para su financiamiento y emite la aprobacin formal dirigida al Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar, con copia para el Vicerrector Acadmico y la Unidad Ejecutora. c) El Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, verifican el cumplimiento de requisitos formales, de contenido presupuestario y econmico y proceden a la apertura del fondo especial. 6.3 APERTURA DE UN FONDO ESPECIAL PARA UNA UNIDAD ADMINISTRACIN CENTRAL U ORGANOS DESCONCENTRADOS EJECUTORA DE LA

a) El Director o Superior Jerrquico de la Unidad Ejecutora solicita formalmente la asignacin del fondo especial al Vicerrector respectivo -si se trata de una Vicerrectora estas tramitarn ante el Rector; cuando se trate de rganos desconcentrados, dela Rectora y del Consejo Universitario, tramitarn ante el Vicerrector de Desarrollo-, razonando la necesidad y motivo de su apertura, adjuntando la documentacin correspondiente e indicando el perodo de vigencia de operacin del fondo, el monto, la unidad ejecutora, cdigo presupuestario, tipo de presupuesto y fuente de financiamiento al que sern cargados los gastos, o al que se solicita apoyo para su financiamiento, la ubicacin del fondo especial, y el nombre, nmero de cdula y puesto del "funcionario responsable" y del "funcionario encargado" directamente de su manejo. b) El Vicerrector analiza la conveniencia de su apertura, la razonabilidad del monto solicitado, la existencia de contenido presupuestario para otorgar apoyo para su financiamiento, en caso de ser necesario y emite la aprobacin formal dirigida al Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, con copia para la Unidad Ejecutora. c) El Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada institucionalmente para manejar los recursos, verifican el cumplimiento de requisitos formales, de contenido presupuestario y econmico y proceden a la apertura del fondo especial. 5

ARTCULO 7:

CRITERIOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS MONTOS DE CAJAS CHICAS Y FONDOS ESPECIALES.

Se establecen los siguientes criterios para la determinacin del monto a autorizar: a) El monto de la Caja Chica o el Fondo Especial, no puede ser superior al 10% del monto autorizado a la Universidad Nacional para ejecutar contrataciones extraordinarias de los procedimientos ordinarios de contratacin, segn lo establecido en Resoluciones de la Contralora General de la Repblica de conformidad con el Artculo 27 de la Ley de Contratacin Administrativa (conocido como "Contratacin Directa"). b) La definicin del monto de cada caja chica considerar el presupuesto de las Unidades Ejecutoras. c) La definicin del monto de cada fondo especial considerar el presupuesto aprobado para el desarrollo puntual de eventos o actividades especiales y extraordinarias en el marco de los programas acadmicos, paracadmicos y administrativos. ARTCULO 7.BIS: AUMENTO DEL LMITE DE LOS MONTOS DE CAJA CHICA Y FONDOS ESPECIALES En casos muy excepcionales, cuando la naturaleza de las actividades que deba realizar una unidad ejecutora no permita otra forma de ejecucin, se podr aumentar de manera temporal o permanente el lmite del monto de caja chica o fondos especiales, mediante resolucin de la Vicerrectora de Desarrollo, previo criterio del Programa de Gestin Financiera y la Proveedura Institucional, en los que se acredite la existencia de la causa justificada. En la resolucin correspondiente se deber acreditar los motivos excepcionales que originan la decisin y en todo, caso se deber respetar el lmite vigente establecido por la Contralora General de la Repblica para contrataciones directas. Modificado segn ARTCULO SEGUNDO, INCISO I, de la sesin ordinaria celebrada el 25 de agosto del 2005, acta No. 2694, oficio SCU-1941-2005, publicado en UNA-GACETA 17-2005.

ARTCULO 8: DEFINICIN DEL "FUNCIONARIO RESPONSABLE" ESPECIAL Y SUS RESPONSABILIDADES.

DE LA CAJA CHICA O FONDO

El superior jerrquico de la Unidad ejecutora que administra una caja chica o fondo especial ser el "funcionario responsable", y asume las siguientes responsabilidades de la Caja chica o fondo especial, las siguientes: a) b) c) d) e) Solicitar la apertura, por primera vez, de la Caja Chica, en los trminos del artculo 5 del presente reglamento, y gestionar, cuando corresponda, cambios a los trminos de la apertura inicial, ante la instancia que inicialmente lo aprob. Solicitar la reapertura de la Caja Chica, en los mismos trminos de la aprobacin inicial, segn el artculo 22 del presente reglamento, Solicitar la apertura del Fondo Especial segn el procedimiento establecido en el articulo 6 de este Reglamento. Comunicar oportuna y formalmente al Programa de Gestin Financiera, o a la Fundacin correspondiente, y detallando el nombre, nmero de cdula y puesto, el cambio del funcionario (a) designado (a) como encargado(a) de la Caja Chica o del Fondo Especial. Velar por el uso correcto de los fondos y cumplimiento de los requisitos y normas de este reglamento. 6

f) g) h) i) j)

Revisar y poner su visto bueno en los reportes de liquidacin de la Caja Chica o Fondo Especial. Atender de manera diligente y adecuada las irregularidades en el manejo de recursos de caja chica o fondo especial que se le reporten o detecte. Hacer arqueos de caja chica o fondo especial. Asume la responsabilidad de tramitar las exoneraciones de impuestos, cuando corresponda, y segn los lineamientos que establezca la Vicerrectora de Desarrollo Otras responsabilidades que se deriven del presente reglamento y del ordenamiento jurdico vigente.

ARTCULO 9: RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO ENCARGADO (A) DE CAJA CHICA O DEL FONDO ESPECIAL. Todo funcionario (a) siguientes deberes: encargado (a) de una Caja Chica o Fondo Especial debe cumplir con los

a) Manejar los fondos de Caja Chica o Fondo Especial de manera independiente de otros recursos econmicos, en forma ordenada y adecuadamente respaldada. b) Utilizar de manera correcta los fondos puestos bajo su responsabilidad y cumplir con todos los requisitos y normas que conforman el presente reglamento. c) Mantener la correspondencia exacta del monto asignado, con el efectivo en custodia y los justificantes de egreso originales. d) Custodiar la Caja Chica o Fondo Especial bajo adecuadas medidas de seguridad. e) Acatar las medidas legales e institucionales en materia de control de activos. f) Entregar dinero nicamente previa confeccin y firma de los vales de Caja Chica y tramitar solamente la liquidacin de facturas de gastos que fueron debidamente autorizados. g) Informar por escrito al superior jerrquico cuando un funcionario no presente la liquidacin de un adelanto de dinero dentro de los plazos establecidos en este Reglamento. h) Entregar dinero en adelanto nicamente a funcionarios que no tengan pendiente por ms de CINCO das hbiles la liquidacin de facturas a que hace referencia el artculo 12 de este Reglamento. i) Mantener un monto suficiente en efectivo para efectuar los requerimientos de los usuarios en forma oportuna, mediante la solicitud de reintegros con la periodicidad necesaria. j) Solicitar el reintegro y efectuar la liquidacin oportuna y correcta de la caja chica o fondo especial de conformidad con lo estipulado en este reglamento. k) Impedir el fraccionamiento de compras. l) Informar por escrito y oportunamente al superior jerrquico cualquier irregularidad que detecte en el manejo de los fondos. m) Hacer arqueos de caja chica o fondo especial; reportar formalmente los sobrantes o faltantes al "Funcionario responsable"; reponer los faltantes resultantes de dichos arqueos y depositar a favor de la Unidad Ejecutora los sobrantes respectivos. n) Utilizar, llenar y tramitar correctamente los formularios utilizados para estos efectos. o) No compartir la custodia de la Caja Chica o Fondo Especial. En caso de ausencia transitoria, entregar formalmente la Caja Chica o del Fondo Especial al "funcionario responsable", su superior jerrquico, previo arqueo debidamente suscrito tanto por el funcionario (a) que entrega como por quien recibe. p) Retirar los cheques por medio del cual se entregan los fondos de la Caja Chica y Fondo Especial. q) Presentar los informes que se le requieran sobre el manejo de la caja chica o fondo especial. ARTICULO 10: DEBERES DEL PROGRAMA DE GESTIN FINANCIERA Y DE LA FUNDACIN DEPOSITARIA DE FONDOS PUBLICOS. El Programa de Gestin Financiera y la Fundacin autorizada institucionalmente para el manejo de recursos institucionales, son las instancias encargadas de elaborar de manera oportuna y previo anlisis y verificacin del cumplimiento de requisitos, las rdenes de emisin de cheques o de giro de efectivo, 7

segn corresponda, por los montos autorizados y a nombre del funcionario encargado del manejo de cada Caja Chica o Fondo Especial para su apertura y operacin; de efectuar el registro contable y presupuestario respectivo, mantener actualizado el registro de cajas chicas y fondos especiales y de firmas de los funcionarios "responsables" y funcionarios "encargados" de su administracin y manejo, de realizar los arqueos indicados en el artculo 14 y de ejecutar el control complementario de la ejecucin y liquidacin de dichos recursos. ARTICULO 11: FORMULARIOS A UTILIZAR. Para la operacin de la Caja Chica y Fondo Especial, sern utilizados los formularios diseados para tal efecto, por el Programa de Gestin Financiera y la Fundacin autorizada. Estos son:

a) Vale de Caja Chica: es el documento en que consta la entrega de una cantidad de dinero de la
caja chica o fondo especial para un fin especfico y por un perodo determinado. Lo debe emitir y conservar siempre el responsable del manejo de la caja chica o fondo especial cuando entrega o toma efectivo para efectuar compras con estos recursos. Debidamente firmado sustituye el valor de los fondos entregados hasta la fecha en que debe efectuarse su liquidacin con los comprobantes de compra originales. Debe conservarse adjunto a dichos comprobantes.

b) Reintegro de Caja Chica o Fondo Especial: es el documento en que consta el desglose del
gasto y la reposicin parcial de los recursos asignados a la caja chica o fondo especial. Debe estar respaldado por los justificantes originales de cada egreso y adems, cuando se liquida totalmente la caja chica o fondo especial, por el recibo de dinero emitido por concepto de recepcin en las arcas universitarias de los remanentes de efectivo. Lo confecciona el responsable del manejo de caja chica o fondo especial y lo debe firmar en calidad de revisado el superior jerrquico responsable de su administracin. c) Comprobante de Caja Chica o Fondo Especial: Es el documento utilizado en casos excepcionales, para respaldar egresos que en el comercio por su naturaleza y monto no se acostumbra y est autorizado, de forma general por la Direccin General de Tributacin Directa, que no es necesario contar con factura debidamente autorizada. El comprobante lo debe emitir y conservar el "encargado" del manejo de la caja chica o fondo especial y lo debe firmar en calidad de autorizado el "funcionario Responsable" de su administracin. d) Comprobante de ingreso: Es el documento que emite la seccin de Tesorera del Programa de Gestin Financiera cuando recibe remanentes de caja chica o fondos especiales que se liquidan. ARTICULO 12: ENTREGA DE DINERO Y PLAZO PARA LIQUIDACIN DE FACTURAS. El funcionario (a) al que el encargado (a) de la Caja Chica o del Fondo Especial, le entregue efectivo para la adquisicin de bienes o servicios debe firmar el vale de caja chica correspondiente. Dicho funcionario est obligado a presentar las facturas originales correspondientes en el plazo mximo de cinco das hbiles. Caso contrario, el encargado (a) de la Caja Chica o Fondo Especial deber reportarlo formalmente a su superior jerrquico, quien apercibir al funcionario sobre su deber de liquidar correctamente, efectuada la prevencin sin resultados positivos, el titular de la Unidad Ejecutora lo comunicar al Programa de Gestin Financiera para que se abra la cuenta por cobrar respectiva y tramite la deduccin del salario del importe correspondiente segn el ordenamiento jurdico vigente.

CAPITULO III PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL INTERNO ARTCULO 13: CONTENIDO PRESUPUESTARIO.

Los gastos que se efecten por Caja Chica y Fondo Especial deben disponer del contenido presupuestario, lo contrario de conformidad con el artculo 110 inciso f) la Ley de Administracin Financiera de la Repblica y Presupuestos Pblicos constituye un hecho generador de responsabilidad funcionaria. ARTICULO 14: CONTROLES Y ARQUEOS.

a) El Programa de Gestin Financiera y la Fundacin autorizada institucionalmente para el manejo de recursos institucionales, respectivamente, en forma peridica y de manera sorpresiva efectuarn arqueos documentados en los Fondos Especiales y Cajas Chicas. b) El "funcionario responsable" puede realizar arqueos a las cajas chicas y fondos especiales bajo su responsabilidad y tiene el deber de ejecutarlos cuando el funcionario encargado de su manejo cese en sus funciones o se efecte un cambio temporal o permanente del funcionario encargado. Este proceso implicar, como mnimo, el conteo detallado del dinero, facturas, vales y comprobante de caja chica, la revisin de su correcta elaboracin y autorizacin y de la correspondencia exacta entre el monto autorizado de la Caja Chica o Fondo Especial con la suma del dinero y los comprobantes de egreso originales en custodia. De dichos arqueos deber quedar constancia por escrito. c) La Contralora Universitaria en el ejercicio de sus funciones podr realizar los arqueos o anlisis que considere pertinente. ARTICULO 15: DIFERENCIAS DE CAJA CHICA O FONDOS ESPECIALES.

Si mediante arqueo, liquidacin o cualquier otro mecanismo se determinan sobrantes, stos debern ser depositados en la Seccin de Tesorera del Programa de Gestin Financiera y la Fundacin autorizada como sobrante a Cajas Chicas y Fondos Especiales, a ms tardar el da hbil posterior a la fecha en que se practic. En caso de determinarse faltantes, stos debern ser cubiertos por el "funcionario encargado" de la Caja Chica o el Fondo Especial, el mismo da en que se practic el arqueo so pena del establecimiento de las responsabilidades que correspondan e informar por escrito al "funcionario responsable" de la Caja Chica o Fondo Especial. La determinacin del faltante en un arqueo o liquidacin, que no haya sido reembolsado en ese momento por parte del responsable, generar una deuda del funcionario con la institucin, que podr ser deducida de su salario, de conformidad con el artculo 173 del Cdigo de Trabajo, previa ejecucin de los procedimientos que correspondan. ARTICULO 16: MAL MANEJO DE LA CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL.

Cuando se haya determinado mal manejo de una caja chica o de un fondo especial, por denuncia del "funcionario responsable", de la Contralora Universitaria o de oficio por la instancia depositaria de los fondos, el Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada, luego del debido proceso, proceder a cerrarlo de inmediato e informar al "funcionario responsable" para que establezca las responsabilidades del caso segn el ordenamiento jurdico vigente.

CAPTULO IV DE LOS REINTEGROS Y LIQUIDACIONES ARTCULO 17: REINTEGRO DE CAJA CHICA.

Cuando el efectivo de la Caja Chica se haya ejecutado hasta en un 75% o menos del importe original asignado, se proceder a solicitar al Programa de Gestin Financiera, o la Fundacin autorizada, el correspondiente reintegro, sujeto a la disponibilidad presupuestaria, aportando para este efecto los comprobantes de los gastos realizados en los formatos establecidos por el Programa. ARTCULO 18: LIQUIDACIN FONDO ESPECIAL.

La liquidacin del Fondo Especial se har ante el Programa de Gestin Financiera o ante la Fundacin autorizada, dentro de los diez das hbiles luego de concluida la actividad que le dio origen en los formatos establecidos . ARTCULO 19: FORMA DE REALIZAR REINTEGRO.

El "funcionario encargado" de la Caja Chica elaborar el reintegro correspondiente en los formularios diseados al efecto, indicando el N de factura, fecha, monto y detalle del gasto. Este reintegro deber ser autorizado por el Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada. ARTCULO 20: REQUISITOS DE LAS FACTURAS Y LOS COMPROBANTES DE PAGO.

Las facturas deben cumplir con los siguientes requisitos: 1. Estar debidamente autorizadas por la Direccin General de Tributacin Directa. 2. Estar escrita en tinta con caracteres legibles, emitida a nombre de la Universidad Nacional. 3. Debe tener membrete y estar debidamente numerada. 4. Las facturas no deben contener agregados de ninguna especie. 5. Debe listar correctamente los servicios o artculos adquiridos en forma clara y precisa, evitndose utilizar varios a manera de resumen. 6. No deben presentar tachaduras ni borrones que hagan dudar de su legitimidad. 7. Fechada. Los comprobantes de pago debern cumplir nicamente con los requisitos indicados en los puntos 2, 4, 5, 6 y 7. Adems debe aparecer el nombre de la persona que presta el servicio o vende el material con su respectiva firma, cdula de identidad e indicacin de cancelado. ARTCULO 21: FORMA DE REALIZAR LA LIQUIDACIN.

La Caja Chica y Fondo Especial debern ser liquidados mediante la presentacin de facturas o comprobantes y remanentes ante el Programa de Gestin Financiera o la Fundacin autorizada a ms 10

tardar, la primera semana de diciembre de cada ao, de tal manera que las anotaciones contables y de presupuesto se reflejen en las cuentas del perodo a que corresponden. ARTCULO 22: REAPERTURA DE CAJAS CHICAS.

A partir de la primera semana hbil del mes de enero, el Programa de Gestin Financiera y la Fundacin autorizada proceder, a solicitud del "Funcionario responsable" de la Caja Chica, a la reapertura y actualizacin del monto respectivo para ese ejercicio econmico, de acuerdo con los parmetros de la aprobacin y apertura inicial. CAPITULO V DE LAS DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 23: DEROGATORIA.

Este Reglamento deroga el Reglamento de Fondos Fijos de la Universidad Nacional, aprobado el 12 de setiembre de 1985, Acta N 881 y ratificado el 3 de febrero de 1994, Acta N 1623, el oficio PGDPF-ST428-97, el REGLAMENTO DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL aprobado en la sesin del 31 de julio del 2003, acta 2490 publicado en la Gaceta Universitaria n.9 del 31 de agosto del 2003 y cualquier otra normativa institucional que se le oponga. ARTICULO 24: VIGENCIA.

Este Reglamento rige a partir de su publicacin en la Gaceta Universitaria. TRANSITORIO 1 A LOS ARTICULOS 2 Y 3. La Proveedura Institucional y el Programa de Gestin Financiera en un plazo mximo de un mes a partir de la publicacin de este reglamento, debern mediante resolucin conjunta definir qu es un activo fijo. TRANSITORIO 2 A LOS ARTICULOS 2 Y 3. El Centro de Cmputo, en un plazo mximo de tres meses a partir de la publicacin de este reglamento, deber garantizar que todas las Unidades Ejecutoras tenga acceso y capacitacin, en el sistema de informacin institucional para consulta de existencias en Bodega. TRANSITORIO 3 GENERAL: Al cumplirse 12 meses de la ejecucin del presente Reglamento, corresponder al Programa de Gestin Financiera presentar un informe a la Comisin de Asuntos Econmicos y Administrativos del Consejo Universitario, sobre el funcionamiento y utilizacin de las cajas chicas y fondos especiales, a fin de instaurar una comisin en la cual participe, al menos, el Programa de Gestin Financiera, proveedura institucional y los directores administrativos de centros y sedes, a fin de evaluar el reglamento. La comisin deber presentar un informe en los tres meses siguientes a su constitucin.

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TABLA DE CONTENIDOS REGLAMENTO DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL CAPITULO I DE LA NATURALEZA Y DEFINICIN DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL ARTICULO ARTICULO ARTICULO ARTCULO ARTICULO ARTCULO ARTCULO 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: NATURALEZA DE CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL. DEFINICIN DE CAJA CHICA. DEFINICIN FONDO ESPECIAL. DEL PAGO DE IMPUESTOS. APROBACIN Y APERTURA DE LA CAJA CHICA. APROBACIN FONDO ESPECIAL. CRITERIOS PARA LA DETERMINACIN DE LOS MONTOS DE CAJAS CHICAS Y FONDOS ESPECIALES. DEFINICIN DEL "FUNCIONARIO RESPONSABLE" DE LA CAJA CHICA O FONDO ESPECIAL Y SUS RESPONSABILIDADES. RESPONSABILIDAD DEL FUNCIONARIO ENCARGADO (A) DE CAJA CHICA O DEL FONDO ESPECIAL. DEBERES DEL PROGRAMA DE GESTIN FINANCIERA Y DE LA FUNDACIN DEPOSITARIA DE FONDOS PUBLICOS. FORMULARIOS A UTILIZAR. ENTREGA DE DINERO Y PLAZO PARA LIQUIDACIN DE FACTURAS. CAPITULO III PROCEMIENTO PARA EL CONTROL INTERNO ARTCULO ARTICULO ARTICULO ARTICULO 13:CONTENIDO PRESUPUESTARIO. 14:CONTROLES Y ARQUEOS. 15:DIFERENCIAS DE CAJA CHICA O FONDOS ESPECIALES. 16:MAL MANEJO DE LA CAJA CHICA Y FONDO ESPECIAL. CAPTULO IV DE LOS REINTEGROS Y LIQUIDACIONES ARTCULO ARTCULO ARTCULO ARTCULO ARTCULO ARTCULO 17:REINTEGRO DE CAJA CHICA. 18:LIQUIDACIN FONDO ESPECIAL. 19:FORMA DE REALIZAR REINTEGRO. 20: REQUISITOS DE LAS FACTURAS Y LOS COMPROBANTES DE PAGO. 21:FORMA DE REALIZAR LA LIQUIDACIN. 22:REAPERTURA DE CAJAS CHICAS. CAPITULO V DE LAS DISPOSICIONES FINALES ARTICULO 23:DEROGATORIA. ARTICULO 24:VIGENCIA. TRANSITORIO 1 A LOS ARTICULOS 2 Y 3. TRANSITORIO 2 A LOS ARTICULOS 2 Y 3. TRANSITORIO 3 GENERAL: 12

ARTCULO 8: ARTCULO 9: ARTICULO 10: ARTICULO 11: ARTICULO 12: