CODIGO PR-MTM-02

MANTENIMIENTO

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PROCEDIMIENTO PARA DAR
FECHA 25/05/2022
DE BAJA ACTIVOS FIJOS
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1. OBJETIVO

Definir las actividades y criterios necesarios para la adecuada realización del procedimiento
para dar de bajas activos fijos de PRINT COMPANY LTDA.

2. ALCANCE

Comprende desde la identificación del bien para la baja del Inventario general hasta la
elaboración del acto administrativo de baja.

3. RESPONSABLES

La responsabilidad de la aplicación y control efectivo de este procedimiento es el líder de

producción y el proceso de gestión financiera quien se encarga de realizar el registro en el
software de la empresa.

4. DEFINICIONES

BAJA DE BIENES ACTIVOS: Es el procedimiento administrativo mediante el cual la

Empresa decide retirar definitivamente un bien mueble de sus activos. Se perfecciona
mediante el acto administrativo que la ordena, y en consecuencia se debe realizar su
descargue de los inventarios y de los registros contables y su retiro físico, previo el
cumplimiento de los requisitos establecidos para cada caso.

BIENES SERVIBLES: Son los bienes muebles que se encuentran en buenas condiciones,
pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus funciones o aquellos
bienes muebles que han cumplido su objetivo y pueden ser utilizados en otras áreas o la
Empresa haya decidido donar.
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BIENES INSERVIBLES: Son los bienes muebles que por su estado de desgaste total,
deterioro, u obsolescencia física o tecnológica, no son útiles para el servicio que deben
prestar y tampoco es posible su uso o aprovechamiento de sus partes.

BIENES INTANGIBLES: Son bienes muebles incorporales adquiridos, desarrollados o

implementados por la Empresa, con el fin de mejorar, facilitar o tecnificar sus operaciones.

BAJA DE BIENES POR PERDIDA: Es el retiro definitivo del patrimonio de la Empresa de

un bien mueble que estando en servicio o en la zona de Almacenamiento ha desaparecido
por hurto, incendio, terremoto o cualquier otro evento generado por fuerza mayor o caso
fortuito, o que habiéndose exonerado de responsabilidad al encargado de su custodia a
través del proceso administrativo correspondiente o, estableciéndose su responsabilidad, se
haya producido su pago o reposición.

BAJA DE BIENES POR OBSOLESCENCIA: Es el retiro definitivo del patrimonio de la

Empresa de aquellos bienes que estando en buenas condiciones de funcionamiento
presentan una tecnología inadecuada a las circunstancias actuales, generando altos costos
de mantenimiento o que estos no se justifiquen en relación con el servicio que prestan o que
las condiciones tecnológicas del bien no garanticen la idónea prestación del servicio.

REPOSICIÓN: Reemplazar o sustituir un bien mueble por otro bien mueble de iguales o
similares características y condiciones de uso.

5. REGISTROS

RETENCION
Cod. DOC. TITULO LOCALIZACION
MINIMA
FR-MTM-01 LISTADO EQUIPOS MANTENIMIENTO 3 AÑOS
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HOJA DE VIDA
FR-MTM-03 MANTENIMIENTO 3 AÑOS
EQUIPOS
RELACION DE
FR-MTM-09 ACTIVOS PARA DAR MANTENIMIENTO 3 AÑOS
DE BAJA

6. DOCUMENTACION
N/A
7. DISTRIBUCION

7.1. Gerencia
7.2. Producción
7.3. Compras
7.4. Gestion Financiera
7.5. SG-SST

8. PROCEDIMIENTO

8.1. GENERALIDADES

Este procedimiento está estructurado de acuerdo a las siguientes causas: Deterioro,

Obsolescencia, Caso fortuito o de Fuerza Mayor o que sean objeto de Pérdida o Hurto. Según
la causa, la alta Gerencia entregara la directriz ya sea: Destrucción, venta, desmantelamiento,
donación, dados en parte de pago. El responsable de mantenimiento e inventario tiene a cargo
la custodia de los equipos y herramientas registrados en el listado de equipos y herramientas,
independiente del lugar de almacenamiento donde se encuentre el equipo o herramienta.

8.2 BAJA DE BIENES INSERVIBLES U OBSOLETOS

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8.2.1 Identificar los bienes inservibles u obsoletos y se registran en el FR-MTM-09 RELACIÓN

DE ACTIVOS PARA DAR DE BAJA
8.2.2 Se verifica que los bienes se encuentran en el listado FR-MTM-01 LISTADO EQUIPOS y
se ubica el FR-MTM-03 HOJA DE VIDA EQUIPOS correspondiente, en ella se relaciona el
motivo de la baja y la disposición que se le realizara.
8.2.3 Después de realizar el registro respectivo, se entrega a Gerencia para su respectiva
aprobación.
8.2.4 Después de la aprobación de Gerencia se entrega el FR-MTM-03 HOJA DE VIDA
EQUIPOS del equipo a dar de baja, al área de gestión financiera para su registro en el
sistema contable y se realiza la devolución del documento al proceso de Mantenimiento
para su archivo.

8.3 SEGUIMIENTO Y CONTROL PARA MANTENER ACTUALIZADA LA PROPIEDAD DE

PLANTA Y EQUIPO.

8.3.1 El responsable de mantenimiento e inventarios debe realizar el seguimiento y control

físico de los equipos y maquinaria de PRINT COMPANY LDTA, y realizar revisiones
periódicas con el fin de mantener toda la información de la propiedad planta y equipo de
la Empresa, actualizada de una manera veraz, confiable, eficiente, eficaz y oportuna.

8.4 DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

No DIAGRAMA EXPLICACIÓN RESPONSABLE REGISTRO

INICIO Inicio del Procedimiento

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El jefe de producción,
el responsable de
Análisis del activo fijo mantenimiento y el
gerente general, con Jefe de FR-MTM-03 Hoja de
base a las producción, vida de equipos.
inspecciones realizas Responsable
1 a los diferentes de Formatos de
1. 1 activos, evaluaran la mantenimiento inspección.
posibilidad de hacer
e inventario y
bajo al activo,
verificando Gerente Factura de compra.
parámetros general. Manual del activo.
principales como vida
útil y años de uso.

Jefe de
El activo fijo se dará producción,
de baja, solo si es por Responsable
Se verifica el motivo
Deterioro, de FR-MTM-03 Hoja de
2. del bajo del activo. Obsolescencia, Caso
mantenimiento vida de equipos
fortuito o de Fuerza
fijo Mayor, Pérdida, e inventario y
Hurto o venta. Gerente
general.

Una vez se determine

el motivo por el cual
se da de baja del Responsable FR-MTM-03 Hoja de
Se documenta el bajo activo fijo, el de vida de equipos
Responsable de mantenimiento
3. del activo fijo y su mantenimiento e
e inventario y FR-MTM-09 RELACION
disposición final. inventario y el
responsable SG-SST el responsable DE ACTIVOS PARA DAR
documentaran la bajo SG-SST DE BAJA
y su disposición final
del mismo.
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Una vez se
documente la baja
Gerencia revisa y del activo, el gerente
general de PRINT FR-MTM-09 RELACION
4. aprueba documentación COMPANY LTDA Gerente DE ACTIVOS PARA DAR
aprobara y firmará la DE BAJA
documentación, con
el fin de iniciar la
2 disipación final.

2
Una vez se haga la Responsable
disposición final del de
activo, el encargado mantenimiento
Se entrega hoja de del mantenimiento FR-MTM-03 Hoja de
5. e inventario y
vida del equipo al área deberá entregar la vida de equipos.
hoja de vida del líder de
contable. activo al área Gestion
contable. Financiera

Una vez el líder de

El área contable Gestion Financiera
reciba la hoja de vida Líder Gestion FR-MTM-03 Hoja de
6. registra la baja en los del equipo, deberá
Financiera. vida de equipos.
libros de contabilidad. dejar el movimiento
registrado en los
libros de contabilidad.

Una vez el área Responsable

contable registre el de
Se archiva hoja de movimiento, deberá mantenimiento
7. devolver la hoja de FR-MTM-03 Hoja de
vida del equipo. e inventario y
vida del activo al área vida de equipos.
de mantenimiento, líder de
con el fin de archivar Gestión
la mismo. Financiera
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FIN

9. REGISTRO DE CAMBIOS

RESPONSABLE DEL
FECHA VERSION MODIFICACION O CAMBIO
CAMBIO
25/05/2022 01 Elaboración del procedimiento MANTENIMIENTO

ELABORO REVISO APROBO

Responsable de Jefe Administrativo Gerente General

Mantenimiento e Inventario