F-66 UNIVERSIDAD SANTA MARÍA LA ANTIGUA

FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLOGÍA

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CENTRO DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN TÉCNICA Y PROFESIONAL

ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL ADMINISTRATIVA

INFORME DE
PRÁCTICA
INDUSTRIAL []
Estudiante:

DOCENTE TUTOR: Yenisbet Hurtado

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FECHA DE ENTREGA:

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1. INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE

1.1. Nombres y Apellidos del Estudiante: Gaspar Danilo Campos Canto

1.2. Año y Período de Matrícula: 3 año, 2do cuatrimestre

1.3. Carrera: Ing Industrial Administrativa

1.4. Correo electrónico: gcamposc@usma.com.pa

1.5. Número de teléfono: 6761-8991

2. INFORMACIÓN DEL DOCENTE

2.
2.1. Nombres y Apellidos: Yenisbet Hurtado

2.2. Correo electrónico: yhurtadog@usma.com.pa

2.3. Número de teléfono: 6678-3118

3. INFORMACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN/EMPRESA

3.
3.1. Nombre de la Organización/Empresa: Alquileres Eventos & Mas

3.2. Nombre del Supervisor: Johana Aracelis Canto Guardado

3.3. Cargo del Supervisor: Gerente General

3.4. Dirección: El Crisol, City Plaza las oficinas entrando por la cabaña de morgan local B-
17 ALquileres Y Mas

3.5. Teléfono/Correo electrónico: 6672-8087 / 221-9901

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3.6. Actividad principal en la industria: Alquiler y venta de mobiliario para agasajos

reuniones y celebraciones.

4. CONTENIDO DEL INFORME FINAL

4.
4.1. Planteamiento del Problema: el problema que la empresa piensa resolver
dentro de este trabajo es cómo optimizar el método que utiliza la empresa
para realizar las cotizaciones a los clientes. manejamos problemas con este
tema ya que el sistema que utilizábamos era obsoleto y no nos ayudaba con la
velocidad de la demanda de respuesta rápida a los clientes que buscaban
llevar a cabo contratos con la empresa. empezamos utilizando Excel luego
adquirimos un programa especial para realizar cotizaciones de manera más
óptima.

4.2. Justificación: realmente pienso que es un problema que al atacarlo se

resuelven muchas de las problemáticas generales que vemos en este tipo de
empresas ya que la respuesta al cliente y la presentación que se le da al
producto o al servicio que uno quiere dar debe ser rápido limpio y de la
manera más correcta pero sencilla posible, por eso siento que al llevar a un
grado de mejora este sistema es muy benefactoría

4.3. Objetivos Generales

- 2 Mejorar el tiempo en el que se le tiene una propuesta al cliente

- 1 Mejorar en la organización y planeación de eventos
- Facilitar información de entrega a los colaboradores dentro de las hojas de
cotización

4.4. Objetivos Específicos

- optimizar proceso de logística general
- complacer la demanda
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- reducir al máximo los errores que causan retrasos

4.5. Actividades Realizadas

-la actividad que realizamos fue la adquisición del sistema nuevo de cotizaciones,
descubrir y aprovechar todas las herramientas que nos brinda el sistema nuevo para
usarlas a nuestro favor, también estamos buscando la manera de anexar una versión
ayuda al cliente a cotizar desde su teléfono móvil
4.6. Análisis y evaluación de las actividades o servicios realizados
a. Detallar las actividades realizadas o los servicios ejecutados en la
organización enfatizando la aplicación de los conocimientos adquiridos en la
materia y relacionados a los resultados de aprendizaje de su carrera.

- Una de las actividades realizadas dentro de la organización que estuvo ligado a la

seguridad ocupacional fue las ordenes de compras ejecutadas por nuevos
materiales e implementos tales como: (sogas, escaleras, mecánica menor,
implementos de pintura etc.) que nos ayuda a que el colaborador tenga las
herramientas correctas para ejecutar su labor con la mayor eficiencia posible y
disminuyendo riesgos de lesiones en un gran porcentaje.

b. Indicar las horas invertidas en cada actividad o servicio realizado.

- Investigación de softwares de cotización 6 horas

- Contactar a programador 2 horas
- Sacar inventario completo 6 horas
- Reunión con el programador y la gerente 8 horas
- Hacer un plan de acción y elección de software a utilizar 20 horas
- Pre comprar y descargar versión demo 10 horas
- Utilizar demo junto con la supervisión y manejo del programador y obtener data
20 horas
- Sacar conclusiones acerca de posibles mejoras sobre el programa y ejecutar una
lista de elementos a agregar 20 horas
- Aplicación y prueba del programa nuevo 8 horas
-
c. Señalar los nombres de las materias de su carrera, cuyos conocimientos
adquiridos usted considera que fueron puestos en práctica.

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- Bueno el nombre de las materias que puedo señalar que he dado durante mi
carrera que me han ayudado en la confección de esta práctica y que lo puse a
prueba fue la materia de análisis de problemas medición del trabajo programación
estadística y procesos.

d. Describir productos o servicios entregados a la organización o empresa.

- siento que le entregamos a la organización un producto bien estructurado que va a

ayudar a la empresa en su proceso de envío de cotizaciones. La brindamos a la
empresa un nuevo programa integrado de cotizaciones y hicimos renovación de
materiales de trabajo

4.7. Cronograma de práctica:

Cronograma de practica introduccion

Dentro de este programa en práctica el proceso que vamos a llevar a cabo para mejorar
dentro de la empresa nos enfocamos en el sistema de cotizaciones y órdenes de compra.
Alquileres y más es una empresa que tiene operación más de ocho años pero ha pasado
por múltiples etapas de evolución para llegar a lo que es hoy en día. Dentro de los
procesos evolutivos que ha pasado la empresa uno de los mecanismos que ese no ha
hecho más complicado trabajar es el del sistema de cotizaciones. Por el hecho de qué la
empresa en sus inicios no contaba con referencias de programadores ni contactos
específicos que nos ayudarán a desarrollar una idea clara de qué es lo que se necesita de
un programa para lograr los cambios que se necesitaba en la empresa

Primera etapa

Dentro de esta primera fase queremos enfocar como la empresa empezó con las
herramientas que las fueron brindadas y así alquileres y más utilizó excel como su
plataforma de cotización por mas de 5 años. Durante este tiempo hoy sobre el programa
se hicieron plantillas que nos ayudaron a organizar mejor lo que se quería dentro de la
plantilla utilizamos la misma plantilla base para todos los clientes

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Qué pasa con este sistema lo que pasaba con este sistema es que tenía muchas contras ya
que con el paso del tiempo en la demanda creció y este es una herramienta en donde se
invierte mucho tiempo por ende desencadena una serie de inconvenientes y de retrasos
que hace que no sea la forma o el método de cotización más efectivo

Al ser este método método en donde todo tiene que ser hecho desde cero y la mayoría de
los detalles se escriben a mano el periodo de tiempo con el que sea hacía una cotización
era muy elevado. Ya estoy retrasado mucho proceso como el de atención al cliente en el
proceso de orden de compra el de Procesos abono de alquileres entre muchos otros,
sabemos por esta y otras materias que es la calidad de servicio es muy importante para
que nuestros clientes se sientan bien y puedan tener una buena referencia acerca de la
empresa. Entonces esto no es un método efectivo ya que producía que la tensión fuera
lenta y no permitía que abarcáramos la mayor cantidad de trabajo posible, trabajar con
este sistema limitado mucho nuestro alcance y con este programa se hacía más laborioso
el trabajo de facturar emitir cheques o notas de crédito

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Segunda etapa

Dentro de esta segunda etapa buscamos el proceso de mejora y nos reunimos con Gente
con experiencia en el tema programadores e informáticos. Y luego de meses dando un
proyecto en donde se quería cambiar el sistema de cotización por un programa que nos
facilitará todos los procesos antes explicados, se nos presentó la oportunidad de trabajar
con un programa bastante surtido Y que nos ayudó a mejorar y optimizar muchos
procesos que se hacían con el sistema anterior.

Este sistema se llama stocky, esto aquí es un sistema de programación dentro de una
página de programas hecha por programadores que fue moldeada y comprada en una
versión en donde la programamos para que hiciera una serie de cosas que nos ayudaría a
acelerar todo el proceso de atención y venta.

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Stock y es un programa con una base de datos integrada que guarda el nombre de los
clientes en conjunto a sus datos generales o los datos que más usa la empresa que sería el
nombre el e-mail la dirección del evento la fecha del evento y su número de teléfono.
Aparte de eso que son datos que son guardadas en una base de datos y nos ayuda a
facilitar buscar algún cliente frecuente y no tener que hacerlo desde cero, también tiene
un sistema que guarda todas las cotizaciones antes hecha y un apartado en donde nos
ayuda a llevar el inventario de las cosas, nos ha ayudado mucho el programa ya que por
sus facilidades de buscar productos agregar cantidades y demás con este programa se nos
ha facilitado El proceso de realizar cotizaciones y órdenes de compra, trayendo beneficios
como mejor aprovechamiento del tiempo más claridad de las órdenes de compra en el
sistema anterior y herramientas que nos ayudaron a disminuir los tiempos en donde
hacemos actividades cruciales.

Tercera etapa

Dentro de la tercera etapa es donde el practicante se relaciona con el planeamiento de la

mejora del proceso. Cuándo se empezó a practicar vimos que aún seguían faltando
elementos que nos ayudarían para seguir mejorando aspectos dentro de la organización, Y
gracias a eso decidimos que era necesario un cambio en el sistema de cotización que
utilizaba la empresa. Para esto primordialmente nos reunimos con programadores y
técnicos que nos enseñaron una gama de programas pre hechos que podian adaptarse a
lo que necesitaba la empresa. Pasaron un proceso de investigación para saber qué
software era el correcto luego de esto sacamos el inventario completo de todos los
materiales que tenemos para alquilar hicimos un plan de acción cuando ya teníamos la
elección del software que íbamos a usar planificamos que íbamos a para comprarlo y
utilizar el demo para saber qué mejoras le podíamos hacer al sistema y para probar el
sistema en si su funcionamiento y demás.

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El software escogido se llama Booqable Y cuenta con multiples herramientas qué nos
facilitan las cosas y también teníamos que programar información personal de la empresa
en el sistema. Este programa nos brinda la opción de auto guardado de clientes y auto
guardado de cotizaciones también nos permite saber y llevar el control de cuando una
cotización está pagada no está pagada ya nos citamos automático de facturación y tiene
un sistema que también nos puede sacar la agenda de las cosas pagadas parcialmente
pagadas o simplemente cotizadas. Genera ordenes de compra mas rapido y sigue en
prueba para sacarle el mayor provecho posible

4.8. Conclusiones y Recomendaciones

Detallar las principales conclusiones y recomendaciones acerca de las actividades o

servicios realizados.

Puedo concluir que en esta práctica he aprendido mucho a pesar de ser una empresa que
ya conozco y trabajo desde hace mucho tiempo que implemente y sigo implementando
cosas de mi carrera que me ayudan a ser más efectivo en mi carrera laboral, también
siento y pienso cada vez que voy a un programa de práctica que es una buena elección
con mi carrera ya que se siente una mejóra de información y que se puede llevar a campo
y que se puede poner en práctica todo lo que aprendemos. Siendo que esta práctica fue
muy provechosa ya que vi como llevar los Procesos de una manera mas eficaz y eso ayuda
a que todo mejore

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4.9. Autoevaluación del Estudiante

Indicación: N/A= no aplica, Insuficiente (1), Malo (2), Regular(3), Bueno(4) y Excelente(5).

a) Trabajo en equipo multidisciplinario

Calificación
Criterios
N/A
1 2 3 4 5

1. Busco y obtengo información pertinente del equipo de trabajo

de la empresa.
2. Cumplo con las tareas de los roles asignados.
3. Realizo el trabajo asignado por el equipo sin que me lo
recuerden.
4. Escucho a los otros miembros del equipo permitiendo su
participación.

b) Comprender la responsabilidad ética y profesional

Calificación
Criterios
N/A 1 2 3 4 5
1. Respeto y preservo las normas establecidas en la
organización/empresa.
2. Actúo con responsabilidad en cada una de las actividades
asignadas, respondiendo siempre por mis acciones.
3. Uso la empatía para relacionarme con las demás personas.
4. Tomo en cuenta el contexto para ejecutar las acciones en mi
trabajo, tomando en cuenta las repercusiones e impactos
personales y de los demás.

c) Comunicarse de manera efectiva

Calificación
Criterios
N/A 1 2 3 4 5

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1. Escucho con atención antes de emitir una respuesta sin
interrumpir a las demás personas.
2. Me comunico de manera clara y efectiva utilizando un
lenguaje adecuado a mi receptor.
3. Demuestro actitud personal positiva al dirigirme a los
demás con palabras como: gracias, perdón y por favor

d) Resultados de Aprendizaje (de la o las asignaturas relacionada al informe), identifique de 1 a 4

resultados de aprendizaje de la materia que considere fueron importantes para la realización de la práctica y
califique su nivel de aprendizaje.
Calificación
Criterios
N/A 1 2 3 4 5

ELABORADO POR: REVISADO POR:

(FIRMA) (FIRMA)
(Nombre del Estudiante) (Nombre del docente supervisor de la
práctica)

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